Comment rédiger une lettre commerciale : règles et directives

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Anonim

Un attribut essentiel de toute entreprise est la correspondance commerciale. Les employés de chaque entreprise communiquent avec des collègues et des clients, avec des fournisseurs et des consommateurs. En général, la routine quotidienne de tout bureau inclut certainement la participation à la correspondance.

Malgré le fait que la plupart des employés des entreprises et des organisations envoient et reçoivent chaque jour de nombreux messages, tout le monde ne respecte pas les normes et règles établies lors de leur création. Il s'avère que rédiger une lettre commerciale correctement et correctement n'est pas si simple. Il existe un certain nombre d'exigences et de modèles qui sont appliqués dans le monde et liés au flux de travail. Ils reprennent les règles de rédaction d'une lettre commerciale, ainsi que les principaux points concernant le design.

lettre d'affaires
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Lorsque vous rédigez un message à un organisme tiers ou simplement à un collègue d'un service voisin, vous devez respecter un style strict (à l'exception de la correspondance amicale, pour laquelle il n'y a pasrestrictions similaires). N'utilisez pas de mots trop émotionnels même pour décrire l'importance de la transaction ou le plaisir des produits testés. Une lettre commerciale doit être claire, concise et raisonnablement sobre.

Le message doit commencer par le destinataire. S'il est destiné à un employé d'un organisme tiers, vous devez certainement indiquer son nom, la fonction du destinataire, ainsi que son nom au complet. Dans le cas où le document reste au sein de l'entreprise, un nom de famille avec initiales suffit (vous pouvez également ajouter le poste occupé).

comment rédiger une lettre commerciale en anglais
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Une lettre commerciale à une organisation extérieure doit être sur papier à en-tête de l'entreprise (qu'elle soit envoyée par voie électronique ou sur papier). S'il est absent, vous pouvez simplement indiquer les coordonnées de l'expéditeur dans le "header" du document.

Avant de commencer à compiler le texte, vous devez réfléchir à sa structure, identifier les points principaux et les objectifs de l'écriture. Cela rendra le processus d'écriture beaucoup plus facile. La lettre doit se terminer par une signature indiquant non seulement le nom de l'expéditeur, mais également le poste, ainsi que le nom de l'entreprise qu'il représente.

Lors de l'envoi d'une offre à un client ou partenaire potentiel, à la fin, vous devez certainement exprimer votre gratitude pour la coopération et l'espoir d'un travail conjoint ultérieur.

En plus des règles utilisées dans la correspondance commerciale, il existe également des recommandations. Par exemple, tout document adressé à une personne spécifique doit commencer par les mots "cher" avec le nom complet, etpas les initiales. Pas besoin d'utiliser des abréviations en lettres, par exemple, écrivez "uv". ou réduire la position du destinataire, son lieu de travail.

règles pour écrire une lettre commerciale
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Le flux international de documents est considéré comme le plus difficile, car chaque État a ses propres nuances de communication, et la langue dans laquelle vous devez correspondre avec des partenaires étrangers n'est pas toujours claire pour l'auteur de la lettre, vous doivent recourir aux services de traducteurs. Avant de recourir aux services d'un tel spécialiste, il convient de préciser s'il sait rédiger une lettre commerciale en anglais ou s'il s'agit d'une banale traduction littérale. Si le flux de documents étrangers doit être maintenu en permanence, il est préférable d'embaucher un employé qui parle suffisamment une langue étrangère pour écrire une lettre commerciale dessus.

En général, la réalisation de la tâche dépend à bien des égards de la manière dont le document est rédigé et conçu. Ne sous-estimez donc jamais l'importance de l'étiquette professionnelle lors de la communication.

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