Types de réunions : protocole, structure et contenu

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Il est impensable d'imaginer le travail d'une organisation sans communication d'entreprise. Une communication bien établie entre les employés vous permet de résoudre les tâches en douceur et rapidement.

Il existe de nombreux types de réunions dans les organisations, et chacune d'elles a ses propres caractéristiques et tâches. Connaître ces nuances aidera à faciliter la discussion des problèmes commerciaux. Cet article vous expliquera les types de réunions, vous aidera à comprendre pourquoi elles ont lieu et comment elles sont enregistrées dans le travail de bureau.

Objectifs des réunions d'affaires

L'objectif principal de la tenue de tout type de réunions et de réunions est de développer des solutions constructives spécifiques aux problèmes urgents et d'examiner les problèmes commerciaux urgents. De plus, lors de la réunion collective, le personnel a la possibilité de partager des opinions, des idées ou de faire une proposition sur la meilleure solution aux problèmes avec les supérieurs hiérarchiques.

Tout type de réunions d'affaires vous permet d'avoir une image complète de la situation de l'organisation, de déterminer ses forces et ses faiblesses. Il est à noter que lors de la participation à ce formatla communication d'entreprise est une adaptation rapide des nouveaux employés de l'entreprise ou de l'entreprise.

Tâches

Les tâches suivantes de tous les types de réunions peuvent être distinguées:

• résoudre les problèmes et problèmes actuels;
• intégration des activités des départements conformément à l'objectif stratégique de l'entreprise;
• évaluation de l'entreprise et de ses différentes divisions structurelles;
• maintenir et développer la politique de l'entreprise.

Afin de comprendre dans quel format organiser un tel événement professionnel, vous devez décider laquelle des tâches ci-dessus lui correspondra, et après cela, vous pourrez comprendre à quelle classification il appartiendra.

Types et classification

Une réunion, en tant que type de communication d'entreprise, peut avoir une forme de tenue différente, qui détermine son objet et la liste des responsables présents.

Le classement principal des réunions doit être mis en évidence:

1. Région de propriété. Ici, nous pouvons distinguer des types de réunions telles qu'administratives (qui prévoient la discussion de questions problématiques), scientifiques (séminaires et conférences dont le but est de discuter de questions scientifiques d'actualité), politiques (prévoyant une réunion de membres de toute partis et mouvements) et mixtes.
2. Échelle. Ici, les internationaux sont distingués, où des spécialistes d'autres pays ou des partenaires étrangers sont impliqués, nationaux, régionaux, ainsi que de la ville.
3. Régularité. Dans n'importe quel format de réunion, il peut y avoirpermanent ou périodique.
4. Selon le lieu - local ou en déplacement.

Et aussi tous les types de réunions peuvent être divisés comme suit:

1. Instructif, prévoyant un format directif de conduite, où un chef supérieur transmet directement l'information à ses subordonnés, qui ensuite diverge et se transmet le long de la verticale du pouvoir. Le plus souvent, au cours d'une telle communication d'entreprise, les ordres du PDG sont entendus, ce qui peut affecter de manière significative le cours de l'entreprise, et il peut également s'agir de normes de comportement ou d'innovations importantes.
2. Opérationnel (salles de contrôle). Le but de ce type de réunion est d'obtenir des informations sur l'état des affaires dans une organisation ou une entreprise. Dans ce cas, le flux d'informations est dirigé des subordonnés subordonnés vers les chefs de département ou le directeur général. Fondamentalement, lors des réunions opérationnelles, les questions relatives à la mise en œuvre des feuilles de route, des activités planifiées, des plans stratégiques et opérationnels sont examinées. Une différence importante entre la réunion opérationnelle (d'expédition) et toutes les autres est qu'elles se tiennent régulièrement et ont une liste fixe de participants. Il convient également de noter qu'il se peut qu'il n'y ait pas d'ordre du jour pendant la réunion.
3. Problématique. Une telle réunion est convoquée en cas de besoin urgent de prendre une décision pour accomplir des tâches dans un court laps de temps ou pour résoudre un problème global pour l'entreprise.

En plus de tout ce qui précède, on peut distinguer séparément l'un des types de production les plus populairesréunions - planification. En règle générale, un tel événement a lieu quotidiennement ou une fois par semaine, auquel assistent le chef du département et les interprètes directs, qui reçoivent les tâches de la journée et discutent de l'avancement de leur mise en œuvre.

Le sujet de la réunion du personnel de l'entreprise lors de la réunion peut être tout type de problèmes qui surviennent au cours de l'entreprise, et le cours de la discussion peut être consacré aux changements de l'environnement externe dans qu'une organisation particulière opère.

Organiser une réunion

Tout type de réunion, quel que soit son format, nécessite une préparation minutieuse, car son efficacité dépend de ce moment. Dans un premier temps, vous devez déterminer les points suivants:

• cible;
• questions discutées;
• définir les tâches du personnel (basées sur la fonctionnalité et la subordination);
• étapes pour accomplir les tâches.

Aujourd'hui, la plupart des réunions se déroulent de manière très médiocre, à cause de quoi leur sens est perdu, et les tâches assignées peuvent être mal exécutées. Par conséquent, il est extrêmement important de réfléchir à l'ensemble du déroulement de ces réunions d'affaires et de construire une discussion de travail de manière à ce qu'elle ne prenne pas seulement du temps, mais qu'elle ait un retour d'information de l'équipe.

Rencontres

Il convient de noter que les grandes entreprises et organisations qui cherchent à gagner une certaine part de marché et à développer leur entreprise dans le but de faire de gros profits font un gros paripour discuter des questions importantes précisément à travers des réunions. À partir de la pratique des managers qui réussissent, vous pouvez former l'ensemble de règles suivant sur la façon de préparer une réunion:

D'abord, la liste des participants est déterminée. Il devrait être clair qui inviter à la réunion et quel rôle il y jouera. Il arrive souvent que les personnes invitées ne comprennent pas le problème et soient invitées "au cas où", mais à ce moment-là, elles pourraient faire leur travail sans perdre de temps.

Il est important de préparer un ordre du jour. Si la réunion est programmée, un ordre du jour est élaboré à l'avance, qui indique les questions à discuter et détermine également les principaux orateurs. Il est important de rappeler que ce document doit être envoyé aux responsables de la préparation des informations et à ceux qui seront présents afin que tous les participants puissent préparer des rapports, des propositions et des questions complémentaires. Si nécessaire, l'ordre du jour peut être modifié.

Les questions majeures et stratégiques doivent être placées au premier plan de la réunion. Les intervenants de ces questions doivent nécessairement être des personnes (chefs de départements, sections, ateliers) qui sont personnellement responsables de la mise en œuvre de toute activité stratégique de l'entreprise.

Points importants

Il est important de se rappeler que toute réunion comporte deux étapes principales: sa préparation et sa tenue proprement dite. La première étape consiste à déterminer la pertinence d'exercer une activitécollecte, les tâches, les objectifs principaux et secondaires sont indiqués, une liste des participants et des intervenants est constituée, des rapports, des présentations et un rapport sont préparés en fonction du sujet ou d'un ordre du jour préalablement défini. La deuxième étape consiste à mettre en œuvre le déroulement de la réunion précédemment prévu, à écouter les rapports et à discuter des problèmes actuels et stratégiques.

Si au cours d'une telle communication d'entreprise, il est nécessaire de décider quoi et à qui faire des employés, alors nous pouvons distinguer la troisième étape - la prise de décision. En règle générale, les décisions sont prises par le président, qui préside la réunion, sur la base de sa propre discrétion ou par discussion ou vote collectif.

Exemple de plan de réunion

Avec un plan clair devant eux, n'importe quel responsable peut mener une réunion de manière efficace et efficiente, ce qui vous permettra d'obtenir les commentaires du personnel et de définir les bonnes tâches pour eux. Ce plan peut inclure les éléments suivants:

• discours de salutation;
• écouter des rapports et résumer pendant une certaine période (trimestre, semaine, semestre, mois);
• couverture des questions d'actualité pertinentes pour l'entreprise;
• entendre des suggestions de dépannage (brainstorming);
• évaluation des options proposées et discussion de leur mise en œuvre;
• accumulation d'options;
• voter pour l'adoption de l'une ou l'autre option;
• déterminer les limites lors de la résolution de problèmes (déterminer qui est responsable, le moment, les méthodes et les méthodes).

Enregistrement

Grandcertains types de réunions doivent être fixés sur papier (document), ce qu'on appelle un protocole. Conserver ce type de documentation vous permet de légitimer les décisions prises. Et aussi, grâce au protocole, vous pouvez toujours suivre l'avancement de la mise en œuvre des activités, et en cas d'échec des tâches, déterminer qui en est responsable.

La ponction, en règle générale, est menée par le secrétaire du chef qui préside la réunion. Cependant, cette fonction peut souvent être effectuée par d'autres travailleurs également.

Fonctions et tâches du secrétaire

Avant le début des réunions d'affaires, le secrétaire doit prendre connaissance de la liste des invités et de la liste des sujets abordés. Cependant, il convient de noter que si la réunion se tient régulièrement, alors c'est ce fonctionnaire qui rassemble toute la documentation (listes, plans, ordre du jour, etc.) et aide le dirigeant à préparer la réunion.

Dans un premier temps et si nécessaire, le secrétariat peut demander aux personnes qui se présentent de remplir une fiche d'inscription, où leurs noms et prénoms seront indiqués. et poste. Cela sera nécessaire lors de la rédaction du protocole. Ensuite, le secrétaire annonce l'ordre du jour, qui marque le début de la réunion. De plus, lorsque les personnes présentes commencent à discuter des problèmes, le secrétaire enregistre le déroulement de cet événement. À la fin de la réunion, ce fonctionnaire prépare la version finale du procès-verbal, après quoi il le signe avec le président et envoie le tout aux personnes concernées.

Il est extrêmement important que le secrétaire, lors de la compilation, paie lesattention à la présentation du procès-verbal de la réunion. Il doit inclure un en-tête, le lieu, la liste des participants, les questions discutées et les décisions prises.

Conclusion

D'après les informations ci-dessus, il devient clair que la tenue de réunions dans les entreprises est extrêmement importante. Cependant, il convient toujours de se rappeler qu'une préparation de haute qualité pour de tels événements représente plus de 50 % de la clé du succès dans la couverture des informations, la définition d'objectifs et leur mise en œuvre de haute qualité.