Secrétaire à l'école : tâches, descriptions de poste, conditions de travail

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le travail dans un poste spécifique implique la mise en œuvre d'une certaine activité par un employé embauché. Les fonctions de secrétaire dans une école font partie intégrante de la description de tâches de la personne qui occupe ce poste. À l'aide de ce document, vous pouvez définir clairement non seulement l'étendue des tâches, mais également d'autres aspects de l'activité professionnelle.

Dispositions générales du document

Cette section du document indique généralement la procédure d'embauche d'un candidat pour un poste, la subordination du secrétaire dans l'exercice de ses fonctions immédiates et les exigences pour les candidats.

Pour être embauché puis occuper le poste de secrétaire d'école, le candidat doit obligatoirement avoir suivi une formation professionnelle. Alternativement, le candidat peut avoir terminé ses études secondaires et suivi des cours préparatoires professionnels conformément au programme établi. Dans le même temps, les exigences en matière d'expérience de travail ne sont pasprésenté.

L'emploi et le licenciement sont effectués directement par le directeur de l'établissement d'enseignement. L'employé rend compte de ses fonctions officielles de secrétaire à l'école directement au directeur.

Ce qui guide la secrétaire

Cette information est également écrite dans la section des dispositions générales de la description de poste. Il vous permet de comprendre clairement quels documents servent de guide à un spécialiste qui exerce les fonctions de secrétaire dans une école.

La documentation suivante doit être utilisée comme référence:

1. Arrêtés, directives, résolutions et autres documents réglementaires.
2. Normes pour un système de documentation organisationnel et administratif unifié.
3. Charte et règlement intérieur de l'établissement d'enseignement.
4. Description du poste de secrétaire.
5. Règles et règlements pour la protection du travail, la sécurité, l'hygiène au sein de la production, la protection contre les incendies.
6. Règles de ponctuation et d'orthographe.
7. Règles de base pour travailler avec du matériel de bureau.

En outre, il est nécessaire de prendre en compte les actes normatifs et législatifs relatifs aux fonctions directes du secrétaire du directeur de l'école. Cela vous permettra de faire votre travail de la manière la plus productive et efficace possible.

Termes de référence

Les tâches directes du secrétariat de l'école sont la partie la plus importante du travaildes instructions. Il définit les activités qu'une personne devra effectuer chez lui pendant la journée de travail.

Les tâches professionnelles du secrétaire de l'unité éducative de l'école sont les suivantes:

1. Réception de la correspondance reçue par l'établissement d'enseignement.
2. Correspondance selon les directives du directeur.
3. Tenue de registres (également sous forme électronique).
4. Réaliser des opérations liées à la collecte et au traitement d'informations (y compris en utilisant la technologie informatique).
5. Surveillance de la préparation et de l'examen en temps opportun de la documentation.
6. Compilation de lettres, demandes, documents et réponses par ordre du directeur de l'établissement d'enseignement.

Le secrétaire est en contact professionnel étroit non seulement avec le directeur, mais aussi avec les chefs des divisions structurelles de l'école, le personnel enseignant et les directeurs adjoints. En outre, l'interprète occupant ce poste non seulement respecte de manière indépendante toutes les règles de l'institution, mais surveille également la mise en œuvre par d'autres employés. Il convient de noter que les tâches du secrétaire de bureau à l'école ne sont pas différentes des termes de référence du secrétaire de l'unité éducative.

Ce qu'un spécialiste doit savoir

Lorsqu'il postule à un emploi, la direction exige que le candidat ait non seulement une certaine formation, mais également un bagage de certaines connaissances. Et plus le candidat sera guidé de manière professionnelle par ce qu'il doit savoir, plusla probabilité d'un bon travail.

La liste des connaissances requises comprend les éléments suivants:

1. Législative. Actes normatifs et juridiques concernant la réglementation des activités éducatives.
2. Règles pour la documentation commerciale et la correspondance, les bases de l'éthique et de l'étiquette.
3. Instructions pour la tenue de registres.
4. Règles pour travailler avec des équipements informatiques et organisationnels, en utilisant des interphones.
5. Les règles régissant la création, le traitement, le transfert et le stockage de la documentation.
6. Structure d'un établissement d'enseignement.

Avec cette connaissance, le travail de secrétaire dans une école et les tâches prévues par le poste ne poseront pas de difficultés particulières. Et cela, à son tour, augmentera la probabilité de croissance de carrière.

Droits du secrétaire

Outre les fonctions de secrétaire de l'unité éducative de l'école, chaque poste prévoit un certain nombre de droits spécialisés. Ils sont également écrits dans la description de poste.

La liste des droits fondamentaux d'une personne occupant le poste de secrétaire d'école comprend la demande du matériel et des informations nécessaires aux employés (si nécessaire, à l'administration), la recherche des raisons du retard dans l'exécution des tâches assignées instructions, l'obligation de finaliser les documents dans lesquels des violations ont été constatées. Le secrétaire a également le droit d'impliquer les employés de l'école dans l'exécution des ordres transmis par l'administration, d'endosserrédiger la documentation relative aux activités de gestion de l'institution, ainsi que faire des propositions pour améliorer les activités de gestion et améliorer le processus de travail avec la documentation.

Responsabilité du poste

Le secrétaire de l'école porte la responsabilité disciplinaire en cas d'exécution inappropriée ou de manquement total à ses fonctions immédiates, au règlement intérieur de l'établissement d'enseignement, à la non-utilisation des droits prévus par la description de poste. Les limites de responsabilité sont déterminées par la législation du travail en vigueur dans le pays.

La responsabilité est prévue pour avoir causé des dommages à l'école ou aux participants au processus éducatif dans le cadre d'activités professionnelles ou pour avoir manqué aux fonctions directes de secrétaire-employé de l'école, prévues par la description de poste actuelle et documentation locale réglementant le travail d'un spécialiste. La procédure de responsabilité est déterminée par les lois civiles et du travail en vigueur dans le pays au moment du dommage.

Interactions professionnelles et conditions de travail

Tout d'abord, il convient de noter que le secrétariat de l'école travaille selon l'horaire, qui est établi sur la base d'une semaine de travail de 40 heures. Cependant, dans le même temps, la description de poste indique que la journée de travail n'est pas standardisée. Lorsque vous postulez au poste de secrétaire de l'unité éducative, vous devez absolument tenir compte de ces faits.

Dans le processus d'exécution des travaux, le secrétaire de l'établissement d'enseignement est en contact avec le personnel enseignant de l'école, le personnel administratif et de service. L'interaction est réalisée pour la mise à disposition ultérieure des informations nécessaires reçues lors des réunions du conseil d'école, des réunions d'élèves et pédagogiques. En outre, les fonctions professionnelles du secrétaire comprennent la vérification de l'exécution des ordres, instructions et ordres transférés. Y sont également soumises les activités personnelles, financières et économiques exercées par un établissement d'enseignement.

Conclusion

Avec l'aide de la description de poste, la direction d'une école ou de tout autre établissement d'enseignement fournit clairement et clairement l'éventail des tâches professionnelles de base d'un spécialiste, fixe les limites de la subordination, l'interaction professionnelle, définit les limites de la responsabilité d'un employé. Lors de la rédaction de ce document, les actes législatifs régissant le travail de divers spécialistes, les ouvrages de référence sur les qualifications et les informations et d'autres ouvrages méthodologiques sont pris en compte.