Budget du projet. Types et objet du budget. Stade du projet

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-17 18:50

La budgétisation d'un projet doit être comprise comme la détermination du coût des travaux mis en œuvre dans le cadre d'un certain schéma. De plus, nous parlons du processus de formation d'un budget sur cette base, qui contient la répartition établie des dépenses par élément de coût, type de travail, par moment de leur mise en œuvre ou d'autres éléments.

Formation de la structure budgétaire

Comment est préparé le budget préliminaire du projet ? La structure de ceux-ci est révélée par le plan comptable comptabilisant le coût d'un programme particulier. En règle générale, pour le déterminer, il suffit d'avoir une estimation comptable traditionnelle.

La budgétisation est considérée comme un plan de coûts ou un signet de coûts. Cela signifie qu'après une planification préliminaire, vous devez comprendre combien, quand et pour quoi exactement les fonds seront versés. Par conséquent, dans ce cas, il est possible d'utiliser n'importe quelle méthode de présentation des pertes. Cependant, il convient de rappeler qu'ils doivent répondre aux exigences pratiques des parties prenantes,qui s'y intéressent, ainsi que des normes établies. De plus, ils doivent répondre aux questions qui intéressent les investisseurs du projet.

Formulaires de présentation du budget

Les budgets prévus et réels ont certaines formes de présentation. Ainsi, parmi eux, il est important de noter ce qui suit:

• les horaires, qui sont en quelque sorte des plans de coûts;
• matrices de distribution des pertes;
• histogrammes des dépenses;
• graphiques de pertes cumulées similaires;
• graphiques linéaires des coûts cumulés au fil du temps;
• affiche une structure de pertes de type circulaire.

Il convient de noter qu'à différentes étapes du développement du projet, une conception différente du projet et de la documentation de travail est pertinente. Le fait est que nous parlons de l'élaboration de différents types de budgets. Ils diffèrent les uns des autres par la précision requise et le but. Il convient de noter que la marge budgétaire devient beaucoup plus petite au fur et à mesure que le projet progresse.

Variétés et objectifs des budgets

La réduction de l'erreur peut être argumentée avec les données du tableau ci-dessous. Alors, considérez le but et les principaux types de budgets.

Étapes du projet	Financement	Destination	Erreur, %
Concept de conception. L'idée principale sous forme développée	Attentes budgétaires. Date exacte	Planification préalable des besoins de trésorerie et des paiements	25-40
Justification des investissements (étude de faisabilité)	Budget prévisionnel	Justification des éléments de coût, planification pour attirer et utilisation ultérieure des financements	15-20
Appels d'offres, négociations et accords. Pour chaque étape séparément	Budget mis à jour	Planification des accords avec les fournisseurs et sous-traitants	8-10%
Élaboration de documents de travail. Chaque étape a son propre calcul	Budget final	Restriction directive de l'utilisation des ressources	5-8%
Mise en œuvre et achèvement du projet	Budget réel	Gestion des coûts (en d'autres termes, comptabilité et contrôle ultérieur). Budget du projet et estimations des coûts

Budget du projet et estimation des coûts

Il est intéressant de noter que le budget du projet est similaire à l'estimation des coûts de fonctionnement d'un élément commercial de l'entreprise. La principale différence ici est qu'il le couvre traditionnellement dans son intégralité, c'est-à-dire du début à la fin. À son tour, le budget de l'unité commerciale est formé annuellement ou trimestriellement. Pour un contrôle plus efficace, il doit être divisé en deux composantes: les coûts directs et les coûts indirects.perte.

Le premier type de budget est un outil clé de gestion et de contrôle pour les chefs de projet, ainsi que les directeurs d'unités fonctionnelles qui y participent. Cela comprend les coûts (frais de déplacement, salaires, etc.) de tous ceux qui font partie de l'équipe du programme. Dans ce cas, chacun des sujets effectue des tâches distinctes.

Il convient de rappeler que lors de la justification des éléments de coût, les points suivants sont pris en compte:

• coût des matériaux achetés;
• montant dépensé pour la production;
• coût des écarts par rapport à l'utilisation normale de la technologie;
• montant dépensé pour la mise en service du produit;
• coût de l'approvisionnement;
• autres dépenses.

À leur tour, les coûts de type direct doivent être présentés comme suit:

• sous une forme décomposée - exactement selon la structure du projet au niveau des tâches exécutables;
• inclure les dépenses hebdomadaires pour les salaires du personnel, les matériaux (fabriqués sous contrat ou achetés) et autres pour chaque composante et tâche du projet à valeur intermédiaire;
• inclure les frais généraux directement liés au paiement des matériaux et de la main-d'œuvre;
• à résumer en fonction des différentes tâches effectuées par les entités participantes;
• prévoir des réserves de gestion (en d'autres termes, laisser une certaine réserve de coût et de temps au cas où).

Importance du processus budgétaire

Budgetprojet exerce une pression importante tant sur ses managers que sur ses services. Le fait est qu'il propose une telle alternative: si on respecte le budget, alors on agit efficacement, mais si on le dépasse, le travail est mal fait.

Cependant, cette exigence n'est souvent pas applicable à la budgétisation réelle du projet. Le fait est que les budgets sont à la fois formés et mis en œuvre sous la pression d'un certain nombre de facteurs, à la fois subjectifs et objectifs.

Par exemple, un chef de projet qui est embauché est souvent contraint d'accepter des budgets élaborés et adoptés sans sa participation, même s'ils lui paraissent irréalistes. Sinon, l'employé peut se voir refuser un contrat. Cependant, s'il est d'accord avec un budget qui ne respecte manifestement pas les délais impartis, ainsi qu'avec les ressources disponibles, alors dès que l'atteinte de certains résultats nécessite de dépenser plus que prévu, le salarié est contraint d'expliquer ce problème, malgré le fait qu'au départ, le budget était fixé à un niveau extrêmement bas.

Il convient de rappeler que la budgétisation d'un projet peut être rationnelle. Dans ce cas, le but du budget est principalement d'établir le coût réel du projet pour l'entreprise. Par conséquent, si le chef de projet accepte un budget qui dépasse largement la marge d'erreur de 15-20 % acceptable pour l'étape de justification des coûts (informations du tableau ci-dessus), il est fort probable que la situation ne se limitera pas à expliquer la structure de raisons à la haute directioncet excès. Dans ce cas, le chef de projet risque de perdre son emploi.

Comment éviter cela ?

Pour éviter une telle situation, M. Thomsett, un scientifique américain, suggère aux gestionnaires de constituer leurs propres budgets de projet. Cependant, il souligne un certain nombre de raisons à ce comportement:

• Vous êtes responsable des rapports sur les coûts futurs du projet et la capacité de dépenser leur budget. Cela ne sera pas possible si vous travaillez avec un budget prédéterminé.
• En tant que chef de projet, vous devez savoir mieux que quiconque le coût exact d'un projet particulier. Le budget que vous définissez est considéré comme un objectif monétaire. Il doit vous satisfaire selon les paramètres suivants: fournir une opportunité de mesurer le succès du projet et être un moyen de mesurer la compétence du manager (c'est-à-dire vous).
• Vous devez prévoir certaines allocations dans les lignes budgétaires. Ceci est essentiel si les justifications futures de coûts spécifiques entrent en jeu. Il convient d'ajouter que les hypothèses sont comparées aux possibilités pour la période actuelle, tandis que les complications possibles ne sont pas prises en compte. Ce n'est que lorsque vous serez en mesure de comparer à ce niveau que le processus budgétaire fonctionnera comme prévu.

Création, suivi et exécution d'un plan financier

Vous devez savoir que les budgets des projets sont formés, suivis et exécutés séparément du plan financier des unités impliquées dans l'entreprise,l'entreprise dans son ensemble.

Il y a des raisons à cela:

• Les projets n'ont pas tendance à se répéter. Les budgets des départements et des subdivisions sont établis chaque année. Ils sont souvent révisés tous les six mois ou plus souvent. Les projets cessent leur existence immédiatement après leur exécution. Le fait est que le délai de mise en œuvre du programme n'est pas lié à l'exercice financier. La révision du budget n'est pas souhaitable. L'exception concerne les cas où des erreurs grossières sont trouvées dans la version initiale ou lorsque l'environnement change radicalement (c'est dans celui-ci qu'un projet particulier est mis en œuvre).
• Entre les mains du gestionnaire - contrôle direct sur l'exécution du budget. Il convient de noter que les plans financiers des départements et des divisions dépendent en règle générale de la relation qui se développe entre plusieurs services: le département d'exécution donne une limite de coût à l'un ou l'autre département, sur la base des informations fournies par un autre département; cependant, les décisions concernant le personnel et le système sont prises par la haute direction. Le projet, au contraire, utilise le budget selon deux directions: l'utilisation des ressources disponibles (réalisations et personnel), elles sont déjà à la disposition et au budget du service, et l'utilisation limitée de ressources de type externe qui sont attirés temporairement. L'embauche d'un employé supplémentaire entraîne de toute façon des coûts fixes; une unité supplémentaire de personnel pour un projet, employant généralement des forces déjà en service.
• Le succès de l'exécution du budget est directement lié au respect irréprochable du plan d'action du projet, ainsi que du calendrier d'utilisation des ressources. Il consiste également àselon la façon dont le gestionnaire a planifié la mise en œuvre de chaque phase, ainsi que selon que les employés participant à l'équipe de projet respectent l'échéancier établi. Si la mise en œuvre d'une étape particulière ou d'un travail dans son ensemble est retardée en raison, par exemple, de ressources humaines ou de temps qui n'avaient pas été déterminées à l'origine, cela affecte d'une manière ou d'une autre le budget de manière défavorable, c'est-à-dire sous la forme d'un augmentation du coût d'exécution des travaux du projet.

Des règles similaires, du moins dans la situation idéale, devraient être utilisées par les responsables de tous les départements de l'entreprise qui disposent de leur propre budget. Il convient de savoir que chacun d'eux est responsable de ne pas dépasser le niveau budgétaire et, par conséquent, des dépenses excessives. Cependant, dans la pratique, seule une minorité d'entreprises suit strictement cette règle. En revanche, seules quelques entreprises autorisent les directeurs de département à fixer le niveau de budget réellement nécessaire au projet en cours d'exécution dans le département.

Appels d'offres, négociations et accords

Ensuite, il convient d'envisager l'étape culminante du projet: l'organisation des appels d'offres, des chantiers spéciaux, ainsi que la conclusion des accords de coopération et de partenariat.

Par appel d'offres, il faut entendre la mise en concurrence, au cours de laquelle est mis en œuvre le choix des fournisseurs de produits et services commercialisables. Les clients municipaux et étatiques exercent leurs activités dans le cadre de 44-FZ Sur le système contractuel sur le terrainachats de biens, travaux, services pour assurer l'état. et les besoins municipaux.”

Les sociétés d'État, les organisations qui mettent en œuvre des activités réglementées, les monopoles naturels fonctionnent conformément à la loi 223-FZ Sur l'achat de biens, travaux, services par certains types d'entités juridiques. personnes » (par exemple, appels d'offres de construction).

Lieux spéciaux

Les structures commerciales fonctionnent dans le cadre de la législation civile en vigueur sur le territoire de la Fédération de Russie. Ils publient des informations sur leurs plans sur les sites d'appel d'offres. Les personnes physiques et morales qui se conforment pleinement aux exigences du client et à la législation russe ont le droit de participer à l'approvisionnement.

Il existe différents appels d'offres: ouverts (c'est-à-dire pour tous les participants), par exemple, appels d'offres ouverts, demandes de devis, enchères électroniques, demandes de propositions; fermés (c'est-à-dire pour un nombre limité de personnes), par exemple, des ventes aux enchères et des concours limités. Les achats peuvent être effectués sous forme électronique et sous forme papier.

Il faut garder à l'esprit qu'un tel événement nécessite une préparation sérieuse, notamment juridique, financière et technique. Ceci est nécessaire pour assurer l'application et l'exécution du contrat. Par conséquent, les managers doivent d'abord organiser leur personnel pour le travail d'équipe, car le résultat final dépend de la cohérence des opérations menées par les employés.

Étapes principales de la mise en œuvre de l'appel d'offres

Schématiquement, la participation à de tels événements peut être représentée comme suit: Analyse du marché → Sélection et réception ultérieuresignature électronique → Enregistrement → Recherche d'un site d'appel d'offres → Préparation de la garantie financière → Ouverture d'un compte spécial (nécessaire pour les participants au marché conformément à 44-FZ) → Préparation et soumission ultérieure d'une demande de participation au marché → Participation directe dans l'appel d'offres. La dernière étape, bien sûr, est d'obtenir le résultat.

Considérons l'étape principale de la liste présentée: la participation, par exemple, à un appel d'offres de construction. Ce sera une enchère électronique sous 44-FZ. A un moment prédéterminé, le client commence à considérer les candidatures des participants. Lorsque votre candidature est considérée comme éligible pour participer à l'enchère, vous devez calculer le niveau de prix minimum pour lequel vous êtes prêt à fournir un produit de construction ou à fournir des services connexes, à organiser des travaux dans le cadre de cet appel d'offres.

L'enchère électronique est menée en temps réel. Ainsi, dans les dix minutes qui suivent le dépôt de la dernière offre de prix, le participant a le droit de faire sa propre offre en ligne au « palier d'enchères »: de 0,5 à 5 % du NMCC. En d'autres termes, une mesure pouvant être prise à la fois ne doit pas dépasser 5 % du prix maximum initial de l'accord de partenariat (de coopération) indiqué dans l'avis.

Selon les résultats de l'enchère, un protocole est établi. Une fois que l'enchère est considérée comme terminée, la phase d'examen des parties supplémentaires des demandes commence.

Conclusion

Donc, nous avons considéré la catégorie de budgétisation:objectif et types de budget, étapes du projet. De plus, nous avons analysé plus en détail la scène principale. Il convient de noter que même un débutant peut remporter l'appel d'offres. Comment le mettre en pratique ?

Le commerce électronique implique la présence de clients, c'est-à-dire d'argent. Toutefois, l'appel d'offres exclut les relations informelles. Il n'y a aucun moyen de parvenir à un accord. Le non-respect des conditions énoncées dans le contrat peut entraîner la perte de l'accord, la perte de fonds et la perte de la possibilité de participer à d'autres enchères en raison de la disqualification. Les débutants enfreignent souvent ces règles par inattention banale.

Tout d'abord, vous devriez mettre la main sur des appels d'offres qui ne contiennent pas de règles strictes. Par exemple, lors de la vente aux enchères d'un plan commercial. Ce n'est qu'après cela qu'il est conseillé de passer à des appels d'offres sérieux, qui sont régis par la législation sur les marchés publics conformément aux 44-FZ et 223-FZ. La principale condition de victoire n'est rien de plus que la pleine conscience. Tout d'abord, vous devez penser à la qualité du travail, et non au montant de l'accord.

Imaginez que vous avez quand même gagné. Vous avez un contrat entre vos mains. L'entreprise pourra-t-elle trouver des capacités et des forces supplémentaires pour y répondre sans problème ? Et si ce n'est pas le cas, combien d'argent faudra-t-il pour embaucher des travailleurs ou louer du matériel ? L'accord restera-t-il rentable ?

Il convient de rappeler que parmi les erreurs des soumissionnaires, les principales sont telles que la violation des délais, l'étude inattentive de la documentation, les tentatives de participer à plusieurs appels d'offres en même temps, les dysfonctionnements du plan technique,commerce à perte. Tout cela peut entraîner des conséquences néfastes. C'est pourquoi il est nécessaire de prévenir à l'avance toutes les lacunes énumérées.