Chef de service adjoint : fonctions et responsabilités, qualifications, qualités personnelles

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Dans cet article, nous souhaitons présenter l'un des postes de direction disponibles dans presque toutes les grandes organisations. C'est le chef adjoint du département. Considérez la description de poste, les fonctions d'un spécialiste. Nous analyserons également le poste du point de vue du candidat - les qualités personnelles et professionnelles nécessaires, un CV approximatif, la formation, l'expérience de travail.

Dispositions générales

Et nous allons commencer par la description de poste du chef adjoint du département. Le document contient un certain nombre de dispositions générales fondamentales. Décomposons-les:

1. Chef de département adjoint - un poste de direction. Spécialiste de la catégorie "top manager".
2. Les citoyens ayant une formation professionnelle supérieure (dans une direction liée aux activités de l'entreprise de l'employeur) sont acceptés pour le poste. Expérience de travail spécifiquement dans la spécialité - au moins 3 ans.
3. En tant que nomination au poste de chef de département adjoint et révocation de celui-ci- la prérogative du directeur de l'organisme ou de l'entreprise. L'acceptation et la révocation s'effectuent selon l'arrêté signé par ce fonctionnaire, sur disposition du chef de ce département.
4. Le chef de département adjoint rend compte au chef de département.
5. Pendant l'absence de ce fonctionnaire sur le lieu de travail (vacances, congé de maladie, congé de maternité, etc.), ses fonctions sont transférées à un employé nommé par la direction selon les modalités prescrites. Cet employé assume temporairement les fonctions de sous-chef de service (directeur). Il assume également l'entière responsabilité de leur (devoirs) exécution incomplète, incorrecte ou pour l'avoir ignoré.

Exigences de base pour un spécialiste

Le chef de département adjoint (chef de département) doit savoir ce qui suit:

• Ordonnances, arrêtés, autres directives et instructions officielles normatives concernant leur domaine d'activité.
• Fondamentaux de la protection du travail, économie, organisation du travail, gestion du personnel.
• Législation du travail de la Fédération de Russie.
• Règles du règlement intérieur de travail de l'organisation employeur.
• Règles et normes de sécurité, protection incendie, assainissement industriel.

Exigences particulières pour un spécialiste

La description de poste du chef adjoint du département n'est pas un document universel. D'autres exigences de qualification pour un spécialiste diffèrent selon le département,organisation qu'il travaille. Par exemple, considérez le département de support matériel et technique.

Les exigences spécifiques pour "adjoint" sont les suivantes:

• Connaître les bases de l'organisation du support technique et matériel, du chargement et du déchargement.
• Connaître les règles et procédures de réception et d'envoi des marchandises, commander les véhicules et conteneurs adaptés.
• Être en mesure de rédiger correctement les documents officiels pour la réception et l'expédition des marchandises, ainsi que pour leur réclamation en cas de non-respect des conditions de livraison, des exigences techniques de l'entreprise employeur.
• Connaître la réglementation en vigueur, les règles sur la gamme d'approvisionnement en produits, les normes de consommation de carburant ou de matières premières, l'inventaire, les instruments, les matériaux, etc.
• Soyez conscient des conditions de transport et de stockage des produits de votre entreprise ou de vos partenaires.

Responsabilités professionnelles

Cette section de la description de poste du chef adjoint du département ne sera pas non plus universelle. Son contenu est unique pour chacun des domaines d'activité des entreprises et de leurs divisions. Nous vous invitons à vous familiariser avec le contenu approximatif de la section pour le même exemple (département adjoint du support technique et matériel de l'organisation):

• Gérer le travail d'un département subordonné dans la compilation des calculs des besoins d'une entreprise ou d'une entreprise en matières premières et matériaux (dans le cas d'une ligne de production d'activité).
• Fourniture au chef de son service pour approbation des documents d'urbanisme, projetsselon les besoins de l'entreprise en matériaux, matières premières, produits dans une période de temps spécifique (par exemple, pour l'année civile suivante).
• Analyse du mouvement des produits, matériaux dans les entrepôts de l'entreprise.
• Ajustement et contrôle des besoins des services de production de l'entreprise en ressources matérielles (y compris lors du changement de gamme de production).
• Préparation d'un bilan exécutif pour les matériaux pour la production de la catégorie principale de biens, établissant des écarts en fonction de la présence / absence des matériaux nécessaires.
• Préparer des propositions au chef de son département (support technique et matériel) concernant les matériaux qui se trouvent dans des entrepôts sans mouvement - si possible, leur utilisation réussie, leur mise en œuvre.
• Participation directe à la commission d'inventaire des matières premières, matériaux dans les entrepôts de l'entreprise.
• Préparation de rapports statistiques sur le mouvement et l'utilisation des ressources matérielles sous des formes et sous des formes déjà approuvées.
• Participer à la mise en place de mesures d'utilisation économique des matières premières, matériaux, équipements en réduisant le coût d'achat, de livraison et de stockage de ceux-ci.
• Contrôle des activités des ateliers de l'entreprise (le cas échéant) pour l'utilisation, le stockage et la comptabilisation des actifs matériels qui y sont disponibles.

Commentaires

Une autre catégorie de fonctions de chef de département. Dans notre exemple, les départements de support matériel et technique. Les fonctions du chef du service du personnel ici, bien sûr, serontautres.

Feedback signifie recevoir un "suppléant" d'autres divisions structurelles de l'entreprise ou de l'organisation des éléments suivants:

• Départements de production de l'entreprise. Plans de production, à la fois pour la période d'activité en cours et pour la prochaine période d'activité pour calculer le besoin de certaines ressources matérielles.
• Entrepôts du département d'approvisionnement technique / matériel. Informations sur le solde des actifs matériels, leur mouvement dans l'entrepôt.
• Chefs des départements techniques de l'entreprise. Taux de consommation de matériaux, matières premières pour la fabrication d'un type spécifique de produits. Ainsi que des changements dans la conception, la production, la structure, la composition des marchandises, qui nécessitent de recalculer le besoin en matières premières ou autres matériaux.

Droits des spécialistes

Les droits de l'adjoint des départements du personnel, du soutien matériel, de la coopération, des paiements et des transferts seront les mêmes - quelle que soit la spécialisation du fonctionnaire.

Cette section inclut les droits suivants:

• Connaissance des projets du directeur d'une entreprise ou d'une organisation qui se rapportent directement ou indirectement au travail du département.
• Soumission à l'examen par la direction d'une entreprise, société, entreprise d'un certain nombre de propositions d'amélioration de ses propres activités, prévues par la description de poste du député.
• Dans les limites de sa compétence, informer le chef de son propre département des lacunes identifiées, des lacunes dans le travail de cette unité structurelle. Et aussi de faire des propositions pour leur éradication, leur évitement, etc.
• Mettre en œuvrel'interaction nécessaire avec les chefs et leurs adjoints des autres divisions structurelles de l'organisation.
• Approuver, signer les documents officiels relevant de leur compétence.
• Faites des suggestions pour encourager les employés distingués de votre propre unité. Ainsi que l'imposition de sanctions (conformément au Code du travail russe) à ceux qui ont violé la discipline du travail et/ou de la production.
• Demande du chef de votre unité structurelle, le directeur de toute l'assistance de l'organisation dans la mise en œuvre de leurs droits du travail et l'exercice de leurs fonctions officielles.

Responsabilité d'un officiel

Le chef adjoint, chef de département sera responsable des décisions prises, des documents et des contrats signés, du travail mal exécuté ou de l'inaction.

Le droit du travail implique la responsabilité suivante pour ce fonctionnaire:

• Pour la mauvaise exécution ou la non-exécution de leurs tâches de travail, qui sont prévues par la description de poste de l'adjoint. Dans la mesure où la législation du travail de la Fédération de Russie l'implique.
• Pour les infractions lors de la mise en œuvre de leurs activités de travail. Les limites de responsabilité sont limitées par la législation administrative, pénale et civile de la Fédération de Russie.
• Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise-employeur. Les limites de responsabilité sont régies par la législation civile et du travail de la Russie.

Résumédéputé

Il y a beaucoup de CV de candidats au poste de chef de département adjoint et aux bourses du travail, et en réponse aux offres des organisations. En fait, aujourd'hui, il n'est pas nécessaire d'avoir certaines compétences pour compiler de tels documents: vous pouvez trouver de nombreux modèles, échantillons, exemples où il est assez compétent, informatif et concis de saisir des informations sur vous-même, votre formation, votre carrière. De nombreuses bourses du travail proposent même des formulaires de CV standard à remplir.

Mais lors de la recherche d'un emploi en tant que chef de service adjoint, il est important de ne pas oublier de fournir les informations personnelles suivantes vous concernant:

• Type d'emploi pour lequel vous êtes prêt: temps plein/partiel, envie de voyager, travail posté.
• Résidence, possibilité de relocalisation.
• Âge, état civil.
• Informations sur la formation: le nom complet de l'université ou de l'établissement d'enseignement secondaire professionnel, de la faculté et de la spécialité pour laquelle la formation a été effectuée. Baccalauréat, Master ou Spécialiste. La forme d'enseignement est l'enseignement à temps plein, au séminaire, à temps partiel et à distance. Si le candidat a un diplôme rouge ou d'autres différences d'éducation, il est conseillé de le noter (en particulier pour les jeunes professionnels).
• Informations sur la formation complémentaire, les séminaires et formations suivis, les cours de recyclage / de perfectionnement. Il est présenté selon le plan suivant: le nom du centre éducatif, la direction de la formation, le nom du cours, le nombre d'heures, le diplôme. Bien sûr, il est important d'indiquer uniquement ce qui est pertinent pour le travail à venir.
• Connaissance d'une langue étrangère(catégorie selon la norme internationale).
• Avoir un permis de conduire (catégorie).
• Qualités personnelles du candidat.
• Expérience. Que vous recherchiez un emploi dans le service de police (adjoint, chef de service de police) ou dans le milieu de l'information, du commerce, de la production, ce point sera partout le plus important et le plus fondamental. L'employeur portera une attention particulière à lui dans le CV. Après tout, tout poste de direction exige que le candidat ait une expérience de travail, qui plus est, réussie et productive. Les lieux d'emploi passé sont répertoriés dans l'ordre chronologique inverse, du plus récent au plus ancien.
• Salaire attendu. En règle générale, les candidats expérimentés n'écrivent pas de chiffres spécifiques ici, se limitant à un modeste "par accord".

Qualités personnelles d'un spécialiste

Cette colonne du CV n'est pas la principale pour un spécialiste des RH. Cependant, il est important pour le demandeur lui-même. Certaines qualités personnelles, certains types de caractère aident à travailler avec succès en tant que chef adjoint du département - enquête, personnel, ventes et marketing.

Les qualités caractéristiques générales des officiels sont les suivantes:

• Résistance au stress.
• Degré élevé de responsabilité.
• Ponctuel.
• Santé.
• Talent organisationnel.
• Sociabilité, la capacité à trouver une approche avec des personnes différentes.
• Ouverture à de nouvelles connaissances et expériences.
• Initiativité.

Colonne "expérience de travail"

Nous avons déjà dit que cette section est la plus importante dans le CV du candidat à un poste de direction. Par conséquent, le spécialiste doit porter une grande attention à le remplir. Les informations fournies doivent être concises et concises. L'attention du lecteur se concentre uniquement sur les détails importants de la carrière. Et le plus important - les données doivent être exclusivement véridiques. Il est possible que le responsable RH contacte l'ancien employeur du chef adjoint du département des ressources humaines pour vérifier l'exactitude de certains faits de la biographie de travail.

Pour chaque lieu de travail passé, les informations sont indiquées comme suit:

• Période d'emploi. La période est indiquée de la même manière que dans le cahier de travail.
• Titre complet du poste.
• Nom complet de l'organisation, brèves informations sur ses activités - banque, entreprise métallurgique, etc.
• Site officiel, adresse e-mail, numéro de téléphone de la personne responsable, qui permettront au responsable RH d'accéder à votre ancien employeur.
• Type d'emploi: temps plein/partiel, quart de travail, voyages d'affaires.
• Compétences professionnelles utilisées dans l'exercice des fonctions.
• Liste des réalisations dans ce milieu de travail.

Regardons un petit exemple:

• Chef du Département de la Coopération.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Domaine d'activité: achats, approvisionnement.
• Période de travail: 3.10.2010-5.08.2014. Durée totale: 3 ans 9 mois.
• Professionnel d'occasioncompétences: achats de produits, organisation et planification selon la nomenclature des activités d'achats; gestion du budget de l'entreprise, contrôle des coûts; travail précontractuel/contractuel avec des partenaires, activités de récupération; sélection des fournisseurs, évaluation de leur compétitivité; rechercher des partenaires alternatifs.
• Réalisations sur le lieu de travail: optimisation des coûts de production, réduction des coûts de l'entreprise, fourniture stable des besoins matériels de l'entreprise tout au long de la vie professionnelle.

Chef de département adjoint - un poste typique pour différentes entreprises et organisations. Par conséquent, les descriptions de poste des adjoints différeront dans le contenu des sections. Cependant, lors de la recherche d'un emploi, les normes générales de rédaction d'un CV, indiquant des informations sur l'expérience de travail, sont pertinentes.