Gestion électronique de documents entre organisations : comment ça marche ?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La gestion électronique de documents (GED) est un moyen rapide d'échanger des informations basé sur l'utilisation de documents électroniques avec des signatures virtuelles. Il est depuis longtemps reconnu dans les pays développés du monde comme un outil efficace pour les entreprises opérationnelles.

Essence

La gestion électronique de documents entre organisations est un ensemble de processus de création, de traitement, d'envoi, de transfert, de réception, de stockage, d'utilisation et de destruction de documents. Tous ces processus sont effectués après vérification de l'intégrité et confirmation de la réception des documents.

Les règles de mise en œuvre du flux de documents entre les entités juridiques sont réalisées par accord des parties. L'échange d'informations s'effectue par des moyens de télécommunication et les documents sont stockés sur des supports électroniques. La durée de conservation des informations comptables ne doit pas dépasser celle établie par la loi.

Organisationsentre eux peuvent échanger des documents formels et informels avec les signatures des participants. Dans le domaine de l'activité entrepreneuriale, il peut s'agir de: factures, accords, factures, contrats, accords, commandes, notifications, procurations, etc. Les informations peuvent être transmises sous forme de fichiers texte, tabulaires et graphiques.

L'objectif de la mise en œuvre de l'EDI

Les conditions préalables à l'introduction de l'EDI peuvent être:

• réduire le travail routinier;
• réduire la perte de documents;
• travail "transparent" avec des documents;
• améliorer la discipline de performance - fournir les documents à temps, etc.

Parmi les objectifs quantitatifs figurent les suivants:

• Réduire le temps de traitement des documents par 10.
• Réduire de moitié les frais de bureau.

Gestion électronique de documents entre organisations: comment ça marche

Conformément à la législation nationale, la gestion électronique des documents entre les organisations est effectuée par accord des deux parties. Pour échanger des données, il est nécessaire que tous les participants soient connectés à l'équipement d'un seul opérateur. Ensuite, l'utilisateur doit envoyer une demande pour être ajouté à la liste des contreparties. Après confirmation de la demande, les participants au système peuvent échanger des données.

Le module EDI devra remplir les fonctions suivantes:

• Inviter des contreparties à échanger des données.
• Créer un carnet d'adresses.
• Intégration avec un logiciel de comptabilité,par exemple, 1С.
• Signer et chiffrer la documentation.
• Structurer la correspondance.
• Suivre les statuts des e-mails.

La gestion électronique des documents entre les organisations est réalisée à l'aide de certificats. La connexion au serveur et l'authentification s'effectuent au moyen d'un certificat numérique personnel. Un EDS est délivré à chaque utilisateur du système, stocké sur un support de Token électronique et protégé par un code PIN. L'utilisateur doit saisir son login, mot de passe d'accès au compte personnel. Ce n'est qu'après cela qu'il aura accès à ses documents.

Tout employé de l'organisation connecté au système peut initier le processus d'échange. Avant d'envoyer le document à la contrepartie, il doit être signé dans la signature numérique. Cette opération est réalisée à l'aide du programme Cryptopro. Le document est envoyé par EDI. Un employé de la contrepartie reçoit une notification concernant la réception d'un nouveau document. S'il l'accepte, alors il met également un EDS. Si vous devez apporter des modifications au document, une nouvelle version électronique est créée. Une fois l'édition terminée, vous devez enregistrer toutes les modifications à l'aide de l'EDS. Ensuite, le document avec le changement est envoyé à la contrepartie. Si nécessaire, une coordination électronique des informations est effectuée.

Si vous devez à nouveau apporter des modifications, toute la procédure est répétée à nouveau. S'il n'y a pas de plaintes concernant la nouvelle version, alors le document est respecté. L'échantillon final est considéré comme signé par deux signatures numériques. Toutes les versions du document sont stockées sur le serveur et peuvent être consultées. Dès que l'échantillon reçoit le statut de valide, modifiez ledocument ne fonctionnera pas. Les contrats interrompus se voient attribuer le statut "Annulé". C'est ainsi que s'effectue la gestion électronique des documents entre les organisations.

Équipement

De quoi a besoin la gestion électronique des documents entre les organisations ? Tout d'abord, vous devez sélectionner un opérateur de télécommunications et installer un logiciel spécial pour l'échange d'informations. Deuxièmement, avec chaque contrepartie avec laquelle l'organisation a l'intention de mener une correspondance électronique, il est nécessaire de conclure un "Accord sur l'échange de documents électroniques".

Il est également nécessaire d'installer un serveur EDI où tous les documents seront stockés. Il peut s'agir à la fois d'un équipement client et d'un stockage "cloud". L'accès aux données du système de l'extérieur s'effectue via une application installée sur l'équipement des employés de l'organisation. L'interaction des ordinateurs avec le serveur s'effectue via le protocole HTTP avec un cryptage supplémentaire SSL 128. L'accès aux documents s'effectue uniquement via l'interface de l'application et après avoir passé l'authentification.

Projet EDF

Un projet d'automatisation de processus peut prendre de quelques mois à quelques années. Le terme dépend directement du nombre de processus qui doivent être automatisés, des ressources et des capacités financières de l'organisation. Voici un bref schéma pour l'introduction de l'EDI:

• Créer un groupe de travail.
• Formation des objectifs, des délais et du budget du projet.
• Rechercher les processus existants.
• Développer des tâches.
• ChoisirSystèmes EDI.
• Signature d'un accord sur la mise en œuvre de l'EDS.
• Approbation du règlement de travail.
• Remplissage des répertoires système.
• Formation du personnel.
• Tests préliminaires.
• Émission d'une ordonnance sur l'introduction d'EDS.
• Affinage des logiciels et des procédures d'exploitation.
• Lancement d'un projet pilote.
• Transition complète vers l'EDI.

Erreurs dans la mise en œuvre de l'EDI

Dans le processus d'automatisation des documents, une attention particulière doit être accordée aux processus dans lesquels la présence de papier est requise par la loi. Vous ne pouvez pas dupliquer un document papier par voie électronique. Cela ralentit considérablement le processus de travail et provoque une attitude négative envers le processus d'automatisation dans son ensemble. Personne ne paie de supplément pour faire un double travail.

Dans le processus de mise en œuvre, il est nécessaire de développer une nouvelle procédure pour travailler avec des documents, former le personnel, et seulement après cela, s'engager dans la mise en œuvre complète. Cela ne peut être réalisé que si les avantages de l'utilisation des nouvelles technologies sont communiqués aux employés.

Une autre erreur populaire est une étude faible des exigences de l'EDMS. Si les utilisateurs doivent travailler dans un système non configuré, le processus EDI diffère de celui adopté dans l'organisation.

Gestion électronique de documents entre organisations: avantages et inconvénients

Avantages:

• Réduire le coût d'envoi de documents originaux par la poste.
• Économiser de l'espace de stockage pour la documentation. Tout est stocké électroniquement.
• Facile à utiliser. Le document est envoyé depuis un lieu de travail. Une recherche rapide d'un document s'effectue par statut (envoyé, reçu, accepté, etc.).
• Livraison instantanée. Toutes les informations envoyées parviennent au destinataire en quelques secondes.
• Un document ne peut pas être perdu tant que sa période de conservation dans le système n'a pas expiré.

Défauts:

• Pour utiliser l'équipement, vous devez acheter une licence, ce qui coûte très cher.
• Le plus souvent, les données ne peuvent être échangées qu'entre les membres d'un même système.
• La gestion électronique des documents entre les organisations en 1C ou à l'aide de tout autre logiciel diffère du schéma précédemment utilisé. Avec l'introduction du nouvel algorithme, tous les employés auront des questions sur la conduite du travail.
• Équipement technique. Avant l'introduction de l'EDI, l'organisation doit acheter de l'équipement et former des employés pour gérer le nouveau système.
• EDI est réalisé à l'aide d'un EDS dont la validité est de 1 an. Les certificats doivent être suivis et mis à jour en temps opportun. Il est également nécessaire de contrôler la durée de validité des certificats de contrepartie afin d'éviter les problèmes avec la taxe.

Réglementation légale

Quelles réglementations réglementent la gestion électronique des documents entre organisations ? La législation de la Fédération de Russie comprend la loi fédérale n ° 63 "sur la signature électronique", les règles de soumission de documents au service fédéral des impôts sont prescrites dans l'arrêté du ministère des Finances n ° MMV-7-2 / 168. OEDentre les organisations est effectuée sur la base de l'arrêté du ministère des Finances n ° 50n. Les règles d'échange des documents comptables primaires sous forme électronique sont prescrites dans l'ordonnance du Service fédéral des impôts n ° ММВ-7-6/36@. Tous les opérateurs EDI dans le cadre de leurs activités doivent être guidés par l'ordre du Service fédéral des impôts n° ММВ-7-6/253@.

SBIS

La gestion électronique des documents entre les organisations SBIS offre aux clients les avantages suivants:

• Vous pouvez envoyer des documents à toute organisation enregistrée sur le territoire de la Fédération de Russie. Si la contrepartie n'est pas membre du système SBIS, un employé de l'entreprise contactera simplement le représentant de l'organisation et enverra des invitations à participer au système à son adresse e-mail. Immédiatement après la confirmation de la demande, l'échange d'informations entre les participants se fera sans intermédiaires.
• Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel sur votre ordinateur. Il suffit d'avoir une version à jour du navigateur et d'avoir accès à Internet.
• Vous n'avez pas besoin d'un programme spécial pour travailler avec des données. Si le rapport est initialement préparé dans un logiciel tiers, par exemple 1C, vous pouvez alors configurer l'intégration des données avec le système VLIS.
• Formulaire de document type non installé. Vous pouvez envoyer du texte, des feuilles de calcul, des images, etc.

SKB "Kontur"

L'un des premiers développeurs de logiciels en Russie fournit également des équipements pour la gestion électronique des documents entre les organisations. "Kontur" a développé le système Diadoc, à l'aide duquel l'échange de documents électroniques est effectué. Une caractéristique du système est que l'accès aux données peut être obtenu à l'étranger. La société a développé des tarifs de roaming spécialement à cet effet. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder aux données via l'API.

De quoi avez-vous besoin ?

Pour connecter l'EDI, une organisation doit acheter:

• logiciel sous licence;
• serveur;
• effectuer la mise à niveau de l'équipement;
• former le personnel;
• configurer et intégrer EDMS pour travailler avec des applications internes.

De tels investissements doivent être réalisés afin de connecter la gestion électronique des documents entre l'organisation ? L'inclusion dans les coûts des consultations d'assistance technique, de l'EDMS et des mises à jour logicielles est la deuxième étape de l'investissement. Ces frais devront être payés mensuellement.

Conclusion

Le flux de travail papier est remplacé par l'électronique. Cela réduit non seulement les coûts de processus de l'organisation, mais augmente également l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble. Pour que l'EDI fonctionne avec succès, il est nécessaire de formuler clairement les objectifs de mise en œuvre du système et de configurer correctement l'équipement.