Numéro personnel de l'employé : comment est-il attribué ? Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro de paie?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Tous les employés ne sont pas confrontés à un concept tel que "numéro personnel de l'employé". Cela est souvent connu de ceux qui exercent leurs activités de travail dans une grande ou moyenne entreprise. Le service comptable d'une petite SARL n'informe généralement pas les employés. Les grandes usines communiquent toujours aux employés leur matricule. Que les employés le sachent ou non, l'attribution d'un numéro de série est effectuée par le service du personnel ou le service comptable. Ceci est régi par la loi applicable, et l'absence de ce paragraphe est une violation.

Numéro personnel - qu'est-ce que c'est ?

En principe, à partir du nom lui-même, il devient clair ce qu'est un numéro personnel. Il s'agit d'une sorte de valeur numérique attribuée à un employé spécifique. Ceci est un chiffre qui désigne un employé.

Les particularités des matricules incluent le fait qu'ils sont individuels. C'est-à-dire qu'il n'y a aucun employé dont le code correspondrait complètement. Dans le même temps, le matricule est conservé pour le salarié licencié. S'il continue à travailler avec cet employeur à l'avenir, alorson lui donne son ancien numéro.

Il convient également de noter que le numéro personnel d'un employé lui est attribué lors de son embauche, il ne change pas à l'avenir. Autrement dit, postuler à un emploi fixe un certain code, qui à l'avenir reste le même, indépendamment d'un changement de poste ou d'une augmentation de salaire.

Besoin de numéros de personnel. A quoi servent-ils ?

Néanmoins, il est préférable de comprendre pourquoi l'employeur a besoin de numéros de personnel. L'employé ne reçoit rien de cela. Comme mentionné ci-dessus, l'employé peut ne pas être conscient de la présence d'un tel chiffre. Cependant, pourquoi le numéro personnel de l'employé a-t-il été introduit à l'origine ? Comment ce chiffre est-il attribué et que signifie-t-il ?

Les numéros de personnel aident le service comptable d'une SARL ou d'une entreprise. Grâce à eux, la mise en place de la gestion électronique de documents devient plus facile. Bien qu'il convient de noter que les effectifs des grandes usines sont utilisés depuis longtemps, même avant l'émergence du programme 1C.

Quels sont les principaux points qui vous permettent d'utiliser ce chiffre ? Tout d'abord:

• Facilitation du travail des spécialistes du service du personnel. Cela est dû au fait que le suivi du matricule aide à ne pas "perdre" un employé lorsqu'il change de poste.
• Assistance au service comptable dans le travail de calcul et de délivrance des salaires. Ici, les effectifs en 1C sont directement liés. C'est ce programme qui aide à choisir un employé non pas par son nom ou son poste, mais par son numéro personnel.
• Suivre la localisation d'un employé surlieu de travail. Pertinent pour les entreprises équipées d'un système de laissez-passer électronique.

Exemples spécifiques. Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro personnel ?

Pour comprendre par qui et comment un matricule est attribué à un employé, il est nécessaire de bien comprendre pourquoi ce paramètre est nécessaire.

Tout d'abord, cela permet d'éviter les commérages inutiles. Ainsi, si lors du calcul des salaires, un comptable ou un spécialiste du rationnement et de la rémunération ne voit que les effectifs. Il ne peut pas comprendre exactement quel montant Ivanov a reçu et quel montant - Petrov. Autrement dit, cela vous permet de renforcer encore le secret.

De plus, le numéro personnel aide à ne pas se tromper. C'est un autre paramètre qui vous permet de vérifier l'exactitude du document. C'est particulièrement vrai lorsqu'il y a des homonymes ou des homonymes complets. Bien sûr, vous pouvez également vérifier les paramètres par poste ou date d'embauche. Cependant, les effectifs ne doivent pas être ignorés.

Qui peut s'approprier ?

Les numéros de personnel sont attribués aux employés par un spécialiste du service du personnel. Cependant, il convient de noter que la législation ne réglemente pas la position d'un employé engagé dans l'attribution de chiffres. Cependant, lors d'une candidature à un emploi, ce sont les ingénieurs RH qui sont directement présents.

Cela peut également être fait par les chefs de divisions structurelles ou même le chef d'entreprise. En l'absence d'un préposé au personnel, sa place à cet égard peut être prise parcomptable.

À qui peut être attribué un numéro personnel

Peut-on attribuer un code à tous les employés ? La comptabilité des effectifs est généralement conservée pour tous les salariés de l'entreprise. A savoir:

• Pour les employés à temps plein.
• Travailleurs temporaires ou saisonniers.
• Pour les travailleurs externes à temps partiel.
• Pour ceux qui travaillent à temps partiel.

En fait, chaque employé a son propre matricule, quelle que soit sa durée d'emploi. Il est à noter que même les étudiants qui demandent à exercer dans n'importe quel département reçoivent leur code.

Il convient de noter que si un employé a une combinaison d'emplois ou de professions au sein de la même entreprise, il reçoit toujours un numéro personnel. Un employé qui travaille à temps partiel dans deux entreprises a son propre code individuel dans chacune d'elles.

Comment est attribué le numéro personnel d'un employé. Que dit la loi ?

Il convient de noter tout de suite que la législation est assez vague sur l'attribution d'un numéro personnel dans une entreprise. En fait, il n'y a pas d'articles spécifiques dans le Code du travail ou dans les lois fédérales régissant la manière dont un numéro personnel est attribué aux employés. Chaque employeur développe pour lui-même le système qui l'aide à conserver un enregistrement compétent et pratique de ces chiffres. Ici, les documents internes de l'organisation jouent un rôle important. Dans ceux-ci, par exemple, vous pouvez définir la position d'un employé impliqué dansattribution de numéro.

Comment tenir des registres ? Conseils pratiques

Il est généralement admis qu'un numéro personnel est attribué à chaque employé, et vous devez commencer par le premier numéro. En fait, il devient identique au concept de "numéro de série".

Ces enregistrements peuvent être conservés de deux manières:

• Utilisation de programmes spéciaux.
• Manuellement par un employé.

La dernière méthode est de moins en moins utilisée. Cela est dû au fait que le programme 1C le plus populaire vous permet d'attribuer automatiquement des numéros à chaque nouvel employé de l'entreprise.

Conseils pratiques

L'attribution d'un numéro personnel peut sembler fastidieuse. Cependant, ce n'est pas le cas. Il vaut la peine de suivre quelques règles simples, et cette action sera effectuée automatiquement.

Tout d'abord, cette obligation doit être attribuée à un employé spécifique par les documents internes de l'organisation. Cela aidera à éviter les conflits à l'avenir. Cela éliminera également la situation où personne n'est responsable de cette opération.

Deuxièmement, l'attribution directe du numéro à l'employé doit être effectuée le premier jour ouvrable de l'employé, et idéalement - au moment de la conclusion du contrat de travail. Dans ce cas, la numérotation sera correcte et sans lacunes.

Le code numérique spécifique doit être communiqué aux employés, car cela augmente non seulement leur importance à leurs yeux, mais permet également d'éviter les erreurs dans la paiefrais. Cela est dû au fait que lors de la rédaction de toute demande d'aide financière ou de prise de vacances, l'employé indiquera, entre autres, son numéro personnel.

Aussi, ce paramètre doit impérativement être indiqué dans la commande d'emploi. Il peut être saisi dans le logiciel ou écrit à la main par un représentant des ressources humaines.

Journal comptable. Fixation des numéros de personnel

Les entreprises qui sont obligées d'utiliser des numéros personnels pour leurs employés utilisent souvent un document tel qu'un registre des numéros personnels.

Les paramètres suivants peuvent être spécifiés dans ce document interne de l'entreprise:

• Données du passeport de l'employé, y compris son nom, prénom et patronyme, ainsi que le numéro et la série du document.
• Date d'admission du salarié à son lieu de travail principal.
• Le numéro du contrat de travail, ainsi que la date de sa rédaction.
• Poste de spécialiste.
• L'unité dans laquelle l'employé travaillera.
• Matériel direct.

Le numéro personnel est obligatoire pour les grandes entreprises. Cependant, les petites entreprises utilisent également cette méthode pour faciliter la vie des employés du service du personnel ou du service comptable. D'une manière générale, il s'agit du nombre d'employés. Étant donné que chaque numéro est unique, cela permet de s'assurer que les fonds sont crédités à la bonne personne. Cela est particulièrement vrai lorsque vous employez des homonymes ou des homonymes. La gestion des dossiers de matricule n'est ni compliquée ni chronophageprocédure. Fondamentalement, il est attribué à un spécialiste du service du personnel. Cependant, la loi permet de confier cette mission à un autre salarié. Ce fait est écrit dans les documents directement à l'organisation.