Directeur adjoint pour les affaires générales : Description du poste et responsabilités

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Quelles sont les exigences pour un directeur adjoint ? Quelles sont les responsabilités de ce spécialiste ? Ces questions et bien d'autres trouveront une réponse dans l'article.

Objectifs principaux

Le directeur adjoint des affaires générales a, selon la description du poste, plusieurs objectifs professionnels principaux:

1. Cela inclut la garantie de la sécurité des informations et de la sécurité économique de l'organisation. Le spécialiste présenté doit contribuer au développement constant de l'entreprise, ainsi que constituer des réserves de personnel.
2. L'employé est tenu de s'engager avec compétence et efficacité dans la sélection et la formation du personnel. La direction d'ouvriers sur des missions spécifiques relève également de la compétence d'un spécialiste. N'oubliez pas l'objectif principal du directeur adjoint: offrir des conditions de travail confortables et modernes au personnel.
3. Enfin, le directeur adjoint des affaires générales doit maintenir en tout temps les standards et normes établis. Si nécessaire, des normes doivent être créées.

Exigences spécialisées

Dans le cas, comme pour toutpar un autre employé, certaines exigences sont imposées au spécialiste en question. Et la première chose à noter est que le directeur adjoint pour les questions générales doit avoir une formation supérieure. Il devrait être juridique ou technique - selon la direction de l'organisation.

L'expert doit avoir au moins 5 ans d'expérience. De plus, la description de poste fixe des dispositions particulières liées aux connaissances du salarié nécessaires au travail:

• Les missions, les normes, les réglementations locales et les divers plans d'affaires doivent être de la responsabilité de la personne représentée.
• L'employé doit maîtriser toutes les théories de la gestion du personnel.
• L'employé doit tout savoir sur les moyens de soutien moral de l'équipe.
• Le directeur adjoint des affaires générales doit avoir des compétences avancées en informatique.
• L'employé doit connaître tous les principes de l'organisation.

À propos du lieu de travail dans l'organisation

La description de poste du directeur adjoint des affaires générales contient des éléments sur la place de l'employé représenté dans la structure de l'organisation. Que peut-on souligner ici ?

Premièrement, le spécialiste en question est affecté au groupe de gestionnaires. Il est nommé à un poste ou révoqué uniquement sur ordre du directeur.

Deuxièmement, selon le document, le travailleurest un gestionnaire de deuxième niveau. Ainsi, un spécialiste n'a pas son propre personnel en matière de subordination opérationnelle. Cependant, dans tout ce qui concerne le thème de la politique et de la sécurité du personnel, le personnel doit lui obéir.

Sur l'évaluation du travail d'un spécialiste

L'instruction du sous-directeur des affaires générales prescrit des critères particuliers pour l'évaluation des fonctions de travail d'un spécialiste.

L'évaluation est effectuée par le directeur de l'organisation. Voici les indicateurs qui se démarquent dans le document:

• accomplissement de toutes les fonctions de travail fixées dans la description de poste;
• le niveau de discipline et de concentration du personnel de travail, le niveau élevé d'exécution de leurs tâches par le personnel de travail;
• sécurité dans l'organisation; le degré d'efficacité des moyens utilisables en cas d'urgence;
• la présence dans l'organisation d'un système efficace d'incitations morales et matérielles ou d'incitations pour les travailleurs;
• mener une politique du personnel efficace et économe;
• assurer une réserve de personnel de qualité, qui comprend des travailleurs ayant un niveau de qualification;
• la présence d'une atmosphère amicale au sein de l'équipe, l'absence de conflits et de disputes.

Ainsi, pas mal de critères d'évaluation sont fixés par une instruction spécialisée (professionnelle ou officielle). Le directeur adjoint des affaires générales doit exercer ses fonctions de manière très efficace et efficiente,afin que la direction les évalue au bon niveau.

Le premier groupe de tâches spécialisées

La description de poste du directeur adjoint des affaires générales établit les exigences et les fonctions. Voici les plus courantes:

Élaborer, mettre en œuvre et mettre à jour les plans d'affaires liés à la sécurité dans l'organisation en temps opportun (la fréquence à laquelle ces plans sont élaborés dépend de l'organisation elle-même; en règle générale, cela se produit une fois par an)

• Formation de la politique du personnel de l'organisation; établir un plan annuel du personnel.
• Développement et mise en œuvre d'un système de vérification des candidatures pour les postes vacants; organisation d'un système qualité de contrôle des candidats à l'emploi.
• Organisation d'un travail constant et efficace sur la constitution d'une réserve de personnel.
• Organisation de compétitions efficaces pour attirer les spécialistes les plus prometteurs et les plus compétents pour travailler dans l'organisation.

Naturellement, seule une partie des fonctions qu'un spécialiste est tenu d'accomplir ont été présentées ci-dessus. Le deuxième groupe de tâches de l'employé sera présenté ci-dessous.

Deuxième groupe de tâches spécialisées

La description de poste de l'employé établit également les fonctions principales suivantes:

organisation d'une procédure d'adaptation de qualité pour chaque nouvelle personne dans l'organisation; nomination à ces fins d'aînés ou de mentors qui aideraient les nouveaux employés à s'habituer au travail le plus rapidement possibleemplacement

• Contrôle de la répartition des responsabilités pour le travail avec la documentation du personnel.
• Préparation de tous les matériaux et documents nécessaires pour présenter certains employés à des récompenses ou des incitations.
• Recherche et exécution de tous documents et matériels permettant d'imposer, le cas échéant, aux salariés une responsabilité administrative ou disciplinaire.

Les fonctions du directeur adjoint des affaires générales sont donc assez étendues et complexes. Séparément, il convient de souligner le système de mesures de sécurité et les méthodes de négociation avec différents types d'autorités.

Exigences supplémentaires pour un employé

L'une des principales responsabilités du directeur adjoint reste d'assurer les mesures de sécurité en tant que système unique.

Ici, nous pouvons mettre en évidence les éléments suivants:

• Analyse de l'état des objets dans l'organisation pour la sécurité; évaluation de ces objets.
• Prendre des mesures pour moderniser le système de sécurité de l'entreprise.
• Prévenir les risques de sécurité.

En plus de tout ce qui précède, le spécialiste représenté doit également s'occuper de la protection des informations dans l'organisation. Le directeur général adjoint aux affaires générales effectue:

• analyse de la base d'information de l'organisation;
• préparer une liste d'informations et de données sur les secrets d'affaires;
• travailler pour protéger efficacement les secrets commerciaux.

Dans les fonctions de député. directeur,entre autres, il comprend également un dialogue avec divers organismes et entreprises. En particulier, les négociations avec les forces de l'ordre sont le plus souvent menées et nécessaires. Le spécialiste est dans ce cas obligé de répondre à toutes les demandes envoyées par lui et de participer à toutes les procédures judiciaires nécessaires.

Travailler avec la documentation

De nombreuses fonctions sont exercées par le directeur général adjoint aux affaires générales. Les responsabilités de documentation sont probablement les plus courantes dans le travail d'un professionnel.

En particulier, l'employé est tenu de soumettre les documents suivants:

• Plan de travail pour le mois suivant - avant le cinquième jour de chaque mois; le destinataire est le donneur d'ordre.
• Rapport financier mensuel - avant le premier jour de chaque mois; le destinataire est le chef comptable.
• Rapport mensuel final sur le travail effectué - jusqu'au cinquième jour du mois. Bénéficiaire - PDG.
• Instructions et règlements - au fur et à mesure que les commandes arrivent. Les utilisateurs sont les employés de l'organisation eux-mêmes.