Élaboration d'un manuel qualité : procédure d'élaboration, fonctionnalités, conditions et exigences

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Gestion de la qualité, élaboration d'un manuel de qualité - ce sont aujourd'hui les tâches les plus importantes du système de gestion de la qualité des produits ou services fournis. Il est conseillé d'analyser cette question plus en détail, de considérer tous ses aspects séparément.

Choisir une approche pour le développement de documents

D'une manière ou d'une autre, l'élaboration du manuel qualité d'un organisme est précédée par le choix d'une approche spécifique. En d'autres termes, vous devez déterminer quels points méritent d'être décrits dans le document et lesquels ne le sont pas. Les employés de toute entreprise doivent utiliser ce "livre de référence" dans leurs activités professionnelles, ce facteur doit donc être pris en compte lors de sa création. Comment organiser l'élaboration d'un manuel de management de la qualité pour qu'il soit efficace et efficient ?

Pour qu'un document soit efficace, il faut comprendre qu'il doit être à la fois compréhensible et complet. Il doitêtre pratique à utiliser. C'est pourquoi, lors de l'élaboration d'un manuel qualité, il est important de tenir compte du fait qu'il comprend, en règle générale, toutes les informations de base sur le système de gestion de la qualité de la structure. Si nécessaire, des liens vers de la documentation supplémentaire deviennent pertinents. La simplicité de présentation et la clarté permettent d'utiliser le manuel aussi bien pour les spécialistes travaillant dans le domaine de la qualité que pour les autres employés de l'entreprise. La facilité d'utilisation, si importante à prendre en compte dans l'élaboration d'un manuel qualité, garantit que les employés se référeront plus souvent à ce document et ne chercheront pas de solutions par l'intermédiaire de collègues ou par eux-mêmes.

L'exhaustivité en tant qu'exigence de base pour l'élaboration de lignes directrices

Les recommandations pour l'élaboration d'un manuel qualité pour un laboratoire, une usine de fabrication ou une autre entreprise incluent l'exhaustivité du matériel présenté. Il semblerait que cette exigence soit l'une des plus difficiles. Mais vous ne devriez pas avoir peur. Heureusement, dans notre cas, un chemin épineux a déjà été franchi, car il existe actuellement des normes de gestion de la qualité ISO. Ils constituent une réglementation claire des éléments qui doivent constituer le système de gestion de la qualité d'une entreprise. De plus, les normes permettent de ne pas se demander comment ce système est créé et comment il doit fonctionner.

Lors de l'élaboration d'un manuel de gestion de la qualité, vous devez savoir que la section clé du document est la description des objectifs de la structure enle domaine de la qualité. En d'autres termes, nous parlons d'idées que l'entreprise prévoit de mettre en œuvre dans une période de temps spécifique. La réalisation des objectifs nommés par le promoteur est due au respect compétent des exigences dans le domaine de la qualité. Ainsi, lors de l'élaboration d'un manuel qualité pour une entreprise, il convient de souligner comment chacune de ces exigences est mise en œuvre séparément dans cette structure. Typiquement, les titres des exigences sont les titres des sections du document en question. Il convient d'ajouter que dans le processus de préparation du manuel, il ne faut pas laisser libre cours à sa propre imagination quant à la numérotation des sections. Lors de l'élaboration d'un manuel qualité, cela n'a aucun sens de s'écarter de la numérotation approuvée dans la norme. Ce n'est qu'alors que le document final sera compréhensible et reconnaissable à la fois par les employés de l'entreprise et les auditeurs externes.

Il est important de garder à l'esprit que certaines personnes sont généralement responsables du respect des exigences de la norme dans l'entreprise. En conséquence, ces responsables doivent être indiqués lors de l'élaboration du manuel qualité, c'est-à-dire après la description des exigences individuelles. Les propriétaires des processus et les responsables spécifiques qui gèrent les activités décrites dans la documentation peuvent être responsables.

La clarté comme exigence pour l'élaboration de lignes directrices

Lors de l'élaboration d'un manuel qualité pour un laboratoire, une usine de fabrication ou une autre structure, il est important de prendre en compte un certain nombre d'exigences. Outre l'exhaustivité de la présentation, un rôle important est joué parcompréhension du matériel. D'une manière ou d'une autre, la direction doit créer une idée des processus qui se déroulent dans l'entreprise et de leur interaction. Ceci est fait dans le but de répondre aux exigences de la norme.

Donc, s'il existe un processus spécifique dont la mise en œuvre répond à une certaine exigence de la norme, il est nécessaire d'indiquer dans le document non seulement le processus lui-même, mais également son propriétaire. Si l'exigence est remplie pour une activité qui n'est pas caractérisée comme un processus, une procédure documentée doit être spécifiée avec des instructions pour la mise en œuvre de cette activité avec des commentaires appropriés qui sont causals.

Lors de l'élaboration d'un manuel qualité pour de nouvelles exigences, il convient de tenir compte du fait qu'en règle générale, une documentation supplémentaire est nécessaire pour répondre à ces exigences. Il s'agit par exemple des réglementations de processus qui précisent la composition des responsables et les étapes des processus eux-mêmes. Il est important de savoir que les références à ces documents sont obligatoirement fixées dans le manuel. Du fait de la mise en œuvre de ces opérations, tout collaborateur doit comprendre dès la première lecture ce qui est attendu de lui en termes de mise en œuvre des exigences de la norme qualité et des objectifs correspondants dans ce domaine. L'employé doit garder à l'esprit quels sont les moyens d'atteindre ces objectifs, du moins sur son lieu de travail. La mise en œuvre de ces recommandations sur l'élaboration d'un manuel qualité permettra d'impliquer tous les employés de l'organisation dans le processus de gestion des paramètres de qualité des produits ou services fournis.

Facilité d'utilisationmanuels

Une autre exigence importante pour l'élaboration d'un manuel qualité pour un laboratoire, une entreprise de fabrication ou une autre structure est sa facilité d'utilisation. Il est impossible de contester le fait que même sur la voiture la plus puissante, vous ne pouvez pas aller loin, et en effet vous ne pouvez pas partir du tout si son volant est installé dans le coffre. Et surcharger le tableau de bord avec toutes sortes de capteurs secondaires conduira en quelque sorte au fait que le conducteur commencera à être distrait du processus principal dans son cas afin de lire des indicateurs intéressants.

Exemple de manuel qualité ISO

Il serait utile de revoir le manuel et ses sections standard avec un exemple spécifique. Pour ce faire, nous prendrons un laboratoire d'essais. La première section du document est une introduction. Il lit:

• nom de la structure sous forme complète et abrégée;
• règlement des activités du laboratoire, où il est nécessaire d'indiquer les noms des articles et leurs numéros d'enregistrement;
• emplacement de l'entité légale, où vous devez spécifier à la fois l'adresse postale et légale;
• coordonnées (e-mail, numéro de téléphone);
• structure organisationnelle de l'entreprise, qui, en règle générale, se trouve dans les annexes du document principal.

Au fait, il est préférable d'afficher schématiquement la structure organisationnelle.

Champ d'application

Après l'introduction dans le processus d'élaboration d'un manuel qualitéil est important que le laboratoire d'essais indique la portée. Ce sujet est extrait dans une section distincte, généralement la première d'affilée. Par exemple:

1. Ce document présente la politique de management de la qualité ainsi que les principes et pratiques clés qui assurent le fonctionnement d'un système qualité dans un laboratoire de recherche.
2. Le manuel est élaboré par l'un ou l'autre employé, signé par le directeur du centre de recherche, et également approuvé par la direction de l'organisation et sécurisé par le sceau de l'entité juridique.
3. Afin de s'assurer que le système qualité est maintenu à un niveau élevé et efficace, et que des actions correctives sont prises en temps opportun, le manuel est revu et complété si une entité juridique est modifiée ou réorganisée, ainsi que en cas de modification de la portée d'accréditation de la structure ou d'amélioration du système qualité.
4. Ce document a été compilé pour se conformer aux exigences de certaines lois et réglementations nationales.
5. Le périmètre du système de management de la qualité s'étend à tous les points de mise en œuvre des activités du laboratoire.

Références normatives

La deuxième section du document en question contient généralement des références normatives. Il est important de noter que toutes les lois, réglementations, ouvrages de référence et autres sources utilisés dans la préparation du manuel qualité doivent être clairement et en détail décrits et marqués. De plus, il est conseillé de se familiariser avec la troisième section du manuel, qui décrit tous les termes et définitions,utilisé dans le travail.

Termes et définitions

Cette section est assez volumineuse, alors considérons-la sur un exemple spécifique de notre laboratoire. Les termes et définitions suivants s'appliquent dans ce document:

• L'accréditation est une confirmation de la conformité d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel à certains critères.
• Un extrait du registre (c'est-à-dire un certificat d'accréditation) est un document généré automatiquement à l'aide du système d'information de l'État dans le domaine de l'accréditation. C'est un certificat, la confirmation du fait de l'accréditation dans un domaine d'activité spécifique.
• La qualité est un ensemble de propriétés inhérentes à un objet. En règle générale, ces caractéristiques font référence à la capacité de l'établissement à répondre aux besoins initialement établis.
• QCA, ou Analyse chimique quantitative, est une détermination quantitative formée expérimentalement et se référant à la teneur d'un ou plusieurs constituants d'un échantillon par des moyens physiques ou chimiques.
• Une technique d'analyse est un ensemble d'opérations spécifiquement caractérisées, dont la mise en œuvre conduit à l'obtention de résultats CCI avec des indicateurs de précision établis.
• L'audit, ou examen interne, est un processus documenté, indépendant et systématique d'obtention des résultats d'audit et d'évaluation objective de ces résultats afin d'établir dans quelle mesure les critères d'audit préalablement convenus ont été respectés.
• Le programme d'audit estun ensemble de critères établis pour l'audit d'un ou d'une série d'audits qui sont planifiés pour une certaine période de temps et visent principalement à atteindre les objectifs fixés.
• Les critères d'audit sont un ensemble d'exigences, de procédures et de politiques utilisées comme références. Il est important de noter que les critères d'audit sont utilisés pour comparer les preuves d'audit avec eux.
• Un auditeur est une personne qui démontre ses caractéristiques personnelles et sa compétence pour réaliser un audit.
• Équipe d'audit – un ou plusieurs auditeurs impliqués dans l'audit.

La liste des termes et des définitions peut être poursuivie, mais le but principal de cet article est de clarifier le sens et la nature du matériel publié dans chaque section du guide, il est donc conseillé de passer à la suivante paragraphe.

Exigences de gestion de la qualité du laboratoire

Ce paragraphe est le dernier du document à l'étude. Cependant, c'est le plus informatif. Pour commencer, il est nécessaire d'indiquer ici le nom du laboratoire, comme dans la première section, puis de fournir des informations sur la gestion de la structure, à savoir, vous devez décrire la fonction du responsable du centre de recherche ou de la qualité gestionnaire et à qui ils rendent compte. Après cela, il est conseillé de caractériser la structure organisationnelle et le personnel de gestion avec des postes et des responsabilités professionnelles connexes. De plus, il est important de se rappelervoies de substitution, c'est-à-dire les directeurs adjoints des différents départements du laboratoire. Ensuite, parlez de:

• Responsable de l'employé du système de management de la qualité. Il est nécessaire d'indiquer non seulement sa position, mais également les données de l'ordre d'emploi correspondant.
• Mise en place du SMQ et les bases de son fonctionnement.
• Responsabilités et pouvoirs des employés du centre de recherche dans le domaine de la qualité, y compris la répartition des devoirs, droits et responsabilités entre les employés du centre de recherche.
• Règlement des activités de la structure.
• Right Research Center.
• Politique de confidentialité, même de tiers.
• Responsabilité de la direction des activités organisées dans le laboratoire.
• Un ensemble de documentation réglementaire et technique, qui dans tous les cas fait office de propriété du client. Ainsi, après les travaux de laboratoire, cette documentation reste au centre de recherche ou est restituée au client après accord préalable.
• Les résultats du travail effectué et les documents émis, qui n'agissent comme la propriété du client qu'après le paiement du travail.

Quoi d'autre ?

En plus des éléments ci-dessus, dans la section "Exigences" concernant le centre de laboratoire, vous devez spécifier ce qui suit:

• Conclusion de contrats de sous-traitance pour la réalisation des mesures. Il convient d'ajouter que le but de cette procédure est d'assurer la qualité des résultats des tests dansdans le cas où des structures de sous-traitance seraient associées à leur mise en œuvre. D'une manière ou d'une autre, le laboratoire de recherche est entièrement responsable du travail effectué par l'organisme sous-traitant.
• Gérer les travaux liés aux tests qui ne répondent pas aux exigences approuvées.

Après avoir décrit toutes les sections du manuel en utilisant l'exemple d'un centre de recherche et une analyse détaillée de toutes les exigences du document aujourd'hui, il est conseillé de tirer quelques conclusions.

Le point principal est la nécessité de documenter l'ensemble des processus mis en œuvre dans le domaine de la garantie et de l'amélioration de la qualité des produits ou des services fournis. Il est également important d'avoir un document réglementant les questions de gestion des documents en général dans le cadre de processus documentés.