Budget d'approvisionnement : essence de la compilation, des indicateurs et de la formation

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Lors de la préparation du budget, les plans de vente et de production sont transformés en indicateurs de revenus et dépenses des départements. Pour que chacun des départements puisse atteindre les objectifs visés, il est nécessaire d'acheter du matériel dans le cadre du plan de coûts. À cette fin, un budget d'approvisionnement est en cours d'élaboration.

Modèle d'organisation des achats 1

La première étape consiste à déterminer l'objectif de la création d'un service des achats. En fonction des spécificités du produit et du nombre de fournisseurs, il constitue un service de 2 à 5 personnes (maximum 7 fournisseurs par responsable). Chacun d'eux est responsable du timing des livraisons, de l'état des stocks, des paiements et de l'exécution des contrats. Le travail du département ne peut pas être effectué uniquement sur les instructions du chef. La division est créée pour mettre en œuvre le plan de vente, qui est établi pour le mois, le trimestre et l'année. Un bonus est prévu pour sa réalisation du plan:

• revenu de base: 40% pour un manager, 60% pour un cadre;
• bonus: 50 % - pour le manager, 30 % - pour le chef;
• premium - 10%.

Les bonus des managers sont calculés en fonction d'indicateurs de performance:

• livraison à temps;
• volume de marchandises illiquides;
• rotation moyenne des stocks.

Pour les primes, vous pouvez également utiliser des indicateurs qualitatifs, par exemple le coefficient de service, c'est-à-dire le nombre de biens dans l'application, qui peut être satisfait immédiatement.

Modèle d'organisation des achats 2

Ce schéma diffère du précédent en ce que, sur la base du plan de vente, le responsable du département calcule le budget d'achat. Autrement dit, un centre de contrôle financier distinct est créé au sein de l'unité. Une sélection plus efficace des managers est effectuée, puisque les coûts logistiques et les conditions de livraison sont pris en compte. Tous les salariés sont intéressés par la mise en œuvre du plan d'approvisionnement, et donc par le développement de l'entreprise. À son tour, la direction pourra réduire au minimum le système de pots-de-vin.

Il faudra 1,5 à 2 mois pour construire le premier modèle de travail. La tâche du directeur est de recruter du personnel expérimenté. Dans le second cas, il faudra 6 à 18 mois pour construire un département. Le principal problème réside dans le travail psychologique. Le directeur doit transformer les employés en hommes d'affaires individuels. Tout le monde ne peut pas gérer ce rôle.

Planification opérationnelle

Le budget opérationnel reflète les activités prévues pour l'année pour un segment ou une fonction spécifique d'une entreprise. Il est élaboré dans tous les centres de responsabilité, puis consolidé en un seul budget consolidé. L'élaboration d'un document peut être considérée comme un processus comptable et de gestion. La différence réside dans le fait que le rapport reflète les activités futures de l'entreprise, et nonfixation d'événements antérieurs. Il se compose de budgets d'achats, de ventes, d'administration, de coûts de production. Examinons chacun de ces éléments.

Ventes

Le volume des ventes et sa structure déterminent la nature de l'entreprise. Par conséquent, l'un des premiers est un plan de vente. Lors de sa préparation, il faut non seulement tenir compte des ventes des périodes précédentes, mais aussi analyser les facteurs qui peuvent les affecter (saisonnalité, promotions, etc.).

Le budget des ventes est établi en tenant compte du niveau de la demande, de la géographie des ventes, des acheteurs. Il comprend un niveau cible de revenus qui peut être reflété dans le budget de trésorerie. Mais le calcul de cet indicateur pose des difficultés, car l'entreprise ne peut pas contrôler les actions des clients. Le montant prévu des dépenses est calculé en fonction des activités de l'organisation. C'est le plus simple à calculer. La vente en tant que processus commercial est d'une grande importance. Pour les organisations qui vendent des produits, c'est le plan de vente qui définit l'erreur dans les calculs. S'il est écrit de manière incorrecte, cela affectera tous les autres domaines d'activité.

Production et stocks

Le plan de lancement du produit est basé sur le volume des ventes. Il prend également en compte la capacité de production, les variations de stocks et les budgets d'achat. Le calcul s'effectue selon la formule suivante:

Produit produit=stock à la fin de la période + volume des ventes - stock au début de la période.

Le volume de production est calculé en fonction des caractéristiques de la production des produits.

Les coûts de production globaux sont ceux associés à la fabrication des produits. Parallèlement, une ligne distincte prend en compte les coûts de main-d'œuvre en deux parties: fixe et à la pièce (primes des employés en fonction de la mise en œuvre du plan de production).

Budget pour les frais commerciaux et administratifs

Les frais de vente sont tous les coûts associés à la vente, à la promotion des biens. Leur volume dépend des décisions prises dans le domaine de la gestion. La décision de changer la superficie des locaux affectera les coûts liés au stockage des marchandises. Le montant des charges variables est formé par la commission, les frais d'emballage, de transformation, de transport. Tous les autres coûts fixes sont administratifs.

Budget d'approvisionnement

Le plan d'approvisionnement par type de biens ou par fournisseurs indique le nombre de produits que l'entreprise doit acheter auprès de fournisseurs externes et internes. Le budget d'approvisionnement est formé sur la base du plan de vente, du niveau des stocks, de la charge de production, des conditions et de la procédure de remboursement des comptes fournisseurs.

Achats=utilisation prévue + inventaire de fin de période - inventaire de début de période.

Stocks pour la production

Le besoin de matériaux de production permanents est déterminé par le coût de réparation des équipements, le plan de construction et la préparation de nouveaux produits. Souvent, les économistes commettent l'erreur d'ignorer ces coûts lors de la budgétisation.

Le montant prévu des dépenses dépend du type de ressources et de la façon dont elles sont consommées. Le budget est formébasé sur les normes de consommation des ressources dans la production, dans les centres économiques et le besoin d'immobilisations. Le premier article est calculé en multipliant le volume de production prévu par les normes. Cette exigence est ajustée en fonction des soldes de stocks et des normes d'inventaire. C'est ainsi que le budget d'approvisionnement est constitué en nature. Pour le convertir en termes de valeur, vous devez le multiplier par le prix prévu.

Exemple

L'usine sidérurgique prévoit de produire 3 000 tonnes de produits l'année prochaine. Cela nécessitera du cuivre et de l'acide oléique. Taux de consommation pour 1 tonne: cuivre - 0,06 kg, acide - 0,0058 l. Le solde de cuivre au début de l'année est de 100 kg et à la fin de 50 kg. Le prix des matières premières est de 4 500 roubles. /t. cuivre et 10 000 roubles. / litre d'acide.

Besoin pour l'année:

• 30000, 006=180 kg de cuivre
• 30000,0058=17,4 litres d'acide

Volume d'achat prévu:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 roubles. - pour le cuivre.
• (17, 410 000)=174 000 roubles. - pour l'acide.

Actions ADC

La planification budgétaire des achats dans les activités administratives et économiques (AHA) est effectuée différemment. La gamme de biens est très large (de la papeterie au matériel de rénovation de bureau), et il n'y a pas de taux de consommation. Il existe trois façons de déterminer les besoins en inventaire:

• Utilisez les requêtes des unités structurelles. Le service d'approvisionnement recueille les demandes, les traite, évalue les soldes, met à jour les prix et calcule le budget.
• Installernormes d'inventaire pour les articles les plus populaires, tels que la papeterie, les détergents. Le budget est calculé en fonction des stocks disponibles.
• Définir une limite d'achat d'actions pour AHD en pourcentage du coût des matériaux de base.

Une attention particulière doit être portée à la compilation des stocks pour identifier les ressources excédentaires. Lors de l'élaboration du budget d'approvisionnement, ces matériaux doivent être ajustés à la baisse. Surtout si l'offre n'est pas limitée.

Fonctions budgétaires d'approvisionnement

• Un budget est un outil de planification qui indique comment les ressources peuvent être utilisées en fonction des opportunités. C'est aussi un moyen de suivre et d'évaluer les performances en comparant les indicateurs prévus et réels.
• Le travail des managers peut être évalué par la structure et le degré d'exécution du budget d'approvisionnement. Les organisations les utilisent pour évaluer les performances de leurs unités de gestion.
• Le budget du service des achats peut remplir une fonction de motivation s'il contient l'objectif de l'activité. Par exemple, le département a été chargé d'acheter des matières premières pour un demi-million de roubles sur une base post-payée. Si l'objectif est atteint, le chef et ses adjoints recevront une prime, ce qui augmentera le côté dépenses du budget au cours de la prochaine période.
• L'employé doit comprendre quelles tâches lui sont assignées. Si les objectifs de développement de l'organisation sont gardés secrets, ils ne seront pas atteints. En ce sens, le budget constitue l'environnement de communication dans l'équipe, ainsi qu'entreemployés et subordonnés.

Travailler avec des appels d'offres

Afin de former le budget pour l'achat de matériaux, des appels d'offres peuvent être organisés - pour trouver les meilleurs fournisseurs de biens d'une certaine catégorie. Selon les documents réglementaires, une stratégie est élaborée pour la distribution des matériaux par groupes, des indicateurs de qualité et les entrepreneurs sont classés. Une liste d'appel d'offres avec les propositions des fournisseurs est en cours de constitution. Le "gagnant" est automatiquement déterminé en fonction des critères d'évaluation spécifiés. En outre, des travaux sont en cours pour conclure un contrat et établir un budget d'approvisionnement.

Options d'achat:

• Un lot. Le processus de préparation des documents est simplifié, mais l'organisation aura besoin de grands entrepôts pour stocker les fournitures. Le risque de pertes causées par la détérioration du produit augmente.
• Petits lots. Rotation rapide du capital et espace de stockage réduit.
• Au besoin. Les marchandises sont livrées sur factures (sans conclure de contrat) en petits lots sur une base de paiement anticipé intégral.

Contrôle des achats

Afin de contrôler l'exécution du budget, les achats peuvent être calculés par les centres de responsabilité financière. Parallèlement, la planification s'effectue à deux niveaux:

• Gestion prospective - la formation des besoins en matériaux pour l'année, ventilés par trimestres / mois. Après la formation du plan annuel, la sélection des fournisseurs et la conclusion de contrats à long terme sont effectuées.
• Gestion du calendrier - la formation de mensuelset des plans d'achat sur dix jours/hebdomadaires afin d'approvisionner sans interruption l'entreprise en matières premières spécifiques. Ceci est le détail du plan annuel.

Afin de calculer le budget d'achat mensuel, vous devez suivre cet algorithme:

• Calculez les besoins en matériaux pour la production, en tenant compte des soldes actuels, des recettes attendues et des stocks de sécurité.
• L'exigence est ajustée pour les commandes, les articles et les remplacements autorisés.
• En cas de modification des plans de production, le budget d'achat est ajusté.
• Un calendrier pour la livraison des matières premières et un plan de paiement pour les fournisseurs est en cours d'élaboration.
• Si la livraison échoue, un pas en arrière est effectué et un nouveau fournisseur est sélectionné. S'il n'est pas possible de changer de fournisseur, un changement d'approvisionnement ou de qualité de matériau est initié.

Voici comment budgétiser vos achats.