Gestion électronique des documents : avantages et inconvénients, essence du système, modes de mise en œuvre

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

De plus en plus d'entreprises se tournent vers la gestion électronique des documents, ce qui implique l'utilisation de différents programmes pour créer et stocker des documents. Dans le même temps, l'organisation ne dispose pas d'archives contenant des copies papier des documents. La gestion électronique des documents présente de nombreux avantages, grâce auxquels les entrepreneurs sont heureux de refuser l'utilisation de documents papier. Mais pour y passer, vous devez installer un logiciel spécialisé sur des ordinateurs en état de marche, ainsi que nommer un employé responsable qui s'occupera de ce flux de travail.

Le concept de gestion électronique des documents

Il est représenté par une méthode moderne de travail avec diverses documentations. Au cours de l'activité de toute organisation, de nombreux documents différents apparaissent, qui doivent être constamment imprimés et stockés dans une pièce séparée pendant une longue période.

Si un entrepreneur ou une entreprise a un contrat correctement exécutésignature électronique, dont les documents sont certifiés sous forme électronique, il n'est pas nécessaire d'imprimer cette documentation sur papier.

Avantages de la gestion électronique des documents

Il y a de nombreux avantages à passer à une documentation électronique certifiée par EDS. C'est en raison de la présence de nombreux paramètres positifs que de plus en plus d'entrepreneurs se tournent vers cette méthode de documentation. Mais vous devez d'abord évaluer les avantages et les inconvénients de la gestion électronique des documents. Les principaux avantages incluent:

• recherche rapidement la documentation nécessaire grâce à une structuration compétente et à la fiabilité du stockage;
• la structure du flux de travail est centralisée;
• tous les documents peuvent être stockés électroniquement sur différents supports et même sur des serveurs distants, donc même si un incendie se déclare dans le bureau, vous n'avez pas à craindre que des documents importants soient détruits;
• tous les documents sont facilement enregistrés et approuvés;
• tous les documents sont signés sur la base de leur envoi via des canaux de communication électroniques, ce qui permet aux employés de toute entreprise de gagner beaucoup de temps et d'efforts;
• si nécessaire, vous pouvez faire une copie du document souhaité en quelques secondes;
• l'audit est grandement simplifié, car il est effectué sous forme électronique, et vous pouvez également inviter des spécialistes embauchés à ces fins qui reçoivent la documentation par voie électronique.

AvantagesLes systèmes de gestion électronique de documents sont importants et indéniables, mais avant de passer à eux, vous devez évaluer les aspects négatifs de chaque système.

Défauts du système

Les avantages de la mise en place d'un système de gestion électronique de documents sont indéniables, mais ce processus présente certains inconvénients. Ceux-ci incluent:

• nécessairement tenu d'enregistrer une signature numérique électronique, pour la création de laquelle une grande quantité de fonds est payée;
• il n'est pas possible d'utiliser des documents électroniques si les partenaires ne sont pas passés à la gestion électronique des documents;
• beaucoup d'argent et de temps sont consacrés à l'installation de logiciels supplémentaires et à l'embauche d'un employé fiable qui gère tous les enregistrements électroniques;
• aucun format strictement unifié d'un tel workflow n'a encore été corrigé;
• de nombreux entrepreneurs et acheteurs se méfient de l'utilisation de documents électroniques signés avec EDS.

Par conséquent, chaque entrepreneur doit d'abord étudier les avantages et les inconvénients de la gestion électronique des documents afin de prendre la décision juste et pertinente.

Raison du développement

Les avantages de la gestion électronique des documents sont nombreux et significatifs. Cela conduit au fait qu'il se développe constamment et est introduit dans le travail de diverses entreprises, qui ne sont pas seulementcommercial, mais aussi public. Les principales conditions préalables à son développement efficace et continu incluent:

• La possibilité de son application dans la législation fiscale est envisagée. Certains types de déclarations de revenus ne peuvent être soumis que par voie électronique. Cela s'applique aux rapports sur les primes d'assurance répertoriées dans le PF pour les employés, ainsi qu'à la déclaration 3-NDFL soumise au Service fédéral des impôts pour chaque employé de l'entreprise. Même le rapport SZV-M pour tous les employés de l'entreprise est soumis par voie électronique si l'organisation emploie plus de 25 personnes. Par conséquent, certaines entreprises sont simplement obligées de passer à la documentation électronique, car elles doivent de toute façon émettre un EDS.
• Les principaux avantages de la gestion électronique des documents incluent la possibilité de le corriger en comptabilité. Sur la base de la loi fédérale n ° 402, la documentation comptable primaire peut être générée non seulement sous forme papier, mais également sous forme électronique, s'il est possible de l'endosser avec une signature électronique.
• Depuis 2017, le développement effectif de ce flux de documents dans les procédures judiciaires a commencé. Désormais, chaque décision de justice doit être publiée dans des sources ouvertes. De plus, toutes les entreprises et tous les particuliers ont la possibilité de déposer une réclamation ou une plainte par voie électronique, ce qui nécessite un EDS. Par conséquent, une signature électronique est émise non seulement par de grandes entreprises, mais aussi par des particuliers.
• Le développement des technologies électroniques se déroule rapidement, de sorte que maintenant presque tout le monde a accès à Internet, ce qui simplifie grandement le processus de communication avec les autrespersonnes et représentants du gouvernement.

Par conséquent, on peut affirmer que l'utilisation d'un tel workflow devient de plus en plus demandée.

Un autre avantage significatif

De plus, de nombreuses entreprises coopèrent avec des entreprises situées dans d'autres régions ou pays, il est donc beaucoup plus facile d'échanger différents documents lors de la gestion électronique des documents. Cela vous permet d'augmenter considérablement les marchés de vente et d'établir des contacts directs avec les fabricants.

C'est un avantage supplémentaire non négligeable de la gestion électronique des documents. Une amélioration de la qualité de la gestion est constatée depuis le premier jour de la mise en place d'un système adapté.

Comment participer ?

Dans un premier temps, le chef d'entreprise évalue les avantages et les inconvénients du système de gestion électronique de documents. S'il est décidé de l'introduire dans l'entreprise, les étapes suivantes sont mises en œuvre pour cela:

• Une assemblée des actionnaires est tenue, où le vote est effectué pour la mise en œuvre de ce système.
• Si la décision est positive, alors l'ordre correspondant est émis par le directeur de l'entreprise.
• Il est conseillé d'élaborer un règlement intérieur régissant les règles d'utilisation de la documentation électronique.
• Sélectionnez la signature qui sera utilisée dans le processus de signature de divers documents.
• Si une signature simple est sélectionnée, elle est apposée sur la base de codes et de mots de passe, ainsi que d'autres moyens, et y accèdeest limité, par conséquent, une personne spécifique est nommée qui s'occupera de l'approbation de la documentation électronique.
• L'autorité de certification est sélectionnée. Elle est représentée par un organisme spécialisé qui s'occupe de la gestion électronique des documents. Il est important de choisir une entreprise avec laquelle il sera rentable et confortable de coopérer. Vous devez évaluer à l'avance le coût des services offerts, ainsi que les différentes fonctions qui peuvent être utilisées lors de la coopération. Il est déterminé quelle responsabilité le centre sélectionné porte pour diverses erreurs pouvant survenir dans le processus de maintien de la gestion électronique des documents.
• Des documents sont en cours de préparation sur la base desquels un accord est conclu avec le centre sélectionné.
• Le contrat avec l'organisation sélectionnée est en cours d'explication. Après cela, le centre crée et délivre un certificat de clé EDS à son client.
• Il y a une introduction directe de la gestion électronique des documents dans le travail de l'organisation. Pour ce faire, tous les documents papier sont convertis sous forme électronique, et une procédure d'échange de documentation électronique est en cours d'établissement.

Les factures peuvent être établies par voie électronique, mais vous devez d'abord vous assurer que l'utilisation de ces documents conviendra à la contrepartie. Cela est dû au fait que l'entreprise doit disposer des moyens techniques pour traiter ces documents.

Choix de l'EDS

Inclus même dans les avantages de la gestion électronique des documents est la réduction des coûts de préparationnombreux documents papier. Mais dans tous les cas, vous devrez engager certains frais. Ils sont liés à l'exécution d'une signature électronique utilisée dans le processus d'approbation de la documentation électronique.

ETS peut être présenté sous une forme non qualifiée ou qualifiée.

Non qualifié

Il est émis à l'aide d'une transformation de données cryptographiques, pour laquelle une clé spéciale est utilisée, qui est disponible pour le propriétaire de l'EDS. Il est important de décider à l'avance qui exactement dans l'entreprise signera les documents électroniques.

Avec l'aide d'une telle signature, vous pouvez détecter diverses modifications apportées à la documentation après sa signature.

Qualifié

Pour ce faire, l'entreprise reçoit un certificat spécial contenant la clé de vérification EDS. Pour créer une telle signature, les exigences énumérées dans la loi fédérale n ° 63 sont prises en compte.

Habituellement, un tel EDS est utilisé dans les grandes entreprises qui cherchent à garder un secret commercial, par conséquent, grâce à l'EDS qualifié amélioré, la sécurité des documents électroniques est assurée.

Après avoir choisi un type spécifique de signature électronique, un accord est conclu avec le centre de certification sélectionné.

Règles d'introduction du système dans le travail de l'entreprise

Les avantages de la gestion électronique des documents par rapport au papier sont considérés comme indéniables, mais souvent, dans le processus de sa mise en œuvre dans le travail d'une organisation, certaines difficultés surgissent. Par conséquent, les règles de ce processus incluent:

• initialement, un spécialiste est nommé par ordre du chef, qui sera engagé dans la traduction de documents papier sous forme électronique;
• un logiciel spécial est installé sur chaque ordinateur de travail, ce qui vous permet de signer des documents avec un EDS précédemment émis;
• lors de la compilation, du traitement et de l'approbation de divers documents, les règles de base du travail de bureau sont prises en compte, qui s'appliquent également aux documents papier;
• les documents électroniques doivent contenir tous les détails, sceaux et EDS nécessaires;
• des informations peuvent être saisies dans les règlements de l'entreprise concernant les méthodes de confirmation des actions avec ces documents qui seront appliquées.

Le processus n'est pas considéré comme trop difficile s'il est bien compris.

Règles de coopération avec d'autres entreprises

Chaque entreprise qui met en œuvre un tel système dans son travail souhaite utiliser la documentation électronique en coopération avec ses principales contreparties. Pour ce faire, lors de la rédaction d'un accord avec une autre entreprise, une clause doit être incluse dans le texte du document indiquant que tous les documents seront transmis via des canaux de communication électroniques. Après cela, la documentation nécessaire est compilée et signée par un EDS précédemment émis. Tous les outils EDS doivent être certifiés, sinon ils ne peuvent pas être utilisés pendant le fonctionnement de l'entreprise.

Il est beaucoup plus facile d'établir un tel flux de travail avec divers organismes gouvernementaux, par exemple avec le Service fédéral des impôts ou la Caisse de pensions. Cela est dû au fait que ces organisations disposent déjà du logiciel nécessaire pourtravailler avec la documentation électronique.

Comment sont stockés les documents ?

Le principal avantage de la gestion électronique des documents est qu'il n'est pas nécessaire dans l'organisation d'allouer une salle séparée pour créer une archive, puisque tous les papiers sont stockés sur des ordinateurs, des serveurs ou divers supports électroniques. Néanmoins, chaque entreprise doit payer le stockage approprié de la documentation afin qu'elle ne soit pas accessible par des personnes ou des organisations non autorisées.

Lors du stockage des documents électroniques, les règles suivantes sont prises en compte:

• une nomenclature de cas est nécessairement établie pour l'ensemble de l'entreprise, et son aspect et son contenu dépendent du domaine d'activité dans lequel l'entreprise opère;
• l'examen de la valeur des documents est en cours;
• chaque documentation est marquée avec l'utilisation de la gestion électronique des documents;
• tous les documents doivent être archivés.

Lorsque ces règles sont prises en compte, il ne sera pas difficile de stocker correctement la documentation sous forme électronique.

Conclusion

La gestion électronique des documents présente de nombreux avantages. L'amélioration de la qualité du travail de l'entreprise est une conséquence de sa mise en œuvre. Pour ce faire, il est important de prendre une décision appropriée pour la gestion de l'entreprise, de sélectionner un centre de certification et de délivrer un EDS. Un logiciel spécial est installé sur les ordinateurs et les modifications nécessaires sont apportées aux actes réglementaires locaux de l'entreprise.

Avec l'aide de la documentation électronique, il est grandement simplifiéle fonctionnement de l'entreprise, ainsi que la facilité de coopération avec d'autres entreprises et organisations gouvernementales.