Le modèle est fonctionnel. Modélisation "tel quel" et "tel qu'il sera"

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'organisation en tant qu'organisme vivant est un système de processus d'information organisés venant de l'extérieur, circulant à l'intérieur, créés en conséquence. Dans le même temps, tous ne sont pas consciemment formés par la direction et / ou les employés, la réalité objective joue son rôle important.

Un modèle fonctionnel est un système de systèmes connectés: en plus de ce qui est prévu, de nombreux éléments structurels, processus et fonctions surviennent, entre autres, à la suite d'erreurs de gestion, d'une mauvaise compréhension de la tâche par l'employé ou d'un évaluation biaisée du résultat atteint par le gestionnaire. L'analyse inadéquate des influences externes, la duplication des tâches, la diversité des décisions, la psychologie de la prise de décision et bien d'autres circonstances sont les fondements d'une étude qui analyse les modèles de gestion des organisations et propose des solutions efficaces.

À tout moment, vous pouvez déterminer commentressemble à un modèle d'organisation fonctionnelle à l'état « tel quel » (AS IS). Du point de vue des méthodes établies, il est possible d'analyser les idées reçues et de formuler des moyens pour un travail plus efficace et un développement ultérieur de l'organisation.

Expérience et méthodologies existantes

La technique de modélisation IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) de base est actuellement représentée par diverses variantes et de vraies bonnes expériences. Il est basé sur l'idée d'une particule indivisible - un bloc qui affiche une fonction commerciale. Les côtés du bloc sont ses rôles. Gauche - entrée, droite - sortie, haut - contrôle, bas - mécanisme.

Cette attitude formelle vis-à-vis de l'organisation permet de la présenter sous forme de blocs interconnectés (fonctions métiers). Par conséquent, le modèle structurel de l'organisation est représenté par un ensemble d'éléments simples. Le principe de décomposition fonctionnelle: un bloc - une fonction métier. Le principe de la contrainte de complexité limite le nombre d'éléments dans chaque diagramme. Le principe du contexte - l'essence de la fonction commerciale de l'organisation elle-même est présentée comme une combinaison d'idées sur ce qui devait être créé, ce qui est et comment cela fonctionne.

Pour une construction objective d'un modèle de gestion d'organisation, l'expérience acquise dans le développement et la mise en œuvre de postes de travail automatisés est également importante, ce qui a été stimulé par les progrès du développement de la technologie informatique, l'émergence de réseaux locaux et mondiaux.

Le résultat de l'application de la technique: "être" (TO BE) représente généralement commentl'un ou l'autre système d'information est mis en place et le processus de développement de l'entreprise est considéré comme une transition de l'état actuel à celui prédéterminé. En soi, l'application de la technique ne donne pas toujours un résultat significatif. Tous les modèles de gestion fonctionnelle ne peuvent pas être adaptés à un système d'information moderne particulier.

Fondation du début de la modélisation

Le modèle d'organisation fonctionnelle est une tâche très difficile. Pour simplifier le travail, il faut d'abord supposer que le composant matériel est dans un état normal et fonctionne parfaitement, et que les services techniques de l'organisation lui fournissent tout le nécessaire, contrôlent les structures d'ingénierie et la fourniture des types d'énergie nécessaires en quantité suffisante quantités.

Avec cette hypothèse, vous pouvez déterminer à quoi ressemble le modèle fonctionnel pour une organisation donnée dans la position "tel quel" (AS IS) dans sa forme la plus pure. S'il s'avère plus tard que le composant matériel n'a pas bien fonctionné, une autre modélisation sera nécessaire.

Pour réussir, il faut supposer que la prise a la bonne tension avant d'allumer l'appareil.

Cible de simulation initiale

Après avoir formulé la fonction commerciale de l'organisation, sa position dans l'espace socio-économique environnant, il est possible de déterminer l'éventail des processus d'information entrants et du trafic sortant. Les matériaux, outils, équipements, ainsi que le résultat du fonctionnement de l'organisation: produits, services, activités socialement utiles sont secondaires etsont présentés pendant la simulation sous forme de descriptions, d'informations sur des objets réels agissant.

Une fonction métier commune en tant que système qui combine de nombreux éléments et processus est représentée comme un ensemble de blocs qui implémentent des fonctions métier simples. À ce stade, les blocs en double sont déterminés, une gamme de tâches à résoudre est formée.

Comprendre les modèles de gestion de l'organisation est très important.

Management dans une organisation

L'organisation assure la gestion du propriétaire, du directeur, des gestionnaires, des dirigeants de différents niveaux. Mais le modèle fonctionnel doit refléter l'état réel des choses et considérer le personnel de l'entreprise comme une ressource active spécifique.

Peu importe qui construit le modèle. Il peut s'agir d'une organisation tierce ou de votre propre division. La distinction est significative: gérer une organisation est une chose, modéliser en est une autre.

Pour déterminer avec précision l'état "tel quel", il ne faut pas se laisser guider par l'opinion des employés - dans ce cas, le personnel dans tous ses postes fait principalement l'objet de recherches. Ils sont décrits par le modèle fonctionnel du processus, qui donne finalement une image complète de tous les processus.

Guider et diriger…

L'influence de la direction et des propriétaires ralentit considérablement le processus de modélisation, ce qui aggrave le fonctionnement de l'organisation. Ceci est démontré par l'expérience de l'utilisation de la technique. Construire un modèle "tel quel" dans le contexte de sa compréhensionle leadership est de nature personnelle spécifique.

Le choix de l'interprète doit être accepté comme un fait absolu: c'est lui qui est responsable de ses actes et n'est pas obligé de suivre les conseils, recommandations ou instructions directes de l'organisation.

Systèmes d'information: la fonctionnalité dont vous avez besoin

Constatant les acquis dans le développement des systèmes d'information pour la gestion électronique des documents, la comptabilité, la logistique, etc., force est de constater que la rigidité des décisions est devenue une tradition. Jusqu'à présent, il n'existe pas de tels systèmes qui pourraient dépasser les limites des tâches formulées au départ. Les tâches évoluent, les solutions logicielles n'évoluent pas.

En prenant n'importe quel système existant (par exemple, "1C: Comptabilité", "1C: Gestion de documents", eDocLib), vous pouvez non seulement voir le niveau des idées du développeur sur ses fonctionnalités, mais également rencontrer immédiatement des restrictions dans la mise en place de certaines fonctions métiers.

Mais nous devons tenir compte du fait que, sans appliquer au moins une des méthodes existantes, il est impossible de se faire une idée du type de fonctionnalité nécessaire et de ce qui est manifestement redondant.

Ayant mis en place tel ou tel système d'information, il est souvent nécessaire d'affiner les algorithmes et de développer des logiciels complémentaires. C'est un point très important dans la modélisation de la fonction métier de base d'une organisation.

Serveur d'informations sur l'entreprise

Pour l'application efficace des méthodes établies et la formation d'un modèle fonctionnel idéalstructure (souhaitée) des fonctions et des processus, il convient de considérer l'entreprise sous la forme, par exemple, d'un site Web. Cela vous permet de créer votre propre infrastructure interne (siège social et divisions distantes), d'y implanter les programmes utilisés (comptabilité, logistique, gestion de documents) et de fournir des fonctionnalités conformes aux responsabilités professionnelles des employés.

Dans ce formulaire, il convient non seulement de formaliser les fonctions de chaque élément (personnel, matériel, programmes utilisés, tableaux importants, etc.), mais aussi d'assurer leur évolution au cours des travaux de l'entreprise.

Vinaigrette électronique actuelle

Il est difficile de sous-estimer la contribution des tableurs et des documents Word à l'organisation de la gestion électronique des documents. Du point de vue de la modélisation et de la construction d'un modèle fonctionnel d'une organisation, l'analyse des processus d'information, les tableaux et fichiers utilisés sont importants.

En systématisant les informations sur les ressources utilisées, il est facile de déterminer la source de leurs modifications, le consommateur et, surtout, le contenu actuel. La tradition établie conduit souvent au fait que des documents électroniques à part entière dans leurs formats sont inclus dans certains systèmes de gestion de documents. Du point de vue de la mise en œuvre, c'est acceptable, mais du point de vue de l'efficacité, ce ne l'est pas.

Récemment, des outils de création et de traitement de feuilles de calcul et de documents utilisant les bibliothèques PhpOffice (PhpExcel et PhpWord) sont apparus et se sont développés. L'utilisation de ces outils vous permet de vous isoler des vrais documentsuniquement les informations nécessaires et générer les résultats souhaités, qui peuvent être traditionnellement ouverts dans MS Excel et MS Word.

Résumé partiel des résultats

L'utilisation de techniques de modélisation fonctionnelle populaires, de systèmes d'information sélectionnés, de programmes de comptabilité et de logistique, combinés en un seul système d'information (serveur), vous permet de créer le modèle souhaité pour la gestion d'une organisation. Et avec l'aide d'outils comme PhpOffice, vous pouvez lui donner de la flexibilité, des possibilités de développement.

Malheureusement, il est rarement possible de construire le système d'information souhaité sans programmation supplémentaire. Cependant, il est très important de prendre en compte la compréhension des fonctionnalités des produits logiciels utilisés.

En particulier, un tableur moderne est avant tout la fonctionnalité nécessaire, et son contenu réel est le reflet réel de l'un ou l'autre bloc fonctionnel sur le modèle structurel. Si nous prenons "1C: Comptabilité" comme exemple, nous pouvons voir que sa structure et sa fonctionnalité reflètent pleinement la réalité. Dans le même temps, le support technique du fabricant nivelle la rigidité du système, permettant au consommateur de recevoir les fonctionnalités nécessaires, reflétant les changements dans l'espace commercial de l'information.

Force majeure: circonstances imprévues

En faisant référence à des circonstances de force majeure dans ses relations internes et externes, l'organisation témoigne de manière fiable de son ignorance de la manière dont elle sortira de ceci ou de celasituations. Et signe ainsi automatiquement le retrait garanti des obligations.

La capacité d'une organisation à respecter ses obligations est de la plus haute importance pour les partenaires, pour les clients et pour ses propres employés, c'est-à-dire pour l'environnement socio-économique environnant.

La formule de l'entreprise parfaite

La nature est opportune, chacun de ses organismes est pensé dans les moindres détails et est capable non seulement de répondre de manière adéquate à tout changement de l'environnement, mais aussi de se rétablir par lui-même, sans interférence extérieure.

L'organisation idéale est celle qui, en fait, "n'existe pas", mais dont la fonction est remplie. Lorsqu'une organisation s'intègre organiquement dans l'environnement socio-économique qui l'entoure, devient sa partie indispensable et se développe de manière adéquate, ce n'est qu'alors que cet environnement assurera la vie de l'entreprise et prendra soin d'elle en tant que partie de son corps.

Cycle inverse

Le résultat de toute simulation de toute organisation est avant tout une raison de répéter le processus. La modélisation est un niveau plus élevé de réalité de programmation, moins formelle et moins rigide que la construction de systèmes d'information.

Tout programme (comme l'expérience en témoigne) peut être amélioré car il est résolu en lui-même. Cela donne des raisons de réviser l'algorithme de résolution, son résultat et d'évaluer les données d'entrée de manière plus compétente.

Le modèle construit est un programme d'ordre supérieur. Lorsqu'il est mis en œuvre, il fournit une expérience pratique inestimable, est une bonne raisonretour au début.