Règles de tenue d'un carnet de travail en Russie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Livret d'emploi - l'un des documents les plus importants impliqués dans la formalisation des relations entre l'employeur et l'employé. Les normes de traitement sont déterminées au niveau des actes juridiques fédéraux. Les règles de tenue d'un livret de travail sont un exemple de législation assez stricte. Quelles sont leurs spécificités ?

Informations générales sur la tenue de registres professionnels

La principale source législative réglementant les règles de tenue des cahiers de travail est le 225e décret du gouvernement russe, publié le 16 avril 2003. Il décrit systématiquement toutes les nuances concernant le traitement correct de ce document. Considérez les faits généraux sur la tenue des cahiers de travail, qui sont contenus dans la résolution.

Cet acte juridique établit que le cahier de travail est le principal document reflétant les informations sur les activités et l'expérience d'un citoyen. Le décret stipule que les employeurs sont tenus de commencer les carnets de travail (ainsi que de continuer à maintenir ceux qui existent déjà) pour chaque employé qui a travaillé dans l'organisation pendant plus de 5 jours (à condition que ce travail soit le principal).

On peut noter qu'il y a assezdans de rares cas, lorsque l'employeur est un particulier, le classeur ne démarre pas - cela est interdit par la loi.

Informations clés qui figurent dans le cahier de travail: données personnelles sur l'employé, la nature du travail qu'il effectue, informations sur les transitions entre différents employeurs, faits sur les récompenses pour diverses réalisations. Aucune action disciplinaire n'est incluse dans le document, sauf s'il s'agit d'un licenciement.

Les carnets de travail sont remplis en russe, et dans les républiques nationales russes, il est possible d'utiliser les langues locales qui ont le statut d'État.

Conception de livre

Nous pouvons commencer à explorer les règles de maintien d'un cahier de travail à partir de points reflétant les caractéristiques de remplissage d'un document. Voici les faits les plus importants concernant ce processus:

- si le salarié est embauché pour la première fois, l'entreprise qui l'emploie doit lui délivrer un livret de travail dans la semaine qui suit le début de sa carrière;

- les informations sur l'employé sont inscrites dans le document en question sur la base d'un passeport ou d'une autre source d'identification légalement reconnue;

- les données sur l'éducation reçue par l'employé, ainsi que sur ses spécialités, les professions sont tirées des diplômes et autres documents confirmant les qualifications;

Dès la délivrance du livret, l'employeur s'engage à le maintenir correctement. Mais en fait, tout ce qu'une entreprise peut faire avec un cahier de travail, c'est y faire des écritures et des ajustements. Par conséquent, il est extrêmement important de savoir comment saisir correctement lesenregistrer le document.

Entrées

Les règles de tenue d'un cahier de travail supposent que toutes les entrées (par exemple, concernant les transferts, les faits sur les qualifications, les licenciements, les récompenses, etc.) sont effectuées sur la base d'un ordre qui doit être signé par un personne compétente de la direction de l'entreprise-employeur. La saisie d'informations dans le classeur doit être effectuée sans utiliser d'abréviations. Les entrées doivent être suivies d'un numéro de série. Chaque fois que le service du personnel de l'entreprise corrige le livret de travail de l'employé, elle doit lui notifier les modifications contre signature.

Si des informations sur le licenciement doivent être inscrites dans le document, la formulation doit être pleinement conforme à celles prévues par le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois fédérales. Si le contrat de travail est résilié conformément à l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie, dans le cahier de travail, il est nécessaire de se référer au paragraphe nécessaire de sa 1ère partie. Si une personne est licenciée sur la base des dispositions de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie, le document doit également refléter le libellé prévu par la loi. Si le contrat de travail est résilié en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l'employeur et de l'employé, il convient de se référer aux dispositions de l'article 83 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Si l'employé le souhaite, le classeur peut enregistrer des informations relatives au travail à temps partiel (y compris le licenciement). Mais pour cela, l'employé doit fournir au service du personnel un document confirmant sa relation de travail avec un autre employeur.

Incluantautres documents populaires qui prévoient les règles de tenue d'un cahier de travail - informations sur le service militaire (ainsi que sur le travail dans les organes des affaires intérieures et d'autres organismes d'État et d'application de la loi). En outre, les informations reflétant le fait que les employés ont suivi des cours de formation avancée peuvent être saisies dans le document.

Dans le classeur, comme nous l'avons noté ci-dessus, les informations sur les récompenses de l'employé sont enregistrées en raison de ses réalisations professionnelles. Il peut s'agir d'informations sur les récompenses d'État, les titres honorifiques, la présentation de diplômes, de badges, de diplômes et d'autres types d'incitations prévus par les lois de la Fédération de Russie et les actes juridiques locaux des employeurs.

Modifications et correctifs

Les règles de tenue d'un cahier de travail permettent également des modifications et des corrections à ce document. Comment doivent-ils être produits ? Si nous parlons de changer le nom complet, la date de naissance, les informations sur l'éducation, les actions du service du personnel doivent être confirmées par des documents liés aux faits mis à jour.

S'il arrive que le responsable du personnel ait commis une erreur lors de la saisie d'une entrée dans le classeur, cela peut être corrigé. Dans le même temps, le service du personnel peut également procéder à un ajustement approprié au nouvel emploi, s'il dispose d'une pièce justificative de l'employeur précédent.

Si nous parlons de corrections dans les sections reflétant des faits sur le travail ou sur les récompenses, les données incorrectes ne peuvent pas être barrées: des notes doivent être prises pour queils ne sont pas valides et les informations correctes sont saisies ensuite.

Un scénario est possible dans lequel une organisation qui a fait une erreur dans la préparation d'un cahier de travail a changé son statut juridique. Dans ce cas, les ajustements dans le document doivent être effectués par la société qui est devenue le successeur de la société. Lorsque l'organisation est liquidée, le nouvel employeur apporte des modifications au cahier de travail. Un scénario similaire - si l'employeur est un entrepreneur individuel qui a liquidé son statut.

Émission d'un classeur en double

Considérons un autre aspect important, qui comprend les règles de tenue des cahiers de travail. Le 225e décret du gouvernement de la Fédération de Russie autorise la délivrance de leurs duplicata. Il peut y avoir plusieurs raisons à cette procédure. Étudions les éléments clés qui contiennent les règles de maintien d'un cahier de travail. Que doit faire un employé si, par exemple, il a accidentellement perdu le document pertinent ?

Tout d'abord, vous devez informer votre employeur de ce fait. Selon la loi, l'entreprise doit délivrer un classeur en double dans ce cas dans les 15 jours. Lors de la délivrance de ce document, l'employeur doit y saisir des informations reflétant l'ancienneté (qui est documentée), ainsi que des informations sur les récompenses.

Il est possible de délivrer un duplicata au lieu d'un livret de travail valide, qui contient un enregistrement invalide de licenciement ou le fait de transfert à un autre emploi. Dans ce cas, la nouvelle version du document contiendra toutes les données nécessaires, à l'exception des données incorrectes.

Les règles de tenue, de stockage des cahiers de travail suggèrent que l'employeur doit les fournirl'intégrité, prévenir les dommages, ne doit pas perdre les documents pertinents. Mais il arrive que, pour diverses raisons, l'entreprise viole encore l'une de ces règles. Par exemple, en raison d'une urgence. S'il arrivait que les carnets de travail soient perdus en masse par l'employeur, l'ancienneté des salariés qui y était enregistrée est établie par une commission spéciale. Il est composé de représentants compétents des entreprises patronales, des différentes organisations syndicales et autres structures habilitées.

La commission examine les documents dont dispose l'employé - certificats ou, par exemple, ceux liés aux activités du syndicat - billets, cartes d'enregistrement, livrets de paie. Si l'employé ne dispose pas de sources pertinentes, alors le fait qu'il a travaillé dans telle ou telle entreprise peut être confirmé sur la base du témoignage de deux ou plusieurs personnes qui ont été autrefois collègues pour une personne. Après les travaux de la commission, des documents en double, établis de la manière prescrite, sont délivrés aux salariés. Il est également possible d'impliquer les tribunaux dans le processus d'établissement de l'ancienneté.

Délivrance d'un livre en cas de licenciement

Il existe plusieurs réglementations qui sont en quelque sorte en corrélation avec la résolution, qui établit les règles de tenue d'un cahier de travail. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, en particulier, l'employeur est tenu de remettre à l'employé le document approprié entre ses mains après le licenciement. Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

Dans le processus de licenciement, les entrées que le service du personnel de l'employeur a faites dans le cahier de travail de l'employé doiventêtre dûment certifié. De plus, l'employé lui-même doit apposer sa signature. Si les informations contenues dans le classeur ont été saisies non seulement en russe, le libellé est également certifié dans une autre langue.

Inserts design

Un encart dûment signé peut également être joint au cahier de travail. Il a des identifiants uniques - une série et un numéro. Il est utilisé si toutes ou liées à l'une des sections de la page sont remplies dans le classeur, à la suite de quoi il n'y a nulle part où entrer de nouvelles informations.

L'encart est maintenu selon les mêmes règles que le cahier de travail, et sans ce document il est invalide. Chaque fois que le service du personnel émet un encart, il est nécessaire d'apposer un cachet reflétant ce fait dans le classeur.

Stockage de livres

La 225e résolution ne reflète pas seulement les règles de base pour la tenue d'un cahier de travail. La façon de stocker ces documents, ainsi que de les conserver, y est également décrite. On peut noter que l'employeur doit mener les procédures appropriées non seulement en ce qui concerne les cahiers de travail et les encarts valides, mais également les formulaires.

Pour assurer la bonne comptabilisation des pièces, l'entreprise doit disposer de plusieurs pièces:

- livre des revenus et des dépenses, qui enregistre des informations sur les formulaires de cahiers de travail et d'encarts;

- livre de comptabilité pour le mouvement des documents.

Les formes des documents pertinents sont déterminées dans les règlements émis par les autorités exécutives de la Fédération de Russie. En ce qui concerne le livre des revenus et des dépenses - endes informations sur toutes les procédures reflétant la réception ou la dépense des formulaires en question doivent y être inscrites. Il est nécessaire, lors de la comptabilité, d'indiquer la série et le numéro de chaque document. Dans le livre de comptabilité pour le mouvement des livres et les encarts qui s'y rattachent, il est nécessaire d'enregistrer les documents acceptés des employés entrant au travail, ainsi que les cahiers de travail et les encarts les complétant. En cas de licenciement, un employé de l'entreprise signe les deux livres.

Les formulaires de classeurs et d'encarts sont soumis au stockage en tant que documents de responsabilité stricte. Ils ne sont délivrés qu'aux employés compétents de l'entreprise sur demande. Un spécialiste du profil approprié doit soumettre à son service comptable un rapport sur l'état du nombre de formulaires, sur les sommes d'argent reçues pour les cahiers de travail et les encarts.

Aspects de la production et de l'acquisition des cahiers de travail

Le cahier d'exercices est le document le plus important, et il est donc produit de la manière approuvée au niveau des autorités officielles. Les formulaires de cahiers de travail, ainsi que les encarts, disposent des éléments de sécurité appropriés. L'entreprise employeur doit elle-même acquérir les types de documents en question, mais, en même temps, a le droit d'exiger des employés une compensation pour les coûts correspondants.

Cahiers d'exercices en Russie: évolution de la législation

Les faits les plus intéressants reflètent l'évolution de la législation qui établit les règles de tenue des cahiers de travail. La Russie est un État dont les lois changent fréquemment dans de nombreux domaines. Selon de nombreux avocats, la portée du droit du travail et des industries connexes -un excellent exemple de cela.

Tout d'abord, notons que les règles de tenue d'un livret de travail avant 2003 et celles établies maintenant étaient régies par des réglementations fondamentalement différentes. Malgré le fait qu'en 2003, l'État russe moderne était pleinement en place, les lois soviétiques étaient en vigueur dans le domaine de la réglementation de la circulation des livres de travail. Ainsi, la procédure de remplissage des documents pertinents a été réglementée par le décret n ° 656 du 1973-06-09, publié par le Conseil des ministres de l'URSS, ainsi que par le Conseil central des syndicats de toute l'Union conjointement - «Sur livrets de travail pour ouvriers et employés ». Conformément à cette source de droit, une instruction a également été publiée, selon laquelle la comptabilité des livres de travail dans les entreprises soviétiques devait être effectuée. Ce document a été approuvé, à son tour, par le décret du Comité d'État du travail de l'URSS. L'une des ressources les plus accessibles avec lesquelles vous pouvez trouver les règles soviétiques pour conserver un cahier de travail à titre de référence est "Consultant". Mais ce document se retrouve également dans d'autres référentiels juridiques.

Quels sont les faits intéressants contenus dans les règles soviétiques de tenue des livres de travail ? La Russie les a-t-elle beaucoup changés ? En principe, de nombreuses dispositions de l'acte juridique publié en URSS étaient similaires à celles que nous observons dans la législation moderne. Ainsi, par exemple, l'une des dispositions du document soviétique stipule que les employés doivent se familiariser avec les faits d'apporter des modifications au cahier de travail ou à un encart dans celui-ci. À peu près le même libellé, comme nous l'avons noté ci-dessus, contient les règles de tenue des cahiers de travail 2014année.

Parmi les normes similaires aux normes modernes figure également la disposition selon laquelle chaque entrée dans le cahier de travail reflétant le fait d'embaucher une personne, de la licencier ou de la transférer dans un autre lieu d'exécution des tâches, le service du personnel doit se familiariser l'employé sous la peinture.

Dans le même temps, au niveau des dispositions que nous avons indiquées, il existe également des différences significatives entre les approches soviétique et russe en matière de tenue des carnets de travail. Ainsi, par exemple, dans les actes juridiques émis en URSS, il était dit que l'employé devait signer, certifiant ces autres ajustements au document, dans des formulaires spéciaux. Alors que les règles de 2014 pour la tenue des cahiers de travail permettent qu'une personne puisse également signer dans le cahier de travail lui-même.

Différences dans les versions

Un autre aspect historique important qui reflète les spécificités des manuels russes est qu'ils sont publiés en différentes séries. Il y en a maintenant 5. La toute première série est sortie l'année suivante après l'introduction de nouvelles règles de tenue des cahiers de travail de style russe, remplaçant les normes soviétiques. La série a reçu l'indice TK. Par rapport aux versions précédentes des classeurs, le formulaire a légèrement diminué, a changé de couleur.

La série TK se caractérise par plusieurs degrés de protection. Ainsi, par exemple, sur toutes les pages des classeurs, il y a la phrase «Classeur» visible dans les rayons ultraviolets, ainsi que des filigranes sous la forme de l'abréviation TK. Les feuilles de documents de la nouvelle série sont cousues à l'aide du fil Bicolor, composé de deux couleurs.

Comme nous l'avons noté ci-dessus, depuis 20045 séries de cahiers de travail ont été éditées. En 2004-2005 - TK, en 2006 - 2007 une autre série a été utilisée - TK - I, de 2008 à juin 2010 - la suivante, TK - II, puis - TK - III, qui a fonctionné jusqu'en 2012. En 2013, la nouvelle série de classeurs - TK - IV.

Quelle signification pratique cela a-t-il ? Le fait est que l'appartenance d'un classeur à une série particulière peut affecter, par exemple, la détermination de son authenticité. Si un document de la série 2012 contient des données, même si toutes les règles de tenue d'un cahier de travail, 2010, sont respectées, alors il sera invalide. Peut-être que l'employeur n'a tout simplement pas pu retracer l'année d'émission du livre jusqu'au moment où il a été rempli, mais le législateur peut interpréter cela comme une falsification du document. Vous pouvez également noter le fait que les employeurs sont tenus de s'assurer que les carnets de travail apportés par les employés des entreprises précédentes sont authentiques - et pas seulement en vérifiant que les informations reflétées dans le document correspondent à l'année d'émission de sa série.