Organisation de la comptabilité : principes de base, fonctionnalités et exigences

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le contrôle est presque toujours la clé de la chance. Et si nous parlons de rendre compte des activités de l'organisation, il n'y a aucun moyen de s'en passer. Comment le mettre en œuvre ? Quelles sont les nuances de l'organisation de la comptabilité et du reporting dans la pratique ? Sur quoi se concentrer pour ne pas se tromper et ne pas être coupable devant l'état ?

Informations générales

La Fédération de Russie a un programme d'État pour la transition vers la pratique internationale. Il prévoit le transfert du système comptable et des statistiques aux exigences de l'économie de marché internationale. À cette fin, le ministère des Finances a élaboré un certain nombre de règlements. Elles visent à réglementer la comptabilité des entreprises qui opèrent sur le territoire de la Fédération de Russie. Classiquement, on distingue quatre groupes de documents:

1. Loi n° 129-FZ du 21 novembre 1996 "sur la comptabilité", ainsi que d'autres actes juridiques qui réglementent les questions de reporting et de comptabilité. Ce sont des documents de base.
2. Règlement sur la comptabilité de l'organisation, qui révèle les principes à suivre pendant le travail. Un travail explicatif est également en cours concernant l'interaction des documents législatifs.
3. Instructions méthodologiques (recommandations, consignes). Aidez à effectuer la comptabilité de différents types de biens, de passifs et de fonds.
4. Documents de travail de l'organisation. Ils définissent les règles internes de comptabilisation des charges, des passifs et des actifs. Mais ils doivent être basés sur des documents antérieurs.

La législation établit que toute comptabilité dans la Fédération de Russie doit être effectuée en roubles. Il est également nécessaire de faire la distinction entre les biens de la société et les autres personnes morales qui en sont propriétaires. L'organisation de la comptabilité doit être effectuée à partir du moment de l'enregistrement de l'organisation. Il est nécessaire de mettre en place immédiatement des moments de travail: affichage séparé des investissements en capital et de la production, enregistrement en temps opportun des transactions commerciales, pas d'exemptions ou d'omissions.

À propos de la gestion comptable

Toute la responsabilité de son organisation incombe au top manager (directeur). Il est également chargé de créer les conditions nécessaires. Il est géré par le service comptable qui est une unité structurelle. Et puis ça dépend de l'échelle. S'il existe son propre service, il est dirigé par le chef comptable. Sinon, et tout est fait par un spécialiste, alors il est considéré comme responsablepour toutes les données. Il existe également des options lorsque la comptabilité est transférée à un organisme spécialisé ou à un spécialiste sur une base contractuelle. Et s'il y a un service ? Dans ce cas, le chef comptable est nommé et révoqué par le chef d'entreprise. Il lui obéit également. Quelles sont ses responsabilités ? Une courte liste est la suivante:

1. Soyez guidé par la législation en vigueur, soyez responsable du respect de toutes les exigences existantes, ainsi que des règles de travail.
2. Assurer le contrôle du reflet des transactions commerciales, établir des rapports, fournir des informations opérationnelles, mener des analyses économiques des activités afin d'identifier et de mobiliser des réserves.
3. Signer avec le responsable de l'organisation les documents utilisés pour l'émission et la réception des fonds, les articles d'inventaire. Il en va de même pour le règlement, le crédit et les obligations monétaires. S'ils n'ont pas la signature d'un comptable, les documents sont considérés comme invalides et ne seront pas acceptés pour exécution.
4. Le droit de signer peut être accordé par ordre écrit du responsable. Mais en même temps, il est interdit d'établir et d'accepter pour exécution des documents sur des transactions qui contredisent la législation en vigueur, ainsi que de violer la discipline financière et contractuelle.

Le fait que la comptabilisation des dépenses d'une organisation commence par l'identification d'un spécialiste responsable est certainement vrai. Mais ce n'est pas tout.

Construire la structure

Il est conseillé de coordonner avec le chef comptable le licenciement, la nomination, ainsi que le déplacement des personnes financièrement responsables telles que les caissiers, les gérants d'entrepôt et autres. En même temps, il faut veiller à ce que le transfert d'autorité se déroule sans problèmes critiques. Par exemple, si le chef comptable est relevé de ses fonctions, jusqu'à ce qu'un nouveau spécialiste soit sélectionné, ses fonctions sont exercées par un adjoint. De plus, l'organisation de la comptabilité dans le monde moderne est presque impensable sans l'utilisation d'outils d'automatisation, car cela peut simplifier considérablement la conduite des affaires. On pense que leur présence permet à un spécialiste de remplacer 5 à 6 collègues qui travaillent exclusivement avec des papiers. Cela est possible grâce au large éventail de possibilités, à la personnalisation des processus de transfert de documentation, à l'affichage de la structure interne, à la recherche rapide du document nécessaire et à d'autres fonctions, certes petites, mais très agréables. Par conséquent, il est nécessaire de réfléchir à la manière d'augmenter l'efficacité des comptables. En effet, sinon cela affectera négativement le niveau de compétitivité. Et la comptabilité financière classique de l'organisation fonctionne également assez lentement, ce qui réduit la vitesse de réponse de l'entreprise aux problèmes et aux situations critiques, ce qui peut entraîner des résultats financiers désastreux. Par conséquent, le concept de "structure" doit être compris non seulement comme une hiérarchie d'employés, mais aussi toutes sortes d'ajouts qui augmenteront la vitesse de travail, l'efficacité et d'autres points importants.

À propos des principes

C'est très importantmoment. Les principes de base de l'organisation comptable ne doivent pas être sous-estimés, sinon cela peut entraîner un certain nombre de problèmes. Conformément à la position adoptée, il faut se concentrer sur:

1. Principe de la double saisie. Selon lui, chaque opération commerciale entraîne une modification d'au moins deux objets: un compte créditeur et un compte débiteur. C'est-à-dire deux comptes. Pour cela, un câblage simple est utilisé. Et s'il y a plus de comptes ? Ensuite, vous devez utiliser un câblage complexe.
2. Le principe d'objectivité de l'unité comptable. Il stipule que tout doit être quantifié et valorisé. Après tout, c'est la seule façon de déterminer combien de certains avantages économiques et ressources ont été reçus ou perdus.
3. Principe de périodicité. Il dit que pour déterminer les résultats des activités et formuler des données sur la situation financière, il est nécessaire de faire la distinction entre les périodes de rapport et les périodes comptables. Quelle est leur différence ? Les périodes de déclaration sont trimestrielles, semestrielles, 9 et 12 mois. Alors que la période comptable est utilisée pour calculer le coût des produits créés, du travail effectué et des services fournis. À ces fins, le mois est utilisé. Bien que dans certains cas, leur durée puisse coïncider.
4. Principe de la valeur monétaire. Quelle est son essence ? Ce principe stipule que le compteur commun à tous les objets comptables est l'unité monétaire. Il est également utilisé pour analyser et évaluer la situation financière et immobilière de l'entreprise. Si nous parlons de la Fédération de Russie, alors dans ce cas, l'évaluation de la propriété devrait avoir lieu dans la monnaie nationale. Si des enregistrementsconcernent des comptes en devises, ainsi que des opérations dans les unités monétaires d'autres pays, ils doivent être convertis en roubles. De plus, pour cela, le taux de change de la Banque centrale est pris, qui était à la date de réception des fonds étrangers.

Il y a beaucoup de principes

Si vous souhaitez étudier et établir une entreprise au plus haut niveau, vous devez pour cela vous familiariser avec les IFRS, mais il y en a beaucoup. Par conséquent, l'attention ne sera accordée qu'aux plus importantes. L'organisation de la comptabilité peut être bien mise en œuvre avec les composants suivants:

1. Principe de régularisation. Aussi connu sous le nom de concept d'appariement. L'essentiel est de poser l'hypothèse que les faits de l'activité économique ont été commis au cours de la période de déclaration. Par conséquent, dans le service comptable, ils sont à leur place, quel que soit le moment tactique du paiement ou de la réception des fonds.
2. Le principe de rationalité. Quelle est son essence ? Il suppose qu'une comptabilité économique et rationnelle sera effectuée, qui reflétera toutes les informations nécessaires sur les activités économiques et la taille de l'entreprise. Dans ce cas, il n'y aura que les données qui permettront aux utilisateurs de prendre des décisions visant à assurer le fonctionnement de l'entreprise. De plus, les avantages et les coûts associés à l'obtention de ces informations sont pris en compte.
3. Principe de politique comptable cohérente. Il est basé sur le fait que divers changements dans le calcul et la compilation des données ne se produiront pas. Cela est nécessaire pour pouvoir comparer les données surla situation financière de l'organisation au cours des différentes périodes de déclaration. Pour ce faire, il est nécessaire d'afficher honnêtement et sincèrement toutes les informations et activités d'audit.

Voici les points saillants de l'organisation de base de la comptabilité. Mais ils ne sont pas limités à tout. Il est obligatoire d'étudier le règlement comptable de l'organisation et il est recommandé de vous familiariser avec les normes internationales d'information financière (IFRS).

Définir les tâches

Quelle est la politique comptable de l'organisation ? La comptabilité est impossible sans définir les tâches à résoudre. Sinon, il y aura trop de données à prendre en compte. De manière générale, il est nécessaire de disposer d'un système ordonné pour collecter, résumer et enregistrer les informations sur les obligations et les biens de l'organisation en termes monétaires, ainsi que pour documenter toutes les transactions commerciales. Plus précisément, c'est:

1. Formation d'informations fiables et complètes sur les activités de l'organisation, ainsi que sur son statut de propriété, qui peuvent être utilisées par les gestionnaires et les propriétaires, et dans certains cas par les créanciers et les investisseurs.
2. Fournir toutes les données nécessaires aux utilisateurs internes et externes, surveiller le respect de la législation de la Fédération de Russie, vérifier l'opportunité, fixer l'utilisation des ressources financières, humaines et matérielles.
3. Former un système de normes qui peut valider l'utilité de l'information.
4. Prévention des probabilitésrésultat financier négatif. Rechercher des réserves internes pouvant assurer la stabilité financière.
5. Formation du cadre réglementaire.
6. Soutenir la coopération internationale.
7. Fournir une assistance méthodologique en comptabilité de gestion.
8. Appliquer les normes nationales et internationales.

Vous pouvez les développer et en augmenter le nombre, mais cela doit être fait uniquement pour les besoins existants de chaque entreprise individuelle.

À propos des hypothèses

Nous ne pouvons pas tous savoir. Et encore plus pour prédire l'avenir. Le plan d'organisation comptable doit donc contenir certaines hypothèses. Au total, il y a quatre points importants auxquels vous devez faire attention. C'est:

1. Présomption d'isolement de la propriété. Autrement dit, il est nécessaire de séparer les actifs et les passifs de l'organisation et des propriétaires. S'il y a des biens contrôlés par l'entreprise, bien qu'ils ne lui appartiennent pas, les règles de la comptabilité simple sont utilisées.
2. Hypothèse de continuité d'exploitation. Dans ce cas, on suppose que l'organisation fonctionnera dans un avenir proche et qu'elle n'a ni l'intention ni le besoin de la réduire ou même de la liquider. Dans ce cas, toutes les obligations seront remplies.
3. Hypothèse de la séquence de mise en œuvre des priorités sélectionnées. Dans ce cas, on suppose que le plan d'action ne changera pas et que les normes sélectionnées seront systématiquement utilisées à l'avenir.périodes de déclaration. Ceci est nécessaire pour créer un compte stable.
4. Hypothèse de certitude temporelle des facteurs influençant l'activité économique. En ce qui concerne les revenus, peu importe quand ils ont été reçus ou payés. Il faut s'appuyer sur les faits de l'activité économique.

Qu'en est-il des exigences ?

Nous savons déjà ce qu'est la comptabilité. La politique de l'organisation peut l'affecter. Mais comment? Les exigences suivantes doivent être mises en avant:

1. Exhaustivité. Tous les faits de l'activité économique doivent être affichés dans la comptabilité.
2. Opportunité. Les faits des activités commerciales doivent être affichés à temps.
3. Attention. Il est nécessaire de se concentrer sur les dépenses et les passifs, en accordant moins d'attention aux éventuels revenus et actifs. Il est nécessaire de s'assurer qu'il n'y a pas de réserves cachées.
4. Cohérence. Il faut veiller à ce que les données contenues dans les différents emplacements soient cohérentes.
5. Priorité du contenu sur les formulaires. Dans ce cas, il est entendu que la réflexion en comptabilité doit être construite en tenant compte de la forme juridique et de l'essence économique des faits, ainsi que des conditions pour faire des affaires.
6. Rationalité. La comptabilité doit être correctement gérée. Pour ce faire, il faut partir des conditions existantes, ainsi que de la taille de l'entreprise.

Bien sûr, si vous le souhaitez, cette liste peut être facilement étendue. Mais les informations fournies ici sont le minimum de base nécessaire pourle début de la construction du sous-système comptable de l'organisation. Mais jeter quelque chose hors de la liste n'est catégoriquement pas recommandé. Mais en même temps, il faut veiller à ne pas surcharger les spécialistes responsables. Tout ce qui est fait doit être utile.

Exemple

Regardons comment la comptabilité est faite dans les organisations budgétaires. Classiquement, on distingue deux étapes, bien qu'elles soient souvent appelées actions comptables:

1. La première étape. Il organise le suivi courant, le comptage, la collecte et l'enregistrement des transactions commerciales. Habituellement, le mot "documentation" est utilisé pour cette désignation. Sa procédure contient l'ordre de l'organisation de la comptabilité. Ce n'est pas en vain que les comptables vérifient soigneusement les documents primaires reçus. Après tout, la capacité de prouver la commission de faits d'activité dépend de l'exactitude de leur enregistrement. De plus, la classification des documents peut être effectuée.
2. Deuxième étape. Ici, l'attention est portée sur la systématisation, le regroupement et la généralisation des informations comptables reçues. Ces procédures vous permettent de capturer et d'organiser toutes les informations sur l'activité. Cette étape s'appelle l'enregistrement. Il est présenté sous la forme de comptes comptables, qui sont déterminés par la documentation réglementaire interne.

Donc, vous devez d'abord créer un plan-schéma selon lequel tout fonctionnera. Vous pouvez prescrire les normes qui déterminent les comptes dans la comptabilité de l'organisation. Mais en même temps, il ne faut pas oublier l'ordre du haut dirigeant, qui créera ce sous-système enau sein d'une entreprise ou d'une institution. Pour une raison quelconque, de nombreuses personnes pensent que si une organisation reçoit de l'argent du budget, elle n'a rien à payer. C'est une illusion. Oui, cela peut sembler ridicule, illogique et bureaucratique à quelqu'un, mais vous devez payer. Par conséquent, l'organisation de la comptabilité fiscale devrait également être effectuée par des organisations budgétaires. Il est souhaitable que tout cela soit prévu dans les arrêtés, les règlements et les instructions de travail.

Conclusion

Comme le sujet est vaste et à quel point sa portée est limitée. La comptabilisation des biens d'une organisation, les transactions commerciales menées sont utilisées pour une raison. Il permet d'éviter ou d'identifier rapidement toutes pertes, manques, abus. C'est mieux quand c'est bien organisé dès le départ. Dans ce cas, lorsque des problèmes surviennent, il sera très facile de comprendre la cause de leur apparition et de trouver rapidement des solutions pour les éliminer. Lors de l'organisation de la comptabilité, il est nécessaire de prendre en compte le facteur humain. C'est-à-dire, faire confiance mais vérifier. De plus, vous devez surveiller la charge. Si vous confiez autant de responsabilités à une personne qu'elle s'attarde constamment au travail, vous ne devriez pas être surpris du taux de rotation élevé du personnel. Lors de la création d'une structure interne, il sera utile de se concentrer sur les normes internationales d'information financière. Et si le Règlement est un document obligatoire que tout le monde doit suivre, les IFRS ne le sont pas. Néanmoins, ce sont des recommandations extrêmement utiles. Pas en vain sur leur utilisationLe gouvernement russe insiste.