2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
La paperasserie est une activité caractéristique de la plupart des entreprises, organisations et sociétés privées, qui implique la collecte, l'exécution et le stockage de toute la documentation. L'efficacité de l'obtention et du traitement des informations dépend de l'exactitude et de l'alphabétisation de la préparation des documents, ce qui conduit à l'adoption en temps opportun de décisions efficaces. En conséquence, dans le personnel de toute entité commerciale, il y a un commis dont les fonctions s'étendent à la gestion des documents. Quelles sont les fonctions d'un commis ?
Caractéristiques du métier
Un commis dont les fonctions peuvent varier de la paperasserie à la prise de décisions opérationnelles est toujours en demande sur le marché du travail. Il peut travailler dans n'importe quelle entreprise où il y a un flux de documents. Aujourd'hui, selon la législation, chaque entreprise, quelle que soit l'étendue et la forme de propriété, est tenue d'avoir des pièces justificatives correctement exécutées sur les activités et les finances, et leur maintenance est de la responsabilité du greffier. Ils accèdent à ce métier par des postes connexes: répartiteur-opérateur, secrétaire-référent,chef de bureau ou employé du service d'assistance. Un bon employé de bureau est un spécialiste indispensable et un assistant fiable du manager. Le greffier, dont les fonctions ont depuis longtemps dépassé la paperasserie banale, peut devenir l'assistant personnel du chef. Un spécialiste de cette profession est avant tout un employé responsable de l'organisation et du stockage des documents de l'entreprise. Le plus souvent, il travaille au bureau et est guidé par la législation fiscale, civile et judiciaire. Dans les petits cabinets, le greffier, dont les fonctions ne s'étendent qu'au remplissage de la paperasse, exerce seul ses fonctions. Il est possible que lui et la secrétaire soient la même personne. Dans les grandes entreprises et les sociétés de l'État, plusieurs employés de cette direction traitent des documents sur une gamme spécifique de questions.
Tâches fonctionnelles d'un commis
Sa tâche principale est de maintenir le flux de documents de l'entreprise, il:
- reçoit, correspond, trie, envoie tous les papiers et lettres d'affaires;
- conduit la correspondance commerciale;
- en assure le suivi dans des journaux spéciaux et contrôle la non-divulgation d'informations particulièrement importantes, ainsi que le contrôle de l'exécution correcte et en temps opportun des documents;
- prépare tout le matériel nécessaire pour les réunions de direction et d'affaires;
- organise le travail de l'archive.
Établissement d'exigences
Le greffier doit avoir un diplôme de l'enseignement supérieur (économie, droit), il y a des moments où des études secondaires suffisent. Le candidat doit maîtriser la langue, connaître les règles clés de la conduite des documents commerciaux. Cette profession exige d'un spécialiste non seulement du professionnalisme et des capacités intellectuelles, mais également des caractéristiques personnelles telles que la précision, l'organisation, la ponctualité, la bonne volonté. Une personne qui souhaite travailler comme commis doit se caractériser par une capacité de concentration à long terme, une excellente mémoire, une stabilité psychologique, des compétences en communication et une perception constructive de la critique. Le plus souvent, en plus des qualités personnelles et d'un diplôme d'enseignement, d'autres exigences sont imposées au candidat, par exemple la connaissance des langues étrangères. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises coopèrent avec des entreprises étrangères, et afin d'éviter tout malentendu, le commis doit parler une langue étrangère, le plus souvent c'est l'anglais.
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