Analyse de la situation : options, caractéristiques, étapes et résultats de l'analyse

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les dirigeants sont souvent obligés de prendre des décisions non conformes au plan existant, mais en fonction de la situation actuelle. Cela se produit pour diverses raisons. La tâche principale du gestionnaire est d'analyser la situation, de développer et d'adopter le plan d'action le plus optimal pour résoudre les problèmes qui se sont posés.

Qu'est-ce que c'est

L'analyse de situation est une façon de traiter l'information qui la divise d'abord en parties, puis examine attentivement chaque élément individuellement pour trouver un problème et le résoudre. Par exemple, le bénéfice d'une entreprise peut diminuer en raison d'une augmentation des coûts ou d'une baisse des revenus, d'une augmentation des comptes clients et d'autres facteurs. Afin de déterminer quel facteur a influencé la variation du bénéfice, il est nécessaire d'étudier ces facteurs.

Ce n'est qu'une fois la cause identifiée que le décideur (DM) pourra élaborer un plan d'action et résoudre le problème. Afin d'analyser la situation, la personne autorisée réunit une équipe de spécialistes qui collectent les données et effectuent des analysesprocédures, chacun dans son domaine d'expertise et de compétences.

Qui fait l'analyse

L'analyse de situations spécifiques n'est pas effectuée par une seule personne, mais par plusieurs groupes. Ils sont dirigés par un gestionnaire ou un décideur (DM). L'équipe est composée de:

• Experts de premier niveau. Ils collectent et traitent des informations primaires.
• Experts du deuxième niveau. Examinez les rapports et développez des idées pour résoudre le problème.
• Groupe analytique. Examine les idées que les experts de deuxième niveau ont développées et choisit les options les plus réalistes, de leur point de vue, pour le développement des événements. Les analystes développent des stratégies commerciales et des stratégies de résolution de problèmes.
• Le décideur choisit parmi les options de stratégie de développement proposées celle qui, à son avis, est la plus appropriée pour résoudre les problèmes dans la situation actuelle. Il en porte l'entière responsabilité.

Seule une grande entreprise peut se permettre de réaliser des travaux d'envergure en faisant appel à plusieurs équipes de spécialistes. Dans la plupart des cas, le chef d'entreprise procède à une analyse de la situation avec la participation d'un groupe - des spécialistes des départements. Le travail du deuxième groupe et des analystes est effectué par des membres de la direction de l'entreprise, des comptables, des spécialistes du marketing et des ingénieurs. Ils se réunissent pour une réunion d'affaires, discutent de la situation et cherchent des solutions aux problèmes.

Procédures

L'analyse commence par l'identification de l'écart des performances de l'entreprise par rapport à celles prévues. Par exemple, au cours du trimestre de référence, une baisse des revenus de 30 % a été révélée, et le responsable ne peut pas expliquer les raisonsce niveau de déclin. Dans ce cas, il doit réunir un groupe d'experts et étudier la situation. Le processus comprend les étapes d'analyse de situation suivantes:

1. Identification de la déviation des indicateurs - identification du problème.
2. Organisation d'un groupe d'experts par le leader.
3. Affectation à chaque expert d'un chantier pour travaux.
4. Collecte des informations par département.
5. Les experts traitent les informations reçues en utilisant leurs connaissances et compétences spécialisées.
6. Préparation de rapports d'avancement par des spécialistes.
7. Étude de ces rapports par le responsable, discussion en assemblée générale du contenu des rapports.
8. Développer des solutions à un problème et en mettre une ou plusieurs en pratique.

Préparation du rapport et sa présentation

Les dirigeants sont toujours occupés par le travail, ils n'ont donc pas le temps de lire de longs rapports. Cela suggère que les informations contenues dans le rapport doivent être présentées de manière brève, concise et de préférence visuelle et pratique. Il est préférable qu'au lieu de centaines de pages écrites et de colonnes de chiffres, le rapport contienne des graphiques, des diagrammes, des résultats de calculs et l'avis d'un expert qui a effectué une analyse dans un domaine particulier. Naturellement, le rapport doit indiquer les sources d'information et les indicateurs les plus importants qui, de l'avis de l'expert, ont provoqué l'écart dans le travail de l'entreprise. Par conséquent, la technologie d'analyse des situations problématiques doit être élaborée avant qu'une telle situation ne se produise. L'entreprise doit disposer d'ordinateurs dotés d'un logiciel spécial pourrésoudre des problèmes similaires.

La présentation de chaque rapport ne doit pas prendre plus de 15 minutes afin que l'étude et la discussion des résultats de l'analyse de la situation ne s'éternisent pas pendant plusieurs jours. Les rapports doivent être factuels et les informations doivent être à jour au moment de la préparation et de la présentation.

Que fait le leader des informations reçues

Obtenir les résultats de l'analyse de la situation sous la forme d'un rapport n'est que la moitié de la bataille. De plus, ces informations doivent être étudiées et analysées par le chef d'entreprise. Et ici, beaucoup dépend de ses connaissances et de son expérience. En même temps, l'expérience signifie non seulement son expérience personnelle, mais aussi sa connaissance de la manière dont des situations similaires ont été résolues dans d'autres entreprises. Le responsable rencontre généralement d'autres responsables et experts, y compris ceux qui ont participé à l'analyse et au reporting sur le terrain, avant de prendre une décision finale.

Quels types de situations existe-t-il

Les situations problématiques sont standard et non standard. Pour résoudre des problèmes standards, les managers utilisent des méthodes d'analyse de situation par analogie. C'est-à-dire qu'ils comparent les données dont ils disposent sur d'autres entreprises avec celles qui ont été obtenues à la suite de l'étude de leur entreprise. Si les situations sont similaires, ils utilisent les mêmes méthodes pour résoudre le problème.

Si la situation est non standard, appliquer les méthodes d'analyse des situations particulières. Pour ce faire, divers programmes informatiques sont utilisés pour modéliser les options de développement possibles, effectuer des calculs, étudier la dynamique, etc. Pour ce faire, le gestionnaire peut utiliser des programmes de simulation informatique spéciaux basés sur les données saisies. Par exemple, Project Expert est utilisé non seulement pour développer des plans d'affaires, mais aussi pour prédire le travail des entreprises existantes.

Le problème peut être résolu sans l'aide de programmes informatiques, mais cela compliquera les calculs déjà complexes. De plus, les experts devront dessiner des graphiques et des diagrammes pour préparer un rapport. Cela prendra beaucoup de temps. Le gestionnaire ne peut pas utiliser de logiciel spécial, mais uniquement dans le cas où la modélisation sur ordinateur n'est pas pratique. Par exemple, en cas de force majeure, si vous devez agir rapidement et que la solution ne dépend pas de la situation ou de la dynamique passée. Dans le même temps, la quantité et la qualité des informations entrantes ne suffisent pas pour construire un modèle sur ordinateur.

Le brainstorming comme méthode de résolution

Dans des situations difficiles, lorsqu'un responsable a besoin d'une solution extraordinaire à un problème complexe, il peut recourir à cette méthode d'analyse d'une situation spécifique - pour rassembler tous les experts, chefs de département et organiser un "brainstorming". L'essence de cette méthode est que chaque participant à la réunion exprime son opinion sur la cause possible du problème et sur la manière de le résoudre. Le droit d'exprimer ses opinions et ses idées est donné à chacun, alors qu'aucun des participants ne doit, selon les règles, être sarcastique sur l'opinion de l'autre.

Il est naturel que la discussion du problème se déroule dans le cadre de l'étiquette commerciale etS'inscrire. Cependant, la décision est toujours prise par le chef ou la personne désignée à cet effet. À la suite d'un brainstorming, le responsable recevra plusieurs idées précieuses à la fois. Une telle analyse présente à la fois des avantages et des inconvénients. Les principaux avantages sont la rapidité et un grand nombre d'options, le moins est qu'une telle analyse de la situation ne reflète pas toujours l'état réel des choses et souffre souvent d'un manque d'objectivité.

Problèmes de modélisation d'événements

Le principal problème de la technologie d'analyse de cas est que les experts doivent travailler avec de grandes quantités d'informations, ce qui peut entraîner des erreurs. De grandes quantités de données qui doivent être traitées en peu de temps posent également un problème dans la modélisation de l'évolution des événements. Soit l'analyse prendra beaucoup plus de temps et le résultat perdra de sa pertinence, soit en raison de la quantité limitée d'informations, les résultats de l'analyse seront obtenus avec un degré élevé de distorsion. En conséquence, le modèle peut être au mieux inefficace, au pire - conduire à la faillite.

Trois principaux facteurs influencent l'efficacité de l'analyse. Il s'agit des qualifications de l'expert, de la quantité d'informations qu'il peut traiter et du temps dont il dispose pour analyser la situation.

Analyse SWOT

L'analyse SWOT est l'étude et l'évaluation des forces et des faiblesses de l'entreprise, ainsi que de ses opportunités de développement et des menaces auxquelles elle est confrontée ou peut être confrontée. Vous trouverez ci-dessous une matrice pour effectuer une analyse SWOT.

La cellule en haut à gauche indique les forces et les opportunités dont dispose l'entreprise et qui ont été identifiées lors du suivi et lors de la première étape de l'analyse de la situation. Un exemple serait une situation où il est devenu connu qu'une entreprise a une position de monopole sur le marché de la production de certains produits, et en raison d'une certaine technologie dont elle dispose, elle peut le produire encore moins cher. L'analyse aidera à identifier de quel type de produit il s'agit avant que les concurrents n'entrent sur le marché.

La cellule en haut à droite indique les forces et les menaces. Par exemple, pour certains des produits de base de l'entreprise à partir desquels elle réalise le plus de profit, plusieurs entreprises concurrentes ont émergé qui fabriquent des produits similaires et les vendent moins cher.

La cellule en bas à gauche répertorie les inconvénients et les opportunités de l'entreprise. Par exemple, malgré le coût élevé, le produit fabriqué par l'entreprise est en demande.

La cellule en bas à droite indique les faiblesses et les menaces. Le premier peut être le coût élevé des produits ou leur faible qualité, et comme menaces - les actions des concurrents ou la solvabilité des consommateurs. À quoi ressemble une analyse SWOT peut être vu dans le tableau ci-dessus.

L'avantage de l'analyse SWOT lors de l'analyse et de l'évaluation de la situation est qu'elle permet d'évaluer non seulement des facteurs internes, mais également des facteurs externes, qui peuvent être encore plus importants que les facteurs internes.

Analyse factorielle

L'analyse factorielle est une méthode d'analyse de situation qui consiste à effectuer des calculs basés surdes données sur le travail de l'entreprise et la construction d'un modèle multifactoriel de l'état actuel et du développement ultérieur de l'entreprise. Généralement, cette méthode est utilisée pour évaluer la situation financière de l'entreprise. Des indicateurs tels que la liquidité, la rentabilité, la solidité financière et la probabilité de faillite sont calculés.

Analyse de cas

Il s'agit d'une méthode d'analyse lorsque, après avoir lu des rapports sur l'état actuel de l'entreprise, les participants à la réunion sont divisés en groupes et se dispersent pour une discussion de groupe sur les informations reçues. Après cela, ils se retrouvent et chaque groupe apporte ses idées au débat public.

La taille moyenne des groupes est de trois à sept personnes. Ils peuvent exprimer leurs idées aussi bien en assemblée générale que directement auprès de la personne qui doit prendre la décision. Une analyse de cas comprend une description du problème, sa comparaison avec des cas similaires et une solution. Autrement dit, les groupes doivent dire comment ils voient la situation, à quoi elle ressemble pour eux et quelles mesures doivent être prises pour résoudre le problème.

Évaluation des résultats obtenus

Après avoir réalisé les activités développées à la suite de l'analyse de la situation, il devient nécessaire d'évaluer ces résultats, c'est-à-dire de les réanalyser. Seulement dans ce cas, ce n'est pas l'état de l'entreprise qui est vérifié, mais l'effet après que les solutions ont été mises en œuvre dans la pratique. Pour ce faire, utilisez la méthode de comparaison entre ce qui était avant et après les modifications.

Le rôle de l'analyse dans le travail de l'entreprise

Sans analyse régulière de la situation physiquementle développement normal de l'entreprise est impossible. Le dirigeant doit toujours être au courant de ce qui se passe et pouvoir déterminer non seulement l'état de l'entreprise, mais aussi quelles sont les perspectives de son développement. Cela permet non seulement de découvrir quelles sont les lacunes dans le travail de l'entreprise, mais également d'identifier les menaces externes et les opportunités d'accroître sa compétitivité et son développement. Cependant, cela doit être fait rapidement et à moindre coût. Une analyse rapide permet de maintenir la stabilité financière de l'entreprise, d'identifier les lacunes existantes dans le travail et de trouver des réserves pour leur élimination. À l'avenir, le gestionnaire pourra utiliser les avantages que lui confèrent l'expérience et les connaissances acquises grâce au travail.