Inventaire dans une institution budgétaire : règles et étapes de mise en œuvre

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Toute activité commerciale d'une entreprise suppose la présence d'une épargne spécifique dans ses possessions. Cela comprend les actifs corporels et incorporels, les immobilisations, les produits finis ou les biens destinés à la vente, les actifs monétaires et autres biens. Quelle que soit l'entreprise - grande ou petite, industrielle ou commerciale, étatique ou privée - elle doit nécessairement recalculer la liste des biens présents sur elle au travers d'un inventaire. Dans les institutions budgétaires, cette procédure est menée avec un soin particulier.

Concept d'inventaire

Inventaire, par sa définition principale, désigne le recalcul des positions de trésorerie enregistrées sur le compte des biens de l'entreprise, avec une comparaison spécifiquerésultats obtenus avec le contrôle précédent. Ce mot suggère initialement un terme familier appelé "inventaire". Mais il convient de noter que le processus de réalisation d'un inventaire dans une institution budgétaire implique une mesure quantitative non seulement du patrimoine économique ou des objets d'inventaire qui sont attribués aux personnes financièrement responsables, mais également de la liste des fonds stockés sur des comptes bancaires et en espèces (en main), les règlements avec les débiteurs et les créanciers, ainsi que les passifs financiers. L'objectif principal de cet événement est d'identifier les excédents ou les pénuries pouvant survenir au cours de l'activité économique, ainsi que de rechercher les éventuelles erreurs commises par les employés de divers domaines du fonctionnement économique de l'entreprise dans son ensemble. Sur la base des résultats de l'inventaire dans une institution budgétaire, les responsables de pénuries sont passibles de sanctions disciplinaires sous forme de réprimandes ou de déductions de bonus, ainsi que d'une indemnisation pour les dommages.

Valeur pour l'entreprise

La réalisation de contrôles réguliers dans les entreprises gérées aux dépens des fonds publics fait partie intégrante de leur activité économique. L'importance de l'inventaire dans les institutions budgétaires est due à la liste des situations possibles soumises au contrôle obligatoire de la direction, à savoir:

• conditions de transfert du patrimoine d'une entreprise budgétaire à louer;
• conditions de vente ou de rachat de biens budgétaires;
• surveiller l'état de l'actif etpassifs d'une institution publique;
• changement de responsable et transfert de cas;
• la présence de faits de vol, d'abus de pouvoir et de dégradation d'objets de valeur;
• situations d'incendies, catastrophes naturelles et autres urgences.

Les éléments les plus importants et les plus importants du patrimoine d'une institution budgétaire sont nécessairement inventoriés, dont la liste comprend:

• caisse d'entreprise;
• drogue;
• immobilisations;
• inventaire;
• fonds de la bibliothèque;
• liste des métaux et pierres précieux.

Règles

Les règles d'inventaire dans une institution budgétaire sont régies par la législation en vigueur. L'une des principales exigences pour le bon déroulement de l'inspection des biens de l'État est la formation obligatoire de la composition de la commission. Un arrêté d'inventaire dans une institution budgétaire désigne les personnes spécifiques qui seront membres de cette commission. Le cercle des personnes soumises à vérification ne comprend que les employés du personnel de cette entreprise, mais pas les tiers sous la forme d'experts évaluateurs, d'employés des inspections d'État, etc. Les représentants obligatoires de la commission sont le chef et comptable ordinaire, et sont dirigés par son chef et son adjoint. Il est important de noter que les personnes matériellement responsables ne peuvent pas faire partie des inspecteurs. Outre les membres de l'équipe d'examen, le directeur de l'établissement est agréé enordonner des dates précises pour l'inspection. À la fin de l'inventaire des biens dans une institution budgétaire, une analyse des manques et des surplus est effectuée, les coupables sont identifiés, une sanction administrative est prononcée contre les coupables, le cas échéant.

Étapes de mise en œuvre

Tous les travaux de vérification des positions en espèces et hors espèces dans le patrimoine d'une institution publique sont divisés en plusieurs étapes.

La première étape est la préparation. Au début de l'audit, le service comptable doit terminer le travail avec tous les documents sur la réception et l'émission des actifs matériels, ainsi que faire les écritures nécessaires dans la liste des registres comptables analytiques, après avoir déterminé à l'avance les soldes au jour de l'audit.

La deuxième étape est l'inventaire direct dans une institution budgétaire. Les formulaires pertinents sont préparés pour saisir les données sur les résultats de l'inspection, les noms des membres de la commission sont saisis, les articles spécifiques soumis à l'inventaire sont comptés, pesés, mesurés, après quoi les locaux soumis à l'inspection sont scellés pour empêcher toute falsification ou vol ultérieur de l'inventaire.

La troisième étape est l'enregistrement des registres d'inventaire. Les formulaires spécifiquement établis par la législation en vigueur régissent la réalisation des résultats d'un audit sur les immobilisations, les actifs incorporels, les autres actifs incorporels et les stocks, la disponibilité des fonds et des valeurs, ainsi que des formulaires de déclaration stricts, les règlements avec les débiteurs et les créanciers, et actifs corporels entreposés.

La quatrième étape est la vérification des inventaires complétés. Il résume les résultats de l'inventaire des immobilisations d'une institution budgétaire, du passif, de l'actif et de la trésorerie. À ce stade, les excédents et les pénuries de biens de l'entreprise sont révélés.

Inventaire du système d'exploitation

L'inventaire des immobilisations dans les institutions budgétaires est l'un des domaines les plus prioritaires et les plus responsables du travail de la commission d'audit. Après tout, ici, il est nécessaire d'analyser et de calculer non seulement la présence réelle d'actifs dans l'entreprise, mais également de déterminer l'état physique de chaque objet à vérifier. Cela nécessite l'expérience et certaines compétences des membres de la commission sélectionnés par le chef, car la liste des immobilisations est souvent trop longue: elle comprend beaucoup d'éléments allant de l'immobilier à la papeterie stylos et crayons.

La procédure de réalisation d'un inventaire annuel dans une institution budgétaire pour les immobilisations, ainsi que pour une inspection privée inopinée, comprend des principes spécifiques pour l'analyse de l'objet de l'enquête. Le but d'un tel contrôle est:

• recalcul et fixation de la disponibilité réelle des immobilisations;
• comparaison des données reçues avec les informations comptables saisies précédemment dans le programme 1C;
• identifier les écarts et identifier les pénuries et les excédents, le cas échéant;
• vérification des objets inutilisables;
• Identification des immobilisations corporelles ne répondant pas aux critères de comptabilisation.

Les objetsles terrains avec leurs bâtiments, structures, biens immobiliers ne sont pas soumis à une vérification annuelle obligatoire, et une institution budgétaire n'est pas obligée de procéder à un inventaire annuel de ces fonds - il suffit de les vérifier une fois tous les trois ans.

Commander l'inventaire

Un point tout aussi important dans le travail d'une entreprise publique est la vérification de la caisse enregistreuse et des fonds qui y sont stockés. Le but de l'inventaire de la caisse enregistreuse dans une institution budgétaire est de vérifier la comptabilité réelle sur le site actuel des transactions en espèces, ainsi que d'identifier la correspondance des informations dans les documents de caisse avec la trésorerie réelle. Mais dans quels cas un chèque en espèces est-il obligatoire ? Ceci est précédé des situations suivantes:

• transfert de biens appartenant à l'État pour le loyer ou la propriété de l'acheteur;
• veille des comptes annuels;
• change MOL;
• détection de signes de vol, vols, dégradations de biens;
• force majeure;
• catastrophes naturelles;
• accidents;
• urgences;
• liquidation ou réorganisation d'une entreprise.

Avant le contrôle, tous les processus de mouvement à la caisse sont arrêtés, le caissier fournit à la commission un ensemble de tous les PKO, caisse enregistreuse, relevés de caisse. En tant que personne financièrement responsable, il confirme également qu'il a soumis tous les documents de trésorerie au service comptable ou aux membres de la commission eux-mêmes, et fournit également des informations selon lesquelles tous les fonds arrivés ont été crédités et ceux qui sont partis ont été radié. Vient ensuite la conduite directe duvérification, ce qui implique le recalcul obligatoire de tous les billets de caisse à la caisse avec leur dénomination spécifique, et le montant révélé à la suite du calcul est comparé à celui indiqué par le caissier dans la caisse enregistreuse et les soldes à la fin du période. Si l'entreprise dispose de caisses enregistreuses, le contrôle commence par la vérification des chèques et des montants qui y sont entrés avec les données du programme. Ils ne contournent pas l'absence de limite à la caisse - le montant des soldes ne doit pas dépasser sa valeur limite. Il convient également de noter que les taches, les erreurs et les suppressions dans les documents de caisse sont inacceptables. A l'issue de l'état des lieux en deux exemplaires, la commission dresse un acte d'inventaire. L'un d'eux est transféré au service comptabilité, l'autre reste au MOT en la personne du caissier.

Inventaire du passif

L'inventaire des passifs d'une institution budgétaire vise à établir des informations financières fiables sur les rapports et la comptabilité, au cours desquelles des spécialistes déterminent la présence et l'état des dettes d'une entreprise publique. Quels objets sont contrôlés par l'inventaire des obligations ? Ceux-ci incluent:

• objets de prêts, prêts, prêts;
• taxes et frais spécifiques;
• articles d'assurance sociale;
• livraison de marchandises;
• exécution des travaux et services,
• niveau de salaire.

Lors de l'audit, le directeur détermine la composition de la commission d'audit. Elle, à son tour, est engagée dans l'évaluation de la légitimitétenue de la comptabilité. Les arriérés sont identifiés pour le paiement en temps opportun des prêts et des intérêts sur les prêts, la correspondance des chiffres dans les contrats et les états financiers est déterminée. L'inventaire s'applique également à la déclaration fiscale - les montants qui ont été comptabilisés dans des sous-comptes et qui doivent correspondre aux informations saisies dans la déclaration sont pris en compte.

Dans le processus d'identification des dettes envers les fonds sociaux, les sommes d'argent transférées sont vérifiées et les dettes sont recherchées. Non moins prudente est l'approche de la prise en compte du salaire de chaque employé, en tenant compte de l'attention particulière portée aux sous-paiements et trop-perçus constatés.

Entre autres choses, nous surveillons et analysons les règlements avec les acheteurs, les fournisseurs, les clients, les entrepreneurs. Les conditions de paiement des ordres de paiement sont analysées et les rapports préalables soumis sont vérifiés.

Recalcul annuel de la propriété

Les représentants du Bureau de l'inventaire technique sont parfois invités à procéder à un recalcul annuel de la propriété d'une entreprise d'État. L'institution budgétaire procède à un audit annuel obligatoire au 1er octobre de chaque année (au début du quatrième trimestre de la période de référence). Outre les options de recalcul ci-dessus, l'inventaire annuel prévoit la vérification des éléments suivants de la propriété économique d'une entreprise d'État:

• terrain, immobilier (tous les trois ans);
• stocks, actifs biologiques, créances déjà citées, dettes, produits et charges différés, autresobligations (annuellement);
• immobilisations, équipements, stocks (annuellement);
• investissement, trésorerie, travaux en cours (annuel);
• installations agricoles (annuellement);
• apiculture, pépinières (annuellement).

Lors de l'inventaire annuel, la commission effectue les travaux suivants:

• briefing pour les inspecteurs;
• organisation de l'inventaire proprement dit;
• contrôle de l'inspection;
• détermination correcte des différences de contrôle;
• re-vérifier en cas d'erreur dans le calcul préliminaire de la propriété;
• identifier les causes de la différence;
• rapporter des informations à la direction en remplissant une liste d'inventaire.

Insuffisance d'inventaire

Le manque identifié lors de l'état des lieux d'une institution budgétaire fait l'objet d'une analyse. En soi, la définition de pénurie est une pénurie d'articles d'inventaire identifiés lors de l'audit et leur recalcul direct. Si la pénurie a été calculée dans les normes de perte naturelle, les pénalités ne sont pas appliquées à la personne matériellement responsable. Dans ce cas, le montant des stocks manquants ou endommagés est débité du compte comptable à un coût spécifique, qui comprend le prix du contrat et la part des frais de transport dépensée pour ces stocks. Si la pénurie dépasse le taux de perte naturelle, le coupable est identifié et une amende lui est perçue à hauteur du montant reçu lors dechèques de pénurie.

Excédent d'inventaire

Identifié lors de l'état des lieux dans une institution budgétaire, le surplus fait l'objet d'une capitalisation. Les montants excédentaires reçus à la suite de l'audit sur les immobilisations, les stocks, la trésorerie et les autres actifs sont portés au bilan. Cette opération est effectuée en acceptant l'excédent pour comptabilisation à la valeur marchande actuelle (si nous ne parlons pas d'argent liquide, ils viennent dans la dénomination dans laquelle ils sont en excès, et les données les concernant sont enregistrées dans la loi sur l'inventaire en espèces). Des comptables débutants inexpérimentés ou des étudiants qui n'ont pas terminé leurs études, qui sont venus travailler dans une organisation budgétaire et ont commencé à travailler sur un inventaire, croient à tort que les excédents ne sont pas des pénuries, qu'il n'y a rien de terrible en eux. Mais ce n'est pas. Surtout en ce qui concerne le box-office.

Dans le cas où une inspection soudaine imprévue avec des représentants de l'inspection d'État descendrait sur l'entreprise, le surplus qu'ils ont trouvé dans la caisse enregistreuse, même d'un montant d'un centime malheureux, est condamné à une amende par l'entreprise. Il est strictement interdit de conserver vos propres fonds ou de la monnaie non rendue à la caisse. Le niveau d'espèces dans la caisse enregistreuse doit correspondre clairement aux chiffres saisis dans la documentation de caisse correspondante. Si nous parlons, par exemple, d'immobilisations, elles figurent au bilan de l'entreprise, mais le chef de l'institution se verra toujours poser des questions pertinentesles personnes financièrement responsables qui n'ont pas inscrit l'immobilisation excédentaire dans les registres de l'entreprise au bon moment.