Documents de messagerie : commande individuelle, facture, bon de commande, règles de livraison des documents et conditions de travail de la messagerie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Travailler dans le service de livraison est aujourd'hui très populaire, surtout chez les jeunes ambitieux. Un coursier n'est pas seulement une personne qui livre des colis, mais un spécialiste formé qui possède certaines compétences et peut apporter un colis ou une correspondance à l'adresse spécifiée avec une qualité élevée et rapide.

À propos du travail

À première vue, il peut sembler facile de travailler comme coursier - il a pris le colis et l'a apporté au bon endroit. Cependant, tout n'est pas si simple ici, car l'employé du service de messagerie a une grande responsabilité, y compris matérielle. Après tout, il doit livrer la commande à temps et faire tout le nécessaire pour sa sécurité. Par conséquent, dans les entreprises modernes impliquées dans la livraison de marchandises, de colis ou de correspondance, il existe certains documents de messagerie que les spécialistes de ce domaine d'activité traitent.

Commande individuelle

Chaque jour, commencerfonctions, le coursier reçoit du coordinateur une liste des commandes qu'il doit exécuter. Ce document est considéré comme interne et porte le nom de "commande individuelle". Il est rempli par le répartiteur. Une telle liste n'est pas seulement une liste d'adresses de clients, mais également les informations les plus complètes sur une commande particulière. Celui-ci contient les informations de contact du client, y compris le numéro de téléphone portable, l'adresse, le délai de livraison et certaines exigences supplémentaires du client.

La commande représente l'itinéraire individuel de chaque travailleur du service de livraison. Lors de la compilation de ce document, le coordinateur développe la meilleure option pour le mouvement du courrier, en tenant compte des conditions de toutes les commandes existantes. En se référant à la feuille de route, le coursier est en mesure de livrer la marchandise le plus rapidement possible, sans perte de matériel ni de temps.

Des spécialistes expérimentés dans ce secteur de services conseillent ce qui suit. Avant de commencer le travail, vous devez étudier l'itinéraire émis par le répartiteur. Idéalement, vous devez évaluer mentalement l'efficacité réelle d'un tel plan. Il est possible que le coursier, connaissant mieux tel ou tel quartier de la ville, puisse tracer indépendamment un itinéraire plus efficace et plus pratique. Si la zone dans laquelle vous devez livrer est très fréquentée, il est préférable de développer un itinéraire à pied. La livraison des documents par courrier dans ce cas sera aussi rapide que possible.

Facture

Comme mentionné précédemment, le coursier, en tant que spécialiste des services de livraison, portepour l'envoi de la responsabilité financière. Cela signifie qu'en cas d'endommagement de la marchandise, de perte d'une lettre ou d'une autre correspondance, ainsi que de perte ou de déformation d'une cargaison de valeur, le coursier doit rembourser son coût déterminé par la boutique en ligne, le client ou l'entreprise cliente.

Afin de protéger leurs employés et d'éviter toute possibilité de fraude par des clients peu scrupuleux, le service de livraison fournit au coursier des documents spéciaux - des factures, qui indiquent le coût et le nom du produit ou du produit. Après la livraison et la réception du paiement, le coursier remet au client une facture sur laquelle il doit apposer sa signature. Ceci est une confirmation de la bonne exécution de la commande.

Les commandes qui ont déjà été payées par virement bancaire ou par paiement électronique sont considérées comme une exception. Dans cette situation, le client confirme verbalement l'intégrité du colis livré.

Bon de commande

Ceci est un autre document de messagerie utilisé dans ses activités professionnelles. L'objet du bon de commande est quasiment le même que celui de la facture. De plus, ces deux papiers doivent être remis à un spécialiste avant d'être expédiés en colis.

Dans le formulaire de commande, l'expéditeur doit afficher toutes les informations disponibles à son sujet. Si nous parlons d'un produit, par exemple de petits appareils électroménagers, dans ce document, le coordinateur indique la taille, le poids du colis, le coût des marchandises et d'autres caractéristiques. Le coursier remet le bon de commande au client pour signature aprèscar la livraison est effectuée par coursier. Ceci est considéré comme une confirmation que le spécialiste a rempli ses obligations envers le client et que ce dernier est satisfait du résultat.

Veuillez noter que le bon de commande doit rester avec le client livreur. Cela est nécessaire pour qu'en cas de litige, il puisse porter plainte. Par exemple, si le client, après le départ du coursier, constate des défauts sur les marchandises livrées.

Pourquoi le coursier a-t-il besoin de documents ?

Tous les documents ci-dessus constituent l'ensemble minimal de documents avec lesquels les spécialistes des services de livraison travaillent. Ils sont conçus pour rendre le travail des coursiers aussi efficace et confortable que possible. La documentation est également nécessaire afin de protéger les employés en cas de situations défavorables.

De plus, il faut aussi rappeler que les activités du service de livraison nécessitent un reporting régulier aux coordonnateurs. Le rapport est un autre document interne rempli par l'employé lui-même et fournit au coordinateur des informations qui confirment l'exécution consciencieuse du travail du coursier.

Travailler avec des documents dans ce domaine d'activité est quotidien, cependant, avertissent les spécialistes expérimentés: ne détruisez pas les commandes et les factures immédiatement après avoir reçu la signature du client ou le transfert au répartiteur. Au cas où, ils devraient être conservés pendant au moins un mois. Si les factures sont remises aux coordinateurs immédiatement après la livraison, il est recommandé d'en faire des copies.

Livraison de documentation

Le spécialiste du service de livraison est responsable du transport non seulement des colis, mais également de la documentation. Cela comprend la livraison de documents commerciaux, lettres, colis, livres, etc. à leur destination conformément aux recommandations d'un employé supérieur, ainsi que leur réception par d'autres organisations. Dans le même temps, le coursier doit connaître des informations (professionnelles) spéciales: les règles de comptabilité, de livraison et de stockage des papiers aux fins prévues. Il doit également connaître l'emplacement des objets servis.

En général, lors du transport de documents, le coursier suit les mêmes règles que lors du transport de colis et de biens de valeur. Pour les rapports et la coordination des actions, il reçoit les mêmes documents qui doivent être remplis et les autres actions nécessaires doivent être prises conformément à la réglementation.

Conditions de travail du coursier

La liste des fonctions exercées par un employé de ce type d'entreprise comprend:

1. Livraison de toute correspondance et cargaison conformément aux instructions du responsable, qui peut être le directeur de l'entreprise ou le chef du service de messagerie.
2. Développez votre propre itinéraire.
3. Étudier attentivement l'emplacement du destinataire, parler avec lui par téléphone, en précisant l'heure qui convient pour la rencontre.
4. Émission et réception d'une procuration de la personne responsable.
5. Documents appropriés pour la livraison.
6. Exécution rapide de tous les ordres.

Graphique

En plus de ce qui précède, l'employé a un certain calendrier pour la livraison des documents. Le coursier, comme tous les employés, devrait avoir un horaire pratique, y compris une pause déjeuner. Le salaire peut être fixe ou dépendre du nombre de livraisons effectuées par le coursier.

Service de messagerie à Moscou

Il convient de noter que les services de messagerie à Moscou permettent à tous les résidents de la capitale d'économiser leur temps et leur argent, ce qui rend la vie beaucoup plus facile et plus agréable. De plus, à l'ère actuelle de la hâte constante et des vitesses élevées, les services de messagerie permettent à chaque personne qui les utilise d'économiser ses nerfs et sa force, ce qui est également très important dans la capitale moderne.

Si nous parlons spécifiquement de la livraison de documents par courrier à Moscou, cela tient compte de l'énorme différence de vie par rapport aux villes de la périphérie. Parfois, les gens n'ont tout simplement pas le temps d'aller seuls chercher les biens ou les documents nécessaires, et parfois de préparer le dîner. Par conséquent, le travail d'un courrier avec des documents à Moscou est très demandé.

Presque toutes les boutiques en ligne, cinémas, pizzerias et agences de voyage de Moscou coopèrent avec des organisations fournissant des services de messagerie. En les utilisant dans la capitale ou dans une autre ville du pays, chaque client s'évite de faire la queue, ce qui lui fait perdre un temps précieux.

À Moscou, il existe une grande variété de services de messagerie, mais le principe de leur travail est identique. Peut légèrementles tarifs d'expédition varient, mais en général, le principe de fonctionnement est à peu près le même.