Systèmes de gestion d'entreprise automatisés : technologies, programme et fonctions

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Systèmes de gestion d'entreprise automatisés - c'est exactement ce dont l'industrie actuelle a désespérément besoin. L'automatisation du processus peut augmenter considérablement la productivité et l'efficacité des organisations. En outre, cela est devenu pertinent également parce qu'il existe actuellement une informatisation mondiale de presque toutes les branches de la vie humaine.

Caractéristiques générales

Le système de gestion d'entreprise automatisé (AMS) est actuellement utilisé dans la Fédération de Russie selon la méthodologie MRP et ERP. Ces deux directions sont reconnues dans le monde entier.

Quant à l'apparition des premiers systèmes d'automatisation, il s'agissait de systèmes de planification des ressources matérielles, ce sont aussi des MRP. Cette direction a été développée et utilisée pour la première fois aux États-Unis dans les années 1960. Il est à noter que suraujourd'hui, il n'a rien perdu de sa pertinence.

Cependant, le système de gestion d'entreprise automatisé (AMS) est le plus courant de nos jours, il est souvent appelé informationnel. C'est elle qui a bénéficié de la réduction sous forme d'ERP. Quant aux informations générales sur l'introduction de telles technologies, alors, comme dans le cas de tout autre changement majeur, cela ne pourrait pas être indolore. Cependant, aujourd'hui, il est juste de dire qu'un certain nombre de problèmes ont été formalisés, bien étudiés et des méthodes efficaces ont été développées qui permettront de les résoudre sans trop endommager l'entreprise elle-même. Si vous étudiez les problèmes et prenez soin de leur solution avant même de commencer à mettre en œuvre un système de gestion d'entreprise automatisé, vous pouvez grandement faciliter ce processus.

Informations générales sur le système de contrôle automatisé

Si nous définissons un système automatisé, il s'agit d'un ensemble de logiciels, de techniques, d'informations et de plusieurs autres complexes, ainsi que de certaines actions d'un personnel spécialement formé. Les actions des employés visent généralement à résoudre certaines tâches de planification et de gestion de divers types d'activités dans l'entreprise.

L'utilisation d'un système de gestion d'entreprise automatisé vise à optimiser et à accroître l'efficacité du personnel de gestion de l'établissement. En outre, la même règle s'applique au travail de certains autres services du personnel qui opèrent surentreprise. Les experts dans ce domaine conviennent que l'utilisation d'un tel ensemble d'outils, qui aide à gérer plus efficacement toute entreprise, augmente considérablement la compétitivité déjà existante et peut également, en principe, amener l'objet à un niveau acceptable pour qu'il puisse rivaliser avec d'autres entreprises.

Les systèmes de gestion d'entreprise automatisés jouent un rôle très important dans l'efficacité du travail des managers. Si l'on en croit les statistiques, environ 60% du temps de travail du manager est consacré uniquement à la compilation de rapports et à des tâches documentaires pour le personnel environnant. La présence d'un système automatisé permettra à l'employé d'avoir un accès rapide aux informations dont il a besoin. En outre, un système automatisé d'information de gestion d'entreprise peut également être utilisé afin de calculer rapidement les salaires de chaque employé, en fonction de nombreux facteurs.

Classement par équipement

Il existe plusieurs groupes de systèmes automatisés utilisés pour gérer une entreprise, en fonction de leur équipement fonctionnel:

• Les premiers sont des systèmes multifonctionnels conçus pour effectuer toute la gamme des tâches nécessaires à la gestion complète et efficace de l'installation.
• Il existe des systèmes d'analyse experts. Ce complexe vise à suivre les principales tendances et orientations de développemententreprises.
• Systèmes alloués séparément qui vous permettront de calculer les salaires du personnel.
• Derniers en termes de fonctionnalités, il y a des programmes qui vous permettront de gérer du personnel. Ils sont conçus pour résoudre efficacement tout problème lié spécifiquement aux employés. Ils peuvent stocker toutes les informations de contact de chaque employé, leur horaire de travail, la date d'embauche et de licenciement, le salaire versé et de nombreuses autres informations importantes.

Tâches des systèmes d'automatisation

Ici, il convient de s'attarder plus en détail sur la tâche principale du programme expert. Son objectif principal est de rechercher et de comparer les caractéristiques les plus diverses du candidat pour le poste recherché. L'utilisation de ce système automatisé d'information de gestion d'entreprise vous permettra de trouver facilement les employés les plus prometteurs dans le bon département. Cependant, il convient de noter ici que l'utilisation de tels programmes experts est assez coûteuse et qu'il serait donc souhaitable, d'un point de vue économique, de les appliquer à des installations déjà assez importantes.

Un autre fait assez important. Il est préférable d'intégrer les systèmes automatisés uniquement avec d'autres programmes qui seront utilisés pour la comptabilité et d'autres activités de ces employés, c'est-à-dire les comptables. Cette caractéristique est due au fait que le leader ne pourra prendre des décisions objectives que s'il a toutes lesdes informations à jour sur l'état de l'entreprise et de ses employés.

Comme il est déjà devenu clair, un système de contrôle automatisé dans le cadre d'un système d'entreprise est un complexe de nombreux programmes. Cependant, ils ne sont pas tous identiques et sont divisés en plusieurs groupes supplémentaires, en fonction de la nature de la production dans laquelle ils sont utilisés. Ils peuvent être de type continu, discret, c'est-à-dire une production unique, à petite ou moyenne échelle, ainsi que de type continu-discret, c'est-à-dire une production de masse à grande échelle ou en ligne.

Principes de base de la création

Le système de contrôle automatisé dans le cadre du système d'entreprise a commencé à être activement utilisé dans les années 1970. Dans le même temps, son efficacité a également été confirmée.

Il existe plusieurs principes de base pour créer un système de contrôle automatisé pour différentes classes:

• Il existe un soi-disant principe de nouvelles tâches. En d'autres termes, ce sont des tâches optimales qui peuvent être résolues à l'aide de la technologie informatique conventionnelle.
• Le deuxième principe peut être qualifié de complexe. Dans ce cas, lors du développement d'un système de contrôle automatisé, il est nécessaire d'aborder la solution d'un complexe de tâches telles que techniques, économiques et organisationnelles.
• Un autre principe peut être appelé le principe du premier leader. Dans ce cas, cela signifie que le développement de programmes pour un système automatisé de gestion d'entreprise doit être réalisé avec la participation et sous le contrôle du responsable de cette installation. Cela est vrai pour le développement d'un système de contrôle automatisé à grande échelle, quigérera l'ensemble de l'entreprise. Si l'un des sous-systèmes du système de contrôle automatisé est en cours de développement, la participation non pas du chef, mais du chef du service fonctionnel, pour lequel le complexe est en cours de développement, est autorisée.
• Un autre principe est souvent appelé développement continu du système. Dans ce cas, on suppose que le nombre de tâches à résoudre augmentera constamment, ce qui signifie que le système se développera constamment. De plus, les nouvelles tâches ne remplaceront pas celles précédemment mises en œuvre.
• Le principe suivant est la modularité et le typage. Cela consiste dans le fait qu'il y aura une sélection et un développement de parties séparées et indépendantes du système qui seront utilisées dans différents types de sous-systèmes.
• Le dernier principe est assez simple, il consiste à automatiser la circulation des documents, ainsi qu'à créer une base d'information unique dans toute l'entreprise.

Il convient de noter que la plupart des principes s'appliquent même à la création d'un système de gestion automatisé pour les entreprises hôtelières. C'est particulièrement vrai du dernier point, où la base de données commune est un élément clé.

Principal problème de développement

Il vaut la peine d'examiner plusieurs problèmes principaux, ainsi que les moyens de les résoudre, qui peuvent survenir lors de la formation d'un système de contrôle automatisé, et il vaut la peine de commencer par le principal.

Le premier problème courant est l'absence d'une tâche de gestion spécifique dans l'entreprise.

Dans la littérature sur le système de gestion d'entreprise automatisé, ce problème est le plus importantendroit, car il est assez difficile à résoudre. De plus, il est souvent confondu avec un autre élément, à savoir la réorganisation de la structure de l'entreprise. Cependant, ce problème est beaucoup plus global, puisqu'il comprend également des aspects philosophiques et psychologiques, en plus de la méthodologie de gestion. Plus en détail sur le problème, il réside dans le fait que de nombreux dirigeants gèrent leurs entreprises en se basant uniquement sur leur propre expérience, vision et besoins. Dans le même temps, ils utilisent assez souvent des données réellement non structurées ou mal structurées sur la dynamique de croissance et de développement de leur objet.

Si vous vous adressez à un tel directeur et lui demandez de décrire la structure des activités de l'un des départements qui lui sont responsables, il est fort probable que l'affaire s'arrêtera. C'est pour cette raison que la définition compétente des tâches de gestion est le facteur le plus important dans le développement et la mise en œuvre réussis de systèmes de gestion de projet automatisés dans une entreprise.

Il est important de noter ici que des tâches correctement définies influenceront positivement non seulement le développement de l'objet dans son ensemble, mais également le développement du processus d'automatisation lui-même séparément. Quant à la solution à ce problème, tout va plutôt mal ici pour une raison quelconque. Premièrement, sur le territoire de la Fédération de Russie, une approche nationale spéciale de la définition des tâches de gestion n'a pas encore été pleinement développée. Par conséquent, l'expérience de la gestion occidentale est utilisée, mais dans de nombreux cas, elle n'est pas adéquate par rapport à la situation en Russie. Deuxièmement, l'expérience s'applique toujoursL'époque russo-soviétique dans la formulation de ces tâches. Dans ce cas, tout va un peu mieux, et de nombreux principes sont encore en harmonie avec les réalités de la vie, mais en même temps, ils sont de moins en moins capables de résister à la concurrence générale du marché.

De ce qui précède, nous pouvons tirer la conclusion suivante: avant de se lancer dans la mise en place d'un système de gestion automatisée des ressources de l'entreprise, il est nécessaire de formaliser le plus clairement possible toutes les boucles de contrôle qui, en général, doivent être automatisé. Le plus souvent, cela nécessite l'intervention de consultants expérimentés de l'extérieur, ce qui entraînera des dépenses inutiles. Cependant, ils seront nettement inférieurs à l'argent dépensé pour un projet d'automatisation qui a échoué.

Autres problèmes

Le deuxième problème, qui, comme mentionné précédemment, est quelque peu similaire au premier, mais il est moins global. C'est la nécessité d'une réorganisation partielle de la structure, ainsi que des activités de l'entreprise lors de la mise en œuvre du système de contrôle automatisé.

Un autre problème courant est la nécessité de changer l'approche du travail avec les informations entrantes. De plus, il sera nécessaire de reconsidérer les principes de faire des affaires dans leur ensemble. De nombreux gestionnaires ne sont pas préparés à un problème tel que la résistance des employés sur le terrain à l'introduction d'un système de contrôle automatisé pour une entreprise industrielle. Et cela, à son tour, peut devenir un problème assez important. Une autre difficulté, également liée aux employés, est l'augmentation temporaire de la charge de travail pendant le processus de mise en œuvre proprement dit.

Entre autres choses, nous devrons résoudre un problème tel que la formation d'un groupe spécialisé qui non seulement intégrera le système avec compétence, mais l'accompagnera également. De plus, un tel groupe aura certainement besoin d'un leader expérimenté.

Résoudre les problèmes avec les employés

Étant donné que de nombreux réalisateurs ne sont souvent pas préparés à ce problème, il vaut la peine d'y réfléchir plus en détail.

Premièrement, la résistance locale. Il convient de dire que cela se produit beaucoup plus souvent et que le problème lui-même peut soit retarder considérablement le processus de mise en œuvre, soit même le perturber complètement, ce qui est inacceptable. Le plus souvent, cela est dû à plusieurs facteurs purement humains.

Premièrement, curieusement, beaucoup de gens ont peur de l'innovation et sont plus enclins au conservatisme. Par exemple, quelqu'un qui a travaillé dans un entrepôt papier pendant de nombreuses années trouvera assez pénible de passer à un système informatisé. Deuxièmement, beaucoup commenceront à craindre de perdre leur emploi, car ils peuvent être remplacés par une machine, bien qu'avant cela, ils étaient considérés comme indispensables dans cette entreprise. De plus, la mise en place d'un tel système peut augmenter la responsabilité de toutes les actions que les employés entreprennent sur le terrain, ce qui peut également leur mettre beaucoup de pression.

Afin de minimiser les dommages causés par l'apparition d'un tel problème, voire de le réduire à néant, le leader doit contribuer autant que possible au groupe qui sera engagé dans le développement de systèmes de contrôle automatisés. De plus, il est nécessaire d'effectuer un travail d'explication de qualité avec le personnel etrésoudre quelques problèmes supplémentaires:

• Faites comprendre à tous les membres de l'entreprise que l'intégration du système est inévitable.
• Le chef de l'équipe de mise en œuvre doit avoir une autorité suffisante, car même la résistance subconsciente des employés de haut rang (par exemple, les cadres supérieurs) est possible.

Résoudre le problème de la charge de travail

Ensuite, il convient de comprendre que les systèmes de gestion d'entreprise automatisés intégrés au stade de leur installation augmenteront considérablement la charge des employés. Naturellement, cela est dû au fait qu'en plus d'accomplir leurs tâches quotidiennes, les employés doivent également maîtriser de nouveaux équipements, s'engager dans une autoformation, etc. De plus, lors de la mise en œuvre du pilote, ainsi qu'un certain temps après, les employés devront travailler selon l'ancien système ainsi que le nouveau. De ce fait, le processus d'intégration peut être retardé, car les employés diront qu'ils n'ont pas assez de temps pour apprendre de nouvelles technologies, car ils sont toujours occupés par leurs tâches directes.

Dans de tels cas, un bon leader doit faire ce qui suit:

• Premièrement, il convient d'introduire un système temporaire de récompenses et de gratitude, qui augmentera la motivation des employés à maîtriser les nouvelles technologies.
• Deuxièmement, certaines mesures organisationnelles devraient être prises pour réduire le temps alloué au développement de nouvelles connaissances.

Technologie MRP et ERP

Comme mentionné précédemment, il y a deux directionsAPCS, qui sont actuellement utilisés dans le monde entier. Cependant, ces systèmes ne sont pas sans inconvénients.

Si nous parlons de MRP, le principal inconvénient du système est que lors du calcul du besoin en matériaux, la capacité de production de l'entreprise, le chargement de ces capacités, le coût de la main-d'œuvre, etc., sont pas pris en compte. Ce fut l'impulsion pour le développement de MRP II, conçu pour la planification des ressources de production. Au fil du temps, des systèmes de comptabilisation des autres coûts de l'entreprise y ont été ajoutés. Ainsi, à l'avenir, un système de gestion d'entreprise automatisé a été formé, dont la fonction est de prendre en compte toutes les industries que le premier MRP n'a pas calculées. C'est ce système de contrôle automatisé qui est devenu plus tard connu sous le nom de système ERP pour la gestion automatisée de l'entreprise.

Pour résumer tout ce qui précède, nous pouvons affirmer avec certitude que les systèmes automatisés ont parcouru un long chemin et constituent désormais un moyen efficace de gérer une entreprise, mais en même temps, ils doivent être mis en œuvre de manière très compétente et géré. Bien sûr, il y a place à amélioration dans les systèmes eux-mêmes.