Système de gestion électronique de documents (EDMS) : qu'est-ce que c'est, fonctionnalités et recommandations

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Il y a plusieurs années, on parlait des systèmes de gestion électronique de documents comme d'un bel avenir. Aujourd'hui, ils sont déjà activement utilisés dans les entreprises privées et publiques. Mais le plus important est que la demande en EDMS ne cesse de croître. Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents et comment il fonctionne, prenons l'exemple des systèmes fonctionnant dans la Fédération de Russie.

Arrière-plan

Pour mieux comprendre le fonctionnement d'un programme EDMS, il est nécessaire de revoir les concepts de base et les tâches. Les facteurs clés sont ceux qui déterminent le choix d'un système particulier.

Si une organisation peut fonctionner dans des conditions de gestion informelle, alors il n'y a pas besoin de gestion de documents. Avec l'avènement des processus métier, il est nécessaire de gérer le mécanisme à l'aide d'une documentation ordonnée. Si vous ne traitez pas les papiers en temps opportun, ils commenceront à s'accumuler et à se perdre.

Un schéma de stockage de fichiers spécial est utilisé comme alternative au support papiersur serveur. Mais ça ne marche pas longtemps non plus. À mesure que le volume de l'entreprise augmente, le besoin de stocker et de synchroniser les informations augmente.

Il y a un dilemme: faut-il utiliser de vieux supports papier ou EDMS pour stocker des informations. Qu'est-ce qui est si important que vous pouvez obtenir grâce au système électronique ? Augmenter l'efficacité de l'organisation.

Effet économique

L'efficacité du travail peut être augmentée de deux manières: réduire les coûts ou augmenter les résultats. Les documents EDMS vous permettent d'atteindre deux objectifs à la fois. Autrement dit, la mise en œuvre du système permet à l'organisation de dépenser moins, mais de gagner plus.

Réduire les coûts en réduisant les coûts de papier, la perte de temps, l'accélération de la communication, le changement de culture d'entreprise.

Pour évaluer l'efficacité du programme EDMS, vous devez calculer le temps consacré à la paperasserie. Les sociétés de conseil estiment que ces opérations occupent 20 % du temps de travail. Dans le système de la bureaucratie russe, cela prend encore plus - 60% du temps. L'introduction de l'EDMS réduira ces coûts d'au moins 10 fois.

Travail de bureau et flux de documents

Les deux termes sont liés. La tenue de registres est un terme qui fait référence à un ensemble formel de règles pour travailler avec des documents. Certains systèmes EDMS peuvent être personnalisés selon les règles du travail de bureau, mais il existe également des systèmes sur la base desquels le travail de bureau est déjà formé.

Un document est une unité de stockage d'informations dans un EDMS. Le flux de documents est formé à partir dedifférentes sources: autres systèmes, applications, e-mail, mais surtout - à partir de supports papier numérisés. Par conséquent, les scanners et autres équipements font partie intégrante de l'EDMS. Le système stocke tous les documents, conserve leur historique, assure le mouvement dans l'organisation et exécute des processus commerciaux avec eux.

Dans une telle base de données il y a une décision, une instruction et un ordre du SED. À travers eux, l'organisation est gérée. Tout document est fourni avec "l'aide". L'ensemble des champs du formulaire dépend du type de document. Les informations sont stockées dans le système sous la forme d'une base de données de chaque champ d'une telle carte.

Fonctions et tâches de l'EDMS

Le programme de gestion de documents est conçu pour résoudre les tâches suivantes:

• systématisation du travail avec des documents.
• créer des documents selon des modèles, leur stockage d'enregistrement;
• automatisation comptable;
• classification des documents.

Regardons de plus près les fonctions du SED. Le programme de workflow est utilisé pour:

• créer des cartes.
• formant le texte du document;
• enregistrer les données au format pdf ou ms word;
• gestion des droits d'accès des utilisateurs;
• création d'itinéraires;
• contrôle du flux de documents;
• envoi de notifications, rappels;
• journalisation, répertoires, classificateurs;
• génération de commande;
• rechercher et signer des documents;
• génération de rapport.

Les fonctions générales du système incluent:

• télécommandetravailler avec des documents;
• utiliser un SGBD pour stocker des données;
• travail simultané avec EDMS;
• sécurisé grâce aux certificats, aux codes-barres et à la personnalisation.

Avantages et inconvénients

Passer au SED présente plus d'avantages que d'inconvénients. Cependant, un projet mal organisé peut détruire tous les avantages de l'automatisation. Les objectifs de la mise en œuvre de l'EDMS doivent être réalisables. Les avantages incluent:

• stockage centralisé et structuré des informations;
• la même approche pour la constitution et le traitement des documents;
• utilisation de modèles;
• recherche;
• accès audit.

Les inconvénients incluent des coûts de démarrage élevés et une formation rigoureuse des utilisateurs.

Processus de documents

Dans le GED, la gestion électronique des documents passe par une série d'étapes au cours desquelles certaines propriétés sont attribuées au document. Le traitement est effectué à la fois manuellement et automatiquement. Dans le second cas, réglez:

• conditions pour les transitions entre les étapes;
• séparation de route;
• cycles d'usinage;
• démarrer les sous-processus, les temporisateurs, les procédures de traitement;
• les rôles des utilisateurs sont définis.

Types de soins:

• Création d'un document.
• Édition.
• Renommer.
• Déplacer.
• Enregistrer.
• Indexation.
• Suppression.

frais SED

La gestion des documents ne peut pas fonctionner pleinement sans une licence, des serveurs, une configuration complète et une formation de tous les utilisateurs. Chacun de ces éléments nécessite une importante mise de fonds. De plus, il ne faut pas oublier l'intégration de l'EDMS avec d'autres systèmes, la mise à jour des bases de données et des logiciels, les consultations de support technique et les autres coûts de maintenance.

Introduction de l'EDMS

La mise en œuvre d'un projet peut prendre plusieurs mois. Le processus dépend à la fois du nombre de processus de documentation et des capacités financières, organisationnelles et des ressources. L'implémentation s'effectue selon l'algorithme suivant:

• création d'un groupe de travail, identification d'un leader;
• définir des buts et des objectifs;
• vérifier les processus de documentation existants;
• élaboration des termes de référence;
• choix SED;
• conclusion d'un contrat pour la mise en œuvre de l'EDS;
• élaboration et approbation du règlement de travail;
• Vérification du contenu initial des répertoires;
• Pré-test EDS;
• former le personnel sur le tas;
• tester la mise en œuvre de l'EDMS;
• analyse des résultats des tests;
• correction d'erreur;
• mise en œuvre complète de l'EDMS.

Erreurs d'implémentation

Une attention particulière doit être accordée aux processus qui nécessitent un document papier. L'erreur principale est la duplication d'un document papier avec un document électronique. Cela complique le travail et provoque une attitude négative envers l'automatisation. Personne ne paie de supplément pour faire un double travail. Il est nécessaire de construire des processus d'automatisation sansreproduction. La deuxième erreur est le manque de préparation du personnel. Le plus souvent, les nouveaux processus sont perçus avec hostilité. Par conséquent, il est nécessaire d'expliquer aux employés pourquoi un EDMS est introduit, afin qu'ils abordent consciemment le processus d'apprentissage.

Technologies de stockage de documents

Dans l'EDMS, la gestion électronique des documents se compose d'attributs, sur la base desquels la recherche, la classification, le regroupement et le reporting sont effectués. Parfois, un document est créé selon un modèle, parfois en transférant des données à partir d'une base de données. Les attributs sont stockés dans des tables. Le fichier lui-même est placé dans le dossier de stockage, les informations qu'il contient sont placées dans le répertoire du SGBD. Seuls les utilisateurs EDMS peuvent accéder aux données.

Qu'est-ce que la numérisation en ligne ?

Le traitement complet des documents avec le placement ultérieur de leurs échantillons dans les archives est effectué à l'aide de scanners. Pendant le processus de numérisation, il est possible de créer automatiquement un code-barres sur le document et de l'enregistrer dans la base de données avec une direction ultérieure le long de l'itinéraire spécifié.

Reconnaissance optique de texte

Ce système de gestion électronique de documents EDMS convertit une image électronique d'un document au format photo ou jpeg en format texte. Dans ce cas, un logiciel spécial est utilisé sous la forme d'une application autonome ou intégré ESCOM. BPM dans l'EDMS. Qu'est-ce qu'ESCOM. BPM ? Il s'agit d'un programme de reconnaissance de documents tapés dans différentes polices. Cependant, il convient de noter que les applications autonomes ont plus de fonctionnalités et reconnaissent même le texte manuscrit.

Code-barres

Cette technologie fournit un ensemble de procédures pour créer et appliquer un code-barres graphique à un document. Un code-barres unique est généré via le serveur du système. Il assure également l'identification des documents, sa recherche rapide dans la base de données et sa distribution dans les lieux de stockage. Lors de l'enregistrement d'un document, un code barre correspondant à l'identifiant de la carte électronique est imprimé sur l'étiquette. Il est collé à la version papier du document.

EDS

La signature numérique vous permet de vérifier l'exactitude du document et l'immuabilité des données. La signature est effectuée à l'aide d'un fournisseur cryptographique et d'une clé logicielle - un certificat. Ce dernier est un fichier dans un format spécial, qui est régénéré dans le centre de délivrance des licences. Pour garantir la sécurité des informations, vous devez stocker le certificat sur une carte à puce ou des clés I-Token. Ils sont protégés par un code PIN. Si le code PIN est saisi plusieurs fois de manière incorrecte, le certificat sera automatiquement bloqué.

Recherche de texte intégral et d'attributs

La recherche d'attributs est effectuée via un formulaire spécial utilisant plusieurs valeurs des champs de la carte. Par exemple, le critère "Compte" recherche des données dans le champ "Destinataire" ou "Expéditeur". En même temps, le système compare les critères saisis avec les données des cartes et entre dans le résultat les cartes qui correspondent. La recherche est basée sur une correspondance exacte ou partielle.

La recherche en texte intégral est effectuée en fonction des données dudocument, y compris les formes de mots via des outils de SGBD intégrés tels que MS SQL SERVER, ORACLE. Pour une recherche complète, les fichiers doivent être saisis dans la base de données sous forme de document (doc), tableau (xls), présentations, messages.