Comptabilité hors bilan : finalité, règles de maintenance

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

La comptabilité est un système ordonné de collecte, de fixation et de synthèse d'informations en termes monétaires sur l'état de la propriété, du capital et du passif de l'entreprise et de leurs modifications. Il peut être tenu par un comptable accepté dans l'organisation en vertu d'un contrat de travail, ou par une société tierce.

Nomination de la comptabilité

La tâche clé de la comptabilité est la formation d'informations fiables et complètes sur le fonctionnement de l'entreprise, son état de propriété. Sur la base de ces informations:

• les résultats commerciaux négatifs sont évités;
• une réserve à la ferme est révélée, au détriment de laquelle la stabilité financière de l'organisation est assurée.

Contrôle pour:

• respect de la loi lorsque l'entreprise effectue diverses opérations;
• opportunité du travail de l'organisation;
• en utilisant des ressources humaines, matérielles et financières;
• conformité aux activités du cabinetstandards, normes et réglementations établis.

Hors bilan

Il est nécessaire de résumer les informations sur la présence et le mouvement de biens qui n'appartiennent pas à l'entreprise, mais qui sont temporairement cédés ou utilisés, ainsi que d'assurer le contrôle de certaines transactions commerciales. En pratique, on l'appelle aussi "comptabilité hors bilan". Cependant, ce concept est utilisé, en règle générale, en relation avec les établissements de crédit.

Comme le montrent les statistiques, de nombreux comptables ne tiennent pas de registres sur les comptes hors bilan ou ne reflètent que très peu d'informations à leur sujet. Bien sûr, la préparation de tout rapport est un processus très laborieux, nécessitant des efforts, du temps, d'autres ressources, y compris de l'argent. La tenue de registres ne doit jamais devenir une formalité. Après tout, la tâche principale d'un comptable est d'assurer le contrôle de la disponibilité et du mouvement des biens et des obligations afin de transférer ensuite les informations au chef d'entreprise. Dans le même temps, il doit respecter la règle la plus importante - les coûts de la déclaration ne doivent pas dépasser les avantages qui en découlent. Elle s'applique également aux comptes hors bilan.

Nuances

Avant de commencer à traiter de l'objectif et des caractéristiques de la comptabilisation des biens sur des comptes hors bilan, notons les points suivants.

Depuis fin 2000, rien n'a changé pour les organisations commerciales. Conformément au plan comptable standard, il y avait 11 éléments hors bilan, et il en restait beaucoup. Quant aux organismes budgétaires, ils ontla situation est différente. Chaque année, le nombre de comptes hors bilan dans les institutions budgétaires évolue à la hausse. Aujourd'hui, ils utilisent le 01-42.

Je dois dire que c'est dans la comptabilité budgétaire des comptes hors bilan que l'on peut trouver une méthodologie pour certains domaines d'activité des sociétés commerciales. Cela est particulièrement vrai lorsque les règles ne sont pas officiellement établies et que l'organisation du processus de reporting est laissée au comptable lors de l'élaboration de la politique financière.

Pourquoi avons-nous besoin de rapports hors bilan ?

À première vue, les entreprises dont le travail n'est pas lié par des règles strictes de comptabilité hors bilan n'en ont pas besoin. Cependant, ce n'est pas tout à fait vrai. Voyons pourquoi.

Premièrement, les comptables audités savent parfaitement que sans une comptabilité hors bilan correcte, ils ne pourront pas obtenir un avis positif de la part des spécialistes. La responsabilité directe de son absence n'a pas été établie. Cependant, le Code des infractions administratives prévoit des sanctions administratives pour le manque d'informations sur les indicateurs reflétant au moins 10 % des données sur les transactions commerciales.

Deuxièmement, ces derniers temps, le contrôle de la comptabilité hors bilan par les agents du fisc est devenu régulier et plus approfondi. Cela se comprend: le service des impôts est constamment contrôlé par l'Etat et exige les résultats des travaux. Les inspecteurs posent aux comptables une variété de questions. Par exemple, où se trouve la pièce dans laquelle les employés de l'entreprise exercent leurs fonctions reflétée dans le bilan ? Si cela n'est pas reflété dans les documents, alors les gensrester à la maison ou travailler à l'extérieur ? Si la comptabilité ne fait pas apparaître les locaux, comment est-il possible de prendre le coût du loyer dans les charges fiscales ? Il n'y a pas de propriété au bilan, ce qui signifie qu'il n'y a pas de frais. L'inspection peut très bien porter l'affaire devant les tribunaux. Et la pratique judiciaire ne joue pas toujours en faveur du payeur.

Troisièmement, la préparation du hors bilan contribue à la convergence de la comptabilité et de la comptabilité de gestion. Les managers aiment poser des questions différentes aux financiers. Par exemple, un ordinateur portable pour 40 000 roubles. pas reflété dans la comptabilité, car il a été radié dans les matériaux, puis dans les coûts. Est-ce à dire qu'il n'appartient plus à l'entreprise et que n'importe quel salarié peut s'en emparer ? Ou, par exemple, un progiciel a été acheté il y a plusieurs années. Une fois que l'opération a quitté le poste de dépenses des périodes à venir, ce logiciel n'est pas dans la comptabilité. Le responsable souhaite voir le nombre de programmes et les conditions de leurs licences dans la balance.

Par où commencer ?

Tout d'abord, il faut déterminer la liste des actifs qui seront pris en compte au bilan. Ensuite, vous devez fixer les règles de compilation des documents dans la politique financière de l'entreprise. Idéalement, il est nécessaire d'établir des principes d'entreprise, y compris la comptabilisation des biens hors bilan. Ils sont approuvés par le chef comptable.

Par exemple, le principe d'entreprise "Comptabilité hors bilan d'une institution budgétaire" est en cours de consolidation. Il contient des instructions détaillées pour l'affichage des informations.

Le point de départ de la comptabilisation hors bilan des immobilisations etobligations est l'inventaire des biens et l'exécution des documents nécessaires. Le chef donne un ordre. Sur sa base, un inventaire des passifs et des actifs est effectué, qui sera reflété dans la comptabilité hors bilan. Un document est formé sur la base des résultats de la vérification - une feuille de collation. Les informations qu'il contient sont transférées à la comptabilité.

Points importants

Veuillez noter que les informations du bilan sont reflétées hors système. Les recettes sont présentées comme des débits, les radiations sont présentées comme des crédits. Avec la comptabilisation hors bilan des immobilisations, il ne devrait pas y avoir de solde créditeur. Les informations sur les éléments hors bilan n'affectent pas le bilan.

Lors de la déclaration, les données sur la propriété sont reflétées dans les explications. Chaque transaction sur des comptes hors bilan doit être documentée. Les règles d'inventaire des passifs et des actifs s'appliquent également aux éléments hors bilan.

Système d'exploitation loué

Il existe une liste de passifs et d'actifs qui sont le plus souvent pris en compte hors bilan. Bien sûr, cette liste ne doit pas être considérée comme officielle. Nous ne couvrons que les situations les plus courantes.

Commençons par le compte 001 "Loué OS". Il reflète les informations sur:

1. Locaux loués. L'acte d'acceptation et de transfert de l'objet servira de base pour refléter les données. Il est signé au moment de la conclusion du contrat de bail. En règle générale, les informations sur le coût des locaux transférés ne sont pas prescrites dans le contrat (seuls les honoraires du locataire sont indiqués). Ces informations peuvent être demandées auprès depropriétaire, mais il peut refuser de les fournir. Faire appel à un évaluateur dans de telles situations n'est pas pratique. Pour refléter les données, un comptable peut utiliser un coût conditionnel, par exemple, 1 rouble pour chaque mètre. Il est important de prescrire l'ordre d'imputation dans la politique financière de l'entreprise ou les principes de l'entreprise.
2. Objets de valeur reçus avec les locaux loués. Il utilise également l'acte d'acceptation des transferts. Nous parlons, par exemple, des stores, de la climatisation, des armoires, etc.
3. Glacières extérieures reçues moyennant des frais ou une prime à l'eau potable. Pour ces immobilisations, la comptabilisation sur le compte hors bilan 001 est également effectuée selon l'acte de réception et de transfert d'équipement, qui est établi à la réception du refroidisseur. Ce document reflète généralement la valeur de la garantie. C'est elle qui est déséquilibrée.

Inventaire en garde à vue

Pour eux, le compte est utilisé. 002. En règle générale, il reflète les données sur les bouteilles plus fraîches. Le jour de la réception de l'eau, le fournisseur, avec la facture standard, transmet les documents de réception et de dépense (ou une version combinée de la facture). La consigne des bouteilles peut être tirée de ces papiers ou du contrat.

Sur compte 002 peut également inclure des tapis de sol fournis par l'entreprise de nettoyage. Ils sont périodiquement modifiés en fonction du certificat d'acceptation.

De l'exhaustivité des informations reflétées sur le compte. 002, l'exactitude du calcul de l'impôt foncier en dépendra. S'il s'avère que l'entreprise a acquis des immobilisations et, sans aucune raison, les a reflétées dans la comptabilité hors bilan,il devra alors payer une amende, ainsi qu'une taxe supplémentaire. Dans de telles situations, la propriété sera décisive. Si le bien a été reçu en location ou à titre gratuit et capitalisé en acompte. 01 au lieu de 001, les conséquences ne vous feront pas attendre.

Formulaires

En règle générale, la valeur conditionnelle est utilisée pour les formulaires de déclaration stricts, et leur nombre est déterminé par conversion directe. Ces informations se reflètent dans 006. Les formes de responsabilité stricte incluent:

1. Chéquiers fournis par la banque.
2. Livres d'emploi et encarts.
3. Abonnements à délivrer aux employés.
4. Formulaires des certificats et diplômes.

De plus, sur le compte. 006 reflète des informations sur:

1. Bref d'exécution pour les employés payant une pension alimentaire.
2. Congé de maladie.
3. Actes fondateurs.

Sur la base des données, il est possible de contrôler les personnes responsables du stockage des formulaires.

Garantir les obligations et les impayés

Les informations sur ces opérations sont reflétées dans le compte. 009.

Si la société se porte garante, l'information du montant de la garantie correspondante est inscrite au bilan. La base en est le contrat.

Toute entreprise peut ajouter ses éléments à la comptabilité hors bilan. Bien sûr, toutes les innovations doivent être fixées dans la politique financière.

Difficultés dans la pratique

En règle générale, lors de la publication d'objets volumineux, les comptables ne subissent pas de problèmes particuliersproblèmes. Les difficultés, en particulier dans les institutions budgétaires, commencent lorsqu'il est nécessaire de prendre en compte des biens dont le coût est inférieur à 3 000 roubles. Les experts recommandent de compiler une déclaration de l'émission de valeurs pour les besoins de l'entreprise. Tous les dommages sont ensuite répercutés sur le compte hors bilan 21.

La comptabilisation des actifs dont la valeur dépasse 3 000 roubles est effectuée jusqu'au moment de leur cession. La radiation est reflétée dans le crédit du compte. Il n'est pas nécessaire de faire des entrées supplémentaires.

Valeur d'équilibre des actifs jusqu'à 40 mille roubles. doit être nul après leur mise en service. Quant aux objets dont le prix est de 3 à 40 000 roubles, ils doivent être restaurés à leur coût et à leur dépréciation d'origine.

La radiation d'un bien d'un compte hors bilan est faite par décision d'une commission spéciale. La base est un acte signé par le propriétaire de l'actif et le chef d'entreprise. La formation d'une entrée dans le rapport est effectuée pour la valeur du coût initial.

La mise à disposition d'objets de valeur à usage est émise sur compte. 21 sur la base de l'acte pertinent. En même temps, la personne responsable est changée.

Actifs d'une valeur inférieure à 3 000 roubles. sur les comptes hors bilan d'un organisme budgétaire sont reflétés au coût complet. Les exceptions sont les fonds de la bibliothèque, ainsi que l'immobilier. La comptabilisation des immobilisations s'effectue selon la documentation principale attestant de leur mise en service. Le mouvement au sein de l'entreprise se traduit par un changement de lieu de stockage ou de personne responsable.

Commissionaccord

Lors du transfert de marchandises à vendre, l'engagement ne perd pas la propriété. Ces biens sont donc pris en compte dans le compte hors bilan. 004 au prix indiqué dans le certificat d'acceptation. Lors du transfert de l'objet, le montant fait l'objet d'un débit intégral. Des problèmes pour l'entreprise peuvent survenir si un tel produit est pris en compte dans le bilan. Dans ce cas, l'inspecteur des impôts qualifie l'opération de vente. Si un tiers paie pour l'objet au lieu de l'engagement, il sera très difficile de prouver la légalité d'une telle action même devant un tribunal.

Violations

Comme le montre la pratique, la comptabilité hors bilan ne pose pas de problèmes particuliers aux comptables. La réflexion des informations s'effectue assez simplement: la réception, la réception ou la fourniture de garanties n'est enregistrée qu'au débit, et le remboursement des obligations, respectivement, sur un prêt. Pendant ce temps, même avec un schéma aussi simple, certains experts ne prêtent pas l'attention voulue au maintien des comptes hors bilan. En conséquence, les employés de contrôle du service des impôts trouvent des erreurs dans les documents et infligent des amendes.

L'article 15 du Code des infractions administratives établit des mesures administratives en cas de violation des règles comptables. On parle notamment de la distorsion de l'information de tout élément de reporting de plus de 10 %. En outre, l'article 120 du Code des impôts prévoit une responsabilité en cas de sous-estimation délibérée de la valeur d'objets d'imposition ou d'indicateurs de revenus.

Conclusion

Dans cet article, nous avons examiné les principales caractéristiques de la comptabilité hors bilan. Pour résumer.

Tellement spécialles éléments hors bilan sont utilisés par l'entreprise pour comptabiliser les actifs matériels qui sont à usage temporaire, c'est-à-dire qui ne lui appartiennent pas. Les opérations liées à l'affichage sont toujours reflétées au débit et les radiations de biens - au crédit. Le cas échéant, le comptable peut tenir une comptabilité hors bilan en « 1C ». Pour ce faire, vous devez ajouter les comptes appropriés au système. La version de base contient déjà les postes de dépenses et les sous-comptes nécessaires. La formation des opérations typiques et des rapports est effectuée dans des documents standard.

Les montants qui apparaissent sur les comptes hors bilan ne sont pas inclus dans le solde. C'est pourquoi la valeur des actifs nets des sociétés de crédit-bail et des entreprises qui acceptent une grande quantité de matériaux pour le stockage est sous-estimée.

Le hors bilan est très important pour une organisation. Ses résultats affectent directement l'efficacité des décisions managériales. De plus, les informations sur les comptes hors bilan présentent toujours un intérêt pour les utilisateurs des rapports. Ces informations permettent aux parties intéressées de se faire une image plus complète des activités financières et économiques de l'organisation.

Les spécialistes ne recommandent pas d'ignorer la nécessité d'une comptabilité hors bilan. Récemment, les inspecteurs des impôts ont été particulièrement attentifs à vérifier les informations reflétées hors bilan. Il convient de rappeler que la législation établit la responsabilité pour la fourniture de données incomplètes sur les transactions financières et commerciales. Les règles pour refléter les informations sont si simples que même un comptable débutant sera capable de faire face à la tâche.