2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
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Cette personne responsable est nommée par ordre du directeur. Après avoir recueilli les candidatures pour tous les départements et sections, il remplit une demande de paiement anticipé pour l'achat de biens et de matériaux. Puis il se précipite dans les magasins, les entrepôts et, si nécessaire, il est envoyé dans une autre ville. Après avoir acheté le matériel nécessaire, dans les trois jours suivant le voyage d'affaires ou la période spécifiée dans la demande, il soumet le rapport AO-1 avec les pièces justificatives au service comptable. Sur la page de garde, il renseigne le nom de l'organisme, la division, le nom complet, le matricule, le poste, l'objet de l'avance. Au verso du tableau (colonnes 1 à 6), la personne responsable entre les détails des documents de dépenses avec le montant et, résumant la ligne du bas, appose sa signature avec une transcription. En retour, le comptable lui délivre un récépissé attestant que le rapport a été accepté et vérifié. De son côté, le comptable, ayant attribué un numéro d'ordre au rapport, compare les données avec les documents originaux déposéset remplissez les cases 7 à 9. Puis, sur la première feuille, il inscrit les soldes du rapport précédent, le montant reçu, les dépenses et affiche le résultat pour approbation.
Il convient de tenir compte du fait que toute erreur dans AO-1 ou incohérence avec la procédure de traitement des opérations en espèces sera nécessairement révélée par un audit des règlements avec des personnes responsables.
L'auditeur scrupuleux analysera les soldes mensuels (compte 71) reportés à la période suivante (soudain, le comptable a quelque part sous-estimé le solde, et cela s'appelle une radiation déraisonnable). Ensuite, il comparera l'émission et le retour du sous-rapport avec la caisse enregistreuse, en veillant à ce que la personne responsable ait reçu un acompte sans rapport sur le précédent. Une vérification approfondie affectera également les documents joints. Chacun d'eux doit contenir les détails nécessaires. Il est possible de payer des travaux ou des services, de recevoir des biens et des matériaux d'un organisme tiers uniquement sur la base d'une facture, d'une facture, d'un bordereau de bon de commande, d'espèces et d'un reçu de vente. Vérification de la même opération, mais auprès d'un particulier, le commissaire aux comptes demandera un acte d'achat au titre du contrat de vente et un ordre de dépenses.
L'inspecteur portera une attention particulière à la nécessité des déplacements professionnels des salariés, à la coïncidence des objectifs avec les commandes jointes, à la disponibilité des pièces justificatives, à la correspondance de la durée du déplacement professionnel depuis l'attestation jusqu'au nombre de jours pour le paiement, les dates figurant sur les reçus d'hôtel et les titres de transport pour lesquels la personne responsable se présente. Les calculs des normes d'appartement et des indemnités journalières seront soumis à un contrôle obligatoire. La dernière étape du contrôle des indemnités de déplacement est le regroupementliste de toutes les violations.
L'étape la plus chronophage de l'audit est le rapprochement des rapports préalables avec le journal n°7, qui présente l'intégralité de la comptabilité des règlements avec les personnes responsables. Selon ce registre, l'auditeur vérifiera minutieusement la saisie correcte des données pour chaque rapport. Le chiffre d'affaires total sur le prêt doit correspondre aux données débitrices des comptes 50, 51, 55, avec les montants créditeurs des comptes 60, 26, 10, etc.
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