Le diagramme de Gantt est votre assistant de planification. Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et comment en créer un ?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Le diagramme de Gantt est l'un des outils les plus populaires pour illustrer visuellement le calendrier dans la gestion de projet.

Qu'est-ce que c'est ?

Le diagramme de Gantt est conçu pour illustrer les différentes étapes du travail dans le domaine des petites et moyennes entreprises. Visuellement, il s'agit d'un simple ensemble de bandes composé de deux axes principaux: les cas et le temps. Chaque période se voit attribuer une tâche spécifique qui doit être accomplie.

Sur le diagramme, en plus des blocs principaux, il peut y avoir une colonne supplémentaire spéciale indiquant le pourcentage de travail achevé. Des marques spéciales - jalons - sont utilisées pour mettre en évidence deux tâches ou plus et démontrer la séquence de leur mise en œuvre.

Le diagramme de Gantt est une sorte de norme dans le domaine de la gestion de projet, car c'est avec son aide qu'il devient possible de montrer clairement la structure de la mise en œuvre de toutes les étapes du projet.

À quoi sert un diagramme de Gantt ?

Étant donné que la plupart des gens sont visuels, le diagramme permet de résoudre l'une des tâches principales et de montrer au personnel sur quoi travailler, quelles ressources appliquer dans le processus et avecà quelle vitesse effectuer certaines tâches. Toutes les informations sont présentées sous une forme compressée, sans l'utilisation de tableaux déroutants et d'une énorme quantité de texte. En même temps, l'essentiel est clair et compréhensible pour tous, sans exception, les participants au projet.

L'utilisation d'un organigramme simplifie grandement la gestion des petits projets et permet de toujours garder sous contrôle les activités des employés.

Historique de l'apparition de la première carte

Le premier format de graphique a été développé et testé par Henry L. Gant au début du XXe siècle. Le scientifique a été embauché pour gérer la construction de navires destinés à être utilisés pendant la Première Guerre mondiale. Un horaire spécial lui a permis de coordonner le travail de plusieurs ingénieurs, en contrôlant l'achèvement des tâches à temps. Gant a commencé directement en répertoriant toutes les tâches requises et en les planifiant en fonction des ressources disponibles.

Une étape importante a été la démonstration de la dépendance de certaines tâches par rapport à d'autres. De plus, Gant attribuait à chaque personne une période de temps pendant laquelle il devait accomplir un certain type d'activité, indiquait qui et quelle tâche serait effectuée, en tenant compte du temps alloué au projet.

Le diagramme de Gantt se fait à l'aide d'un axe vertical représentant différentes tâches et d'un axe horizontal représentant le temps.

Le diagramme de Gantt dans le monde moderne

Cette méthode de planification ne perd pas de sa pertinence aujourd'hui, car elle permet de fournir un affichage graphique du plan de production, simplifie le suivi de l'avancement de la mise en œuvredes tâches attribuées. Le diagramme de Gantt est devenu un outil d'analyse si puissant que depuis près de 100 ans, il n'a subi aucune modification. Ce n'est que dans les années 90 du siècle dernier, afin de décrire plus en détail les relations, que des lignes de communication entre différentes tâches y ont été introduites:

• "finish-start" - l'activité B ne peut pas démarrer tant que l'activité A n'est pas terminée;
• "start-finish" - l'action B ne peut démarrer tant que l'action A n'a pas commencé;
• "start-start" - l'action B ne démarrera pas avant l'action A;
• "finish-finish" - l'action B ne doit pas se terminer avant la fin de l'action A.

Il est prouvé que le diagramme de Gantt a été utilisé dans la construction de structures d'ingénierie géantes telles que le barrage Hoover (Las Vegas, 1939) et le système d'autoroute Eisenhower (reliant la plupart des grandes villes des États-Unis).

Instruction: comment construire un diagramme de Gantt en 5 étapes ?

Ensuite, nous allons examiner les règles de construction d'un diagramme de Gantt et essayer de le créer nous-mêmes dans une feuille de calcul Microsoft Excel.

Étape 1. Collecte de données

Pour construire un graphique, nous avons besoin des données suivantes:

• coordonnées de tous les ensembles de données (où chacune des colonnes doit commencer);
• nom de chaque étape;
• durée de chaque étape.

Pour plus de commodité, nous les inscrivons immédiatement dans les champs correspondants du tableau. Après avoir saisi toutes les informations requises, nous pouvons procéder à la création du graphique lui-même.

Important: assurez-vous que tous les formats de données sontsont corrects: cela s'applique en particulier aux dates.

Étape 2. Formation de la mise en page

Ainsi, nous connaissons le but de la planification et les données clés sur la base desquelles nous allons construire un planning. Maintenant, dans la fenêtre de la feuille de calcul, nous devons aller dans la section "Insérer un graphique ->", puis cliquer sur l'élément "Ligne". Nous n'avons pas besoin de l'habituel, mais avec accumulation, car seul il fournit la deuxième ligne de données, qui dans notre cas sera la principale.

Étape 3. Effacer tout le reste

Pour ce faire, le programme fournit des outils spéciaux. Sur le graphique qui apparaît à l'écran, vous devez déplacer le curseur de la souris sur la barre bleue, cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionner "Formater la série de données" dans le menu qui apparaît. Une fenêtre s'affichera dans laquelle nous devons aller à l'élément "Remplir" et sélectionner l'élément "Pas de remplissage". Après cela, le graphique ressemblera à ceci:

Étape 4. Touches finales

Comme par défaut toutes les données de notre graphique sont dans l'ordre de bas en haut, nous devrons le modifier un peu. Pour ce faire, nous faisons un clic droit sur l'axe des catégories (celui à côté duquel nous avons une liste de tâches), allons dans la fenêtre "Format de l'axe". L'onglet dont nous avons besoin s'ouvre immédiatement - "Paramètres d'axe". Cochez la case à côté de Inverser l'ordre des catégories. En fait, le diagramme de Gantt est déjà prêt, il ne reste que quelques petites choses utiles.

Étape 5. Formatage

Donc, nous continuons à travailler sur le graphique. Comme vous pouvez le voir, cela a toujours l'air disgracieux, et maintenant nous allons le réparer en utilisant la feuille de calcul elle-même:

1. Étirez le diagramme à la taille désirée en utilisant la flèche dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez toutes les dates du tableau, cliquez sur la zone de sélection avec le bouton droit de la souris et allez dans "Format Cells-> Number". Cette section présente les principaux formats numériques avec lesquels nous travaillons. Pour que les inscriptions ne se chevauchent pas, nous vous conseillons de choisir une version plus courte de l'entrée. Ensuite, encore une fois, faites un clic droit sur l'axe avec les dates sur le graphique, sélectionnez "Format Axis -> Number" et cochez la case à côté de "Lien vers la source".
3. Sélectionnez la légende (les symboles "Date" et "Durée" à droite) et appuyez sur la touche Supprimer du clavier.
4. Ouvrez "Format Axis -> Parameters" et définissez les valeurs minimales et maximales (nous avons défini le 15 décembre, puisque c'est lundi, et le 3 janvier). Ici, nous pouvons fixer le prix des divisions principales (c'est pratique dans les cas où, par exemple, le travail sur un projet durera plusieurs semaines ou mois). Dans notre cas, il est plus pratique de laisser la valeur par défaut (2.0).

Un peu plus d'expérimentation avec le formatage - et c'est la beauté que nous obtenons à la fin. Voici un diagramme de Gantt terminé. L'exemple que nous avons donné est, bien sûr, très simple - mais il suffit de comprendre l'essence de cette méthode de planification etdémonstration visuelle du processus d'exécution de certaines tâches.

Autres programmes de cartographie

Bien sûr, il existe de nombreux autres meilleurs programmes qui facilitent la gestion de projet. Un diagramme de Gantt de n'importe quelle complexité peut être facilement construit à l'aide d'applications telles que:

• SchedRoll;
• Concepteur de Gantt;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project et bien d'autres.

De plus, il existe un certain nombre de services en ligne qui offrent à leurs utilisateurs la possibilité non seulement de planifier leurs affaires, mais également de recevoir des rapports réguliers, des notifications sur l'état actuel des tâches par e-mail. Cependant, on ne peut nier le fait que la confidentialité des données stockées sur le réseau est menacée et que les logiciels fixes installés directement sur l'ordinateur de l'utilisateur ont généralement des fonctionnalités beaucoup plus larges et un fonctionnement plus fiable.

Avantages et inconvénients de la méthode

Enfin, il convient d'examiner en détail les principaux avantages et inconvénients de la méthode de planification et de gestion décrite.

Le principal avantage est sans aucun doute la présentation graphique du matériel. En règle générale, il est pratique pour les hommes d'affaires de travailler avec des diagrammes de Gantt - ils aiment pouvoir identifier et désigner clairement les étapes de travail d'un projet. En présentant les tâches sous la forme de barres de couleurs différentes, tous les membres de l'équipe peuvent littéralement identifier leurs tâches en un coup d'œil.

Il convient également de noter que les diagrammes de Gantt sontun excellent outil de présentation capable de démontrer les principales priorités du projet. Autrement dit, dès que les dirigeants allouent et distribuent chacune des ressources disponibles, l'équipe en prend connaissance instantanément et suit d'autres instructions. Cette fonctionnalité du diagramme de Gantt est extrêmement utile pour les cadres supérieurs - en l'utilisant, il est beaucoup plus facile de préparer un rapport détaillé et volumineux sur l'état de divers projets.

Cependant, comme toute autre méthode de planification, le diagramme de Gantt a ses inconvénients. L'un d'eux est la dépendance aux tâches. Très souvent, dans le processus de présentation des projets, les responsables doivent montrer lesquelles de ces tâches sont liées les unes aux autres. Mais, malheureusement, le format du graphique lui-même ne le permet pas. Afin de contourner cette limitation, les gestionnaires ont recours à diverses astuces: par exemple, ils ajoutent des lignes verticales spéciales au graphique qui démontrent les dépendances clés. Cependant, ce n'est qu'une solution temporaire, incapable de transmettre l'information dans son intégralité.

Un autre inconvénient des diagrammes de Gantt est leur rigidité. De nos jours, les projets ne sont pas statiques - ils subissent constamment des changements, des déplacements, qu'il est tout simplement impossible de prendre en compte dans le schéma. Avant de commencer à construire un graphique, les gestionnaires doivent tout calculer dans les moindres détails, car au moindre changement dans l'estimation, tout le diagramme doit être redessiné à partir de zéro. Et cela ne veut pas dire qu'être capable d'illustrer plusieurs manières différentes de planifier en même tempségalement manquant.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous avez besoin d'un diagramme de Gantt, un programme (même le plus "avancé") ne pourra pas afficher l'importance et l'intensité des ressources de certaines œuvres, leur essence. Par conséquent, il est rarement utilisé pour des projets particulièrement à grande échelle.

Néanmoins, il est impossible de nier que cette méthode est extrêmement courante dans la pratique de la gestion de projet - depuis plus d'un siècle de son utilisation, les gens ont eu l'occasion de vérifier son efficacité et sa grande efficacité.