Qu'est-ce que la comptabilité clients et comment l'utiliser ?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les organisations ou les entrepreneurs individuels disposant d'un système de paiement sans espèces sont souvent perplexes: "Qu'est-ce que c'est: les créances augmentent chaque mois, comme une boule de neige ?" Quelqu'un dira que c'est bien - les produits (services) sont en demande, et avec le calcul, vous pouvez attendre un moment. Mais ne vous flattez pas - fondamentalement, une telle augmentation est un signal que l'entreprise subira des pertes dans un proche avenir. Avez-vous déjà pensé que certains débiteurs permanents vous utilisent comme banque ? Ces fonds qui ne vous sont pas versés à temps sont de l'argent gratuit pour vos clients. Ils les envoient à d'autres besoins, disent-ils, vous pouvez attendre avec les paiements (personne ne l'exige). Et que font les organismes de crédit dans ce cas ? Naturellement, une amende pour retard de paiement ou accumuler des intérêts. Il est donc temps de comprendre cecréances et comment les réduire en prenant un contrôle strict !

Conseils pour aider à réduire les comptes clients

En principe, l'intégralité de la "créance" est divisée selon les types suivants: normale (la période entre l'expédition (prestation de services) et la période de règlement en vertu du contrat); en retard (le montant n'a pas été reçu à la date indiquée dans le contrat) et sans espoir (lorsqu'il n'y a aucun moyen de restituer l'argent). Et pour ne pas être dans les deuxième et troisième situations, vous devez respecter les conseils suivants. Le travail continu avec les créances comporte plusieurs étapes.

1. Suivre les débiteurs chaque semaine avec un logiciel. Heureusement, des programmes informatiques ont maintenant été développés qui génèrent des rapports en quelques secondes. Cela vous permet de surveiller systématiquement la situation financière.
2. Plus tôt vous facturez, plus tôt l'argent arrivera. De plus, il est souhaitable que le client soit rappelé aux modalités de paiement. Par exemple, joignez une lettre respectueuse à ce sujet à la facture, ou vous pouvez ajouter cette information sur la feuille de facture ci-dessous, en la surlignant en gras. L'idée de payer à temps doit être fermement ancrée dans la mémoire du débiteur.



3. Un système de remise pour paiement anticipé est un excellent moyen d'encourager les clients à payer le plus tôt possible. Cela signifie que vous pouvez obtenir une remise, disons, de 2%, si le paiement est effectué dans les 10 jours, alors que le contrat prévoit un délai de 30 jours à compter de la date d'émission.compte (et voir l'astuce n° 2 ci-dessous).
4. Le travail constant avec les débiteurs augmente considérablement les chances d'obtenir de l'argent. Les lettres doivent être accompagnées d'appels téléphoniques. Bien sûr, les rappels ne doivent pas être considérés comme du harcèlement en premier lieu. Les messages doivent toujours être polis mais fermes, demandez aux acheteurs quand ils peuvent payer.
5. Un autre moyen efficace consiste à prévoir des sanctions telles que des pénalités, des amendes, des intérêts. Par exemple, il suffit de regarder des factures de services publics ou un téléphone portable pour comprendre ce que sont les créances dans le secteur du logement et des services publics et des communications, et aussi pour voir quelles conditions de régularisation et de recouvrement y sont définies. Ces entreprises sont extrêmement efficaces pour recouvrer les impayés.
6. Envoyez la dette à une agence de recouvrement si, malgré tous les efforts, le débiteur ne vous rembourse pas. Ce n'est pas l'idéal, mais les sociétés de recouvrement savent ce que sont les créances, comment les traiter et sont très têtues à « éliminer » l'argent.

Pourquoi avons-nous besoin d'un audit de la dette ?

Avec une bonne gestion, le suivi constant des dettes fonctionne efficacement. La plupart des clients ont tendance à payer à temps. Par ailleurs, il est conseillé de vérifier l'état des comptes en procédant à un audit des créances et des dettes. Sur la base de ses résultats, les forces et les faiblesses des activités de l'entreprise sont identifiées et des mesures appropriées sont proposées pour améliorer sa situation financière. Les principales étapes de l'audit sont les suivantes:

1. Étude des documents constitutifs, des politiques comptables de l'organisation.
2. Analyse de la documentation primaire, reliant la documentation financière aux termes des contrats et aux prix en vigueur à ce moment-là.
3. Évaluation des documents de règlement, comparaison avec les formulaires de déclaration.
4. Détermination de la fiabilité des données du bilan et de ses applications.
5. Élaborer des recommandations.

En principe, le domaine du travail avec les créances et les dettes ne nécessite qu'un système d'organisation et de contrôle qui fonctionne bien. Définissez vos propres règles, puis suivez-les.