Objectifs et responsabilités du service des achats

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Pourquoi avons-nous besoin d'un service des achats ? Dans chaque organisation, ce département est représenté sous une forme ou une autre. Et son travail affecte directement l'efficacité de l'ensemble de l'organisation dans son ensemble. Examinons de plus près comment le travail du département affecte les résultats de l'organisation.

Objectifs du département

Le service des achats est un service spécialisé dans l'achat de marchandises auprès d'un fournisseur aux conditions les plus favorables pour l'entreprise.

Le travail du département a un impact direct sur toutes les activités de l'entreprise. Pour l'assortiment, pour les ventes, la plénitude des entrepôts, la disponibilité des marchandises nécessaires, l'utilisation efficace du fonds de roulement.

Les objectifs d'achat peuvent être classés en fonction des objectifs globaux de l'entreprise, mais la liste globale ressemble souvent à ceci:

• déterminer les besoins de l'entreprise pour un produit particulier;
• acheter des biens au meilleur prix possible;
• promouvoir un roulement élevé;
• créer les conditions pour recevoir les marchandises à temps;



• évaluerqualité du produit et achetez la plus haute qualité;
• maintenir une relation avec un fournisseur ou des fournisseurs;
• travailler efficacement avec le reste de l'entreprise;
• Gérer efficacement les biens achetés;
• surveiller le chiffre d'affaires, en obtenant le maximum d'avantages pour l'entreprise.

Fonctions principales

Dans différentes organisations, les fonctions du service des achats peuvent différer considérablement les unes des autres. Pourtant, il existe des fonctions et des responsabilités qui caractériseront un département dans presque toutes les entreprises:

• Suivi du marché des fournisseurs;
• surveiller la disponibilité des marchandises en stock;
• réapprovisionnement en temps opportun de l'assortiment;
• rechercher les meilleurs fournisseurs et prix;
• négociations avec les fournisseurs;
• contrôle de la livraison et du transport de marchandises;



• réception des marchandises;
• contrôle de la qualité des biens achetés;
• plaintes, si nécessaire.

Fonctions supplémentaires du service des achats, présentes ou non dans l'organisation - en fonction de ses spécificités et de sa structure:

• gestion des assortiments;
• recueillir des informations sur les concurrents;
• impliquer les fournisseurs dans l'organisation marketing.

Structure

La structure du service achats est construite en fonction de:

• taille de l'organisation;
• industries;
• nombre d'unités d'assortiment dans le chiffre d'affaires;
• nombre de fournisseurs;
• leur situation géographique.

Selon le type d'organisation, le service des achats peut être géré de manière centralisée ou régionale.

En règle générale, il s'agit d'une structure matricielle composée du responsable (chef, directeur) du service des achats et des responsables (spécialistes) des achats.

Le nombre moyen d'articles ou de catégories par responsable est d'environ 7, mais il peut varier en fonction du volume de production ou du chiffre d'affaires.

Devoirs du département et de ses employés

Pour un travail efficace du service des achats, une répartition claire des responsabilités du service des achats entre ses employés est nécessaire.

La responsabilité principale du chef de département est d'assurer la continuité et la stabilité de l'approvisionnement des biens nécessaires en optimisant le travail du département et en coordonnant les activités des employés. De plus, le responsable des achats doit avoir une idée de tous les contrats et catégories conclus afin d'organiser et de poursuivre le travail efficace du département même en l'absence de l'un des employés.

Les tâches des responsables des achats ou des spécialistes ordinaires du département comprennent l'organisation de l'approvisionnement en marchandises, le suivi du transport des marchandises, le contrôle du paiement des lots achetés et la planification des achats.

Un modèle efficace sera celui où chaque acheteur aura son propre domaine de responsabilité, consistant en une liste d'articles ou de catégories de produits.

Exigences des employés

Étant donné les responsabilités des employés et les fonctions du département, vous pouvez faire une liste des exigences pourcandidat idéal pour le poste d'acheteur.

Les employés du service des achats doivent respectivement posséder les compétences, connaissances et qualités personnelles suivantes:

• Capacité à analyser les informations. Le choix du fournisseur doit se baser sur de nombreux critères. C'est le meilleur prix, et un avantage géographique, et l'alignement de la logistique de l'entreprise fournisseur et de votre organisation.
• Connaissance des principes de tarification.
• Connaissance du cadre juridique de la passation des marchés.
• La capacité d'établir et de conclure des contrats.
• La capacité de négocier. Parfois, il est très important d'établir des conditions individuelles avec un fournisseur pour votre entreprise. La réduction du prix du fournisseur ou l'utilisation des ressources du fournisseur pour les promotions, la formation spécifique au produit pour son personnel, les versements de produits et les systèmes de post-paiement peuvent tous constituer un bon avantage concurrentiel parmi des entreprises similaires.
• La capacité à entretenir des relations d'affaires.
• La possibilité de planifier vos activités.

Motivation des acheteurs et du responsable des achats

Le système de motivation du service des achats doit être construit de manière à ce que l'employé travaille avec une efficacité maximale. Mais en même temps, les exigences contradictoires et les exigences qui dépassent les capacités de l'employé ne doivent pas être mises en avant.

Pour mettre en place un système de motivation mensuel, il vous faut:

• Créer un modèle KPI pour le département. Ce sont des indicateurs tels que la réalisation du plan d'approvisionnement, le taux de rotation, la rentabilité des ventesmarchandises, la présence et l'absence de marchandises périmées.
• Créer un modèle d'indicateurs de performance clés pour chaque employé en fonction de critères tels que le delta de prix de l'organisation par rapport aux concurrents, la disponibilité du produit requis, la qualité du produit acheté, le lancement de nouvelles marques, l'individu conditions des fournisseurs et plus encore.
• Sur la base du modèle KPI, la prime est calculée. De plus, il sera effectif de verser une prime composée de deux parties: une prime pour la performance du département et une prime pour l'accomplissement personnel des plans.

En même temps, chaque critère KPI doit avoir des propriétés telles que:

• mesurabilité;
• transparence;
• les critères de planification doivent être créés en tenant compte des tendances du marché.

C'est-à-dire que l'acheteur peut, s'il le souhaite, calculer indépendamment le montant de sa prime.

La prime du chef de département peut être basée sur les indicateurs de l'ensemble du département, et également inclure les indicateurs de performance de chaque employé individuellement.

Dans le même temps, la partie bonus d'un employé ordinaire du service des achats devrait représenter environ 50 % de l'ensemble du salaire, et la prime du chef du département devrait être d'environ 30 à 40 %. Le reste est le salaire, car tous les indicateurs de performance du service ne peuvent pas être liés aux activités d'un employé spécifique.

Les ventes relèvent-elles de la responsabilité de l'acheteur

Dans les calculs du KPI du service des achats, vous pouvez utiliser un critère tel que le chiffre d'affaires des biens achetés - le rapport des ventes à ses actifs.

Il semble que l'acheteur devraitne traitent que de l'achat de biens, mais la qualité des biens achetés, son attrait pour le consommateur final ou le client de l'entreprise affectent de manière significative la mise en œuvre du plan de vente.

Par conséquent, la quantité et la qualité des ventes dépendent pour moitié d'achats bien menés.

Place du service achats dans la structure de l'organisation

Les tâches résolues par le service des achats, conformément aux tendances marketing modernes, doivent être résolues dans cet ordre:

• D'abord, une stratégie de vente est construite (produit fini ou bien acheté).
• Ensuite, si le service des achats est dans l'entreprise, la question de la stratégie de production est tranchée.
• Et ce n'est qu'alors qu'une stratégie d'approvisionnement pour les biens, matières premières ou composants nécessaires est développée.

Le responsable des achats relève souvent directement du PDG de l'entreprise.

Il doit également y avoir une communication efficace entre le service des achats et le service marketing et commercial. Sans cela, de nombreux efforts pour créer un service des achats, améliorer sa structure et sa motivation resteront sans résultat.

Si un système de gestion de catégorie est mis en place dans une holding ou une organisation, l'acheteur doit travailler en collaboration avec le gestionnaire de catégorie. En parallèle, il est nécessaire de délimiter le périmètre de responsabilité de chaque spécialiste afin que le système de motivation reste transparent et compréhensible par tous.