La planification de projet est Étapes et caractéristiques du processus, développement et préparation d'un plan

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Lors de la planification, des décisions qualitatives et quantitatives sont prises pour atteindre les objectifs de l'organisation à long terme. De plus, au cours de tels travaux, il est possible de déterminer précisément les chemins optimaux. La planification de projet est l'élaboration d'un schéma précis selon lequel le développement de l'organisation va s'effectuer. Cela vous permet de réfléchir à tous les détails, de choisir des moyens de résoudre les problèmes et d'atteindre vos objectifs. La façon dont un tel travail est effectué sera discutée plus tard.

Prendre rendez-vous

La planification de projet est un processus important dans la gestion d'entreprise. C'est extrêmement important, c'est pourquoi presque toutes les entreprises effectuent aujourd'hui ce travail. Cela prend du temps et des ressources, mais c'est payant.

De la qualité de la planification à la gestion de projetdépend de leur mise en œuvre ultérieure. Au cours d'une telle procédure, une initiation est effectuée, au cours de laquelle la charte, le registre des participants sont approuvés et une direction stratégique pour le développement ultérieur est sélectionnée.

D'abord, l'ordre des actions principales est établi. Après leur approbation, les détails sont élaborés.

Après avoir esquissé le concept du futur projet et les principales étapes de son avancement, la direction pourra corriger toutes ses étapes, choisir les meilleurs moyens d'atteindre les objectifs fixés.

La planification de projet est un processus important dans la gestion. Il vous permet de surveiller par la suite, en corrigeant en temps opportun le mouvement sur la voie du développement. Les indicateurs réels sont comparés aux indicateurs prévus, ce qui révèle des informations sur le degré de mise en œuvre des tâches prévues. Au cours de la surveillance, des informations constamment mises à jour provenant de sources externes et internes sont prises en compte. Les termes fixés dans le plan, les conditions et les indicateurs sont susceptibles de changer, car ils doivent correspondre à la situation réelle.

La planification affecte directement tous les processus de gestion de projet. Par conséquent, il est effectué par chaque organisation. Il est impossible de gérer quoi que ce soit s'il n'y a pas de séquence d'actions clairement établie. Ces étapes sont des tâches dont la mise en œuvre conduit à la réalisation de l'objectif. Si quelque chose commence à mal tourner comme prévu, le manager identifie les causes de tels phénomènes, des décisions sont prises sur les bonnes actions dans les circonstances.

Le processus de planification est la première étape du cycle de vie d'un projet. C'est impossible sans çaobtenir le résultat souhaité.

Tâches de planification

Planifier les objectifs du projet implique le développement d'un système de tâches qui, comme les étapes, conduisent à leur réalisation. Le travail présenté vous permet de déterminer avant même le début des travaux si le type d'activité sélectionné peut générer des bénéfices. Chaque investisseur cherche à investir ses fonds dans le projet le plus rentable et le plus rentable. Il est possible de définir les principaux paramètres et résultats des activités futures, de choisir des moyens adéquats et réalistes pour les atteindre lors de la planification.

Pour être productive, une organisation devra relever une série de défis. Si, au cours des calculs, il s'avère que le résultat de telles activités est négatif (l'entreprise recevra une perte), pas assez élevé, il est nécessaire d'identifier les raisons de ce phénomène. En procédant à certains ajustements, il est possible d'augmenter l'efficacité du projet. Des modifications peuvent être apportées à chaque étape de la mise en œuvre des tâches. Ils peuvent être les suivants:

• Détailler, clarifier le but (ou les objectifs) de la conception, déterminer le résultat souhaité de l'événement.
• Détermination de la portée et de la composition des travaux futurs.
• Estimer le timing de chaque étape.
• Calculer le coût budgétaire du projet.
• Créez un calendrier et calculez le budget pour chaque phase.
• Le besoin de ressources est déterminé. Le calcul est effectué pour chaque phase du projet et les activités de l'organisation dans ce sens dans son ensemble.
• Plan logistique en cours.
• L'évaluation des risques est en cours, une méthodologie est en cours de création pour la réponse correcte en cas de situations dangereuses.
• Les détails de l'événement sont expliqués en détail à l'investisseur.
• Les détails sont convenus avec tous les participants au processus.
• La responsabilité de l'exécution des travaux et de l'accomplissement des tâches assignées est répartie entre les exécuteurs et les gestionnaires.
• Les interactions planifiées et les procédures de planification managériale sont en cours de spécification.

La gestion de projet et la planification de projet sont étroitement liées. Seule l'exécution cohérente des tâches définies dans les délais convenus et dans leur intégralité peut garantir la réalisation de l'objectif, en réalisant un profit dans le cadre des activités de l'entreprise.

Processus principaux

Dans le processus d'organisation de la planification du projet, un certain nombre d'actions obligatoires et facultatives sont effectuées. Quelles que soient les activités de l'organisation, elles sont appliquées dans le cadre de la création d'une vision stratégique globale. Les processus obligatoires incluent les éléments suivants:

• Description et documentation complémentaire de toutes les tâches planifiées, contenu du projet.
• Définition des principales étapes du projet, leur détail ultérieur.
• Préparation d'un devis estimatif. Le coût total de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet est calculé.
• Établir un plan d'action étape par étape, dont la mise en œuvre conduira à l'atteinte de vos objectifs.
• Décrit la séquence de travail.
• Dépendances de nature technique, ainsi que des restrictions sur les travaux effectués.
• Calcul du temps nécessaire pourl'achèvement de chaque étape du travail, en déterminant les coûts de main-d'œuvre et les autres ressources qui seront nécessaires à chaque étape du cycle de production.
• Déterminer le type, l'ensemble des ressources, ainsi que leur volume.
• Indiquant le calendrier réel des travaux, si les ressources sont limitées.
• Créez un budget et liez les coûts estimés pour chaque type de travail.
• Créer un plan fini.
• Collecte des résultats d'autres travaux de recherche lors de la conception, mise en page des valeurs prévues dans un seul document.

Pendant la planification et le développement du projet, ces actions sont obligatoires.

Procédures auxiliaires

Lors de la planification de la mise en œuvre du projet, certains processus peuvent ne pas être nécessaires. Ce n'est que lorsque le besoin s'en fait sentir que le gestionnaire les inclut dans la liste générale. Ces processus de prise en charge incluent les éléments suivants:

• Planification des normes de qualité, en définissant leur plage maximale autorisée. Les moyens d'atteindre le niveau requis de caractéristiques du produit fini sont également discutés.
• Planification dans le domaine de l'organisation, ce qui implique la répartition des compétences fonctionnelles, des responsabilités et de la subordination entre tous les participants au projet.
• Sélection du personnel avec le niveau de qualification approprié, l'expérience de travail, dont les activités permettront au projet d'être mis en œuvre dans les meilleurs délais. Dans certains cas, la formation d'un travail d'équipe bien coordonné est nécessaire.
• Établir des communications pour sécuriser les membresprojet avec les informations dont vous avez besoin.
• Identification des types de risques du projet, leur évaluation et leur documentation. Cela vous permet d'identifier et d'éliminer les incertitudes même au stade de la planification, d'évaluer le degré de leur impact possible sur le projet. À ce stade, des scénarios favorables et défavorables pour l'évolution de la situation lors de la mise en œuvre de la stratégie choisie sont calculés.
• Planification des procédures logistiques. Il est stipulé avec précision quelles matières premières, autres matériaux et ressources nécessaires seront achetés auprès d'organisations externes, en quelle quantité, ainsi qu'à quelle fréquence les livraisons seront effectuées.

D'autres activités peuvent être nécessaires lors de la planification des processus de projet. Cela dépend des objectifs que l'organisation poursuit dans le cadre de son travail.

Étapes de planification

Il y a 4 étapes principales dans la planification d'un projet. Ils ont été proposés par la société de conseil Booz Allen & Hamilton.

Le modèle de planification standard est le suivant:

Étape 1. Formation des buts

Deux types d'objectifs sont définis. Ils peuvent être formels ou réels. Dans le premier cas, des critères sont proposés pour déterminer l'utilité du projet. Les objectifs formels émergent de la motivation des managers. Les vrais objectifs sont les moyens par lesquels les objectifs formels peuvent être atteints.

Étape 2. Analyse du problème

Au cours de cette étape de planification, la situation réelle de l'organisation est déterminée. Ensuite, une prévision est faite sur son état futur. Aprèsl'identification des problèmes existants est effectuée, pour laquelle les systèmes d'objectifs sont opposés aux résultats de l'analyse prédictive. Cela permet de structurer les problèmes à la fin.

Étape 3. Rechercher des alternatives

Ce sont des solutions qui s'excluent mutuellement.

Étape 4. Évaluation des alternatives

L'acceptabilité de chacun des scénarios existants est déterminée. L'efficacité et le degré de risque de chaque décision sont évalués, après quoi une décision appropriée est prise. L' alternative optimale doit être non seulement réalisable dans la pratique, mais également légale, vous permettant de vous rapprocher le plus possible de l'objectif. Dans le même temps, les restrictions existantes en matière de temps, de ressources, etc. sont prises en compte.

Lors de la création d'un projet d'aménagement de type territorial, industriel ou autre, veillez à l'appliquer dans le futur pour comparer les résultats réels avec ceux prévus. Cela vous permet de gérer les progrès vers un objectif commun, de faire les ajustements appropriés en temps opportun.

Planification

Il convient de noter que la planification du projet est basée sur un schéma légèrement différent. Il met en évidence 5 étapes principales:

1. Définir les tâches et les écrire sous forme de liste. Dans certains cas, les gestionnaires font des erreurs en ne répertoriant pas tous les processus à la fois. Pour exclure ce phénomène, il est recommandé d'appliquer la méthode de décomposition séquentielle lors de la détermination des travaux à venir.
2. Pour chaque position sélectionnée, l'ordre et la durée sont déterminés. Cela dépend de lacaractéristiques technologiques des travaux à venir. Pour cela, la technique de décomposition est également utilisée, qui est complétée par des expertises. Cela vous permet de déterminer avec précision la durée prévue de chaque opération. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la technique du brainstorming, qui vous permet d'examiner les fonctionnalités de la technologie sous différents points de vue.
3. Détermine le type de ressources et leur disponibilité. Il peut s'agir de finances, de matériaux, de main-d'œuvre, d'informations, etc. Le planning des travaux réalisés est corrélé au planning de la logistique, du financement, etc. Toutes les étapes doivent être interconnectées, constituer un processus continu. Cela évite les perturbations dans le processus de production. Dans le même temps, les ressources rares nécessitent un examen séparé. Ils déterminent en grande partie la durée et la séquence de l'ensemble du spectre des travaux à venir.
4. Les restrictions sont définies de l'extérieur. Il s'agit notamment de la saisonnalité de la production, de la fabricabilité des fournitures d'équipement et d'autres facteurs externes.
5. Un système est en cours de création pour répondre aux risques émergents dans le cadre de la gestion de projet. La planification du projet commence par leur analyse. Pour les menaces les plus probables et les plus dangereuses, des mesures de réponse appropriées sont en cours d'élaboration.

Principes de planification

Dans le cadre de la planification d'un projet d'entreprise, un manager doit respecter certains principes. Les principaux sont:

• Objectif. La mise en œuvre du projet poursuit un objectif clair et final, sans être pulvérisée sur des tâches insignifiantes.
• Systématique. La future gestion de projet devrait être holistique et globale. Dans le même temps, les caractéristiques de son développement et de sa compilation sont prises en compte. Dans certains cas, un projet peut être décomposé en sous-systèmes. Ils seront également liés. En même temps, les changements dans un système entraînent des changements dans une autre structure. Décomposer le projet en plusieurs parties permet de suivre les connexions internes et les interactions des éléments, de choisir la structure la plus efficace. Dans ce cas, l'évaluation de la mise en œuvre du projet peut être donnée en termes de processus qualitatifs et quantitatifs.
• Complexité. Les phénomènes sont considérés du point de vue de leur connexion et de leur dépendance. Pour cela, différentes méthodes et approches de gestion sont utilisées.
• Sécurité. Lors de la planification des travaux du projet, il est envisagé que toutes les activités soient dotées des ressources nécessaires.
• Priorité. L'attention principale dans le développement du projet est accordée aux tâches principales les plus importantes. Leur définition dépend du concept global de développement dans le futur.
• Sécurité économique. Le degré de pertes et de pertes subies par l'organisation en cas de non-réalisation de l'événement prévu est calculé. Les risques ne peuvent être évités du tout, mais ils doivent être évalués et des décisions justifiées doivent être prises en ce sens.

Structuration de projet

La structuration est nécessaire au cours de la planification du travail du projet. La séquence hiérarchique des travaux implique de diviser l'ensemble du projet en parties distinctes. Cela vous permet de détailler les complexes à différents niveaux. Telapproche simplifie la gestion des processus.

La structuration vous permet d'effectuer les actions suivantes:

• Définir la portée du travail pour atteindre les objectifs de type intermédiaire.
• Contrôlez le degré d'avancement du projet, évaluez la possibilité d'atteindre tous ses objectifs.
• Les rapports sont créés selon la structure optimale.
• Des jalons sont définis pour mesurer l'avancement du projet.
• La responsabilité est correctement répartie entre les artistes.
• Tous les membres de l'équipe reçoivent des informations objectives et compréhensibles sur les buts et objectifs du projet.

Erreurs de structuration

Certains managers font des erreurs au cours de la structuration, ce qui affecte négativement la réalisation des objectifs. Les principaux sont les suivants:

• L'étape de structuration est généralement sautée. Le manager va directement à la recherche de solutions aux problèmes de la période actuelle.
• Seules les unités organisationnelles sont utilisées, aucun produit final ou ressource n'est appliqué.
• La structuration ne couvre pas l'ensemble du projet.
• Les éléments de structure sont répétés.
• Il n'y a pas d'intégration des structures conformément aux spécificités de la préparation de la documentation du projet et des rapports financiers.
• La structure est trop ou pas assez détaillée.
• Les éléments individuels du projet ne peuvent pas être traités sur un ordinateur.
• Les produits finaux immatériels (services, prestations, etc.) ne sont pas pris en compte.

Motifs de structuration

La planification de projet est un travail responsable. La structuration doit être faite correctement. Il est effectué pour les motifs suivants:

• Périodes du cycle de vie du projet en cours de création.
• Caractéristiques de la structure des divisions.
• Composants du résultat qui sera obtenu après l'achèvement du projet.
• Processus, éléments fonctionnels du travail de l'entreprise.
• Localisation géographique des objets.