Quelles sont les tâches d'une secrétaire

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Afin de définir clairement les responsabilités professionnelles d'une secrétaire, vous devez savoir de qui il s'agit exactement. Après tout, cette position peut être vue sous plusieurs angles. On connaît, par exemple, le secrétaire-référent en tant qu'employé de bureau, le secrétaire général en tant que chef (chef) d'une certaine organisation, le secrétaire d'État en tant que fonctionnaire, le secrétaire en tant que personne diplomatique, le secrétaire du chef en tant qu'employé et d'autres options. Le plus souvent, lorsqu'ils font référence à ce poste, ils désignent un employé qui exécute les tâches (missions) à la fois du directeur de l'entreprise et des chefs individuels de ses divisions structurelles. Il s'avère que les fonctions officielles du secrétaire dans ce cas sont réduites à l'exécution de missions ponctuelles pour résoudre des problèmes organisationnels et techniques.

Ce qu'une secrétaire doit savoir et faire

Quotidien le secrétaire doit remplir les fonctions suivantes:

1. Accepter les informations des subordonnés pour les transférer au manager.
2. Prendre des dispositions pour la communication téléphonique de la tête. En son absencerecevoir des informations, puis les porter à l'attention du directeur.
3. Recevoir et enregistrer les messages téléphoniques.
4. Créer les conditions d'un travail normal du chef: surveiller les besoins en papeterie et matériel de bureau.
5. Aider à l'organisation des réunions de production et des réunions. Informez les participants de la date, du lieu et de l'heure de l'événement. Rassemblez le matériel nécessaire, assurez-vous de la présence des personnes présentes et rédigez le procès-verbal de la réunion.
6. Effectuer des travaux de bureau dans l'entreprise. Pour ce faire, le secrétaire doit recevoir, systématiser la correspondance entrante et la soumettre à la direction pour examen. Ensuite, sur la base du visa imposé, transférez les documents aux artistes interprètes contre signature. Les tâches du secrétaire comprennent également le contrôle de l'avancement, du calendrier et des résultats de leur exécution.
7. Effectuer l'impression et la reproduction de documents.
8. Organiser l'accueil des visiteurs au chef d'entreprise et, si possible, créer les conditions d'une résolution rapide des problèmes.

Afin d'effectuer ces tâches apparemment simples d'une secrétaire, un employé doit savoir:

• l'ensemble de la composition de la direction de l'entreprise et de ses divisions structurelles;
• charte, personnel et structure de l'entreprise, son profil, ses perspectives de développement et sa spécialisation;
• documents normatifs pour une bonne tenue des dossiers;
• règles d'utilisation du matériel de bureau et des communications;
• règles de VTR, OT, sécurité incendie et assainissement industriel;
• règles d'organisation du travail au travailemplacement;
• actes normatifs et juridiques, ordonnances, résolutions, ordonnances pour la planification, la comptabilité et la gestion de la qualité des travaux effectués.

Spécificités administratives

Si nous parlons d'une spécialisation plus spécifique et étroite, la situation est quelque peu différente. Prenons, par exemple, les fonctions d'un secrétaire-commis. Le titre même du poste définit clairement l'aspect du travail à effectuer. Habituellement, chaque entreprise a déjà une description de poste, qui indique les domaines d'activité d'un spécialiste de la tenue de documents. S'il n'y a pas une telle instruction, il est préférable de la créer. Pour ce faire, vous devez utiliser le guide de qualification, qui contient des échantillons approximatifs. Après cela, la version standard doit être finalisée par rapport à une organisation particulière, en tenant compte des spécificités et des fonctionnalités internes. De manière générale, 3 grandes orientations doivent être clairement tracées dans les fonctions d'un secrétaire-commis:

1. Travailler avec la correspondance. Réception, traitement moderne et envoi rapide.
2. Corriger la documentation interne.
3. Enregistrement, comptabilité stricte et transfert des documents aux archives pour stockage.

Caractéristiques du travail du référent

Dans certaines entreprises, un tel poste est introduit dans l'État, qui comprend un large éventail de fonctions: du "bureau de référence" au "directeur adjoint". Un tel spécialistedoit avoir un large éventail de connaissances et une bonne maîtrise de la situation. Les missions du secrétaire référent sont légèrement élargies du fait de l'augmentation des pouvoirs. En général, c'est le travail habituel d'une secrétaire, mais le mot "référent" apporte quelques ajouts à la liste standard. En particulier, le secrétaire adjoint peut recevoir des visiteurs en toute autonomie sur certaines questions. Disposant de certaines informations, il est capable de prendre des décisions de manière indépendante. En outre, le référent exécute les instructions responsables du responsable concernant les activités économiques de l'organisation (entreprise). Parfois, le secrétaire adjoint est chargé de la gestion des dossiers du personnel. Cela se fait uniquement lorsque la quantité totale de travail vous permet d'effectuer des tâches supplémentaires.