Commande entrante : modèle de formulaire, champs obligatoires

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Que vous connaissiez ou non les règles de tenue de registres, vous vous exposez à de lourdes amendes pour avoir affiché des revenus sans les documents appropriés - les bons de réception. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon de remplir ce document. Les autorités fiscales procèdent régulièrement à de tels contrôles ponctuels. Comment faire les choses correctement et éviter les ennuis ?

Commande entrante: échantillon

Les documents financiers sont délivrés uniquement sur des formulaires unifiés: dans une écriture manuscrite lisible et sans corrections. L'élaboration des documents des échantillons correspondants est réalisée par une organisation d'État - le Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie. PKO ne fait pas exception. Un exemple de formulaire d'ordre de crédit - formulaire KO-1. Son numéro de classificateur est 0310001.

La photo ci-dessous montre un exemple de bon de commande:

Veuillez noter qu'en haut à droite, il est indiqué qu'il s'agit de la forme unifiée de KO-1. Il se compose de 2 parties: le bon de commande lui-même - un échantillon à gauche (reste à la caisse) et un reçu - à droite(délivré à la personne qui a déposé l'argent).

Chaque commande émise se voit attribuer un numéro de série, qui est inscrit dans un journal spécial. De plus, afin de tenir compte de la trésorerie, un livre de caisse est tenu. Chaque opération de caissier y est inscrite: dans la colonne des revenus ou des dépenses.

Comment organiser la trésorerie ?

La règle principale est que les employés qui remplissent une commande entrante selon le modèle ci-dessus et acceptent de l'argent à la caisse doivent être différents. On dirait qu'ils se contrôlent. Si la même personne délivre le mandat et accepte l'argent, il peut y avoir abus de pouvoir.

En règle générale, un comptable établit un ordre d'encaissement. Mais le caissier prend l'argent. À proprement parler, il n'est pas nécessaire d'introduire le poste de caissier dans l'État. Chaque employé peut exercer ses fonctions.

Seulement au préalable, un accord de responsabilité doit être conclu avec lui. De plus, il existe un document spécial - "Obligation du caissier". C'est comme le serment d'Hippocrate des médecins. Son employé doit également signer.

Sans ces deux documents, ne pas porter plainte contre la caissière en cas de manque à la caisse.

Comment remplir une commande de reçu de caisse ?

Physiquement, le PQP n'a pas besoin d'être rempli manuellement. Cela peut également être fait sur un ordinateur. Il existe un logiciel spécial pour cela - il automatise les processus de routine. Il vous suffit de remplir les champs obligatoires: précisez le montant etdate.

Au fait, vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel coûteux pour cela. Vous pouvez utiliser n'importe quel service sur Internet pour émettre un reçu en ligne.

Il existe des caisses enregistreuses qui, lors du recalcul de la trésorerie, génèrent automatiquement des PKO. Mais ils ne sont pas bon marché. Ces équipements sont utilisés par les banques et les grandes entreprises qui travaillent constamment avec de grosses sommes d'argent.

Lequel de ces moyens choisir ?

Chacune des méthodes ci-dessus a ses avantages et ses inconvénients. Le plus simple est de remplir manuellement le formulaire d'ordre d'encaissement. Si vous ne devez pas le faire plus de 1 à 2 fois par jour, vous devriez le faire.

Cependant, avec un grand nombre d'opérations de ce type, les inconvénients de cette approche sont évidents. Cette méthode prend trop de temps et tous les comptables n'ont pas une écriture lisible - plus tard, les autorités fiscales pourraient avoir des questions à ce sujet.

Si, néanmoins, les reçus de caisse sont remplis manuellement, cela ne doit être fait qu'avec un stylo à bille bleu et uniquement avec une écriture lisible. N'utilisez pas d'encre à l'hélium ou à l'huile.

Les services en ligne peuvent ne pas être disponibles. Cela se produit souvent au mauvais moment et pour des raisons indépendantes de votre volonté. Ainsi, vous ne pouvez pas influencer d'une manière ou d'une autre la situation dans ce cas. C'est le principal inconvénient de cette méthode, bien qu'elle soit gratuite.

La meilleure option est d'installer un logiciel de comptabilité. Il automatise non seulement l'émission de reçus de caisse, mais également d'autres opérations de routine. Et tuvous pouvez toujours garder la situation sous contrôle.

Remplir une commande de reçu de caisse: instructions étape par étape

Comment remplir un mandat entrant ? Un échantillon d'une commande terminée est montré dans la photo ci-dessus. Et voici les instructions étape par étape:

• selon le journal, attribuez un numéro et une date au document;
• le montant est écrit non seulement en chiffres, mais aussi en lettres;
• indiquer les numéros des comptes correspondants pour le transfert d'argent;
• renseignez la ligne "Base" (quel type d'opération a été effectuée);
• calculer la TVA ou marquer "hors TVA";
• indiquer les pièces jointes.

N'oubliez pas que le caissier ne peut pas accepter le formulaire de l'ordre d'encaissement - le modèle de signature du chef comptable ou de la personne qui le remplace, conformément à l'ordre, doit correspondre clairement à la signature sur le reçu.

De plus, lorsqu'il accepte de l'argent, le caissier doit:

• vérifier à nouveau que chaque champ est correctement rempli;
• vérifier les signatures avec des échantillons;
• vérifier les pièces justificatives.

De plus, le montant des fonds déposés doit correspondre exactement à celui spécifié.

La question se pose souvent, le caissier a-t-il le droit d'accepter une partie de l'argent indiqué dans l'ordre d'encaissement ? La réponse à cette question est sans équivoque - non. Si au moins un sou ne suffit pas, l'argent n'est pas accepté, la commande est barrée et envoyée pour réémission. Et c'est juste. Après tout, sinon le caissier devra rembourser la différence de sa propre poche.

Règles de stockage des mandats en espèces

Que se passe-t-il une fois que l'argent est déposé à la caisse ? Bien que toutes les informations soient saisies dans le journal et le livre de caisse, la commande elle-même est conservée pendant encore 5 ans. De plus, ce délai ne tient pas compte de l'année d'établissement du document.

Dans le même temps, vous devez savoir que les entrepreneurs individuels bénéficiant du régime fiscal simplifié "Revenus" ou du régime fiscal simplifié "Revenus moins dépenses" peuvent ne pas tenir de registre des transactions en espèces. Ils ont juste besoin de garder une trace de leurs revenus. Mais pour une LLC, l'exécution de ces documents est obligatoire.

Résumer

L'ordre de paiement entrant fait référence aux documents de trésorerie primaires. La capitalisation de fonds sans son enregistrement n'est possible que pour les entrepreneurs individuels. Et puis, uniquement dans les cas permis par les lois fiscales. Pour une LLC, l'exécution de ce document est toujours obligatoire, quel que soit le système d'imposition.

Un comptable à temps plein est tenu de remplir un bon de caisse. Ou un gestionnaire, s'il n'y a pas de comptable dans l'État. De plus, la commande doit être remplie correctement, porter la signature du chef comptable (directeur) et le sceau de l'organisation avec tous les détails, ainsi que toutes les demandes nécessaires. De plus, les taches et les corrections ne sont pas autorisées.

Un exemple de remplissage et un bon de commande de réception sont donnés dans les sections pertinentes de l'article. Une nuance importante: la commande peut être remplie à la fois «à la main» - avec un stylo à bille bleu et une écriture lisible, et sur un ordinateur. Mais les taches et les corrections ne sont strictement pas autorisées.