Collecte de fonds. Que comprend cette opération bancaire - description complète

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Collecte de fonds - qu'est-ce que c'est ? Probablement beaucoup de gens posent cette question. Cet article vous aidera à tout comprendre. Pour commencer, il convient de donner une définition du terme présenté. Il s'agit donc d'une procédure de collecte et de transport ultérieur d'espèces en espèces à la fois entre différentes organisations et entre les départements d'une seule. De plus, la collecte de fonds implique le déplacement de tout objet de valeur. Par exemple, des documents importants, des métaux précieux, des cartes bancaires et plus encore.

Procédures

Étant donné que l'encaissement d'espèces, de factures, de documents de paiement et de règlement, ainsi que d'autres procédures bancaires, est une transaction en espèces, il est d'abord nécessaire d'établir quelques papiers. Dans un premier temps, un accord est conclu entre l'organisme assurant l'encaissementservices et l'entreprise qui en a besoin. Cependant, vous ne devez pas vous limiter aux personnes morales, car il existe des situations dans lesquelles la collecte de fonds pour les particuliers est également demandée.

Il est important de se rappeler que les organisations fournissant de tels services travaillent en étroite collaboration avec les banques, qui, à leur tour, émettent des cartes de sécurité numérotées sur une base mensuelle. Ils indiquent en détail: le nom, les coordonnées, l'adresse et les horaires de travail de l'organisme, les numéros des sacs qui leur sont attribués, ainsi que l'heure et la fréquence d'arrivée des ramasseurs. Bien entendu, les dernières des données listées sont déterminées en fonction du volume de billets transportés. Chaque sac vide impliqué dans le processus décrit se voit attribuer son propre numéro. Ensuite, le responsable du service d'encaissement coordonnera avec l'organisation desservie l'heure d'arrivée des véhicules spécialisés.

Les essentiels

Bien sûr, le processus appelé "collecte de fonds" nécessite le respect de nombreuses règles, dont l'une est non seulement la réception d'un sac vide, mais également l'exécution des documents connexes. Ainsi, la liste de tout le nécessaire, remise à l'employé avant son départ, est la suivante: un conteneur spécialisé marqué d'un numéro individuel, des clés, un cachet, des cartes de sécurité, ainsi que des procurations pour le transport de devises étrangères ou autres objets de valeur.

Actions à l'arrivée

Les actes réglementaires précisent la séquence des actions que la personne autorisée est tenue d'effectuerun employé livré au lieu de prestation des services requis. Pour commencer, le caissier doit vérifier les documents prouvant l'identité de la personne qui est arrivée, la procuration pour le transport, la carte de sécurité, et également accepter un nouveau sac vide attribué à cette société. Et, à son tour, fournissez un échantillon du sceau et un sac rempli de billets de banque, n'oubliez pas de joindre la facture et le reçu appropriés. De plus, les fonctions du caissier comprennent l'établissement d'un document indiquant toutes les opérations effectuées. Ensuite, la déclaration et le registre rempli sont vérifiés pour s'assurer qu'ils sont conformes aux montants déclarés, et les papiers sont mis dans le sac de caisse. L'élément suivant, qui comprend un processus appelé "collecte de fonds", peut être considéré comme la procédure de scellement. En présence du caissier, il est nécessaire de vérifier l'intégrité du sceau fourni et du sac, ainsi que l'inaccessibilité au contenu à l'intérieur. Un employé de l'organisation desservie remplit la carte de sécurité, après quoi la personne autorisée vérifie les numéros dessus, sur le reçu et sur la facture. Dans le cas où une erreur a été commise par le caissier lors du remplissage de la carte de sécurité, celle-ci doit être immédiatement corrigée pour la bonne entrée. Cette action doit être effectuée par le même employé. L'exactitude de la nouvelle marque est certifiée par la signature du caissier.

Conditions importantes

Dans le processus d'acceptation d'un sac avec de l'argent et tous les documents connexes, le collecteur signe le reçu, le certifie avec le cachet de l'organisation et prescrit la date aprèsqui le remet à la caisse. Cependant, il peut y avoir des cas où un employé d'une institution de service constate diverses violations. Il est important de noter qu'un écart par rapport aux règles prescrites n'est pas seulement des défauts dans le sac et le scellage, mais également la préparation incorrecte de la déclaration qui l'accompagne. La question se pose immédiatement: que faire dans une telle situation ? La collecte des fonds sera complétée avec succès si les défauts constatés peuvent être éliminés en présence d'une personne autorisée, sans violer son horaire de travail. Dans le cas où il n'est pas possible de prendre des mesures pour éliminer les violations dès que possible, le sac ne sera pas accepté. Par conséquent, l'encaissement (dans un magasin, par exemple) est effectué lors d'une visite ultérieure à l'organisme de service. Bien entendu, il ne faut pas oublier de mettre la note adéquate dans la colonne "courses répétées" de la feuille de présence.

Accepter le sac à la banque

Cette procédure présente quelques différences caractéristiques et est considérée comme plus compliquée que la réception des billets de banque et autres biens matériels par le service de recouvrement. Pour commencer, il est nécessaire de noter la procédure pour les actions effectuées par un employé d'une structure bancaire. Il est tenu de vérifier la conformité des mentions portées sur tous les documents joints: une facture, une carte de sécurité ou un reçu, ainsi que d'inspecter soigneusement le sac à la recherche de dommages (tels que des patchs, des déchirures de tissu, des coutures extérieures, des ruptures de lacet ou le apparition de nœuds à cet endroit), identifier les joints et serrures défectueux. Après cela, vous devez vérifier les numéros indiqués sur le sac et surdocuments connexes.

Violations à ce stade

Si un agent de banque détecte des incohérences dans les documents d'accompagnement, une note est rédigée dans la colonne des notes du journal des chèques, qui est ensuite approuvée par les parties destinataire et livreuse. Dans le cas où des traces de dommages sont trouvées sur le sac, celui-ci est soumis à une ouverture avec le recalcul ultérieur du contenu (pièce ou feuille). L'identification du manque ou du surplus est consignée dans l'acte d'ouverture. Le nom et les coordonnées de l'organisation, la date et le motif de l'autopsie, ainsi que les fonctions, prénoms et initiales des employés qui ont effectué l'autopsie et y ont assisté, des informations sur la pièce où cette procédure a été effectuée.

Encaissement: écritures

Étant donné que la procédure ci-dessus relève de la catégorie de la comptabilité, il est nécessaire d'émettre un ordre de décaissement en espèces, où le compte 57 "Transferts en transit" sera utilisé. Ceci est considéré comme pratique à la fois pour les organisations et pour les collecteurs eux-mêmes. Prenons l'exemple suivant. L'organisation doit transférer le montant de 700 000 USD. c'est-à-dire à la banque pour crédit ultérieur sur un compte courant. La commission est de 0,2 % du montant reçu.

Comptabilisation du transfert d'espèces à la banque

Opération	Câblage	Montant (cu.m.)	Document de base
Transfert de la caisse vers le service d'encaissement	Kt 50 D-t 57	700 000	Bon de caisse, reçu
Crédit des fonds sur le compte courant	Kt 57 D-t 51	700 000	Relevé bancaire de compte courant
Frais bancaires (0, 2%)	Set 51 D-t 91.2	1400	Relevé bancaire de compte courant

Ainsi, la collecte des fonds est clairement présentée dans le tableau ci-dessus.