Règles de négociation : principes de base, techniques, techniques

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-17 18:50

Chaque personne est confrontée à ce qu'on appelle habituellement la communication d'entreprise. Par conséquent, beaucoup s'intéressent à la manière d'écrire une lettre officielle, d'accepter un partenaire et de négocier avec lui, de résoudre un problème controversé et d'établir une coopération mutuellement bénéfique.

La communication d'entreprise revêt une importance particulière pour les personnes qui gèrent leur propre entreprise. À bien des égards, le succès de leurs activités dépend de leur maîtrise de la science et de l'art de la communication. Dans les pays occidentaux, des formations portant sur les problématiques de la communication d'entreprise sont dispensées dans la quasi-totalité des universités et collèges. Il n'y a pas si longtemps, les règles de négociation ont commencé à être étudiées dans les établissements d'enseignement supérieur nationaux. Et, sans aucun doute, ces disciplines élèvent chez les étudiants la capacité d'établir un contact avec des partenaires.

Cet article parlera de l'éthique de la communication d'entreprise et des règles de négociation. Les principales étapes des négociations, les types de comportement des personnes et quelques principes d'interaction avec elles seront décrits. Des règles de négociation sur les moyens techniques de communication seront également présentées.

Qu'est-ce que la négociation ?

Avant de considérer les règles de base de la négociation, vous devriez savoir ce qu'elles sont et ce qu'elles peuvent être. Ainsi, les négociations sont une communication entre des personnes, qui a lieu dans le but d'atteindre un certain objectif. Dans les négociations, chacune des parties à la communication a la même possibilité de contrôler le cours de la situation et de prendre des décisions.

Les négociations supposent toujours que les participants ont en partie une opinion similaire et en partie en désaccord avec les croyances de l'autre partie. Ils se rencontrent pour arriver à un dénominateur commun. Cependant, si les parties sont d'accord avec les convictions de l'autre ou, au contraire, sont très critiques, ce sont des types d'interaction complètement différents - coopération et confrontation, respectivement.

Fonctions et objectifs des négociations

Il est généralement admis que les négociations existent pour arriver à une opinion commune et se mettre d'accord sur quelque chose. Bien que cette opinion soit très logique, il y a plusieurs autres objectifs.

Les négociations sont nécessaires pour discuter de problèmes (existants ou éventuels), prendre une décision commune, etc. appelées pré-négociations. Une réunion organisée pour établir de nouvelles connexions implique une telle fonction de communication, lorsque les gens se rencontrent pour apprendre à se connaître.

Négociationspeuvent également avoir des fonctions telles que le contrôle, la coordination et la régulation. Ils diffèrent des accords communicatifs en ce qu'ils sont nécessaires dans les cas où il existe déjà des accords et où des négociations sont en cours sur la mise en œuvre des décisions conjointes prises précédemment.

En plus de ce qui précède, dans la pratique, le cas est tel que les négociations peuvent ne pas être organisées afin de discuter et de prendre des décisions. Ils sont nécessaires pour distraire les concurrents ou les partenaires. Parfois, de telles astuces sont utilisées par des sociétés commerciales qui souhaitent attirer l'attention d'un certain partenaire en organisant des contacts commerciaux avec d'autres entreprises.

Étapes de la négociation

Les règles de négociation obligent une personne à connaître les étapes de ce processus. Grâce à cela, d'excellents résultats peuvent être obtenus lors de la planification et de la conduite de la communication d'entreprise.

Donc, la négociation consiste en la préparation, le processus de communication lui-même et la conclusion d'un accord. Il convient d'examiner plus en détail les étapes des négociations et leurs étapes dans le tableau ci-dessous.

Étapes	Étape de préparation	Étape de maintenance	Étape de consensus
Premier	Choix des moyens de négociation	Partage d'informations	Choix des solutions convenues
Deuxième	Établir un contact entre interlocuteurs (invitation ou confirmationparticipation aux négociations)	Formulation de l'ordre du jour	Discussion finale de la stratégie d'action choisie
Troisième	Collecte et analyse des informations nécessaires aux négociations	Identification des questions litigieuses	Accord formel conclu
Quatrième	Préparer un plan de négociation	Divulgation des intérêts profonds des parties	-
Cinquième	Construire une atmosphère de confiance	Développer des propositions d'alignement	-

Formellement, une étape supplémentaire peut être distinguée - la dernière, lorsque les deux parties, après des négociations, analysent les résultats et commencent à mettre en œuvre les accords conclus.

Approches de négociation

Il convient de rappeler l'une des règles les plus importantes de la négociation - vous devez toujours connaître le sujet de la discussion et posséder certaines approches. En les connaissant, vous pouvez prédire le comportement de l'interlocuteur. Les approches de négociation suivantes peuvent être distinguées:

1. Ennemis. L'essence de la démarche réside dans le fait que les parties se présentent les unes devant les autres dans le rôle de soldats qui doivent défendre leurs intérêts. En d'autres termes, cette approche peut être décrite comme un bras de fer.
2. Amis. Les deux parties sont favorables à une négociation amicale. Cette approche suppose que le plus faiblecôté s'ajustera au côté fort. Il convient de noter que cette approche est extrêmement rare dans la pratique.
3. Partenaires. La troisième approche a une base très solide - un accent sur la recherche d'une solution mutuellement acceptable. Il est important que les parties avec cette approche essaient de trouver un moyen de sortir de la situation qui conviendrait à la fois complètement et complètement. Cette approche peut être qualifiée de négociation "pure".

Malgré l'approche choisie, il ne faut pas oublier que les interlocuteurs peuvent utiliser diverses astuces qui aident à obtenir plus d'avantages en faveur de leur camp.

Sales tours

Les règles d'étiquette de la négociation n'approuvent pas l'utilisation de divers mouvements trompeurs, cependant, les hommes d'affaires peuvent délibérément recourir à des astuces pour obtenir des avantages. Vous devez toujours être à l'affût et être capable de les neutraliser correctement. Cela vaut la peine de considérer les astuces "sales" les plus courantes:

1. Niveau d'entrée croissant. Cette astuce repose sur le fait qu'au départ, le partenaire met en avant des conditions de coopération trop complexes qui lui sont bénéfiques, ou celles qui peuvent être exclues sans douleur, et pendant la conversation les simplifie. Ainsi, le camp contre lequel la technique est utilisée doit également faire des concessions de sa part. Afin d'éviter une telle ruse, il est nécessaire d'étudier la question des négociations et le potentiel du partenaire avant la réunion.
2. Faux accents. Cette astuce est similaire dans son principe à celle décrite ci-dessus. La seule différence est que dans ce casdémontre un intérêt extrême à résoudre un problème, bien qu'en fait ce problème soit secondaire.
3. Demandes de dernière minute. Cette astuce est similaire à la précédente, mais elle ne peut être utilisée qu'à la dernière étape des négociations, lorsqu'il est conseillé d'utiliser les deux premières au début. Cette technique est aussi appelée "extorsion". Mettre en avant des exigences à la dernière minute est un stratagème très dangereux, car lorsque les partenaires se sont mis d'accord sur tout et sont parvenus à un consensus, l'une des parties propose de nouvelles conditions à un moment où l'autre est déjà intéressée à signer le contrat.
4. Créer une situation désespérée. Cette technique est très douloureuse pour le côté contre lequel elle est utilisée. Lors de son utilisation, le partenaire crée de telles conditions dans lesquelles l'autre partie peut soit accepter des situations, soit se faire du mal en cas de refus. Souvent, une telle tactique de comportement conduit au fait que la confiance de la partie qui subit la pression peut être irrémédiablement perdue.
5. Ultimatum. Le principe de cette astuce est que l'une des parties se retrouve dans la position "Soit vous acceptez nos conditions, soit nous quittons les négociations !". Cependant, après une telle astuce, les négociations se transforment en une solution unilatérale du problème.
6. Salami. Le principe de l'astuce revient à la même démarche que dans le cas d'un vrai produit de charcuterie. Le salami est un produit qui se consomme en petites portions, car il ne peut pas être consommé entier et en une seule fois. Un côté commence à donner des informations sur l'évaluation, les intérêts personnels, etc. petitportions dans l'espoir que le second fera de même et commencera à révéler tous les secrets. Selon ce que dit le partenaire contre qui cette astuce est utilisée, le premier côté commence à se comporter en conséquence. En conséquence, les négociations peuvent s'éterniser dans le temps et l'interlocuteur découvrira pleinement et complètement l'opinion, les intérêts et les points de vue de l'autre partie.
7. Bluffer. D'après le nom de l'astuce, il devient clair que nous parlons du fait que l'une des parties donne sciemment de fausses informations à son partenaire. Cependant, ces dernières années, on y a de moins en moins recours, car les conditions modernes vous permettent de revérifier de manière indépendante tout ce que dit l'interlocuteur.
8. Double interprétation. Cette astuce repose sur le fait que l'une des parties émet une formulation à double sens, qui peut alors être interprétée dans son propre intérêt. L'astuce est que si des documents avec une telle double formulation sont élaborés ou signés pendant le contrat, l'une des parties ne pourra plus tard ne pas remplir les conditions. Un tel stratagème est très dangereux pour la partie qui l'utilise, car grâce à cela, vous pouvez rapidement perdre une bonne réputation et en gagner une mauvaise.

Les règles de négociation disent que si, au cours de la communication commerciale, il a été remarqué que le partenaire fait des tours et des astuces, vous ne devez en aucun cas rendre la pareille. Vous devez comprendre pourquoi cela se produit et ensuite établir une ligne de communication. Cependant, n'interrompez pas brusquement les négociations, mieux vaut écouter calmement toutes les revendications et vous laisser le temps de réfléchir.

Règles à suivre dans les négociations

Il existe des normes communes, pour ainsi dire, universelles de comportement dans les négociations, et peu importe que la réunion soit face à face ou que les négociations soient menées par des moyens de communication techniques. Les règles de négociation à retenir sont toujours les suivantes:

1. Soyez toujours courtois et évitez les phrases et les allusions qui peuvent déprécier la personnalité du partenaire. L'étiquette laïque doit toujours être suivie.
2. Vous ne pouvez pas ignorer l'opinion de votre partenaire.
3. Ne posez pas trop de questions sans expliquer pourquoi elles sont importantes. En d'autres termes, les demandes simples ne devraient pas être autorisées.
4. Nous devons répondre de manière adéquate aux clarifications et essayer de transmettre les informations afin que toutes les parties comprennent ce qui est en jeu.
5. Ne laissez pas vos pensées être paraphrasées.
6. Si la pensée de votre partenaire semble non dite, vous pouvez la poursuivre en précisant si elle était sous-entendue.
7. Résumer n'est possible qu'à la fin des négociations ou après de longues remarques.
8. Si les négociations sont collectives, il faut donner la parole à chacun, même si cela prend trop de temps. Mais généralement, une seule personne du côté du partenaire potentiel garde le mot.

Comment convaincre un partenaire ?

Du point de vue des règles de communication et de négociation d'entreprise, les psychologues ont développé un ensemble de conseils qui vous aideront dans les moments où il est nécessaire non seulement de transmettre des informations à un partenaire, mais aussi de le convaincre den'importe quoi. Donc, cela vaut la peine de considérer cette liste:

1. S'il a été décidé de convaincre le partenaire de quelque chose, vous devriez commencer par des arguments faibles, passer à des arguments moyens et, à la fin, exprimer l'argument le plus fort, ce qu'on appelle "l'atout".
2. Vous ne pouvez pas conduire un partenaire dans une position désavantageuse pour lui ou lui faire pression. Tout le monde a le droit de sauver la face.
3. Si vous avez besoin d'une réponse positive à une question importante, vous devez en poser deux simples avant, auxquelles le partenaire répondra facilement.
4. Il convient de rappeler que plus l'orateur est influent, plus ses arguments sonnent fort.
5. Vous devez faire preuve d'empathie.
6. Lorsque vous persuadez, vous devez commencer par ce qui est clair et acceptable pour les deux parties.

Conversations téléphoniques: règles de conduite des conversations téléphoniques

Les discussions sur les télécommunications sont différentes des conversations en face à face. La règle la plus importante des conversations téléphoniques est la brièveté. Une telle communication commerciale doit être concise et non prolongée. Vous devez parler exclusivement sur le fond.

En général, il existe plusieurs règles de base pour négocier par voie de communication:

1. Vous devez être amical et accueillant.
2. Les conversations téléphoniques doivent être menées par une personne compétente qui comprend l'ordre du jour.
3. Avant de parler, vous devez ajuster votre voix et, si possible, dire quelques virelangues.
4. La voix pendant les conversations téléphoniques doit êtrecalmes. Si nécessaire, vous pouvez jouer avec votre voix lorsque vous devez vous concentrer sur certaines choses ou pour persuader un partenaire.
5. Vous ne pouvez pas interrompre l'interlocuteur. C'est une règle très importante des conversations téléphoniques. Même si l'interlocuteur dit des choses désagréables, critique ou exprime son mécontentement, il est nécessaire de l'écouter et ensuite seulement de commencer à parler.

En plus de ce qui précède, il convient de rappeler que les règles d'étiquette pour mener des conversations téléphoniques sont les mêmes que celles que les gens suivent habituellement en personne. De plus, il convient de noter que si, en raison de problèmes techniques, une partie de la conversation a été manquée, ce que l'interlocuteur n'a pas remarqué, vous devez vous excuser et demander à la répéter.

Particularités nationales dans la négociation

Connaissant les bases de la communication téléphonique avec les partenaires et les règles de la négociation collective, il est toujours nécessaire de prendre en compte les caractéristiques nationales de toutes les parties. Par exemple, les Allemands ne tolèrent pas les retards et sont extrêmement pédants. Les Anglais sont des gens qui semblent toujours réservés, alors ne le prenez pas pour de la froideur. Il est à noter que si un tel partenaire a donné sa parole d'honneur, il la tiendra.

Les Italiens sont très actifs et sociables, et ils préfèrent se rencontrer dans un cadre informel. Une caractéristique importante de ces partenaires est qu'ils préfèrent parler avec des personnes du même rang. Les Espagnols sont des gens qui préfèrent travailler en équipe. Ils sont galants, ouverts, sérieux, mais en même temps ils ont un feeling merveilleux.humour. Tout comme les Italiens, les Espagnols préfèrent négocier avec des gens du même rang.

En parlant de partenaires chinois, vous devez garder à l'esprit qu'ils sont très attentifs aux mots. Les informations exprimées par eux sont toujours réfléchies et retenues. Souvent, les Chinois ne sont pas les premiers à exprimer leurs pensées et leurs propositions, vous devez donc garder cela à l'esprit lors de la négociation.

Conclusion

Après avoir compris quelles sont les bases de la communication d'entreprise et les règles d'étiquette des conversations téléphoniques, il est beaucoup plus facile de construire la bonne ligne de conduite. La chose la plus importante dans ce processus est d'être honnête avec vous-même et votre partenaire.