2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27
Documentation fait référence à l'enregistrement d'informations conformément aux règles réglementées, c'est-à-dire à la procédure de traitement des documents d'une manière particulière. Étant donné que le processus d'enregistrement des données peut être effectué par différents moyens, les documents dans la pratique des activités de gestion sont très différents - documents manuscrits, graphiques, typographiques, photo et vidéo.
La documentation des activités de gestion est une procédure réglementée, ce qui lui confère une garantie de force juridique - une qualité qui se trouve dans la législation en vigueur.
Aujourd'hui, divers moyens de documentation sont utilisés: des plus simples (comme les crayons et les stylos à bille ordinaires) aux plus complexes électromécaniques (cela inclut un magnétophone, une caméra vidéo, un appareil phono, etc.) et automatisés, l'ordinateur. Les méthodes de documentation dépendent également des moyens utilisés. Il peut s'agir de texte, d'électronique, de film et de photographie.
L'activité de gestion utilise généralement des documents texte écrits à la main ou créés sur un ordinateur. C'est pourquoiils sont appelés dossiers de gestion.
La documentation est toujours la fixation d'informations sur un support spécifique, avec des détails spéciaux, par lesquels il est ensuite identifié. La documentation des activités de gestion crée les moyens et les bases pour réglementer les activités d'un fonctionnaire individuel et les actions financières ou organisationnelles de l'ensemble de l'entreprise.
La documentation peut différer dans ses fonctions, son objectif, son contenu, son degré de confidentialité et la disponibilité des informations. Les facteurs d'adressage permettent de le classer en interorganisationnel et externe. La première, qui ne va pas au-delà d'une institution ou d'une organisation, et qui se déroule entre ses participants, est appelée service. La seconde - la documentation externe - est réalisée entre des organisations de différents types, des fonctionnaires individuels qui ne sont pas directement subordonnés les uns aux autres.
La documentation technique est réalisée dans le respect des normes établies, qui sont différentes pour tout type de document. Pour toute activité de gestion, cela est particulièrement important, car la documentation acquiert ainsi une force juridique, qui constitue la preuve la plus sûre de l'authenticité des informations qu'elle contient.
La documentation des activités de gestion impose des responsabilités spécifiques aux fonctionnaires ou aux organes de gestion qui la réalisent. Ainsi, lors de la création de tout document officiel doit être observéles normes législatives actuelles, les règles d'enregistrement, qui sont nationales. De plus, chaque document doit être accompagné des détails de l'organisation, juridiquement significatifs: son nom et son décodage, les signatures et les sceaux de la direction ou d'un certain service de l'entreprise, la date de compilation et le numéro dans le registre, les cachets d'approbation, etc. Enfin, la documentation des activités de gestion doit émettre des documents relevant strictement de sa compétence.
Les documents diffèrent par leur degré d'authenticité. Les brouillons ou les copies de la documentation principale ne contiennent qu'un certain texte et n'ont pas la même valeur juridique que les originaux. Le document authentique est considéré comme celui qui contient les informations et les détails ci-dessus confirmant sa validité et son authenticité.
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