Processus métier : analyse des processus métier. Description, application, résultats

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Tout entrepreneur doit savoir au moins indirectement ce qu'est un processus métier. L'analyse des processus métier aide à réduire les coûts, à augmenter la rentabilité et, en fin de compte, à augmenter les bénéfices de l'entreprise. Dans la littérature économique, ce concept est rencontré pour la première fois dans les travaux de chercheurs des années 80 du siècle dernier. C'est alors qu'aux États-Unis, pour la première fois, ils ont pensé que l'efficacité de toute production dépendait d'un ensemble d'actions interdépendantes appelées processus métier.

Définitions

Le processus métier est un concept complexe. Le développement des affaires dépend fortement d'opérations, de procédures et d'activités interdépendantes. Il est impossible d'imaginer une usine sans l'approvisionnement en matières premières, leur traitement, les ouvriers aux machines et les comptables. Une entreprise est un système fermé qui fonctionne comme un organisme intégral. Et pour que tout fonctionne correctement, sans accrocs ni retards, vous avez besoin d'un cerveau principal - un manager expérimenté qui analysera et surveillera la cohérence de tous les processus métier.

Si vous regardez d'un point de vue économique, l'interdépendance de toutes les activités possibles, au cours de laquelle la transformation des ressources environnementales en produit final pour le consommateur, s'appelle un processus commercial. L'analyse des processus métier est une évaluation de l'efficacité d'une action, d'une opération ou d'un événement particulier lié à la production.

À quoi servent-ils

Décrire les processus métier est assez simple. Mais le plus gros problème de la réalité est que dans n'importe quelle entreprise de notre pays, il est rare de trouver une personne qui s'intéresse vraiment à l'amélioration de l'efficacité des divers processus de production. Les petites et moyennes entreprises tentent d'utiliser des méthodes dépassées depuis longtemps pour réduire les coûts, alors qu'en Occident, elles ont compris depuis longtemps que le succès d'une entreprise dépend d'un cadre compétent et intéressé à obtenir le maximum de résultats de son travail.

La création de processus métier permet de comprendre clairement: qui est responsable de quelle étape, quel poste il occupe et ce qui doit être fait. Une telle structuration rend l'organisation de la production transparente et facilite sa gestion. En communiquant l'arbre des objectifs aux employés, vous pouvez augmenter leur motivation en démontrant que leur travail vise des objectifs communs. De plus, organiser une entreprise de cette manière aidera à identifier les coûts inutiles en ressources financières et en temps.

Comment créer

Que l'entreprise soit grande ou petite, l'approche pour créer un plan détaillé est la même. Envisagerexemple précis. Il y a une entreprise qui vend des canapés. Le diagramme de processus métier est similaire à un arbre. Les branches principales hébergent des fonctionnalités majeures qui se divisent en plus petites. Alors, quelles sont les principales étapes du processus commercial d'un commerçant ?

1. Achat de biens. Il s'agit du premier et central processus métier. Quelles sont ses sous-étapes ?

• Analyse des fournisseurs.
• Rédaction de contrats avec les usines de fabrication.
• Rédaction de contrats avec les entreprises de transport.

2. Placement du canapé. À ce stade, il y a de tels moments:

• Sélectionner une pièce.
• Construction ou location de locaux.
• Création des conditions de vente.

3. Processus de vente.

• Recrutement.
• Acheter une caisse enregistreuse.
• Créer une atmosphère et un design pour les ventes.

4. Marketing et publicité.

• Placement d'un signe.
• Créer des cartes de visite, livrets, brochures, catalogues, etc.
• Emplacement de l'annonce.

La liste peut être longue. Il est important de comprendre comment les processus métier sont créés. Et puis nous donnerons quelques règles d'or pour organiser une entreprise pour réussir.

Règle 1

Une personne spécifique est responsable de chaque étape commerciale sélectionnée. Impliquez-les dans la création du régime. Ce sera l'occasion de comprendre le processus plus en détail, d'intéresser les employés et d'augmenter leur motivation vers l'atteinte d'objectifs communs. Ceci est particulièrement important dans les premiers stades de la création de l'entreprise. La création d'entreprise est toujours associée àd'énormes difficultés, et la fixation opportune d'objectifs pour des étapes spécifiques donnera un plan d'action plus détaillé.

Règle 2

Utilisez des programmes automatisés et visualisez vos circuits. À ce jour, il existe de nombreux programmes prêts à l'emploi qui aident à structurer les informations. Les petites et moyennes entreprises les utilisent partout.

Si vous travaillez en groupe, prenez un tableau ou des feuilles de papier pour tout noter et dessinez un arbre de vos processus au fur et à mesure. Commencez par de grandes opérations et décomposez-les en plus petites. Pour les grandes entreprises, la création de processus métier est un énorme travail minutieux qui nécessite une concentration et une coordination maximales des actions de tous les employés.

Règle 3

Lors de la formulation des processus métier, soyez guidé par la stratégie de l'entreprise, et non par sa structure organisationnelle. La même fonction peut aller au-delà des départements établis. Par exemple, lors de la livraison d'un produit par un fournisseur, on peut considérer la limite du processus commercial jusqu'à ce que le produit quitte le point de vente lui-même, c'est-à-dire lorsqu'il est placé sur les étagères et disponible pour le consommateur. Ce processus implique plusieurs départements qui font partie de la structure organisationnelle.

Règle 4

Ne soyez pas trop détaillé dans votre plan. Si vous surchargez le diagramme avec des informations inutiles, cela entraînera une confusion générale et un lourd fardeau pour les employés responsables. Si vous envisagez d'apporter des modifications à un segment particulier, cette partie doit être détaillée et tout le reste doit être pris en compte.que superficiellement, sans entrer dans les détails. L'efficacité des processus métiers est soumise à la loi de Pareto "20/80", où 20% de descriptions détaillées apporteront 80% de la réussite de l'ensemble de l'opération.

Règle 5

N'ayez pas peur de la vérité et construisez un schéma basé sur ce qui est vraiment. Cette situation se produit très souvent. Le directeur général interroge ses subordonnés sur leurs départements afin de construire un diagramme de processus métier. Ceux-ci essaient de dire comment ils vont bien. Bien qu'en fait la situation réelle soit loin d'être idéale. Mais sur la base de fausses données, le mauvais schéma sera construit, après quoi des décisions inefficaces seront prises et tout le travail sera perdu.

Ne confondez pas "tel quel", "comme il se doit" et "comme je veux que ce soit". Peu importe à quel point tout va mal, les processus métier sont compilés précisément pour améliorer cet état. Par conséquent, il est impératif de décrire uniquement une situation réelle.

Automatisation des processus métier

Suivre tous les événements qui se déroulent au sein de l'entreprise est très difficile, surtout lorsqu'il s'agit de grandes entreprises et de syndicats. Il est difficile d'imaginer une grande entreprise sans un système complet de programmes automatisés qui vous permettent d'analyser les données entrantes pour prendre une décision. Par conséquent, aujourd'hui, nous parlons très souvent d'automatisation des processus métier.

En pratique, cela signifie qu'il existe un programme informatique spécial qui traite toutes sortes de flux d'informations qui fournissent un processus métier. L'analyse des processus métier s'effectue hors lignemode, et la personne ne fait que prendre connaissance des résultats et tire la conclusion appropriée.

Choix de la méthode d'analyse

Lorsqu'il est confronté à la question de savoir comment décrire au mieux les processus métier de manière automatique, un entrepreneur national trouvera de nombreuses options qui ne sont pas bien optimisées pour le marché russe. La quasi-totalité des logiciels proposés ont été créés pour les entreprises occidentales qui ont de l'expérience dans l'optimisation de la production. Mais après avoir analysé certaines données, nous avons créé notre propre liste de programmes qui implémentent le processus métier.

1. BEST-5 "Mon entreprise" est un logiciel souvent utilisé par les petites et moyennes entreprises. Le programme est disponible pour n'importe quel ordinateur et est très facile à utiliser. Son avantage est qu'il peut analyser de petites quantités de données d'une petite entreprise.
2. Modélisateur d'entreprise. Souvent utilisé dans les entreprises modernes, principalement parce qu'il est peu coûteux. Démarrer une entreprise est facile à organiser avec ce programme, car il est très pratique de créer des diagrammes de processus métier, mais il n'analyse pratiquement pas.
3. iGrafx Enterprise Central. Très bon design canadien. Peut non seulement reconnaître et élaborer des plans d'affaires, mais aussi analyser avec succès des tableaux de données d'entrée. Dans notre pays, il est très peu distribué, bien que le produit en soit très digne.
4. Studio d'affaires. Le développement russe le plus célèbre. Intégré avec d'autres produits MS Office (Word, Excel, Visio). Pourentrepreneur national est le meilleur choix en termes de rapport prix-résultat. Excellente analyse des processus d'affaires. La production peut être optimisée avec succès grâce aux résultats obtenus grâce au programme.

Technologie pour créer des processus métier

Le plus courant aujourd'hui est l'intégration de la méthode automatique et manuelle de construction du schéma "Business Process". L'analyse des processus métier dans ce cas est réalisée en deux étapes: la première à l'aide des résultats obtenus sur ordinateur, la seconde - manuellement par le responsable.

Considérons deux approches principales pour tracer des graphiques et des diagrammes. Dans ce cas, la technologie des processus métier sera construite à l'aide des méthodes suivantes:

1. DFD (diagramme de flux de données).
2. WFD (diagramme de flux de travail).

La première méthode DFD consiste à établir un schéma des flux de données. Ils comprennent: détailler le travail du processus, les employés responsables, la documentation nécessaire. Une telle construction donne une image complète des activités de l'entreprise, de ses données d'entrée et de sortie environnantes, de tous les éléments du processus de production et des relations entre eux. Cette approche vous permet de mettre en évidence des processus métier gratuits (supplémentaires) qui réduisent l'efficacité du résultat et peuvent être optimisés de différentes manières.

WFD - diagrammes de flux de travail qui décrivent les processus métier de niveau inférieur. Le développement commercial peut changer de manière significative si vous connaissez non seulement la hiérarchie verticale des actions, mais également la hiérarchie horizontale. Qu'est-ce que cela signifie ?

Si tu regardesclairement, les diagrammes WFD sont une grille de délais, dont chaque graphique est responsable d'un processus particulier. Supposons que la livraison des marchandises dure deux jours - le graphique montre le début et la fin du processus. Vient ensuite le cas du placement de produit sur le parquet, et ce processus ne commencera qu'après la fin de la livraison. Les données sont tracées séquentiellement sur le graphique. Les événements, les opérations et les actions peuvent être imbriqués s'ils sont exécutés simultanément. Il est pratique de commencer à développer une entreprise dès les premières étapes de cette manière, en déterminant combien de temps est nécessaire pour un cycle de production complet.

Conclusions

Que vous soyez petit ou grand, nouveau ou ancien, vous devez comprendre ce qu'est un processus métier. À n'importe quelle étape du cycle de vie de l'entreprise, l'optimisation de la production peut affecter de manière significative le développement ultérieur. Après tout, l'objectif principal de l'existence de toute organisation aujourd'hui est de satisfaire les besoins du consommateur. Et si le client est satisfait, il fera un profit. La dépendance est ici directement proportionnelle. Plus le niveau de satisfaction des consommateurs est élevé, plus le profit de l'entreprise est élevé. Et cela ne peut être réalisé qu'en analysant puis en modifiant le processus au sein de l'entreprise.