Conditions et durée de conservation des documents primaires en comptabilité

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Comme le montre la pratique, dans presque toutes les entreprises nationales modernes, la plus grande quantité de documentation est générée par la comptabilité. Bien sûr, cela est compréhensible: c'est dans ce département qu'ils travaillent avec de l'argent, et chacune de ces opérations doit être officiellement fixée sur papier. De plus, le terme de stockage des documents primaires dans une organisation est légalement établi, ce qui signifie que cela ne fonctionnera pas comme ça pour se débarrasser des «morceaux de papier», vous devrez les stocker pendant au moins plusieurs années et alors seulement détruis les. Soit dit en passant, le processus d'élimination des déchets de papier n'est pas non plus facile, il présente un certain nombre de caractéristiques spécifiques. À propos de tout cela - plus loin.

Documents, documents…

Si vous donnez des statistiques sur la quantité de documentation produite, il s'avère que dans presque toutes les entreprises nationales modernes, la comptabilité est la source de 80 à 90 % des documents papier. Ils n'ont pas seulement besoin d'être conservés. Les restrictions déterminent non seulement quelle est la période de stockage minimale correcte pour les documents comptables primaires (varie généralement decinq ans à une décennie), mais aussi les conditions dans lesquelles ces objets doivent se trouver. Dans le même temps, il convient de rappeler qu'il existe une division en documentation pour le stockage temporaire et permanent.

Cependant, comme le montre la pratique, les responsables de toutes les entreprises ne sont pas intéressés à comprendre les subtilités des conditions de stockage des documents primaires. Pour vous épargner des maux de tête, vous pouvez recourir aux services de sociétés d'archives spécialisées. Dans une telle entreprise, ils savent exactement quel type de documents pendant combien de temps ils doivent être conservés, dans quelles conditions, selon quelles règles. De plus, un tel organisme a la capacité technique de détruire les documents confiés au stockage à l'expiration des délais. C'est vraiment pratique, mais ça coûte de l'argent. Si vous voulez économiser de l'argent, vous devrez alors allouer une salle spéciale pour les archives et comprendre quelle est la période légale de stockage des documents comptables primaires dans une organisation.

Je veux - je ne veux pas

Le problème, soit dit en passant, ne vient pas de zéro. Les lois en vigueur établissent les conditions de conservation des documents comptables primaires et, dans toute entreprise, elles doivent être respectées. Il résulte de la législation que toute personne morale exploitante est investie de l'obligation de conserver la documentation. Cela signifie que la forme d'activité n'a pas d'importance - qu'il s'agisse d'un entrepreneur privé faisant des affaires seul ou d'une grande entreprise, vous devez toujours vous occuper du stockage des états financiers et d'autres documents. Il est important d'étudier la loi pourdélais établis pour le stockage des documents primaires électroniques, papier, afin qu'en cas de conflit avec le contractant ou lors de la vérification par l'autorité de contrôle, vous ne soyez pas dans une position inconfortable. De plus, le non-respect des délais réglementaires peut entraîner une amende considérable lors de l'inspection. La législation actuelle contient des règles régissant la durée minimale de conservation des documents comptables primaires. Il est important que les affaires soient sûres, et faire des affaires dans notre pays se distingue par la légalité et le respect des règles établies.

La 125e loi fédérale, adoptée en octobre 2004, parle de la durée de conservation des documents primaires électroniques, les documents papier. Basé sur le nom, il est dédié aux archives et à la bonne conduite des affaires. C'est dans ce document officiel que sont envisagées les caractéristiques de stockage des documents officiels produits par le service comptable. Vous trouverez ici les deux fonctionnalités qui vous permettent de faire la distinction entre la documentation de stockage temporaire et permanente, ainsi que les termes spécifiques à un type de papier particulier.

S'applique à qui ?

Les obligations de respecter les durées minimales de conservation des documents primaires sont attribuées à:

• gouvernements locaux;
• agences gouvernementales;
• entrepreneurs;
• entreprises;
• personnes faisant des affaires.

La loi devra être respectée en ce qui concerne les documents d'archives, y compris ceux relatifs au personnel. Ensemblela période de temps spécifiée dans les documents juridiques doit être dans un endroit sûr. Outre les lois fédérales, les spécificités des conditions de stockage des documents primaires et des registres comptables sont affectées dans un certain nombre de documents réglementaires en vigueur à la fois sur le territoire du pays dans son ensemble et dans chaque région. Cependant, le document le plus important est la 125e loi mentionnée ci-dessus, qui fournit une liste complète des documents réglementant la durée de conservation des documents comptables.

Loi numéro 129

En 1996, une loi fédérale a été promulguée sur les caractéristiques de la comptabilité. Il précise que la comptabilité peut générer sa documentation sur papier, ainsi qu'à l'aide de diverses machines-outils. Parallèlement, l'entreprise doit effectuer elle-même des copies de la documentation sur papier, afin que tous les participants aux opérations aient accès aux données les concernant. Si l'autorité de régulation demande l'accès à la documentation, les représentants de l'entreprise sont tenus de la fournir. Les procureurs et les représentants du tribunal ont le droit de le faire.

La création, la conservation dans le respect des délais de conservation des pièces comptables primaires, la mise à disposition sur demande doivent respecter les formes fixées par les textes réglementaires. Les documents doivent être envoyés au demandeur sous forme papier. Si cela est permis par les capacités des machines utilisées dans le travail, si tous les participants sont d'accord, le rapport peut être envoyé sous forme électronique. Il est également permis par les lois applicables de notrepays.

Respectez les règles

129e loi fédérale contient une mention de l'obligation de respecter les conditions de conservation des documents comptables primaires. En particulier, l'article 17 mentionne que toute personne morale doit impérativement conserver cette documentation, y compris les registres et les rapports. La durée de l'intervalle de temps est établie par les règles régissant l'archivage au niveau de l'État. La durée de cette période ne peut être inférieure à 5 ans.

Une période spéciale de conservation des documents primaires est établie pour la documentation régissant la politique comptable et certaines autres catégories (programmes utilisés sur les machines qui traitent l'information, plan comptable de travail). Bien sûr, la durée ici est également de cinq ans (dans certains cas, cette période peut être plus longue), mais la période commence à compter à partir du moment où ce document a été utilisé pour la dernière fois dans l'entreprise. Le responsable d'une personne morale est la personne qui, de par la loi, est chargée de conserver toute la documentation requise dans le respect des intervalles de temps. Cela signifie que tout patron instruit et responsable doit connaître la période de conservation des documents primaires dans le service comptable s'il veut garder la situation dans l'entreprise sous son contrôle.

Comme le montre la pratique, de nombreuses organisations procèdent régulièrement à un inventaire de la documentation officielle, et les réglementations locales établissent des personnes responsables du stockage des documents, avec lesquelles les autorités d'inspection interagissent réellement lors du contrôle de la conformitérègles d'archivage.

Création et stockage: le tout dans les règles

Sur la base de la législation en vigueur, les comptables peuvent générer à la fois une documentation primaire et une documentation sommaire non seulement sur papier, mais également sous forme électronique; dans le même temps, les obligations de créer des copies papier sont attribuées à la personne morale et, à la demande de la personne intéressée, l'organisme de contrôle, l'entreprise est tenue d'envoyer les documents papier à l'adresse dans les meilleurs délais. La compilation et le stockage doivent être effectués sous la forme établie par les textes réglementaires en vigueur.

À propos de la période de stockage des documents primaires dans le service comptable, l'ordre de ce processus indique la liste des documents qui prennent en compte les documents de gestion typiques qui se forment au cours du travail de toute entreprise. Celles-ci ont été établies en 2010 dans un document approuvé par le ministère des Finances et les Archives fédérales. En outre, il est nécessaire de prendre en compte les exigences du Code des impôts, qui stipule que chaque citoyen de notre pays est responsable de la tenue des registres comptables pendant quatre ans. Cela s'applique aux documents liés à la comptabilisation des dépenses, des revenus et à la confirmation du paiement des impôts.

Soyez intelligent avec les choses

Une organisation correcte du processus dans le respect des conditions de stockage des documents comptables primaires implique une approche professionnelle, l'implication du personnel responsable de la documentation comptable, le traitement des informations d'archives sur l'organisation du processus de travail lui-même. Actuellement il n'y a presque pas de placesune formation spécialisée en archivage, il est donc souvent difficile de trouver un véritable spécialiste de grande qualité. D'autre part, une législation progressiste exige que les délais de conservation des documents comptables primaires soient respectés, faute de quoi vous risquez des amendes catégoriquement désagréables. La meilleure option pour un flux documentaire suffisamment volumineux est de créer un service chargé de l'archivage au sein du personnel de l'entreprise et d'assurer une formation régulière du personnel chargé de la documentation avec des ressources internes. Cela permettra de garder sous contrôle les innovations établies dans les lois et de se conformer à toutes les exigences.

Une option alternative qui vous permet également de prendre en compte la durée de conservation des documents primaires et de la respecter dans vos activités professionnelles est la coopération avec un intermédiaire qui assume l'obligation de conserver les papiers du client. Cependant, choisir une société d'archives pour vous-même n'est pas non plus une tâche facile. Il est nécessaire d'analyser attentivement toutes les options disponibles afin de privilégier une entreprise fiable et de ne pas craindre qu'elle ne ferme et que le bâtiment ne brûle.

Caractéristiques de stockage de certains types de documentation

Conformément à la législation en vigueur, la documentation primaire, ainsi que les registres, les rapports et les bilans, doivent être transférés aux archives. Toutes ces catégories de documents officiels, jusqu'à leur envoi aux archives, doivent être conservées dans les locaux comptables, tandis que la personne moraleest obligé de fournir toutes les conditions pour la sécurité des papiers: les armoires doivent être fermées, les mesures de sécurité incendie et autres doivent être respectées. A l'intérieur de l'entreprise, une personne responsable de la sécurité de la documentation est désignée par un document spécial.

Si l'entreprise utilise des formulaires de déclaration stricts, ces documents doivent être conservés par la loi dans un coffre-fort ou un placard spécial, une pièce qui est fermée et garantit la sécurité de la documentation. La documentation primaire de la période actuelle, traitée manuellement, doit être collectée chronologiquement dans des registres, qui sont ensuite envoyés aux archives pour un stockage permanent.

À quoi d'autre faut-il faire attention ?

Lors du stockage des relevés bancaires, des ordres de paiement et des rapports préalables, tous les documents doivent être conservés dans l'ordre chronologique et reliés pour un stockage systématique conjoint. Certaines catégories spécifiques de documents (rapports de quart, ordres de travail) peuvent être stockées sans reliure, mais classées dans des dossiers afin que rien ne soit perdu ou utilisé à des fins malhonnêtes.

La sécurité de la documentation, ainsi que son envoi en temps opportun aux archives, relève principalement de la responsabilité du chef comptable, bien que, si nécessaire, les réglementations locales puissent prévoir une délégation de pouvoir à une autre personne. La délivrance de documents primaires, de rapports et de bilans n'est possible que dans certains cas s'il existe un ordre officiel du chef comptable. En général, les directions structurelles n'ont pas accès aux documents comptables. La saisie de documents est possibleseulement s'il y a une demande spécialisée des agences d'enquête, du tribunal ou d'autres autorités qui ont les pouvoirs appropriés en vertu de la loi. Dans ce cas, il est nécessaire de fournir une résolution officielle rédigée conformément à la loi. Lors du retrait, il est nécessaire d'établir un procès-verbal dont l'un des exemplaires est remis au représentant de l'organisation contre signature.

La durée de conservation des documents primaires est indiquée dans le tableau ci-dessous.

Caractéristiques du workflow

Le terme « flux de documents » s'applique à un ensemble de facteurs associés au mouvement de la documentation depuis le moment où le document a été créé jusqu'à son transfert à l'entreprise d'archivage. L'élaboration d'un échéancier relève de la responsabilité du chef comptable, bien que dans certaines entreprises, elle soit déléguée à un spécialiste de la gestion documentaire. Cependant, comme le montre la pratique, le plus correct est l'inclusion d'un tel calendrier dans la politique comptable de l'organisation, qui est ensuite approuvée par une ordonnance spécialement émise et signée par le responsable de l'entreprise.

Avec l'aide du calendrier, vous pouvez harmoniser les processus organisationnels et simplifier la tâche de planification dans l'entreprise. Le calendrier du flux de travail pour la documentation principale est une liste d'intervenants, les intervalles de temps dans lesquels les documents doivent être envoyés au service comptable et le délai pendant lequel les comptables les traitent. Assurez-vous de décrire les périodes de déclaration, y compris les bilans. Souvent, la politique comptable contient la réglementation des périodes de conservation des documents primaires, et cette période ouégal à celui fixé par la loi, ou supérieur si les spécificités des activités de l'entreprise l'exigent. Lorsque le rapport pour l'année est soumis, la documentation est préparée de la manière prescrite et transférée aux archives. Dans le même temps, il est pris en compte qu'à l'avenir, il pourrait être nécessaire d'extraire des données utiles du volume transféré pour le stockage. Pour cela, il est d'usage de diviser les cas en dossiers, tandis que le regroupement s'explique par le contenu. Assurez-vous d'attribuer un titre pertinent à chaque dossier.

Caractéristiques de stockage de cas

Toute la documentation générée dans le cadre des activités de l'entreprise, comme mentionné ci-dessus, est divisée en celles destinées au stockage temporaire et permanente. Lors du transfert de papiers aux archives, il est nécessaire de remettre chacune de ces catégories séparément, sans mélanger les papiers officiels dans les mêmes dossiers. Dans ce cas, les copies doivent être conservées séparément des originaux. Aussi, dans des dossiers séparés, vous devrez trier la documentation montrant les rapports, les plans pour l'année et pour les trimestres, pour les mois. Un fichier doit contenir une pièce de documentation.

Pour regrouper un cas, vous pouvez utiliser des documents générés sur une période (trimestre, année, mois). L'exception concerne les catégories dites transitoires - par exemple, les dossiers personnels, dont la fermeture n'est pas programmée pour coïncider avec l'année civile. Si le dossier contient une documentation générée sur plusieurs mois, il est nécessaire de séparer chaque mois des autres par une feuille spéciale, en y fixant quelle période le bloc qui la suit documente. Dans ce cas, il est permis de regrouper jusqu'à 250 feuilles dans une caisse. L'épaisseur du dossier peut être de 4 cm ou moins.

À quoi d'autre faut-il faire attention ?

Comme on peut le voir dans les règles d'archivage, si la documentation comporte des annexes, celles-ci (quelle que soit la date exacte à laquelle elles ont été compilées) doivent être jointes à la documentation qu'elles accompagnent. En général, la séquence d'archivage de la documentation comptable est très importante, elle doit donc être strictement respectée. En règle générale, les déclarations sont affichées en premier, puis les notes explicatives, après quoi le bilan, complété par les pièces jointes.

Lors de l'organisation du stockage des comptes personnels des employés de l'entreprise, il est nécessaire d'allouer un cas séparé pour cela, dans lequel la documentation est présentée par année avec une chronologie stricte. La correspondance annuelle est constituée de chemises indiquant l'année civile et est également systématisée en fonction des dates. Chaque requête doit être suivie d'une réponse.

Quelques fonctionnalités

Les délais de conservation prescrits par le Code des impôts peuvent différer de ceux spécifiés dans les lois régissant les activités de comptabilité. Lors de l'observation d'un tel écart, il est recommandé, en premier lieu, de respecter le délai plus long - cela permettra, si nécessaire, de se référer à la documentation, de l'utiliser, même si, selon l'une des règles en vigueur, le délai a déjà expiré. De plus, les inspecteurs n'auront rien à redire. Il faut aussi se souvenir d'une liste spéciale publiée en 2000 indiquant la durée de stockagecertains groupes de documentation spécifiques. Cette liste est régulièrement mise à jour et complétée, de sorte que le chef comptable de l'entreprise et le service responsable de la gestion des documents doivent suivre les informations à jour.

Si les conditions de stockage ont été violées, la responsabilité en incombe au chef d'entreprise, malgré le fait que la question de la sécurité relève principalement de la responsabilité du chef comptable. Si l'ordre, la durée de stockage sont violés, l'entreprise est condamnée à une amende. Pour un fonctionnaire, la peine varie généralement de deux à trois mille roubles. Mais si la documentation principale n'est pas conservée du tout, ils peuvent être punis d'une amende de cinq mille roubles ou plus.