2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
Dans le poste de "Office Manager", la plupart des employeurs voient un employé qui exécute un éventail assez large de tâches. L'introduction de cette unité dans la liste du personnel a pour but d'assurer le bon fonctionnement du bureau ou même de plusieurs services qui en sont chargés. Si vous n'avez pas besoin d'une secrétaire ordinaire qui répond aux appels, reçoit le courrier et les visiteurs, alors, bien sûr, un chef de bureau est un leader, car cet employé a besoin de certains pouvoirs et autorité. Sans cela, il ne pourra pas remplir efficacement les missions qui lui sont confiées.
Dans le cadre de sa tâche principale, la liste des tâches qu'un chef de bureau doit accomplir doit couvrir au moins cinq domaines. Dans le même temps, il faut comprendre que le bureau n'est pas une pièce où s'assoit le patron, mais un lieu où les fonctions administratives et de gestion sont toujours exercées. Cela signifie que leur qualité et leurs délais dépendront de la façon dont le travail du chef de bureau sera construit.
Responsabilités managériales. Il s'agit notamment de la planification des bureaux, de la structure organisationnelle, de la gestion des employés, de la culture d'entreprise et de l'élaboration des politiques.communication avec les contreparties et contrôle de son respect.
Fonctions administratives. Ils portent sur l'organisation du travail de bureau, l'établissement de relations entre les services, la répartition de l'espace de bureau entre les employés.
Tâches ménagères. Le chef de bureau doit organiser l'achat du matériel de bureau, de la papeterie, des consommables et de l'équipement ménager. De plus, il doit assurer le nettoyage des bureaux, l'entretien du matériel de bureau, le paiement ponctuel des factures de services publics, du loyer, etc.
Fonctions de contrôle. Ce domaine d'activité comprend la réalisation d'audits, de révisions, d'inventaire des actifs matériels, de documentation.
Rapport. Ils incluent la préparation de la documentation de reporting (informations) pour le gestionnaire.
Selon la taille de l'organisation, cet employé peut être un seul cadre avec autorité de gestion (pour les petites entreprises), ou peut diriger un département entier. Dans le même temps, le responsable de l'organisation doit comprendre que la volonté d'universaliser les employés, en imputant à leurs fonctions des choses qui relèvent de la compétence d'autres services, n'est pas toujours justifiée. Par exemple, vous ne devez pas charger un tel employé de la comptabilité, de la gestion du personnel, etc. Un tel mélange affecte généralement négativement la qualité du travail. La raison en est que ces responsabilités sont beaucoup plus larges que les responsabilités de maintien du bureau, elles imprègnent l'ensemble de l'organisation dans son ensemble. Par conséquent, lors de la rédaction d'un CV, un directeur de bureau doit fairese concentrer sur l'expérience professionnelle et les compétences dans les cinq domaines d'activité ci-dessus, plutôt que de les étaler dans un trop large éventail de fonctions, souvent sans rapport avec le fonctionnement du bureau. Dans le même temps, un employeur à la recherche d'un employé qualifié dans ce domaine ne doit pas oublier pourquoi il a besoin de cet employé et ne pas mettre en avant des exigences redondantes qui ne sont pas liées à la fonction principale.
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