Exemple de réglementation de l'interaction entre les départements, exemples

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Chaque entreprise dispose de documents locaux réglementant ses activités. L'un des plus importants est la réglementation de l'interaction entre les départements (un exemple de document sera décrit ci-dessous). Pour le responsable de l'organisation, c'est un outil de gestion efficace. Examinons en détail un exemple de réglementation de l'interaction entre les départements.

Exigences

Quelle devrait être la réglementation ? L'interaction entre les départements de comptabilité et de service économique, les responsables du personnel et l'unité de règlement et de planification, d'autres unités structurelles de l'entreprise est inévitable dans le processus d'activité. Dans le même temps, le contact des employés doit garantir la mise en œuvre des tâches définies dans les plus brefs délais. Un échantillon de la réglementation de l'interaction entre les départements, tout d'abord, devrait être à la disposition des artistes interprètes. Si la personne responsable de son développement écrit toutes les dispositions, mais que les subordonnés ne peuvent rien comprendre, le document n'aura aucune signification. À cet égard, la formation d'un modèle de règlementinteractions entre services, trois principes clés doivent être pris en compte:

1. Le document est compilé sur la base du modèle de processus métier. La qualité de la réglementation dépendra directement de la rigueur du programme.
2. La structure du document est déterminée par le modèle de processus. Tous les points du schéma doivent être présents dans le règlement.
3. La présentation des informations est effectuée dans une langue officielle et sèche. Il est recommandé d'utiliser des phrases courtes et simples dans le texte du document. Les dispositions doivent être formulées sans ambiguïté. Toutes les abréviations et tous les termes doivent être épelés.

Objectifs

Exemple de réglementation de l'interaction entre les départements:

1. Établir et maintenir l'ordre dans la préparation de la documentation, contact efficace entre les unités structurelles.
2. Prévention des situations conflictuelles dans l'équipe. Si les schémas d'interaction pour le travail sont déterminés à l'avance, la part de participation de l'un ou l'autre employé dans les processus, les conflits ne surgiront pas.
3. Entrée rapide dans l'équipe des nouveaux venus. Le règlement aide à comprendre la structure des interactions, indique quels documents seront utilisés par l'employé, quels services il contactera.
4. Contrôle de la discipline.
5. Transfert plus rapide des dossiers vers un autre employé (lors d'un départ ou d'un départ en vacances).
6. Prévention de la perte de ressources financières, humaines et de temps.

Structure

Quelle est la régulation de l'interaction entredépartements peuvent être considérés comme correctement rédigés ? En règle générale, un document comprend les sections suivantes:

1. Dispositions générales.
2. Définitions, termes et abréviations.
3. Descriptions des processus.
4. Responsabilité.
5. Contrôle.

Les actes législatifs, les GOST et d'autres documents peuvent servir de sources de définitions. Ces derniers comprennent notamment les arrêtés des ministères, des départements, les décrets gouvernementaux. Dans le même temps, des références aux documents réglementaires, dont les dispositions ont été utilisées, devraient être incluses dans les règlements pour l'interaction entre les services. L'échantillon pour les établissements de santé, en particulier, contient des indications des arrêtés du ministère de la Santé et du Développement social, le ministère de la Santé de la région.

Demande

Il contient généralement un modèle graphique du processus métier. Il est représenté sous la forme d'un schéma composé de plusieurs blocs. L'image graphique peut être créée à l'aide de produits logiciels pour PC. Les schémas reflètent une procédure spécifique pour la mise en œuvre de certaines tâches. La visualisation est plus pratique que le texte. Le diagramme montre clairement le début du processus et chaque étape, la relation entre eux et le résultat final. Ce modèle est souvent utilisé par les développeurs de la réglementation pour l'interaction entre les départements de l'entreprise selon 223-FZ. Le programme met en évidence des paramètres clés tels que les extrants et les intrants, les participants et les clients. Si un débutant se familiarise avec un tel modèle, il comprendra immédiatement les spécificités du processus et sera prêt à mettre en œuvre une tâche spécifique.

Instructions

À la première étape, vous devez déterminer l'objet du document et les personnes responsables, c'est-à-dire quiélabore et quelles réglementations. L'interaction entre les services comptables, en particulier, s'effectue selon un schéma clair, inscrit dans la législation. Dans cette unité structurelle, il y a toujours la personne la plus importante responsable du respect des exigences de déclaration. Il peut devenir la personne responsable de l'élaboration des règles d'interaction entre les services. Un exemple de document devrait être discuté par tous les employés. Pour cela, une assemblée générale est organisée. Si le document réglemente un processus dans lequel les intérêts de plus de deux départements entrent en collision, il est alors important d'impliquer les employés clés dans la discussion. La personne responsable du développement doit expliquer à ses collègues l'importance de mettre en œuvre les règles.

Description des processus

Son volume dépendra de la complexité de l'interaction. Si le processus est simple et que l'employé qui en est responsable comprend bien toutes les étapes de la mise en œuvre, il peut alors élaborer lui-même un plan de travail avec d'autres unités structurelles. Après cela, il devrait discuter du document avec le reste des participants. Si le processus métier est complexe, chaque employé développe sa propre partie du modèle. Après cela, tous les projets sont compilés et discutés. Au cours de la prise de connaissance du document de base, tout salarié intéressé peut proposer certaines corrections et ajouts. Après cela, les règles d'interaction entre les départements de l'entreprise sont transférées au chef.

Déclaration

Cela peut être fait directement. Dans ce cas, le responsable signe lui-même les règles d'interaction entredépartements de l'entreprise. Un exemple de document peut également être approuvé indirectement. Dans ce cas, le chef donne un ordre. Les données d'enregistrement de l'acte administratif sont inscrites dans le cachet d'approbation.

Les détails du travail de la personne responsable

Dans certaines organisations, le poste de responsable qualité est prévu en l'état. En pratique, certaines étapes de préparation des documents ont été développées. Elles doivent être respectées par le responsable qui établit les règles d'interaction entre les services. Exemple d'étapes de base:

1. Définir les processus.
2. Construire un graphique.
3. Description détaillée.
4. Composer du texte.

Le spécialiste responsable étudie l'emploi du temps des employés dans différents départements. Cela est nécessaire pour compiler une description des situations types incluses dans les règlements d'interaction entre les services. Exemple: "La station-service est inspectée à l'aide de moyens techniques tels que… Un rapport est généré à la fin de l'inspection."

Définir l'objectif final

La personne responsable de l'élaboration du règlement doit avoir une idée de tous les processus, connaître les devoirs des employés, avoir les qualifications et le niveau de professionnalisme appropriés. Le but du document doit être clair pour les employés. Sinon, la mise en œuvre de la réglementation constituera une charge supplémentaire pour les employés.

Optimisation et conception

L'étude complète des processus qui se déroulent dans l'entreprise, vous permet d'identifierpoints faibles. L'analyse des situations, des résultats, des opérations permet d'optimiser les activités. Ceci, à son tour, nous permet de former plusieurs scénarios pour un développement ultérieur. Ainsi, l'entreprise peut tout laisser tel quel, créer un nouveau modèle de travail ou corriger l'ancien.

Nuances

Il est important que chaque employé comprenne clairement ce qu'il doit faire et comment les résultats obtenus affecteront ses revenus. C'est pourquoi il est nécessaire de discuter du règlement avant son approbation. Le rôle clé dans la préparation du document est attribué, bien sûr, au chef du groupe de travail (projet). La tâche de ce spécialiste est de soulever des questions critiques. Il doit être capable de présenter un modèle de processus clair. Chaque participant voit l'image de ses propres yeux. Il doit y avoir une compréhension commune. Chaque participant doit expliquer sa responsabilité dans la création du règlement. Dans la plupart des cas, les équipes sont sceptiques quant à la mise en place d'un tel document. Selon la complexité du processus, l'introduction de la réglementation prend de 4 à 12 mois.

Fonctionnalités d'introduction

Pour introduire un nouveau règlement, vous devez:

1. Reconnaître les documents précédents comme invalides.
2. Introduire de nouveaux actes locaux pour activer la réglementation.
3. Élaborer les documents nécessaires à l'application des règles approuvées.
4. Fixer ou implémenter de nouveaux modules d'infobases automatisées.
5. Faire des formulaires de documents non standardisés.
6. Modifier ou compléter les effectifshoraire.
7. Trouvez des candidats pour de nouveaux postes, nommez ou transférez des travailleurs.
8. Enseigner aux artistes les nouvelles règles.
9. Effectuer des actions de sensibilisation auprès des employés.
10. Effectuer un test de mise en œuvre du règlement.
11. Corrigez le texte en fonction des résultats de l'exécution expérimentale.
12. Mettre en action la version finale du document.
13. Définir les procédures de contrôle qualité de la réglementation.

Une fois les mesures de mise en œuvre du document déterminées, le gestionnaire émet une ordonnance. Il convient de noter qu'en raison de la durée des événements, la date d'approbation et d'entrée en vigueur directe du règlement sera différente. Examinons plus en détail les principales erreurs commises par les employés lors de la compilation d'un document.

Incohérence avec la pratique

Il est important de confier la création de règlements à un employé directement lié aux activités de travail de l'entreprise. Supposons que l'organisation est devenue très grande. La direction peut très bien se permettre de former un service spécial, dont les tâches comprendront la résolution des problèmes de développement. En conséquence, le département se chargera de décrire tous les processus de l'entreprise. Mais le but de cet événement est sans importance pour eux. Si les réglementations sont établies par des personnes qui ne sont pas impliquées dans des activités réelles, l'employé qui les gère n'exécutera pas le programme. En conséquence, le document n'a pas de sens pour fonctionner.

Manque de flexibilité

De nombreuses personnes responsables s'efforcent d'obtenir un maximumdétail. Cette situation est causée par la méconnaissance des différences entre l'élaboration des réglementations et la description des processus de production réels. Si la tâche consiste à automatiser les opérations, leur détail est destiné à aider les employés. Le besoin de réglementation survient lorsque de nombreuses personnes sont impliquées dans la production. Leurs actions sont souvent dupliquées, mais chacun interprète telle ou telle opération à sa manière. Le règlement vise à régler les différends. Il convient de garder à l'esprit que les employés de l'organisation doivent disposer d'une certaine liberté d'action, leur permettant de prendre l'une ou l'autre décision en fonction de la situation. Par exemple, un client peut recevoir une réponse immédiatement au lieu d'après un certain temps.

Grand volume et complexité du texte

Les règlements composés de 5 à 7 pages sont considérés comme optimaux. Dans le même temps, son contenu doit être volumineux, mais bref. Il n'est pas recommandé d'utiliser des phrases complexes à plusieurs parties. Le texte doit être compréhensible. De plus, vous devez faire attention aux termes. Vous ne devez pas remplacer les concepts par des synonymes, utilisez des abréviations sans décodage.

Interaction entre la sécurité de l'information et les services informatiques

Actuellement, dans de nombreuses entreprises, les contacts de ces services sont très difficiles. Les difficultés sont associées aux conflits internes des services informatiques et de sécurité de l'information. Il existe plusieurs options pour assurer leur coopération efficace. La première et la plus simple est la présence d'employés (un ou plusieurs) spécialisés dans la sécurité de l'information au sein du service des technologies de l'information. Règles d'interaction entre les services informatiques etIB dans ce cas reflète des approches typiques de la coopération. L'organisation du travail est réalisée sur la base du stéréotype dominant selon lequel la sécurité de l'information fait partie de la fourniture des technologies de l'information. S'il n'y a pas de conflits entre ces services dans l'entreprise, le responsable peut envisager d'organiser le service de sécurité de l'information en tant que structure distincte du service informatique. En conséquence, il sera nécessaire d'allouer davantage de ressources, y compris financières, pour assurer de telles activités.

Échantillon typique

Les dispositions générales précisent:

1. Le but du document. En règle générale, il existe une telle phrase: "Le présent règlement détermine la procédure …".
2. Portée. Le règlement peut s'appliquer aux travailleurs ou aux installations.
3. Documents réglementaires conformément auxquels la loi a été élaborée.
4. Règles d'approbation, d'ajustement, d'annulation des règlements.

Dans la section "Termes, abréviations, définitions" les concepts utilisés dans le document sont donnés. Toutes les abréviations doivent être épelées. Les termes doivent être donnés par ordre alphabétique. Chaque concept est indiqué sur une nouvelle ligne en unités. h. La définition du terme est donnée sans le mot "ceci", par un tiret. Dans la section "Description du processus", une description étape par étape est donnée. Il est conseillé d'introduire des alinéas. Chacun d'eux correspondra à une étape précise. La même section indique les employés impliqués dans l'exécution de certaines opérations. Non seulement les actions sont décrites, mais aussi leur résultat.

Responsabilité et contrôle

Le règlement devrait contenir une indication de la possibilité d'appliquer des sanctions aux personnes qui ne se conforment pas aux dispositions. La responsabilité est autorisée par la loi. Elle peut être pénale, administrative ou disciplinaire. Il est obligatoire d'indiquer le nom complet et le poste de l'employé qui surveille l'application du règlement.