Stratégie d'efficacité opérationnelle : concept, approche globale, phases de développement et résultats

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Souvenez-vous du célèbre "Rapide, de haute qualité, peu coûteux: choisissez-en deux." La réalisation de trois souhaits mutuellement exclusifs en même temps était considérée comme impossible en principe. Maintenant, nous devons nous débarrasser de ce stéréotype.

La stratégie d'efficacité opérationnelle vise précisément à améliorer la qualité du produit sans perte de temps et avec des coûts de production minimaux. Il s'agit d'un départ des emplois urgents et de la force majeure vers un nouvel état des entreprises, dont le nom n'est pas encore très bien établi. Ceci est parfois appelé "agilité" dans les affaires, se référant à la vitesse, l'agilité et l'agilité.

L'efficacité opérationnelle d'une entreprise est l'amélioration de la qualité des produits tout en réduisant les coûts. Ce n'est pas une tâche facile, et atteindre des objectifs aussi ambitieux nécessitera des stratégies et des changements majeurs dans l'entreprise.

Mais le jeu en vaut la chandelle, car le principal avantage des meilleures entreprises modernes est la capacité à réagir rapidement et adéquatement aux changements externes, en gardantc'est le coût optimal. La technologie permettant d'atteindre un haut niveau d'efficacité opérationnelle doit être bien comprise.

Une erreur s'est produite. Tout s'est mal passé

L'entreprise fonctionne depuis plusieurs années avec un bon bénéfice et une part de marché stable. Rien ne change dans le système de gestion, car « le mieux est l'ennemi du bien », et pourquoi, quand les indicateurs des entreprises vont de pair avec les graphiques d'inflation et les statistiques des marchés régionaux. Tout va bien.

Bien, mais pas si bien. Parce que dans cette situation, des symptômes alarmants vont certainement apparaître:

• procédures supplémentaires et mesures réglementaires obsolètes, mais personne ne les a éliminées;
• duplication du travail par différents départements;
• manque d'informations fiables et actuelles sur l'état des ressources, y compris financières;
• manque de plans de coûts et d'optimisation des coûts;
• vieux équipement, technologie obsolète;
• diminution de l'activité créative des employés: ils n'ont tout simplement pas le temps.

De tels symptômes ne peuvent mener à rien de bon. Ils ne le font pas.

Voici le résultat:

• l'état est gonflé, la masse salariale croît de façon catastrophique - l'article sur les salaires;
• personne ne contrôle les coûts;
• des papiers superflus apparaissent - documents de rapports inutiles, positions non rentables dans les rapports, etc.;
• dans les entrepôts - surstockage, et dans les états financiers - gel de l'argent dans les stocks;
• l'humeur des employés ressemble au syndrome dépressif général de l'entreprise,toute motivation a cessé de fonctionner, seule la méthode "sous le bâton" reste.

Le diagnostic, comme vous pouvez le voir, n'est pas important. Le meilleur moyen moderne de traitement est d'augmenter l'efficacité opérationnelle. Passons maintenant à son utilisation, dosage et contre-indications.

Concept, nuances et différences

Quelle est la différence fondamentale entre les méthodes standard d'amélioration de l'efficacité de l'entreprise et l'initiative de projet "Efficacité opérationnelle" ?

Il n'y a jamais de bagatelles dans le bloc opérationnel des activités de l'entreprise. Un défaut apparemment insignifiant au début ou dans une branche latérale de la chaîne de processus peut entraîner de graves conséquences négatives. Éliminer de telles situations coûte généralement très cher à tous les points de vue: psychologique, financier, de communication, etc.

Par exemple, vous commencez à agir de manière traditionnelle et commencez à résoudre le problème de surstockage dans les entrepôts - pour réduire le niveau des stocks de produits finis. Vous recherchez une solution au sein de l'entreprise. Et dans une telle situation, il y a un risque d'avoir un effet secondaire négatif sous la forme d'un conflit avec les fabricants, à qui vous avez fait des demandes impossibles pour augmenter la vitesse de sortie du produit.

Malheureusement, l'effet d'essayer de gagner dans un domaine tout en subissant des pertes dans un autre est omniprésent: une stratégie visant à améliorer des indicateurs individuels conduit souvent à l'introduction d'un autre programme informatique, compliquant les processus métier ou simplement augmentant les coûts.

La stratégie du bloc opératoirel'efficacité implique une approche équilibrée de la recherche d'opportunités pour les réserves internes et de leur mise en œuvre. C'est l'intégration de toutes les activités de l'entreprise.

L'efficacité opérationnelle d'une entreprise n'est en aucun cas une stratégie, il est très important de comprendre cela. La stratégie est élaborée avec la définition d'indicateurs cibles, les moyens de les atteindre, les principaux vecteurs de développement. L'efficacité opérationnelle est essentiellement un outil tactique, c'est l'état au jour le jour de l'entreprise avec des performances stables à tous les postes.

Tout, d'un coup et rapidement

Le meilleur rapport entre les coûts et les résultats finaux des travaux est la principale condition pour la mise en œuvre du concept. Les entreprises opérant dans ce format effectuent les mêmes actions plus rapidement, mieux et avec un nombre minimum de défauts. C'est cette combinaison de propriétés qui constitue un puissant avantage concurrentiel sur le marché. Car il ne sera pas possible d'atteindre rapidement des indicateurs de performance élevés. C'est tellement cher. Pour mettre en œuvre le concept, vous avez besoin de patience, de détermination, d'excellentes compétences en communication, du programme d'efficacité opérationnelle lui-même et bien plus encore. Ces indicateurs ne peuvent pas être "volés" - cela ne fonctionnera en aucun cas d'utiliser ceux de quelqu'un d'autre. Par conséquent, l'efficacité opérationnelle possède deux autres propriétés précieuses: la durabilité et la longévité.

Deux en un: une approche intégrée de la mise en œuvre de la stratégie

Il n'y a pas de classification claire des principales approches de gestion d'une organisation dans l'économie. Il ne fait aucun doute qu'il devrait être systémique. Mais le choixdes modes de gestion disponibles peut poser certaines difficultés. Quelle est la meilleure approche pour augmenter l'activité opérationnelle: structurelle, fonctionnelle, situationnelle, processus ou projet ?

Il semble qu'une solution hybride serait appropriée et logique: combiner les deux approches. Nous parlons de l'intégration des approches projet et processus. Pour les harmoniser, il faudra faire évoluer la structure des activités opérationnelles, créer et mettre en œuvre des processus utilisant l'exécution unifiée des projets d'efficacité opérationnelle. Toutes ces actions ne sont pas nouvelles et superflues, elles sont nécessaires dans tous les cas. Par conséquent, le choix des approches de processus et de projet semble tout à fait acceptable.

Phases de développement et de mise en œuvre

Optimisation des processus d'affaires de l'organisation. Si l'approche processus n'est pas mise en œuvre dans l'entreprise ou formellement mise en œuvre, cette situation devra être modifiée. Il sera nécessaire de calculer et de construire des chaînes d'actions optimales qui conduiront à de meilleurs résultats avec des coûts minimaux sous forme de ressources matérielles et humaines. Les employés responsables de la "philosophie" du processus dans l'entreprise doivent être spécifiquement affectés avec une description claire des responsabilités fonctionnelles. La subordination directe devrait être très élevée - mieux encore le chef ou le premier chef adjoint

• L'élément le plus important et le plus prometteur est l'utilisation rationnelle des ressources humaines. Ce principe n'est en aucun cas limité à l'intelligiblestructure organisationnelle avec des responsabilités fonctionnelles bien définies pour chaque employé. On parle de nouvelles technologies de recrutement, de gestion des talents, de nouveaux formats de formation et de développement des collaborateurs. En d'autres termes, l'optimisation des ressources humaines passe avant tout par la haute qualité de ces ressources. Ce sont des employés compétents et éduqués.
• Principe "ressource" - attitude prudente vis-à-vis des ressources. De nos jours, l'expression « lean manufacturing » est souvent utilisée, ce qui n'a pas l'air très professionnel. Le fait est que le système japonais de "lean manufacturing" comprend des exigences assez spécifiques et strictes que beaucoup ignorent. D'une manière ou d'une autre, l'efficacité du système d'exploitation inclut un problème de "ressources". Un point important à garder à l'esprit est que "l'attitude prudente" ne signifie pas économiser de l'argent, mais l'utilisation optimale des ressources de toutes sortes.
• Surveillance des changements de toute nature - internes et externes. Ce n'est pas aussi simple que cela puisse paraître à première vue. Informations sur les concurrents, nouvelles technologies, changements de législation, querelles entre chefs de départements, accidents dans des entrepôts éloignés - tout doit être traité et transmis par les canaux établis. Le composant d'information doit être bien écrit dans un processus métier dédié.
• Système de contrôle et de comptabilité. Flux compétent de reporting dans le respect des règles de la bureaucratie classique. Le concept de bureaucratie est injustement discrédité, il signifie le flux de travail correct: "le minimum nécessaire pour les bonnes personnes". approche processus, ainsi queles autres modifications doivent être documentées pour une seule raison: suivre les résultats et les modifications des KPI pour les opérations.

Tâches pour les entreprises russes

Dans un contexte de réglementation serrée des marchés, de consommateurs plus sophistiqués, de ralentissement de la croissance du PIB et de nombreux autres événements qui ne facilitent pas la croissance des entreprises, le périmètre doit être clairement défini. Ils peuvent même être appelés combat et leur mise en œuvre urgente - activités de première ligne. Vous pouvez vous passer de blagues, mais les détails doivent être à toute épreuve:

• Fournir de la transparence avec les partenaires, optimiser les coûts, augmenter la couverture, mettre à jour la stratégie des canaux de distribution.
• Construire des alliances stratégiques avec des partenaires clés d'un nouveau type: avec intégration et évolution des conditions contractuelles.
• Service haut de gamme inconditionnel: le seul moyen de fidéliser les clients et d'avoir un avantage concurrentiel.
• Développer et mettre en œuvre de nouvelles normes pour les ventes directes et indirectes.

Les entreprises russes ont toutes les chances d'améliorer leurs fonctions commerciales et leur efficacité opérationnelle. La stratégie doit comprendre au moins quatre domaines:

1. améliorer la productivité du travail;
2. efficacité de la gestion du personnel;
3. gestion rationnelle du capital;
4. des relations clients productives.

Gestion de l'efficacité opérationnelle

Bien sûr, c'est l'affaire du premier chef. Parmi les outils de contrôleperformance des tâches définies, le tableau de bord prospectif est également inclus, ce qui fait un excellent travail d'analyse et de calcul de l'efficacité opérationnelle.

Il y a trois domaines à retenir:

1. Construire et maintenir un système d'exploitation léger et stable.
2. Formation d'une nouvelle structure organisationnelle.
3. Intégrer la culture d'entreprise et l'engagement des employés dans toutes les activités d'amélioration.

Lors de la planification d'une action efficace, il y a quatre questions à se poser:

• Comment optimiser les conditions et les ressources nécessaires à cette action ?
• Quel personnel doit être impliqué ? Comment les personnes seront-elles contactées ?
• Quelle est leur motivation et que faut-il faire pour l'augmenter ?
• Les gens sont-ils suffisamment compétents ou ont-ils besoin d'être formés ?

Tous les types d'opérations et d'activités s'intègrent parfaitement dans des blocs de processus métier. S'ils n'existent pas déjà, il faudra les décrire pour ensuite les optimiser selon toutes les règles de la science moderne de la gestion d'entreprise. L'approche processus est fondamentalement différente de l'approche fonctionnelle, et surtout, dans sa capacité à changer rapidement et à se concentrer sur le résultat final.

Si, avec l'approche fonctionnelle traditionnelle, une entreprise est un ensemble de services, alors avec une approche processus, c'est un ensemble d'opérations sous forme de processus. L'unité de travail principale de toute la stratégie d'amélioration sera l'opération - la principale brique du succès.

Personnes

Maintenant ils appellent ça à la modeTerme RH "engagement du personnel", qui est en fait l'élément le plus important du succès. Il est important de ne pas remplacer cette implication par de nombreuses enquêtes internes auprès des employés, comme cela arrive malheureusement souvent. Un sondage est un excellent outil dont vous aurez certainement besoin au cours de tous les travaux. Mais avant de mener une enquête, vous devez travailler dur pour qu'absolument chaque employé comprenne où et pourquoi l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble et sa division en particulier se déplacent. Et le plus important sera de comprendre son propre rôle dans ce mouvement. Une telle motivation n'a jamais fait défaut à personne, ça vaut beaucoup.

En plus d'une compréhension approfondie par les employés de tous les changements dans l'entreprise, il est nécessaire de mettre en place sérieusement le système d'indicateurs KPI clés. Après tout, si vous y réfléchissez bien, les indicateurs clés classiques sont également des indicateurs d'efficacité opérationnelle.

Résultats: il faut réussir aujourd'hui

Il est fort probable que les entreprises d'aujourd'hui doivent reconsidérer leur point de vue sur l'amélioration de la technologie: elles ne peuvent pas éviter les activités de projet visant à améliorer les processus et les opérations. Il y a quelques années, les avantages concurrentiels se formaient en concentrant les améliorations dans une direction - par exemple, la réduction des coûts de production ou la révision du programme de fidélisation de la clientèle. Les effets des changements apportés le plus souvent ne sont pas immédiats, mais sur plusieurs mois voire années.

Aujourd'huide tels taux sont inacceptables. La situation évolue à une vitesse cosmique sur tous les fronts, maintenant l'installation "succès aujourd'hui" fonctionne. Mais ce n'est pas qu'une question de vitesse. Après avoir atteint une augmentation des indicateurs de qualité de la production dans le contexte de l'optimisation des coûts, s'arrêter à cela, c'est comme la mort. Dès le deuxième ou le troisième cycle du processus, vous devez commencer à réaliser des bénéfices plus élevés. N'attendez pas que les symptômes négatifs commencent un nouveau projet pour les éliminer - cette approche ne fonctionne plus.

Aujourd'hui, il n'y a pas et ne peut pas y avoir de secrets d'entreprise ou de secrets associés à des avantages spécifiques. Les développements réussis et les avantages temporaires d'une direction dans l'activité de l'entreprise sont des quantités d'une valeur très douteuse.

Conserver un avantage concurrentiel ne sera pas possible avec des produits ou des domaines d'activité spécifiques, mais avec la capacité de l'entreprise à s'adapter rapidement et efficacement. La capacité de changer à tous les niveaux en même temps (ressources humaines, gestion des stocks, flux de travail, gamme de produits, clients clés, gestion des risques, etc.) voilà à quoi devrait ressembler la gestion de la performance opérationnelle en tant qu'entreprise permanente.

Au lieu d'une conclusion: un mode de vie sain

L'efficacité opérationnelle d'une entreprise est un processus constant et continu qui ne devrait jamais s'arrêter. Ce format de travail doit devenir un « mode de vie sain » pour l'entreprise, un mode d'existence. Parlant de métaphores, il n'est pas nécessaire de suivre un régime strict pour perdre du poids de toute urgence d'ici l'été. Ou abattretension artérielle dopée avec des pilules dures.

Dire aux salariés le lundi matin, "Désormais, nous serons plus efficaces" n'est pas une option, les dirigeants expérimentés l'ont bien compris. Impliquer tout le monde, expliquer le plus possible et fournir les outils nécessaires - c'est la tâche des premiers dirigeants, pour que les gens le suivent.

Pas d'incendie ni de force majeure. Être en forme tout le temps, suivre les changements, trouver des solutions belles et intelligentes, agir de manière proactive… Juste comme ça. Il n'y a pas d'autre moyen.