Description du poste : assistant du responsable de l'organisation

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Grande organisation - grandes corvées. Le chef de la corporation n'aura pas le temps partout, même avec l'aide d'adjoints. Afin de bien planifier la journée, de ne rien oublier, de répartir et de contrôler le travail, le manager a besoin d'un assistant. Que fait l'employé dans ce poste, que doit-il savoir et savoir ?

Directeur adjoint: son rôle dans l'organisation

Suivant la logique du classificateur des professions agréé au niveau de l'État, le directeur adjoint appartient à la catégorie des managers, car il supervise presque toutes les questions relevant de la compétence de la première personne.

Dans le même temps, certaines organisations interprètent le poste de directeur adjoint comme un administrateur, un gestionnaire ou un secrétaire: les deux premiers postes impliquent des fonctions organisationnelles et administratives, le troisième - la présentation et le soutien. Le classificateur des professions classe ces types de travail en différentes catégories.- spécialistes, employés techniques, mais seul un assistant est classé comme gestionnaire.

Comment déterminer l'étendue des responsabilités professionnelles ?

Lors de l'embauche d'un directeur adjoint ou d'une secrétaire, une organisation doit décider du statut, des droits et des responsabilités de cet employé, car les exigences relatives au niveau d'éducation, aux qualifications et à l'expérience de travail du candidat en dépendent.

• Il suffit que la réceptionniste ait une formation secondaire complète, et l'étiquette et les techniques de travail avec l'équipement de bureau du demandeur sont enseignées directement sur le lieu de travail.
• L'administrateur doit avoir au moins un baccalauréat, avoir des compétences organisationnelles et un caractère énergique, et avoir une certaine expérience de travail, selon les exigences de l'entreprise.
• Un manager, en tant que représentant de professionnels, exige au moins une formation supérieure complète, l'expérience professionnelle est facultative, mais l'entreprise fixe cette norme à sa discrétion.
• Assistant du chef. Ce poste implique les mêmes exigences de qualification que pour un cadre: formation supérieure complète, expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans. Il est probable que des caractéristiques personnelles particulières du candidat seront également requises, et éventuellement une formation avancée.

Pourquoi ai-je besoin d'une description de poste ?

Un directeur adjoint, en tant qu'officiel, est tenu d'agir dans le cadre de ses droits fonctionnels et d'exercer pleinement les fonctions prescrites. Cependant, même pasen tant que manager, l'employé est tenu de remplir ses obligations de travail consciencieusement et dans les délais.

L'ordre d'embauche ne contient pas d'énoncé détaillé de ces compétences, et même dans le cas d'un contrat, la liste des fonctions n'est pas toujours exhaustive. Pour éviter les divergences dans la détermination des termes de référence d'un employé, la description de poste d'un assistant du chef d'une organisation doit contenir des devoirs détaillés, des droits dont il dispose, ainsi qu'une mesure de responsabilité pour violation d'un contrat de travail, interne réglementation du travail, causant un préjudice à l'employeur, etc.

Assistant personnel de la direction

La description de poste d'un assistant est calquée sur une instruction similaire pour un manager ou son adjoint, à l'exception de certaines fonctions prioritaires de planification stratégique et de gestion. Probablement, l'assistant ne sera pas non plus chargé de l'embauche et du licenciement des employés, du droit de gérer les ressources financières de l'entreprise, de la délivrance des procurations et d'autres compétences qui appartiennent personnellement au chef.

Cependant, la législation permet de déléguer toutes les fonctions à un employé de confiance, à condition qu'il ait suffisamment de qualifications, de connaissances, d'expérience et d'autorité pour résoudre de tels problèmes. Il est seulement important de délivrer correctement l'autorité de l'employé - par ordre ou procuration.

Dans le même temps, la description de poste de l'assistant du chef d'entreprise doit refléter le travail réellement effectué par lui.

Sections typiques

La structure de la description de poste est fixée dans les répertoires de qualification de l'État et contient toutes les exigences de base pour l'employé et les nuances du poste, ainsi que sa place dans la structure organisationnelle de l'organisation.

La description de poste "Assistant Manager", comme toute autre, doit inclure les parties suivantes:

1. Conditions générales. Il indique la procédure d'embauche et de licenciement, la subordination, la procédure de remplacement d'un salarié.
2. Fonctions de travail. L'une des sections les plus importantes qui doit être reflétée en détail.
3. Droits accordés à un employé.
4. Limites de responsabilité en cas de violation.
5. Diplômes, expérience professionnelle, niveau d'études.
6. Ce que l'employé dans ce poste doit savoir.
7. Relations entre lui et les autres parties de l'organisation.

Les sections spécifiées ne peuvent pas être tronquées, mais il est permis de les développer et d'ajouter les éléments nécessaires.

Executive Assistant Job Description Sample

Approuvé:

Directeur (nom de l'organisation)

signature

(nom complet)

date d'approbation

Description du poste "Assistant Manager"

1. Conditions de base

1.1. Catégorie professionnelle "Leaders".

1.2. Accepté et renvoyé du travail par ordre du directeur.

1.3. Reporting: directement au directeur.

2. Fonctionnalités

Directeur adjoint:

2.1. Coordonne le travail des départements, sections et autres divisions de l'entreprise conformément aux instructions, résolutions et ordres du directeur.

2.2. Tient des registres des délais d'exécution des ordres de contrôle du directeur par divisions structurelles.

2.3. Élabore un plan de travail pour le directeur pour le jour ouvrable suivant et le soumet au gestionnaire en temps opportun.

2.4. Organise et contrôle le travail de bureau dans l'entreprise, vérifie sa conformité aux exigences légales.

2.5. Assure la comptabilité et l'enregistrement de toutes les procurations émises par le directeur.

2.6. Gérez les commis et contrôlez les résultats de leurs activités.

Supplément en fonction des besoins d'une organisation particulière et d'un profil de poste.

3. Pouvoirs

L'assistante de direction a le droit de:

3.1. Familiarisez-vous avec les décisions prises par l'entreprise.

3.2. Participer aux réunions du personnel de direction.

Supplément en fonction des besoins d'une organisation particulière et d'un profil de poste.

4. Responsabilité

Superviseur adjoint Responsable:

4.1. En cas de non-exécution ou de mauvaise exécution de leurs devoirs en vertu de la présente instruction, des ordres et des ordres du directeur, la législation en vigueur régissant les activités de l'entreprise.

4.2. Pour un contrôle insuffisant sur les activités des employés subordonnés.

4.3. Pour la divulgation d'informations à accès restreint.

Supplément selonsur les besoins d'une organisation particulière et d'un profil de poste.

5. Qualification

Un directeur adjoint doit avoir une formation supérieure complète, profil expérience professionnelle d'au moins 2 ans.

6. Doit savoir

Législation en vigueur, Charte, Convention collective (indique quels actes et normes l'employé doit connaître).

7. Interaction

Indique avec qui et sur quelles questions le directeur adjoint coopère.

D'accord:

Responsable des ressources humaines

Signature

(nom complet)

Conseiller juridique

Signature

(nom complet)

Familiarisé:

signature

(nom complet)

Compétences spécifiques de l'assistant chef de projet

Il est supposé que la gestion de projet est un poste temporaire, respectivement, et l'assistant assume certaines obligations jusqu'à l'achèvement du projet. Ses responsabilités fonctionnelles dépendront des spécificités et du thème du projet, ainsi que des besoins d'une organisation particulière.

La fiche de poste de l'assistant chef de projet pour les fonctions sera plus pointue, mais avec une coloration administrative et organisationnelle. Les responsabilités typiques pour ce poste peuvent être trouvées dans le manuel des qualifications, puis modifiées pour s'adapter à la situation.

Les responsabilités d'un directeur général adjoint sont-elles différentes ?

Responsabilités de l'assistantLe PDG et le directeur adjoint des affaires générales seront différents. Bien sûr, dans le second cas, les pouvoirs seront plus étroitement ciblés, puisque le chef des affaires générales n'est pas responsable de toutes les activités de l'organisation, mais uniquement d'un secteur distinct.

La fiche de poste d'un directeur adjoint aux affaires générales est établie en fonction des fonctions du patron "assisté". En conséquence, l'étendue de sa responsabilité et de ses fonctions sera la base.

La description de poste "Assistant Manager" dans ce cas convient comme base, vous pouvez vous en servir lors de l'élaboration de nouveaux documents pour des postes connexes.