L'inventaire est obligatoire : caisses, commande, délais

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'inventaire est représenté par une procédure spéciale permettant de rapprocher les valeurs existantes, les biens, l'argent ou les immobilisations de l'entreprise avec les valeurs disponibles dans les documents officiels de l'entreprise. Elle peut être réalisée à titre obligatoire ou à l'initiative de la direction de l'entreprise. La réalisation d'un état des lieux est obligatoire pour certaines entreprises, et cette démarche est obligatoirement réalisée chaque année dans toutes les entreprises. L'objectif principal de cette procédure est d'identifier diverses incohérences et lacunes. De nombreuses entreprises ne réalisent pas la valeur de ce processus, il n'est donc utilisé que comme une formalité. Bien que si vous abordez correctement l'inventaire, vous pourrez alors identifier toutes les pénuries ou excédents avec son aide.

Objectif du processus

De nombreux entrepreneurs en herbe se demandent s'il est nécessaire de procéder à un inventaire et quels objectifs peuvent être atteints grâce à ce processus. La procédure est représentée par une comptabilisation systématique des actifs matériels et des fonds, pour lesquels une comparaison desindicateurs avec des données provenant de documents officiels.

Le but principal de l'inventaire est d'identifier les écarts. Ils peuvent apparaître pour diverses raisons:

• les valeurs sont affectées par des facteurs naturels, cela inclut donc le rétrécissement, la détérioration due à un stockage inapproprié, l'évaporation ou la perte survenant pendant le transport des marchandises;
• actions illégales de la part d'employés de l'entreprise, par exemple, prendre des mesures incorrectes, autoriser des kits de carrosserie ou même voler des objets de valeur;
• problèmes qui apparaissent lors de la comptabilité, donc, après l'inventaire, diverses erreurs, corrections, inexactitudes, fautes de frappe ou autres ambiguïtés dans les documents sont souvent détectées.

Sur cette base, un audit systématique permet à tout responsable d'entreprise d'identifier en temps opportun diverses violations et problèmes.

Fonctions de vérification

La réalisation d'un inventaire de marchandises implique nécessairement l'utilisation de différentes fonctions de la procédure:

1. Les conditions dans lesquelles les différentes marchandises sont stockées sont évaluées objectivement, et une telle évaluation est objective.
2. Il est déterminé avec quelle précision et compétence la maintenance des divers documents de l'entreprise est effectuée.
3. Reflète les caractéristiques de la gestion d'entrepôt dans l'entreprise.
4. L'exhaustivité et l'exactitude de la comptabilité sont évaluées.
5. La prévention de divers abus et violations par des spécialistes embauchés est accordée.

En raison de ces nombreuses fonctions, tenirL'inventaire est considéré comme un processus important dans toute entreprise.

Cas d'inventaire obligatoire

Certaines entreprises sont tenues d'effectuer la procédure sans faute en fonction des exigences légales. Des informations sur les cas dans lesquels un inventaire est obligatoire sont contenues dans les règlements suivants:

• dans la loi fédérale n° 402 « Sur la comptabilité »;
• dans les directives approuvées par l'arrêté du ministère des Finances n° 49.

La vérification est certainement effectuée dans les situations suivantes:

• lors de la location d'un bien;
• vendre ou racheter des actifs appartenant à l'entreprise;
• transformation d'une entreprise publique ou municipale;
• avant l'établissement des comptes annuels;
• lors de la nomination d'un nouveau responsable financier dans l'entreprise;
• lorsque des dommages à des objets de valeur ou un vol de biens sont détectés;
• après des catastrophes naturelles ou d'autres urgences;
• quand l'entreprise est réorganisée;
• avant la liquidation de l'organisation;
• dans les autres situations prévues par la loi.

L'inventaire est obligatoire avant de préparer les rapports annuels. Un tel processus permet non seulement de prendre en compte les exigences de la loi, mais également d'éviter diverses erreurs ou manques dans les documents comptables. En règle générale, les entreprises effectuent un examen annuel avant la fin de l'année civile.

L'inventaire des immobilisations est réalisé tous les trois ans. Chaque gestionnaire doit connaître tous les cas d'inventaire obligatoire. De plus, il peut nommer indépendamment une inspection s'il y a des doutes sur l'honnêteté du travail de certains spécialistes embauchés.

Comment l'ordre de process est-il établi

Réaliser un inventaire implique nécessairement de prendre en compte les exigences contenues dans les Directives. De nombreuses nuances sont déterminées par les dirigeants directs des entreprises. Pour cela, les règles sont fixées dans la documentation constitutive.

Le directeur de l'entreprise peut identifier quelques points importants:

• lorsqu'un processus est requis;
• combien de fois par an l'inventaire peut-il être fait;
• à quelle heure le processus est effectué;
• combien de temps ça dure;
• quels actifs doivent être vérifiés;
• qui est membre ou président du comité d'inventaire.

Les réponses à toutes ces questions sont fixées dans la documentation fondatrice. La réalisation d'un état des lieux est obligatoire lors d'un changement de responsable financier. Dans de telles conditions, un nouveau spécialiste embauché peut être sûr que les pénuries survenues sous son prédécesseur ne lui seront en aucun cas transférées.

Qu'est-ce qui est vérifié ?

L'inventaire peut être effectué par rapport à différentes propriétés, de sorte que la vérification de la trésorerie, des immobilisations, des matériaux ou d'autres éléments est mise en évidence. Au cours de la procédure, tous les actifs et passifs de la société et de ses subdivisions sont évalués. Les éléments suivants sont sujets à vérification:

• immobilisationsentreprises utilisées pour faire des affaires;
• immobilisations incorporelles de la société;
• placements financiers divers;
• biens et matériaux;
• travail en cours;
• argent en comptes et en caisse;
• titres et SSO;
• règlements avec des contreparties, des acheteurs, le Service fédéral des impôts, divers fonds et autres débiteurs ou créanciers;
• réserve;
• actif et passif de l'entreprise.

Quand un inventaire des matériaux est-il requis ? Un tel contrôle est effectué lorsqu'il est suspecté que des spécialistes embauchés dans l'entreprise abusent de leurs pouvoirs, c'est pourquoi un vol ou une pénurie est détecté.

La vérification est soumise non seulement aux biens appartenant à l'entreprise, mais également aux objets de valeur situés sur des comptes hors bilan. L'entreprise n'a pas de droits de propriété sur eux, mais ils sont utilisés dans le processus de travail sur la base d'un contrat de location ou d'autres accords.

Étapes du processus

Réaliser un état des lieux d'un bien implique nécessairement la mise en place d'actions séquentielles. Par conséquent, le processus est divisé en étapes:

1. Un ordre est émis par le responsable concernant la nécessité d'un inventaire.
2. Une commission d'inventaire est en train d'être convoquée, et elle devrait inclure des spécialistes qui ne sont pas intéressés par les résultats de l'audit.
3. Déterminer le délai pendant lequel la procédure sera effectuée.
4. Le bien à estimer est sélectionné.
5. Matérielles personnes responsables de l'entreprise donnent des reçus à l'employeur.
6. Imprimer des inventaires de valeurs dans l'entreprise, créés pour chaque personne financièrement responsable.
7. Un contrôle direct est effectué, qui consiste à peser, comparer la quantité réelle avec les données des documents, mesurer, compter et autres actions similaires.
8. Les informations de la liste d'inventaire sont comparées aux informations disponibles dans les documents comptables, ce qui permet d'identifier d'éventuels écarts
9. Des déclarations de comparaison sont en cours de formation, à l'aide desquelles il est possible d'identifier les causes des écarts.
10. Les résultats du contrôle sont en cours d'établissement, pour lesquels un acte approprié est en cours d'élaboration.
11. Si des pénuries et d'autres problèmes sont identifiés, une enquête est menée dans l'entreprise, dont le but est d'identifier les auteurs.
12. Les contrevenants identifiés sont passibles d'une responsabilité administrative ou pénale, selon les caractéristiques des violations.

Il est nécessaire de compléter l'inventaire avant la préparation immédiate, la signature et la soumission des rapports annuels au Service fédéral des impôts. La procédure d'inventaire se termine obligatoirement par un rapport spécial.

Règles de rapport

Un rapport est généré sur la base des résultats de la vérification. Il comprend les informations suivantes:

• date d'inventaire;
• données sur les membres de la commission d'inventaire;
• période pendant laquelle la procédure a été effectuée;
• propriété vérifiable de l'entreprise;
• Problèmes et pénuries identifiés;
• signatures de tous les inspecteurs.

Alors que l'état des lieux est obligatoire avant l'établissement des comptes annuels, tout dirigeant d'entreprise peut lancer le processus sans raison valable. Pour ce faire, une ordonnance appropriée est émise, après quoi les employés de l'entreprise sont tenus de suivre la procédure.

Responsabilités de la commission d'inventaire

L'inventaire est requis par la loi, chaque entreprise doit donc créer un organisme spécial chargé du contrôle et de la comptabilité. C'est ce qu'on appelle la commission de liquidation. Elle a des responsabilités:

• application de diverses mesures préventives visant à préserver la propriété de l'entreprise;
• participation à divers litiges liés au stockage ou à la dégradation de valeurs immobilières;
• contrôle de l'exactitude de la préparation de divers documents relatifs aux biens de la société;
• inventaire basé sur l'ordre de la direction de l'entreprise;
• préparer un rapport sur les résultats de l'audit;
• mener une enquête visant à identifier le coupable de diverses violations et problèmes.

Toutes ces actions doivent être effectuées exclusivement par des employés de l'entreprise qui ne sont pas intéressés par les résultats de l'audit.

Qui fait partie de la commission

Lors de la formation d'une commission, les spécialistes suivants sont généralement impliqués dans le travail:

• travailleurs administratifs;
• spécialistes du service comptable;
• domestiqueauditeurs;
• souvent même des experts indépendants sont impliqués;
• représentants des différents postes disponibles dans la dotation de l'organisation.

Si l'entreprise possède une petite quantité de biens différents, la responsabilité de la réalisation d'un inventaire est souvent transférée à la commission d'audit, si elle existe dans l'entreprise.

Si, lors de l'inspection, il est révélé qu'un seul membre de la commission est absent, les résultats de la procédure sont invalidés.

Responsabilité en cas de non-inventaire

Certains chefs d'entreprise refusent délibérément de procéder à un audit pour diverses raisons. La législation ne prévoit pas de responsabilité pour une telle décision. Mais le Service fédéral des impôts peut infliger une amende à l'entreprise s'il s'avère qu'il y a des incohérences ou des erreurs dans les états financiers reçus.

Recommandations d'experts

Lors de la réalisation d'un état des lieux dans une entreprise, il est conseillé d'utiliser certaines recommandations. Ceux-ci incluent les éléments suivants:

• 10 jours avant le contrôle, le chef émet un ordre approprié, qui est enregistré dans le journal.
• Il est permis de former une commission non seulement permanente, mais aussi ponctuelle ou de travail.
• Si l'organisation utilise beaucoup de biens et de matériaux, la décision sur la nécessité d'un inventaire sélectif est prise par le responsable en fonction de la situation actuelle dans l'entreprise.
• Tous les membres de la commission doivent être impliqués dans la vérification, sinon les résultats sont facilement reconnaissablesinvalide.
• Les personnes responsables sont impliquées pendant le processus.
• La direction de l'entreprise doit s'assurer que le processus se déroule rapidement et facilement.
• La vérification peut souvent prendre beaucoup de temps, en particulier dans les entreprises qui utilisent un grand nombre de matériaux ou expédient et reçoivent beaucoup de marchandises.

Lors de l'état des lieux, les membres de la commission doivent tenir compte des exigences de la loi.

Échéances

Le chef d'entreprise détermine la fréquence à laquelle le contrôle sera effectué. Mais en même temps, certaines recommandations sont prises en compte, par conséquent, un inventaire est effectué à l'entrepôt au moins une fois par an.

Les magasins doivent être contrôlés deux fois par an. Les matériaux et les biens sont évalués sans faute avant d'établir des rapports annuels. La vérification est généralement effectuée dans les trois jours, mais parfois le processus est retardé de plusieurs semaines.

Conclusion

L'inventaire est un processus obligatoire pour toute entreprise. Il s'agit de comparer les matériaux et marchandises disponibles avec la quantité indiquée dans la documentation de l'entreprise. Le processus est effectué par une commission spéciale.

La législation ne contient aucune information sur la responsabilité en cas de refus d'inventaire, mais si les inspecteurs des impôts constatent des erreurs et des infractions dans la déclaration, l'entreprise devra payer des amendes importantes.