Arbre des objectifs de l'organisation : formation, schéma

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Aujourd'hui, il existe un outil de planification appelé arbre d'objectifs. Des exemples et des façons de le construire pour une organisation seront discutés dans cet article.

Chaque activité commence par la planification. Pour faire quelque chose, vous devez d'abord avoir un certain modèle d'action.

Une planification compétente des activités de l'organisation est plus de la moitié du succès de l'ensemble de l'entreprise.

Concept général du terme

Presque tout le monde peut expliquer ce concept. Le but est le résultat souhaité que l'organisation prévoit d'atteindre dans le cadre de ses activités. Chaque entreprise qui veut réussir en affaires doit s'efforcer d'y parvenir. L'ensemble d'objectifs sert non seulement de référence pour l'activité de l'organisation, mais est également utilisé pour définir ses normes et évaluer les performances.

Souvent, la définition d'objectifs pour atteindre ce qui est prévu est basée sur des hypothèses concernant un développement futur possible, de sorte que la réalité de leur mise en œuvre et leur adéquation sont basées sur la précisionhypothèses.

Les objectifs ont une date limite. Plus il est grand, plus l'incertitude sur l'avenir possible est élevée. En conséquence, les objectifs avec une période prédéterminée plus longue sont définis sous une forme plus générale.

L'énoncé le plus général qui justifie l'émergence et le fonctionnement d'une organisation s'appelle une mission.

Qu'est-ce que la stratégie

Les entreprises qui réussissent accordent beaucoup d'importance à la stratégie. Il s'agit d'un plan directeur pour la mise en œuvre de certaines tâches qui déterminent leur importance pour l'organisation.

En d'autres termes, une stratégie est une chaîne d'objectifs menant à un certain résultat planifié d'événements.

Quelle est la mission

Ce terme est utilisé dans divers domaines - médical, religieux et autres. La mission de l'organisation est la justification philosophique des activités de l'entreprise, sa composante idéologique, l'idéal auquel l'entreprise doit tendre au cours de son existence.

Les principales composantes de la mission de l'organisation:

• Orienté client.
• Vérité. La mission doit être énoncée honnêtement, ne pas avoir d'interprétations ambiguës et correspondre également à l'état réel des choses.
• Unicité. La mission doit être quelque chose qui rend votre entreprise unique, la distingue de ses concurrents.

Si la mission définit une ligne directrice générale pour toutes les activités de l'organisation, alors l'objectif est plus universel et spécifique.

Principes de formulation

Lors de la formulation d'un objectif, il est important de respecter les principes suivants:

• Spécifique. Il est nécessaire de formuler des objectifs aussi clairs et précis que possible afin que chacun comprenne ce qui est en jeu.
• Mesurabilité. C'est l'occasion de quantifier si un résultat a été atteint. cela se fait en le comparant avec l'objectif précédemment énoncé. Vous pouvez le mesurer par des critères tels que le nombre d'avis positifs, le ratio, la fréquence de ce qui se passe, le temps, les moyennes, etc.
• Joignable. L'objectif doit être conforme aux capacités actuelles de l'entreprise.
• Importance. L'objectif ne doit pas contredire la mission, ainsi que les autres aspirations de l'organisation.

Principes de gestion d'une organisation

La gestion est basée sur les principes suivants:

• Développer des objectifs jusqu'au niveau de chaque employé. Dans le même temps, les plans des employés et des organisations ne doivent pas se contredire.
• Synchronisation et ajustement des objectifs des employés aux étapes intermédiaires de l'évaluation.
• Interaction entre le manager et l'employé dans la formulation des objectifs, leur coordination.
• Effectuer des évaluations régulières des performances et des commentaires des employés.

Méthodes de définition des objectifs dans une organisation

La planification dans n'importe quelle entreprise peut être centralisée et décentralisée.

• La planification décentralisée est la définition d'objectifs par chaque unité structurelle de l'entreprise séparément.
• La planification centralisée des activités dans une organisation implique l'existence d'une autorité centrale ouune société mère qui fixe directement les objectifs de ses sociétés subordonnées. Toutes les ressources destinées à résoudre les tâches définies sont également distribuées de manière centralisée.

Types d'objectifs

Ils peuvent être conditionnellement divisés en stratégiques et tactiques.

• Stratégique - ce sont ceux dont la réalisation amènera l'organisation à un nouveau niveau financier ou structurel. Des exemples classiques d'objectifs stratégiques sont: l'innovation et la planification d'action, la capture d'une certaine part de marché. Cependant, chaque organisation a sa propre stratégie.
• Tactical - ce sont ceux qui reflètent certaines étapes de la réalisation des étapes stratégiques. Ils sont opérationnels (objectifs pour une certaine période de temps, trimestre, année, etc.).

En outre, tous les objectifs peuvent être divisés en simples et complexes. Les plus simples sont exécutés en une seule étape. Les plus complexes impliquent toute une gamme d'activités pour leur mise en œuvre. En fonction de la complexité et de l'orientation des tâches, une hiérarchie d'objectifs est établie.

Ils sont également à court terme, à moyen terme et à long terme. Cela dépend du délai indiqué.

• Court terme - ce sont les objectifs qui sont atteints dans un délai pouvant aller jusqu'à un an. Ils exigent un maximum de spécificité et de clarté de formulation.
• Moyen terme - ce sont les objectifs dont la mise en œuvre est prévue d'un à cinq ans.
• Long terme - dont la mise en œuvre nécessite plus de cinq ans.

Ils peuvent aussi être:

• Operational - effectué régulièrement sur une longueheure.
• Design - réalisé une seule fois.

Afin de construire correctement la structure et la hiérarchie des objectifs, en fonction de leur urgence et de leur importance pour l'entreprise, la méthode de l'arbre des objectifs est souvent utilisée. Cette approche est l'un des outils les plus efficaces pour la planification des tâches.

Qu'est-ce qu'un arbre d'objectifs

Ce terme est apparu il n'y a pas si longtemps, donc tout le monde ne connaît pas son essence. L'arborescence des objectifs d'une organisation est une structure hiérarchique de tous les objectifs de l'organisation, affichée sous forme de graphique ou de tableau.

Pour mettre en œuvre les plans stratégiques de l'entreprise, des objectifs opérationnels et de projet de différents niveaux peuvent être utilisés.

La méthode de l'arbre d'objectifs implique une telle division des tâches stratégiques de l'organisation en tâches plus simples afin que la tâche inférieure, mise en œuvre, devienne un outil pour la mise en œuvre de la tâche supérieure. Dans le même temps, chaque tâche importante est divisée en plusieurs tâches plus simples afin d'obtenir la simplification maximale de la structure.

Comment construire un arbre d'objectifs

Considérons plus en détail l'algorithme de formation de l'arbre des objectifs de l'organisation.

• Premièrement, le principal objectif stratégique de l'organisation est déterminé. Il est formulé en une ou deux phrases et devrait expliquer ce qui devrait arriver à la fin.
• Ensuite, l'objectif est décomposé - il est divisé en tâches plus simples, dont la mise en œuvre ensemble conduira à sa réalisation. Ce processus devraitrépondre aux exigences suivantes:

-la division doit être complète, aucun composant ne doit être oublié;

-division doit être exclusive. Aucune tâche simple ne peut en contenir une autre;

-division doit avoir une base commune pour tous les problèmes simples.

-division doit être uniforme. Chaque niveau doit être composé de tâches de même échelle et de même importance.

• Des restrictions applicables à chaque organisation spécifique sont formées.
• Analyse des options pour chaque tâche. Chacun d'entre eux peut être fait de différentes manières. Toutes les options de mise en œuvre possibles sont analysées et les plus optimales sont sélectionnées.
• Ensuite, les tâches et les fonctions des employés et des départements sont construites.

Arbre d'objectifs

Comme vous le savez, l'information est toujours mieux perçue visuellement. Par conséquent, l'arbre des objectifs de l'organisation est représenté sous la forme d'un tableau ou d'un diagramme en couches, où le niveau supérieur est l'objectif principal de l'organisation.

Le sous-niveau suivant sera celui des objectifs dont la mise en œuvre conduira à la réalisation du principal.

Voici les objectifs qui conduiront à la mise en œuvre de ceux à un niveau supérieur. Chacun d'eux est sujet à décomposition tant que cela a un sens logique. Le nombre de niveaux dans l'arbre des objectifs dépend de la complexité et de la taille de l'organisation.

Plus l'entreprise est grande, plus sa structure est complexe, plus il y aura de niveaux de décomposition dans l'arbre. Ainsi, la hiérarchie des objectifs de l'organisation est directement liée à sa structure etfonctionnalités.

Pour plus de clarté, le schéma complet doit être affiché sur une seule feuille.

Lors de la lecture du diagramme, il devrait être clair comment atteindre l'un des objectifs présentés, qu'ils soient majeurs ou simples.

La clarté de la compréhension de la manière d'atteindre les objectifs fixés est un critère d'évaluation d'un arbre en fonction de son aptitude à un travail ultérieur.

Fonctions d'arbre d'objectifs

Un schéma détaillé et affiché visuellement de tous les objectifs est nécessaire non seulement pour les grandes entreprises dans lesquelles il y a de nombreux départements, employés et tâches.

L'arbre des objectifs de l'organisation rationalise toute activité, sert de guide dans tous les choix possibles, vous fait garder à l'esprit tous les éléments nécessaires pour faire des affaires.

Arbre d'objectifs sur l'exemple d'un hôtel

La mission de cette institution est de fournir un hébergement de qualité aux clients de la ville dans une atmosphère de convivialité, de confort et de facilité.

Tous les hôtels s'efforcent de maximiser leurs profits.

L'arbre des buts d'un petit hôtel peut être construit comme suit:

Niveau cible	Description
Objectif principal	Obtenir le profit le plus élevé possible
Objectifs principaux	Améliorer la qualité du service				Elargir la gamme de services possibles			Introduction de la publicité et du marketing
Sous-objectifs du premier niveau	Améliorer la qualité du processus de production		Améliorer l'interaction avec le personnel		Servicesconférences et banquets		Fourniture de services de restauration	Publicité et attraction de nouveaux clients		Augmenter la fidélité des clients
Sous-objectifs de deuxième niveau	Acheter de nouveaux équipements pour un ménage plus efficace	Création de CRM - systèmes de réservation et de service accélérés	Formation du personnel	Nouveau système de motivation du personnel	Attribution et rénovation de la salle de réunion	Créer une salle de conférence	Café ou restaurant sur place	Publicité sur Internet	Diffusion des offres commerciales pour les voyages d'affaires des salariés aux organisations	Cartes Club pour les clients réguliers avec bonus et réductions

Dans le même temps, une liste de tâches et de ressources pour leur mise en œuvre est établie pour chaque objectif du deuxième niveau.

Par exemple, pour allouer une salle de réunion et la réparer, la liste de tâches suivante est créée:

Condition - il doit y avoir une chambre libre dans les locaux de l'hôtel ou la possibilité de libérer et de convertir l'une des chambres. En même temps, une telle innovation doit être financièrement réalisable. Par conséquent, les tâches seront:

1. Calculez le bénéfice possible d'avoir une salle de réunion.
2. Calculer le coût des réparations.
3. Convenez avec l'équipe de réparation et fixez le délai requis.
4. Organiser les négociations pour les clients.

Le but d'un restaurant ou d'un café sur le territoire de l'hôtel est moins spécifique, il devrait être davantage décomposé enplusieurs niveaux. Pourquoi ne l'avons-nous pas fait ?

Le fait est que l'ouverture d'une unité de restauration est une tâche très difficile. Il est lié pratiquement à l'ouverture d'une autre entreprise. Par conséquent, toutes les manières possibles de réaliser cet objectif sont d'abord écrites. Il a généralement deux alternatives:

• Invitation à coopérer avec un partenaire restaurateur.
• Ouverture d'un restaurant par les fondateurs de l'hôtel.

Sur la base du rapport bénéfices/risques, une voie est choisie. Sur cette base, un nouvel arbre d'objectifs est en cours d'élaboration pour l'ouverture d'un restaurant sur le territoire de l'hôtel.