Rapport de carte d'entreprise : exemple. Comptabilisation d'une carte bancaire d'entreprise

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-17 18:50

Récemment, les paiements par carte d'entreprise sont devenus monnaie courante pour la plupart des entreprises. Ces instruments de paiement sont faciles à utiliser.

La comptabilité des cartes d'entreprise est assez simple. En règle générale, les comptables expérimentés n'ont aucun problème à enregistrer les transactions. Des difficultés peuvent survenir lors de la compilation d'un rapport sur une carte d'entreprise par un employé à qui elle a été délivrée. Ensuite, considérez les caractéristiques de la réflexion des transactions.

Informations générales

Les cartes d'entreprise sont appelées cartes bancaires, dont les fonds appartiennent à l'organisation. Ils servent à payer les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Il est possible de payer avec une carte d'entreprise pour les frais de voyage, d'affaires, d'accueil. Cet instrument de paiement n'est pas utilisé à des fins personnelles de l'employée, créditant ses revenus, ainsi que des avantages sociaux.

Vues

Il existe des cartes de crédit et de règlement (débit). En utilisantle dernier paiement est effectué à la charge des fonds détenus sur le compte de l'entreprise, ou du découvert.

Sur les cartes de crédit, respectivement, les règlements sont effectués au détriment des fonds empruntés fournis par la structure bancaire.

Caractéristiques de l'opération

Le réapprovisionnement se fait par virement bancaire. Pour ce faire, un ordre de paiement est adressé à l'organisme bancaire.

Les fonds sont dépensés uniquement avec l'utilisation de la carte. Il peut s'agir à la fois de transactions ordinaires sans espèces et de retraits en espèces.

Les cartes d'entreprise ne sont pas soumises aux limites de règlement fixées par la Banque centrale pour les paiements en espèces. Parallèlement, les organismes bancaires, guidés par les recommandations de la Banque centrale, peuvent fixer une limite d'émission. Par exemple, sur une carte d'entreprise Sberbank, le montant maximum est de 100 000 roubles par jour.

Avantages des instruments de paiement

Les avantages suivants de l'utilisation des cartes d'entreprise peuvent être notés:

• Contrôler les dépenses des employés. Tout d'abord, toutes les transactions seront reflétées dans le compte de l'entreprise. Deuxièmement, un rapport de carte d'entreprise est généré, qui reflète toutes les dépenses engagées pour une période spécifique.
• Possibilité d'utiliser les fonds à tout moment. L'accès à l'argent sur le compte est 24 heures sur 24.
• Blocage rapide de la carte en cas de problème.
• La possibilité d'utiliser des fonds lors de voyages d'affaires à l'étranger. Il n'est pas nécessaire d'acheter des devises étrangères en quittant la Fédération de Russie. En même temps, depuis la Russie, il est possiblereconstituer rapidement le compte d'un employé qui se trouve à l'étranger.
• Gain de temps significatif lors de la réservation et du paiement des billets, des chambres d'hôtel.

Avis du Service fédéral des impôts et des fonds

Les informations sur le compte ouvert doivent être envoyées à la CRF, au VSS et au service des impôts. Actuellement, la notification est envoyée par l'organisme bancaire lui-même, au service du compte.

La notification est effectuée dans les 7 jours (ouvrés).

Nuances importantes

Les cartes d'entreprise pour les personnes morales sont émises pour des employés spécifiques de l'entreprise, c'est-à-dire qu'elles sont enregistrées.

La réflexion des opérations de comptabilité sur les cartes d'entreprise est effectuée, en règle générale, sur un compte séparé.

Un compte bancaire peut être ouvert à la fois en roubles et en devises étrangères. Dans ce cas, dans le premier cas, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte en devises supplémentaire. Selon le règlement de la Banque centrale n° 266-P, le paiement avec une carte d'entreprise peut également être effectué dans une devise différente de la devise du compte. Lors de la réception, par exemple, de dollars, le système de la banque convertira le montant requis (convertira automatiquement les roubles en dollars).

Fonctions de dépenses

Des actes réglementaires établissent une liste des transactions pouvant être effectuées en devises étrangères à l'aide d'une carte d'entreprise:

• Réception d'espèces en devises étrangères à l'étranger de la Fédération de Russie pour payer les frais d'accueil et de voyage.
• Paiement des dépenses (représentation/voyage) dans les organisations commerciales/services en devises étrangères en dehors de la Russie.

Les autres opérations sont considérées comme illégales. Le contrôle du respect de la liste est assuré par la structure bancaire.

Document d'organisation locale

L'entreprise devrait élaborer une loi définissant les règles de base d'utilisation des cartes d'entreprise. Ce document doit être installé:

• Liste des transactions et des dépenses qu'un employé est autorisé à effectuer.
• Limites de règlement.
• Procédure pour déposer un rapport sur une carte d'entreprise.
• Information sur l'inadmissibilité de la divulgation du code PIN à des tiers.
• La date limite pour qu'un employé soumette un rapport préalable sur une carte d'entreprise. Dans le même paragraphe, il est conseillé de lister les documents qui confirmeront l'information.

Aussi:

• Le cercle des employés habilités à recevoir des cartes d'entreprise est déterminé par l'ordre du chef.
• Conclure des accords de responsabilité avec les employés concernés.
• Les employés titulaires de cartes doivent connaître la procédure d'utilisation des cartes de signature.

Le retour et l'émission des instruments de paiement sont conservés dans un registre spécial.

Caractéristiques de réflexion

La comptabilité du compte courant est tenue à l'entreprise sur le compte. 55. Un sous-compte lui est ouvert 55.4.

Si le compte a un solde minimum, il est conseillé de créer des sous-comptes de second ordre: "Solde minimum" et "Limite de paiement".

Si une organisation a ouvert plusieurs comptes (pour chaque carte), alors le sous-compte 55.4 est créé parà chacun d'eux. Si plusieurs cartes de différents employés qui effectuent des paiements dans la limite générale sont émises sur un même compte, la nécessité de conserver des enregistrements analytiques dans le contexte des titulaires est déterminée par l'entreprise de manière indépendante.

Dans les cas où une carte d'entreprise est liée à un seul compte courant, il est conseillé de créer un sous-compte au compte. 51 ou 52.

Comptabilité

Les règles d'enregistrement des transactions sont présentées dans le tableau pour plus de commodité:

db	cd	Destination	Confirmation
55.4	51	Transfert du montant de la limite de paiement et du solde minimum (en roubles) du compte de l'entreprise vers le compte de la carte (rouble)	Ordre de paiement, relevé bancaire.
55.4	52	Transfert de la limite de paiement et du solde minimum en devise étrangère d'un compte en devise étrangère vers un compte d'entreprise.	Document de paiement, relevé bancaire.
55.4	67, 66	Réception des fonds de crédit sur le compte de la carte à la date d'un crédit unique, si un accord approprié a été conclu avec la structure bancaire	Ordre bancaire, relevé bancaire.
55.4	66	Réception des fonds de crédit sur la cartecompte au jour du paiement par fonds de crédit d'un organisme bancaire en l'absence d'argent propre de l'entreprise, si un accord de découvert a été signé avec la banque	Relevé bancaire, mandat.
91.2	51, 52	Payer les frais bancaires pour l'émission, l'émission, la gestion d'une carte	Relevé bancaire, relevé comptable.
91.2	66	Calcul des intérêts sur un prêt accordé par une carte d'entreprise	Relevé bancaire, relevé comptable.
66	51, 52	Transfert de fonds pour rembourser un prêt ou intérêts sur un prêt reçu dans le cadre de l'utilisation d'une carte	Ordre de paiement (document), relevé bancaire.

Pour refléter le réapprovisionnement d'une carte d'entreprise dans "1C", le document "Radiation du compte" est utilisé. Il se situe dans la rubrique "Banque et caisse".

Comptabilisation des règlements

Il existe deux options pour enregistrer les transactions: simplifiée et académique. Leurs caractéristiques sont indiquées dans les tableaux.

Méthode simplifiée

db	cd	Destination	Confirmation
71	55.4	Refléter le montant du travail payé par la carte,services, biens, ainsi que les espèces retirées de la carte dans le cadre des titulaires (employés déclarants) à la date indiquée sur le relevé bancaire	Relevé bancaire avec application de déchiffrement pour cartes d'entreprise.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 etc.	71	Réflexion des matériaux, travaux, services rémunérés, conformément au rapport préalable soumis par le salarié avec pièces justificatives jointes, à la date du rapport.	Factures, tickets, reçus, chèques, bordereaux originaux, chèques ATM, etc.

Version académique

db	cd	Destination	Confirmation
10, 20, 26, 44 etc.	71	Réflexion des matériaux, travaux, services payés par une carte d'entreprise, conformément au rapport avec pièces justificatives à la date de sa soumission	Tickets, reçus, bordereaux originaux, reçus de terminal, etc.
71	57	Réflexion d'une transaction effectuée sur une carte, mais non comptabilisée sur un compte bancaire	Référence comptable.
57	55.4	Réflexion du montant des biens payés, travaux, services, espèces retirés de la carte, dans le contexte des personnes responsables le jour où ils sont reflétés sur un relevé bancaire	Extrairebanque avec décryptage par cartes.

Si la date du rapport sur la carte d'entreprise coïncide avec le jour où la transaction est reflétée dans le relevé bancaire, les transactions sont effectuées selon la première option.

De plus, pour les deux options, le montant des dommages doit être pris en compte:

db	cd	Destination	Confirmation
73.2	55.4	Réflexion sur le montant des dommages matériels causés par le défaut de l'employé de fournir des pièces justificatives ou en relation avec l'utilisation des fonds de la carte pour des besoins personnels	Relevé bancaire, relevé comptable.
50, 70	73.2	Indemnisation du préjudice causé par un employé via la caisse de l'entreprise ou par prélèvement sur le salaire	Relevé comptable, ordre de réception.

Rapport de carte d'entreprise: exemple

L'employé qui a reçu les fonds pour le rapport doit fournir un document décrivant tous les frais encourus. Des pièces justificatives y sont jointes. Les instructions pertinentes sont établies dans l'arrêté approuvé par la Banque centrale.

Ordonnance du Comité national des statistiques de 2001 a approuvé le formulaire standard du rapport AO-1.

Dans le formulaire, cependant, il n'y a pas de lignes dans lesquelles vous pouvez refléter les transactions sur les cartes d'entreprise. Il existe deux façons de régler la situation:

• Complète le formulaire standard. Comme établi dans l'Ordre, l'organisationa le droit d'ajouter des lignes supplémentaires au formulaire unifié.
• Développez un formulaire vous-même. Les formulaires unifiés à partir du 2013-01-01 ne sont pas considérés comme obligatoires pour les entreprises. La disposition correspondante découle de la loi fédérale n° 402.

Prenons un exemple. L'employé a reçu une carte d'entreprise de la Sberbank, sur laquelle 50 000 roubles sont disponibles. Il a été chargé d'acheter un appareil multifonctionnel dont le coût est de 110 000 roubles. Conformément à l'ordre de paiement, 65 000 roubles ont été transférés sur la carte. Après l'achat de l'appareil, le solde s'est avéré être de 5 000 roubles.

Le comptable de l'entreprise complète le formulaire standard du rapport avec plusieurs lignes. Tout d'abord, des colonnes sont fournies pour refléter les montants des fonds à la date d'utilisation de la carte:

• "Solde sur la carte". Cette ligne est remplie si l'employé n'a pas remis l'instrument de paiement.
• "Émettre la carte …". Cette ligne contient des informations si l'instrument de paiement a été émis avant l'exécution de la tâche.

Le solde de la carte est reconnu égal à 0 dans les conditions de l'exemple puisque la carte a été délivrée au salarié avant la fin de la mission. La ligne "Émis une carte" indique son numéro et le montant disponible.

Pour refléter le réapprovisionnement des fonds, la colonne "Ordre de paiement" a été ajoutée au rapport. La date, le numéro du document est indiqué ici.

La ligne "Total" doit contenir le montant du solde de la carte émise et le montant du transfert supplémentaire. Selon les conditions de l'exemple, le total est de 115Mille roubles

Au verso du rapport, les documents par lesquels l'employé confirme les dépenses engagées doivent être énumérés. L'employé doit indiquer la date de la dépense et le montant.

Retrait d'espèces

Lors de l'élaboration d'un formulaire de rapport, il est nécessaire de prévoir une situation dans laquelle l'employé ne pourra pas payer des services ou des biens par virement bancaire. En conséquence, l'employé devra encaisser le montant requis.

Pour refléter ces transactions, les lignes suivantes sont ajoutées:

• "Retiré de la carte".
• "Argent dépensé".
• "Ajouté à la carte via le terminal".
• "Solde de trésorerie".

Toutes les transactions avec des fonds sont reflétées sur le devant du rapport.

Récépissé de réception du document

L'employé responsable doit soumettre un rapport à un comptable ou à un chef d'entreprise. Après cela, le document est vérifié, puis approuvé par le directeur de l'organisation.

Les biens, services achetés par un employé sont crédités. L'employé reçoit un reçu pour l'acceptation du rapport - au bas du formulaire. S'il n'est pas fourni sous la forme développée par l'entreprise, le récépissé est établi sous une forme arbitraire.

Approbation du formulaire

Selon les règles générales, le responsable doit approuver le formulaire développé par l'entreprise de manière indépendante. Une telle exigence est établie dans la loi fédérale n° 402. La même exigence s'applique si l'organisation utilise un formulaire unifié.

Généralement des échantillonsles formes des pièces primaires sont données dans les annexes de l'arrêté d'approbation de la politique comptable.

Ouvrir un compte

Pour créer un compte avec des cartes d'entreprise, l'entreprise aura d'abord besoin des documents nécessaires pour ouvrir un compte régulier. De plus, vous devez rédiger une demande dont le formulaire est fourni par la banque. Elle est rédigée pour chaque salarié-titulaire. Les documents par lesquels les employés concernés sont identifiés sont également joints. Il s'agit en particulier d'un passeport, ainsi que de documents confirmant les relations de travail avec l'entreprise (une copie du contrat). La banque peut demander d'autres documents si nécessaire.