L'externalisation comptable c'est Caractéristiques, types, avantages et prix

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-17 18:50

Il se trouve que dans ce monde ce n'est pas le plus fort, le plus intelligent, le plus grand qui survit, mais le plus apte. Cette régularité biologique s'applique pleinement au domaine de l'entrepreneuriat. Afin de sécuriser le marché, il est nécessaire que les revenus perçus par l'entreprise dépassent les coûts. Et dans ce cas, chaque moment et nuance est important. Qu'est-ce que l'externalisation comptable ? Comment cela affecte-t-il l'entreprise ?

Présentation

Commencez ici avec une définition. L'externalisation comptable est une forme de coopération dans laquelle un spécialiste individuel ou une entreprise entière assume les fonctions de tenue des registres, de gestion des documents, ainsi que de soumission des informations requises aux autorités réglementaires. Il est considéré comme une mesure de déchargement administratif de l'entreprise. Avec son aide, vous pouvez rapidement assurer le fonctionnement du système comptable. De plus, les coûts comptables sont réduits et un support approprié est fourni pour l'ensemble du processus. ÀCela distingue les types de services suivants:

1. Préparation et exécution des états fiscaux et/ou financiers.
2. Traitement de la documentation.
3. Suivi de la mise en œuvre des normes juridiques existantes.
4. Soumission en temps voulu des informations requises aux autorités de contrôle.

Il existe une opinion selon laquelle l'utilisation de services de comptabilité tiers n'est économiquement bénéfique que pour les petites entreprises. Mais avec une organisation compétente des relations, il peut également être utilisé par les entreprises de taille moyenne. Les grandes entreprises préfèrent gérer par elles-mêmes. Bien qu'il y en ait parmi eux qui utilisent les services de transfert des fonctions comptables à des partenaires externes.

Quels sont les avantages de l'externalisation comptable pour les entreprises qui profitent de cette opportunité ?

En termes généraux, c'est:

1. Réduire le coût de maintien d'un spécialiste. Utiliser les services de l'entreprise est beaucoup moins cher que d'attirer un employé qualifié. Après tout, vous n'avez pas besoin de payer un salaire mensuel, une indemnité de vacances ou de fournir un forfait social. Il n'est pas non plus nécessaire d'acheter des journaux comptables, d'installer et de maintenir des systèmes de référence juridiques spécialisés, d'organiser un lieu de travail, et bien plus encore.
2. Aucun problème pour trouver un employé qualifié. Les comptables expérimentés coûtent cher, toutes les entreprises ne peuvent pas se les offrir. Alors que les spécialistes novices, par manque ou peu d'expérience, sont guidés par la méthodedes erreurs et des essais, qui coûtent parfois encore plus cher que d'attirer un employé qualifié.
3. Constance du service. Un comptable du personnel peut partir en vacances ou en congé de maladie. En règle générale, un spécialiste à distance ne travaille pas seul et il y aura toujours un remplaçant pour lui qui pourra continuer à travailler.
4. Compétence de service. Étant donné que le travail est généralement effectué en groupe, il est possible de résoudre même les situations les plus complexes et non standard.
5. La possibilité de recevoir les conseils d'un spécialiste qualifié, ce qui vous permet de vous concentrer sur la résolution des problèmes de base.

Généralement de haute qualité, une confidentialité stricte et des services assurés.

Regardons maintenant en détail

À quoi ressemble l'externalisation comptable ? C'est une question plus complexe qu'il n'y paraît à première vue. Il peut fournir un transfert de processus complet ou un transfert sélectif. Ce dernier signifie que seules certaines fonctions comptables sont externalisées: préparation des rapports statistiques, paie, etc. Et nous arrivons ici à la composition des prix.

L'externalisation des services comptables n'est pas fournie à un tarif fixe. Le coût est influencé par la fiscalité, le nombre de transactions, le chiffre d'affaires de l'entreprise. Il convient de garder à l'esprit qu'en cas d'erreur, de perte de documents, de dommages, la responsabilité incombe généralement à la société de services qui a repris la comptabilitéexternalisation. Mais parfois, cela ne facilite pas les choses. Lors du choix d'une organisation, vous devez faire attention à l'expérience de travail, à la réputation acquise, à la disponibilité des certificats et diplômes, ainsi qu'à la gamme de services fournis. Le transfert d'une partie ou même de la totalité des fonctions comptables n'est pas une étape facile pour une entreprise. Et avant de vous décider, vous devez régler tous les détails. Pour mieux comprendre ce qu'est l'externalisation comptable, la tenue de registres à distance, vous pouvez vous familiariser avec la loi n° 402-FZ. Il a été adopté une dizaine d'années après l'apparition du marché en Russie, de sorte qu'il a pu absorber l'expérience d'une activité déjà bien active.

Une petite digression

L'externalisation comptable est une approche d'optimisation des processus métier. Il vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, en réduisant les risques et les coûts financiers. Les premières entreprises fournissant ces services sont apparues en Fédération de Russie au début des années 2000. Bien que dans certains autres pays, la tradition d'utiliser de telles solutions soit beaucoup plus courante. Ainsi, en Europe occidentale, 86 % des petites et moyennes entreprises utilisent ces services. Et aux États-Unis, ce chiffre est généralement égal à 92 %. Dans la Fédération de Russie même, l'émergence et le développement rapide de ce marché sont dus à la nécessité pour les entreprises à capitaux étrangers de déclarer conformément aux normes internationales.

Aujourd'hui, le support comptable (externalisation) a gagné en popularité auprès de diverses organisations de différentes formes de propriété. Ainsi, dans l'année de l'adoption de la loi réglementaire, 44% de tous les cas de transfert de fonctions sont tombés surcette zone. En termes financiers, ce chiffre était estimé entre cinq et dix millions de dollars. Aujourd'hui, ce marché croît de 6 à 8% par an et son volume est estimé à des milliards de roubles. Et ce n'est pas surprenant, car en cas de crise, de nombreuses entreprises souhaitent réduire leurs coûts financiers et obtenir une comptabilité de haute qualité. Par conséquent, ils passent au service externe. Un autre facteur important qui affecte la popularité du service dans la Fédération de Russie est le renforcement constant de l'administration publique dans le domaine des impôts. Vous pouvez régulièrement observer la complication des rapports et de la comptabilité, une augmentation des amendes même pour des erreurs mineures.

Qu'y a-t-il d'autre en Russie ?

Puisque le sujet de la Fédération de Russie a été soulevé, terminons-le et examinons en détail ce qu'est le support comptable. L'externalisation permet aux entreprises et aux particuliers de réduire les risques et d'obtenir des prestataires de services fiables. Si on parle de structure sectorielle, alors la sphère du commerce l'utilise le plus. Il représente un quart des revenus des entreprises de sous-traitance. En deuxième place, l'industrie pétrolière et gazière. Le secteur financier ferme la trinité.

En outre, il convient de noter le conseil en comptabilité. Même s'il n'y a pas de problèmes comptables, il est utile de communiquer périodiquement avec des professionnels expérimentés afin de connaître les nuances de la législation fiscale en constante évolution. Après tout, peut-être qu'un certain avantage a été introduit. Surtout besoin d'externalisation comptable pour les entrepreneurs individuels etpetites entreprises, lorsque le maintien d'un spécialiste supplémentaire n'a pas de sens en raison d'un faible chiffre d'affaires ou d'une faible charge de travail. Il en va de même pour les entreprises qui souhaitent libérer leurs employés du travail routinier en présence d'un grand nombre d'opérations similaires. De plus, les coûts d'externalisation peuvent être passés en charges. Dans ce cas, la TVA sera déductible. En moyenne, le recours à l'externalisation vous permet d'obtenir des réductions de coûts de 25 à 30 % !

Comment savez-vous que tout sera bien fait ?

Une exécution pas assez bonne est le fléau de l'entrepreneuriat moderne. Comment savez-vous que le travail sera bien fait? Puisqu'il y a un marché à l'œuvre ici, les entreprises elles-mêmes ont intérêt à maintenir des normes élevées. Et comme tous les processus commerciaux en cours sont généralement élaborés depuis longtemps, la solution des problèmes de routine complexes et simples est mise en œuvre très rapidement. Dans le même temps, très souvent, le client se voit également proposer le soutien de plusieurs spécialistes en même temps: avocats, experts en droit du travail et en fiscalité. De plus, ils sont eux-mêmes intéressés à réagir rapidement aux changements du cadre réglementaire et à s'adapter aux conditions changeantes afin de conserver leur propre part de marché et de l'augmenter.

Sous la responsabilité du résultat

Lorsqu'un contrat d'externalisation comptable est conclu, dont un modèle est généralement disponible sur le site Internet de l'entreprise, chaque partie assume certainesobligations. Pour les entreprises utilisant des services externes, le plus grand intérêt ici est la responsabilité du résultat. Selon la législation en vigueur, c'est la société de services qui est responsable d'avoir causé un préjudice lors de la fourniture d'un support comptable à la suite d'erreurs commises, d'omissions, de pertes et de dommages aux documents, de violation involontaire de la loi applicable. Ce point mérite d'être étudié plus en détail, mais généralement le donneur d'ordre assume tous les risques et indemnise des amendes et pénalités imposées par l'administration fiscale. Cela atteint une situation où il est extrêmement intéressé à éliminer toute possibilité de leur apparition. Alors que si un comptable du personnel fait une erreur, l'entreprise elle-même doit payer des amendes et des sanctions.

Confidentialité

Le donneur d'ordre et son client sont des partenaires commerciaux à part entière. Leurs intérêts sont les mêmes. Par conséquent, une entente doit être conclue entre eux pour garder secrète toute information qui sera obtenue par l'exécution d'une entente d'impartition des services comptables. Ceci est fait afin d'éviter d'éventuelles pertes et dommages aux intérêts du client servi. Le modèle de fiabilité dans ce cas est la grande et bien connue société British Petroleum. Elle a conclu un contrat de service en 2002. Et aucune perte liée à cela n'a été reçue à ce jour. Pour garantir la confidentialité, diverses options sont utilisées pour minimiser les éventuelles fuites de données.

Risques

La plupart des discussions ont porté sur les avantages. Mais il n'y a pas qu'eux. Comme pour toute activité, certains risques peuvent affecter les processus mis en œuvre. Et vous devez les connaître et toujours garder à l'esprit, et ne pas louer aveuglément l'externalisation comptable. L'accord d'escorte doit en tenir compte afin qu'il n'y ait pas de déceptions plus tard. Alors, petite liste:

1. Risque de perte de réputation. Il est associé, en règle générale, à la prestation de services insatisfaisante par le donneur d'ordre. Par exemple, perte de bonne réputation auprès du bureau des impôts.
2. Risque de fuite d'informations. Lorsque les fonctions comptables sont transférées à un organisme tiers, il y a toujours un problème de sécurité. C'est particulièrement pertinent en termes de perte de vie privée.
3. Risque opérationnel. Elle découle de l'utilisation d'une technologie imparfaite ou de l'incompétence.
4. Risque de réactivité réduite. Elle se traduit par une réponse un peu tardive à certains problèmes.
5. Risque personnel. Il est désormais légal de recourir exclusivement à l'externalisation comptable classique. Le travail intérimaire est interdit et les effectifs externes sont considérablement limités. Étant donné qu'une telle restriction a été introduite relativement récemment (en 2016), il existe, bien que faible, mais une chance de rencontrer une entreprise dont les activités dans le domaine de la comptabilité ne sont pas autorisées.

Combien ça coûte ?

AAbordons maintenant la question du prix. L'externalisation des services comptables est évaluée en fonction de nombreux paramètres différents. Les plus importants et les plus courants sont le système fiscal, le nombre d'employés, ainsi que les transactions commerciales effectuées au cours de la période. Il est difficile de dire exactement combien coûte l'externalisation des services comptables à Moscou. Les prix approximatifs de la fourchette ressemblent à ceci:

Nombre de documents par mois	Système général	Fiscalité simplifiée
Jusqu'à 10	5000 roubles par mois	3000 RUB
De 11 à 30	9000	6700 RUB
Du 31 au 50	15000	12000 RUR

Bien que ce ne soit pas le coût total de l'externalisation de la comptabilité. Les prix à Moscou peuvent varier considérablement. Regardons un autre système. Seulement, il sera basé sur le chiffre d'affaires de l'entreprise. Le coût approximatif dans ce cas est:

Chiffre d'affaires de l'entreprise	Coût de maintenance par mois
Jusqu'à 250 mille roubles	3500
Jusqu'à 500 000	5000
Jusqu'à 1 million	5500
1-2 millions	10000
2-3 millions	13 000
3-4 millions	14 000

En même temps, lorsque le prix est discuté, il est nécessaire de clarifier ce qui est inclus dans le forfait de base. Les moments les plus courants et demandés incluent le support 1C, la comptabilité courante conformément à tous les registres, la préparation des rapports préalables, la constitution des livres d'achats, de ventes et de caisses enregistreuses, la gestion des dossiers du personnel, la paie, les autres rémunérations, la protection des intérêts d'un partenaire du bureau des impôts, ordres de paiement et transmission d'informations aux services de contrôle.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'une entreprise rentable: l'externalisation des services de comptabilité. Le contrat vous permet d'afficher tous les risques et de consolider la relation sur un plan juridique. Cette approche permet de réduire considérablement les coûts (ce qui est extrêmement avantageux pour les petites entreprises), garantit la soumission en temps voulu de toutes les informations et évite les amendes et autres sanctions pouvant être imposées par les autorités fiscales. Mais il ne faut pas oublier l'attention et la prudence lors du choix d'une entreprise. Après tout, beaucoup en dépend. Si vous abordez cette question avec insouciance, vous pouvez avoir beaucoup de problèmes plus tard. De plus, la violation de la confidentialité et la fourniture de données aux concurrents ne sont pas les pires problèmes. Après tout, pour effectuer une externalisation comptable, vous n'avez pas besoin d'obtenir une licence spéciale. Et une garantie de la qualité des prestations, ainsi que du travailpersonne ne peut donner.

Vous pouvez vous concentrer uniquement sur l'expérience d'une structure commerciale, sa réputation existante, ses diplômes et certificats, ainsi que sur la gamme de services fournis. Heureusement, à l'ère d'Internet, il n'est pas difficile de découvrir tout cela. Vous pouvez visiter les sites des sous-traitants ou même des organisations spéciales qui surveillent leurs activités. Dans le même temps, vous devez faire attention au nombre d'entreprises sous leur juridiction, car un trop grand nombre d'entre elles affecte négativement la qualité des services. Il est conseillé d'étudier le contrat d'externalisation des services comptables bien avant la signature, dont un échantillon devrait se trouver sur le site Web de l'entreprise ou du spécialiste que vous aimez.