Description du poste d'administrateur de bureau : devoirs, fonctions et droits

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Dans la plupart des lieux publics, la première personne que vous rencontrez dès que vous franchissez le seuil est la réceptionniste. Ces spécialistes sont embauchés par des hôtels, des salons de beauté, des restaurants et, bien sûr, des institutions de bureau. Ils ont de nombreuses responsabilités, de la communication avec les clients et les partenaires au traitement de la documentation.

Caractéristiques

Il vaut la peine de dire que l'administrateur est une profession très polyvalente, qui peut inclure des tâches polyvalentes. L'avantage pour les débutants est qu'il ne nécessite aucune connaissance approfondie dans un domaine particulier.

Les employeurs potentiels accordent plus d'attention aux qualités personnelles. Un candidat potentiel au poste d'administrateur de bureau doit être modérément sociable, être capable d'établir des contacts avec différentes personnes et d'exprimer correctement ses propres pensées. Ce sera également un avantage d'avoir un intérêt pour le domaine choisi.activités et la capacité à gérer le stress. Cette dernière qualité sera certainement utile au futur administrateur. Il devra communiquer avec un grand nombre de visiteurs, parmi lesquels des conflits surgiront certainement. Cependant, même dans de telles situations, l'administrateur doit être capable de rester poli.

Il est à noter qu'en fonction de la politique de recrutement de l'entreprise, il peut y avoir des exigences d'études supérieures, de capacité à travailler avec du matériel de bureau, etc.

L'horaire de travail pour ce poste est généralement déterminé par les heures d'ouverture de l'établissement, puisque c'est l'administrateur qui l'ouvre le matin et le ferme le soir. Cependant, lorsque vous travaillez 24 heures sur 24 pour les employés, un horaire de travail est établi. En règle générale, les bureaux ne fonctionnent pas dans ce mode.

Il convient également de prêter attention au fait que l'administrateur et le chef de bureau sont des professions différentes. Le chef de bureau supervise en fait d'autres employés. L'administrateur, contrairement à lui, n'exerce pas cette fonction. Il n'exerce que ses propres fonctions, interagissant avec d'autres employés du bureau si nécessaire.

Principales responsabilités

Un administrateur de bureau, étant sur le lieu de travail, doit effectuer un nombre considérable de tâches que la direction lui confie. Énumérons-les brièvement.

• Réception et distribution ultérieure des appels téléphoniques. Lors des négociations, l'administrateur doit enregistrer l'information et la transmettre aux employés. Si nécessaire, l'appel doitrediriger vers un autre département.
• Les devoirs d'un administrateur de bureau comprennent une clause exigeant qu'un employé fournisse des conseils initiaux aux clients potentiels.
• La nécessité de traiter les documents entrants et sortants.
• Publication d'offres d'emploi sur des portails spécialisés et des agences de recrutement. De plus, les tâches de l'administrateur du bureau consistent à mener des entretiens initiaux avec des candidats potentiels.
• Achat de papeterie et consommables nécessaires au bon fonctionnement des équipements bureautiques.

En plus des tâches énumérées ci-dessus, l'administrateur du bureau interagit constamment avec les gens. Ce sont à la fois des clients potentiels et des employés actuels de l'entreprise. C'est ce spécialiste qui est responsable de la planification des employés.

Droits

Le nombre de droits, contrairement aux devoirs, est bien moindre. Alors, que font les instructions de l'administrateur du bureau ?

• Agir au nom de l'entreprise, en représentant ses intérêts en interaction avec d'autres entreprises.
• Interagir avec d'autres employés au sein de l'autorité assignée.
• Faire des propositions à considérer pour améliorer la performance de l'organisation.

Fonctions d'administrateur Office

Étant sur le lieu de travail, ce spécialiste devraiteffectuer un nombre considérable de tâches qui lui sont confiées:

• Préparer le bureau.
• Maintenir l'ordre.
• Servir les visiteurs.
• Service téléphonique.

En fait, le nombre de fonctions peut être supérieur. Cela dépend de la liste des responsabilités professionnelles de l'administrateur de bureau dans une institution particulière.

Préparer le bureau

L'accomplissement des fonctions assignées, en règle générale, commence par la préparation d'une nouvelle journée de travail. Arrivé sur son lieu de travail, l'administrateur vérifie le fonctionnement du matériel bureautique, la disponibilité des consommables et de la papeterie. Ensuite, le spécialiste doit se familiariser avec la liste des visiteurs et créer les conditions de leur rencontre.

Maintien de l'ordre

L'administrateur ne doit pas être directement impliqué dans le nettoyage et d'autres activités pour maintenir l'ordre dans le bureau. Cependant, parmi ses tâches figure la nécessité de coordonner le travail du personnel de maintenance. Il doit programmer le nettoyage, ainsi qu'indiquer sa durée.

Service client

Les tâches de l'administrateur consistent également à négocier avec les visiteurs l'heure de la visite, en les coordonnant avec le responsable. Le calendrier des visites doit être établi de manière à ce qu'il n'y ait pas de chevauchements et que personne ne doive perdre de temps à attendre. De plus, l'administrateur doit rencontrer les visiteurs. C'est lui qui crée le premierimpression.

Service téléphonique

Cette fonction est attribuée à l'administrateur pour libérer le manager des négociations et ne pas le distraire du workflow. Un employé peut résoudre seul certains problèmes ou prendre rendez-vous pour un visiteur conformément à l'horaire du gestionnaire. Lors de l'exercice de ces fonctions, l'employé doit certainement maintenir la confidentialité, ne pas divulguer à des tiers les informations dont il dispose.

Échantillon

La description de poste d'administrateur de bureau peut inclure différents éléments en fonction des exigences d'une organisation particulière. Cependant, en règle générale, des conditions standard y seront prescrites, qui sont prises comme modèle.

• Dispositions générales.
• Conditions de qualification. En règle générale, une formation secondaire spécialisée est suffisante pour un administrateur potentiel. L'expérience sera certainement un atout.
• Responsabilités. Aucune description de poste n'est complète sans cet élément.
• Droits. L'administrateur, par exemple, a le droit de faire des propositions pour améliorer les activités de l'entreprise.
• Dispositions supplémentaires pouvant inclure des éléments non inclus dans d'autres sections.

Il est d'usage de fournir une description de poste à un nouvel employé pour examen, ce qu'il doit confirmer par sa propre signature.

lieu de travail

Instruction sur la protection du travail pour l'administrateur du bureau fait certaines exigences pour les conditions de travail. Par exemple, le lieu de travail doit être situé de manière à ce que l'employé soit à l'aiseexercer leurs propres fonctions. En règle générale, il est situé à côté du bureau du directeur et vous permet de surveiller les autres employés.

Vous devez comprendre que dans l'exercice de ses fonctions, l'administrateur, ainsi que d'autres employés, doivent souvent utiliser du matériel de bureau. C'est pourquoi il doit être placé de manière à être disponible pour une utilisation à court terme.

L'une des tâches importantes qui n'est pas clairement énoncée dans la description de poste de l'administrateur est d'agir comme un lien entre le superviseur immédiat et ses subordonnés. Par conséquent, l'employé doit essayer de créer un environnement favorable et d'établir des contacts avec d'autres spécialistes. Il est important non seulement de transmettre correctement les instructions du leader, mais aussi de pouvoir contrôler l'exactitude de leur mise en œuvre.

Pour cette raison, la capacité à se connecter avec les autres devient un facteur important pour réussir dans ce poste. Cela s'applique à la fois aux chefs et aux subordonnés. En ce qui concerne les qualités personnelles, l'organisation et la résistance au stress sont considérées comme assez importantes, ce qui vous permet de gérer d'autres employés et de rester calme même face à des visiteurs conflictuels.