Éléments de l'environnement interne de l'organisation et leurs caractéristiques

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Une partie intégrante de la réalisation d'une analyse SWOT consiste à identifier les opportunités et les menaces du marché, ainsi qu'à déterminer les forces et les faiblesses de l'entreprise, pour lesquelles divers éléments de l'environnement interne de l'organisation sont analysés.

Qu'est-ce que l'environnement interne d'une organisation ?

Quand il s'agit de l'environnement interne d'une organisation, cela signifie généralement un ensemble d'éléments qui peuvent être influencés d'une manière ou d'une autre, en comparaison avec des facteurs environnementaux qui ne peuvent pas être modifiés. Ainsi, l'environnement interne de l'organisation comprend:

1. Personnes.
2. Objectifs.
3. Tâches.
4. Technologie.
5. Structure.

La combinaison de tous ces éléments est l'essence de l'organisation: les personnes, unies dans une certaine structure, effectuent une série de tâches, en utilisant certaines technologies pour atteindre des objectifs ultimes.

Ainsi, combiner des éléments de l'environnement interne de l'organisation peut être efficace ou non. La tâche de l'analyse est d'identifier les processus qui sont idéalement mis en place, ainsi que ceux quiréduire la rentabilité globale de l'entreprise.

Comment sont classés les éléments de l'environnement interne ?

Les principaux éléments de l'environnement interne de l'organisation sont généralement classés en groupes, ou tranches:

• tranche organisationnelle;
• coupe marketing;
• cadre coupé;
• tranche de production;
• tranche financière.

Pour la commodité de l'analyse, les éléments de chaque groupe sont considérés séparément. Dans le contexte organisationnel, ils étudient les caractéristiques de l'entreprise du point de vue de la structure organisationnelle de l'entreprise. L'attention est portée à la fois sur les relations hiérarchiques au sein de l'entreprise et sur le système d'interaction entre les différentes structures de l'entreprise. La tranche marketing donne une idée de la gamme de produits, de leurs caractéristiques et avantages, des facteurs de tarification, ainsi que des méthodes de vente et de publicité.

Lorsque l'on considère la coupe financière, l'attention est portée sur les états financiers, la dynamique des principaux indicateurs de coûts et de rentabilité. L'efficacité des flux de trésorerie est déterminée. Dans la section du personnel, la relation entre la direction et le personnel de direction est examinée et l'analyse des résultats de l'activité de travail est effectuée. Cela inclut également la culture d'entreprise ou organisationnelle de l'organisation, les méthodes de stimulation et de motivation du personnel.

La cinquième section - production - comprend une liste de technologies, normes, règles et standards pour la production de biens et leur contrôle de qualité. Une variété de développements innovants et de recherches scientifiques visant à élargir la gamme ou à améliorer les propriétés utiles du produit, égalementse référer à la réduction de production.

Le personnel en tant qu'élément de l'environnement interne

La tâche de l'approche situationnelle dans l'analyse et la prise de décision de gestion est de considérer le comportement des employés individuels, leurs groupes, ainsi que la nature de l'influence du personnel de gestion. Selon la théorie économique, le personnel est l'un des principaux facteurs de production, cependant, dans les réalités modernes, l'équipe d'employés devient un élément stratégiquement important.

La tâche managériale est d'organiser le travail du personnel aussi efficacement que possible, alors que plusieurs composantes de ce processus doivent être prises en compte:

• principes de recrutement et de recrutement;
• adaptation des nouveaux collaborateurs;
• le suivi du personnel, ses modalités;
• motivation et stimulation du personnel;
• formation, développement du personnel;
• créer et maintenir une culture d'entreprise.

Ainsi, le système de culture organisationnelle de l'organisation, mal adapté à l'entreprise, peut devenir son côté faible et, par conséquent, rendre difficile la réalisation des objectifs à court et à long terme et des tâches intermédiaires. La gestion d'équipe reste l'une des activités stratégiques des dirigeants.

Les objectifs de l'entreprise en tant qu'élément de l'environnement interne

Lors de l'analyse de l'état de l'entreprise et de la planification d'une nouvelle stratégie, un ou plusieurs objectifs sont fixés. La tâche de la direction de l'entreprise est de ne choisir que des objectifs réalisables qui correspondent à l'état du marché etentreprise.

Avoir des ressources financières suffisantes, du personnel et une planification efficace se combinent pour mener à la définition d'objectifs appropriés. Dans le même temps, la liste des objectifs généraux doit être divisée en sous-objectifs ou tâches, dont la responsabilité de la mise en œuvre est répartie entre les employés ou les départements de l'organisation.

Par exemple, l'entreprise X, entrant sur le marché avec des produits fabriqués en série, se fixe un objectif: devenir un leader sur un certain marché à court terme. Dans le même temps, la société X opérait dans un segment différent et, lors de l'analyse des états financiers, il a été constaté qu'il existait un prêt en cours auprès de la banque pour un montant important. De plus, l'analyse de la politique du personnel a montré que le service des ventes remplit ses fonctions de manière inefficace et que les indicateurs prévus ne sont pas atteints. Il est évident que l'objectif fixé par la direction est non seulement difficile à atteindre, mais presque impossible.

Exemples d'objectifs correctement formulés:

• atteindre jusqu'à 60 % de notoriété;
• augmenter la part de marché à 16 %;
• pour entrer dans les trois premières entreprises du marché;
• augmenter la facture moyenne à 1500 roubles;
• augmenter le trafic du site à 2000 personnes par jour.

Ainsi, afin de se fixer efficacement des objectifs, la gestion de l'entreprise doit s'appuyer sur une étude de marché approfondie et sur la position actuelle de l'entreprise dans celui-ci.

Tâches de l'entreprise en tant qu'élément de l'environnement interne

Après avoir dressé une liste des objectifs de l'entreprise, il est nécessaire de les diviser en tâches, c'est-à-dire en composants. Rare dans toute organisationun seul objectif est fixé. Ainsi, les objectifs stratégiques de l'entreprise sont convertis en objectifs opérationnels pour l'année, le semestre ou le trimestre. De plus, l'objectif est divisé en une liste de tâches spécifiques qui doivent être accomplies afin d'atteindre le résultat souhaité.

Chacune des tâches établies doit avoir un résultat final documenté, ainsi que des départements et des employés spécifiques responsables de sa mise en œuvre. Voici un exemple de conversion d'un des objectifs en une liste de tâches. Ainsi, pour atteindre l'objectif d'augmenter les ventes de 25 %, l'entreprise peut répartir les tâches de cette manière:

1. Augmenter le planning de rendez-vous de chaque responsable commercial de 5 %. La responsabilité et le contrôle incombent au chef du département, Ivanov I. I.
2. Analyse préliminaire de la situation du marché par le service marketing, développement d'une régie publicitaire avec suivi mensuel de la mise en place des recommandations. Responsable - Chef de département A. P. Petrov.
3. Elargissement de l'équipe commerciale à 20 personnes d'ici la fin de l'année. Responsable - HR-manager A. I. Sidorov.
4. Ouverture de 5 nouvelles agences en régions en 6 mois. Responsable - Directeur adjoint du développement G. I. Laptev, Responsable des ressources humaines A. I. Sidorov.

Ainsi, le chef de l'organisation peut contrôler le processus de réalisation de l'objectif de l'entreprise par étapes, et le travail correct des responsables du personnel permettra à chaque employé d'être personnellement responsable de la réalisation du résultat global.

Les technologies et leur place dans l'environnement interne

Processusla transformation des matières premières en produits finis nécessite certaines technologies. S'il s'agit d'une conserverie, des lignes spéciales, du personnel formé, des normes approuvées et des brevets déposés sont nécessaires. Tout ce qui précède s'applique à la technologie d'entreprise.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, la technologie, en tant qu'élément de l'environnement interne, est présente même chez les petits entrepreneurs ou les indépendants. Par exemple, un photographe ou un designer utilise un logiciel, un équipement et une technologie spéciaux dans son travail, sans lesquels il est tout simplement impossible de rester compétitif sur le marché.

La structure d'une entreprise en tant qu'élément de son environnement interne

L'une des premières étapes de l'analyse de l'environnement interne de l'entreprise est un examen détaillé de la structure organisationnelle. Dans le même temps, les marketeurs et les managers établissent non seulement une liste des services internes, mais également la relation entre eux, la subordination hiérarchique et la dépendance.

La hiérarchie dans l'organisation du travail du personnel aide à répartir efficacement le travail. Les employés sont séparés et séparés en groupes et départements séparés, ils sont affectés à différents départements. La hiérarchie dans l'entreprise peut être horizontale et verticale, et l'efficacité et la qualité de la répartition du travail sont révélées dans l'analyse.

L'un des éléments importants d'une telle analyse peut être de déterminer l'efficacité des flux d'informations et autres entre les unités organisationnelles. Par exemple, dans l'entreprise B, qui fabrique des pièces pourvéhicules, des retards dans la mise en œuvre du plan sont constamment enregistrés. Les employés ont été invités à remplir des cartes de temps de travail, des sanctions ont été introduites, mais ces mesures préliminaires de gestion d'équipe n'ont pas été efficaces.

Lors de l'analyse des relations entre les services de l'entreprise B, il s'est avéré que la faute n'incombe pas aux employés qui fabriquent les pièces, mais au service responsable de la réparation des équipements. Ainsi, de nombreuses machines étaient inactives plus longtemps que prévu en raison de réparations prolongées.

Comment déterminer les forces et les faiblesses d'une entreprise ?

L'adoption d'une décision managériale est précédée d'une analyse approfondie de tous les éléments de l'environnement interne, de l'environnement externe, suivie d'une conclusion sur la place de l'entreprise sur le marché et ses capacités.

Les données obtenues lors de l'analyse doivent être présentées sous forme de liste. Par exemple, il peut s'agir des éléments suivants:

1. Ventes non qualifiées.
2. Manque de fonds propres accumulés.
3. Développements innovants dans la production de biens.
4. Avoir un prêt bancaire.
5. Large gamme de produits.
6. Matériel de production obsolète.

Après avoir préparé une telle liste, il est nécessaire de séparer les données par impact qualitatif, c'est-à-dire de déterminer si tel ou tel facteur a un effet positif ou négatif sur les activités de l'entreprise.

Donc, par conséquent, la liste initiale devrait être divisée en deux parties, et la prochaine étape devrait être une évaluation de l'influence possible de ces facteurs de l'environnement interneorganisations. Nous recommandons d'utiliser une échelle de 1 à 5 ou de 1 à 10. Chaque élément de la liste doit être évalué en points, en fonction de l'impact de ce facteur sur les activités de l'entreprise.

L'étape suivante consiste à évaluer les dommages possibles que chacun des éléments de la liste peut causer. En conséquence, la liste résultante doit être classée selon deux indicateurs - les possibilités et les probabilités. Cette méthode aidera à supprimer les données insignifiantes et à créer une liste des principaux problèmes rencontrés lors de l'analyse des facteurs de l'environnement interne de l'organisation. Un exemple d'analyse qualitative de l'environnement de l'organisation doit se terminer par une liste spécifique de 10 éléments maximum pour chacune des catégories - faiblesses et forces de l'entreprise.

Quelle est la relation entre l'environnement interne et l'analyse SWOT ?

L'outil SWOT consiste en une analyse de l'environnement de l'entreprise, tant interne qu'externe. Les éléments de l'environnement interne de l'organisation et leurs caractéristiques montrent quelles forces peuvent être utilisées pour obtenir des avantages concurrentiels. La liste des faiblesses obtenue lors de l'analyse permettra d'ajuster les activités de l'entreprise afin de minimiser leur préjudice ou de se moderniser et de s'améliorer.

Le résultat d'une analyse SWOT permet de comparer les menaces et les opportunités de l'environnement externe, c'est-à-dire le marché sur lequel l'entreprise opère ou a l'intention d'opérer, avec les facteurs de l'environnement interne. La tâche d'un spécialiste du marketing, d'un gestionnaire ou d'un dirigeant est d'élaborer un plan de marketing de manière à ce que, en utilisant les points fortsles entreprises auraient pu éviter les dommages causés par les menaces du marché. On peut en dire autant de la combinaison des opportunités du marché et des forces de l'entreprise - le dirigeant doit décider de la meilleure façon de les utiliser ensemble.

Comment faire une analyse SWOT ?

Afin de comprendre comment mener correctement une analyse SWOT, tenez compte des erreurs les plus courantes que les managers commettent lorsqu'ils la réalisent.

L'inclusion déraisonnable d'éléments de l'environnement interne dans la catégorie des forces ou des faiblesses de l'entreprise entraîne des erreurs de planification. Chaque fait doit être étayé par des chiffres précis et des données de rapport. On peut affirmer sans fondement que l'entreprise est un leader du marché, mais en fait, cela n'est confirmé que par les mots du responsable, et non par la recherche marketing.

Dans le même temps, en plus de la fiabilité, chacune des forces alléguées doit être comparée aux données connues sur les concurrents. Cela révélera les véritables atouts de l'entreprise, ce qui l'aidera à atteindre ses objectifs.

Par exemple, la force de l'entreprise était la proximité des ressources en matières premières. Évidemment, cela offre de nombreux avantages pour l'entreprise, contribuant à économiser à la fois des coûts financiers et du temps. Cependant, lors de l'analyse de ces informations en termes de différences avec les concurrents, il peut s'avérer que tous les principaux acteurs sont situés à proximité des sources de matières premières. Il s'avère que chaque entreprise sur le marché a un tel point fort, et il ne sera donc pas possible d'obtenir des avantages par rapport aux concurrents.

Pour plus de commodité et pour éviter les erreurs, vous devez analyser les concurrents à partir des sources ouvertes disponibles et déterminer leurs forces et leurs faiblesses. Ensuite, il convient de compiler un tableau de test dans lequel chaque élément de l'environnement interne est comparé aux concurrents. En conséquence, il s'avère que l'entreprise ne présente pas autant d'avantages.

Toutes les recommandations pour déterminer les forces et les faiblesses de l'entreprise peuvent également être attribuées au processus d'analyse des opportunités et des menaces sur le marché. Toutes les informations doivent être vraies et exactes.

C'est une erreur courante d'indiquer des informations générales qui affectent indirectement les activités de l'entreprise. Ou leur influence est trop faible pour être prouvée. Par exemple, les managers inexpérimentés indiquent de tels facteurs environnementaux:

• crise dans le pays;
• situation économique difficile;
• taux de change instables.

Si nous parlons de crises économiques, il est impossible de mesurer et de planifier leur importance pour les activités d'une entreprise en particulier. Le facteur "crise" est plutôt vague, il doit donc être décomposé en éléments spécifiques qui affectent réellement la position de l'entreprise. Il est possible que des licences obligatoires aient été introduites au niveau de l'État ou que des quotas aient été fixés pour certains types d'activités.

Quant au taux de change instable, il est souvent mentionné dans leurs analyses SWOT par les entreprises qui ne sont pas dépendantes des devises. Si l'entreprise n'importe ou n'exporte pas, n'achète pas de matières premières à l'étranger,ne vend pas de produits finis dans d'autres pays, alors l'impact des fluctuations des taux de change a un impact négligeable sur les activités de l'entreprise.

En conclusion

L'environnement interne de l'entreprise est une ressource stratégique importante qui peut favoriser ou au contraire nuire aux activités de l'entreprise. L'environnement interne de l'organisation comprend plusieurs éléments de base: les personnes, la technologie, la structure, les tâches et les objectifs. Un tel ensemble d'éléments n'est pas accidentel, car toute organisation dotée d'une certaine structure emploie des personnes qui, avec l'aide de la technologie, atteignent les objectifs et les objectifs généraux de l'entreprise.

Le chef de l'organisation dans la prise de décisions de gestion doit se fonder sur une analyse de l'environnement interne et externe de l'entreprise. S'il existe une menace évidente sur le marché, les ressources de l'environnement interne aideront à la surmonter. Il en va de même pour les opportunités de marché, qui ne peuvent être maximisées qu'en utilisant les ressources internes de l'entreprise.

Les ressources de l'environnement interne dans l'analyse sont évaluées en fonction de leur impact et divisées en forces et faiblesses de l'entreprise. La structure organisationnelle d'une organisation peut être le côté faible de l'organisation, alors qu'en même temps, un service marketing professionnel et efficace peut être attribué à la force de l'entreprise.

Lors de l'élaboration d'un plan marketing, plusieurs objectifs généraux sont répartis sous forme de tâches entre les départements, les divisions, les groupes et les employés spécifiques. Le bon systèmemotivation et stimulation du personnel, la gestion d'équipe contribuera à donner à chaque tâche la responsabilité personnelle de l'employé. En même temps, chaque employé de l'équipe comprendra qu'il travaille pour atteindre un objectif commun.