Secrétaire d'entreprise : fonctions

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Pour entrer sur le marché mondial et attirer les investisseurs, les créanciers doivent mettre en place une gouvernance. Afin d'accroître l'efficacité du travail de l'entreprise, un nouveau poste a été ajouté à l'État par la loi - un secrétaire général.

Cette personne est le visage de l'entreprise. Grâce à lui, le secrétaire, il y a une interaction entre les employés de l'entreprise - le conseil d'administration, les cadres supérieurs et les propriétaires de la société par actions.

Pratique internationale et russe

Dans les sociétés étrangères, le secrétaire de la société ou le secrétaire de la société est apparu il y a assez longtemps et occupe une position importante dans la société. Il est un maillon pivot dans l'administration des principaux secteurs d'activités de l'entreprise. Cela est probablement dû au niveau de gestion et aux traditions commerciales qui se sont développées dans différents pays.

Réglementations légales encertains pays obligent les grandes entreprises publiques à avoir ce poste dans leur personnel. Par exemple:

• The Companies Act 1985 (Royaume-Uni).
• Corporations Act 1991 (Australie).

Dans les entreprises russes en 2002, ils ont mentionné les fonctions et les pouvoirs des secrétaires généraux. La commission compétente du niveau fédéral pour le marché des valeurs mobilières a élaboré le Code de conduite des entreprises, approuvé par le gouvernement de la Fédération de Russie la même année.

Tout d'abord, les sociétés par actions ont dû introduire ce poste dans leur personnel, grâce auquel, après un certain temps, des résultats positifs ont été perceptibles.

Secrétaire d'entreprise en Russie

Travailler comme secrétaire d'entreprise est une grande responsabilité. Il est le garant des relations du conseil d'administration avec les autres membres de la société. Le Secrétaire assure la protection des intérêts de toutes les parties en se conformant aux documents législatifs et statutaires internes.

Grâce au règlement des conflits émergents, les canaux entre le conseil d'administration et le conseil d'administration sont sensiblement améliorés. Il y a un contrôle accru sur l'exécution des décisions proposées et le traitement de l'information, ce qui contribue à une gestion plus équilibrée et plus productive.

À qui s'adresse ce poste ?

Avant de choisir quelqu'un pour ce poste de responsabilité, il convient de déterminer les fonctions du secrétaire de la société. Liste des officielsfonctions incluses dans la performance du secrétaire général est assez large. Il s'agit par exemple d'une assistance aux membres du conseil d'administration et du comité dans la fourniture de conseils professionnels, la couverture de l'information, l'organisation et la tenue des assemblées d'actionnaires, la résolution de situations conflictuelles, la tenue de la documentation interne et toute action sociale dans le respect de la loi. Cette liste n'est pas exhaustive, mais grâce à elle vous pouvez comprendre à qui confier ce poste.

Dans la pratique, il a été observé que les avocats exercent le plus souvent les fonctions de secrétaire d'une société. Des qualités telles que la connaissance des lois, la tenue de registres et la divulgation d'informations parlent en leur faveur. Ils sont en mesure de fournir une protection juridique et de fournir une assistance professionnelle. Le côté faible est le manque de compétences organisationnelles, une connaissance insuffisante de la conduite des assemblées d'actionnaires.

Un assez bon secrétaire d'entreprise peut être à la tête du service juridique. Contrairement à un avocat ordinaire, il a des compétences managériales. A sa disposition, une équipe d'employés qui réalisent de petites missions. Les inconvénients d'un tel candidat incluent la réticence à faire de petits travaux et le fait qu'il peut coûter assez cher à l'entreprise.

Très souvent, il y a un chef comptable qui cumule le travail d'une secrétaire. Très probablement, cette nomination est motivée par l'accomplissement fréquent des fonctions d'autres employés. Certes, il y a plus d'inconvénients que d'avantages. Le positif peut être appelé gestion de documents et exécution d'un travail monotone. Les inconvénients sont le manque de connaissances en matière de gouvernance d'entreprise, de droit des sociétés, de compétences en résolution de conflits, le manque de formation juridique et de compétences dans l'organisation et la tenue d'assemblées d'actionnaires.

D'après les informations ci-dessus, nous pouvons conclure que personne ne pourra remplacer complètement le secrétaire de l'entreprise. Le secrétaire général d'une société par actions possède toutes les connaissances nécessaires. Certes, les qualités personnelles d'une personne, ses désirs et ses aspirations sont importants.

Exigences de base du poste

De hautes responsabilités impliquent des exigences élevées. La nomination à un poste tel que secrétaire général est gérée par le conseil d'administration.

Les principales exigences peuvent être identifiées:

1. Enseignement supérieur (juridique ou économique).
2. Connaissance des marchés boursiers (russes et étrangers).
3. Connaissance des lois de la Fédération de Russie relatives au droit des actions, rédaction de règlements.
4. Expérience dans le domaine de la gestion, connaissance des principales normes de gouvernance d'entreprise russes et internationales et des activités économiques et financières.
5. Responsabilité, sociabilité, sens de l'humour et grande résistance au stress. Outre la responsabilité, la capacité à résoudre des situations conflictuelles, des compétences organisationnelles et analytiques.
6. Utilisation gratuite du PC.

Si les titres de la société d'actionnaires sont inscrits sur les listes des bourses étrangères, le secrétaire général doitcomprendre le droit international.

Il peut y avoir plusieurs employés au sein du personnel du secrétariat général qui exercent certaines fonctions. Selon la taille de l'entreprise, leur nombre peut aller jusqu'à sept personnes. Le secrétaire de l'organisation lui-même peut être responsable devant le conseil d'administration ou le PDG.

Avantages du poste

L'importance d'un tel poste de secrétaire d'entreprise, dont les fonctions ne peuvent être sous-estimées, est difficile à surestimer. Il est capable d'influencer le succès et la fécondité des aspirations de la société par actions. Le manque de communication entre les maillons de la chaîne hiérarchique dans l'entreprise peut entraîner de nombreux problèmes. Nous pouvons distinguer des problèmes tels que la responsabilité pénale et administrative, les conflits d'entreprise, la perte de réputation d'une société par actions et une éventuelle baisse du cours des actions.

La confiance des investisseurs et des actionnaires dépend de la réputation de l'entreprise. Ils s'attendent à ce que la direction agisse dans leur meilleur intérêt. Le secrétaire de l'association, dont les tâches et fonctions sont précisées dans la charte et le code de la société par actions, s'acquittera au mieux de cette tâche.

Fonctions principales

Les fonctions du Secrétaire Général sont détaillées dans le Code de Conduite d'Entreprise. L'importance du rôle de ce poste dans l'entreprise est indiquée par des pouvoirs tels que:

• aviser toutes les personnes participant à l'assemblée des actionnaires;
• énumérer ceux qui le ferontassister à la réunion;
• livraison des bulletins aux actionnaires de l'assemblée générale;
• fournir l'accès aux informations nécessaires;
• distribuer des copies certifiées conformes des documents nécessaires aux actionnaires lors de l'assemblée;
• consulter et répondre aux questions d'intérêt pour tous pendant la réunion;
• collecte et transfert des bulletins remplis de la commission de dépouillement;
• fournir des informations sur les résultats finaux du vote;
• conseil juridique et protection des droits des actionnaires.

Formation

Il existe une opportunité de formation avancée dans un poste tel que secrétaire d'entreprise, la formation vous aidera à cela. Avec la croissance de la demande, des salaires plus élevés et des exigences élevées pour la profession, toutes sortes d'établissements d'enseignement et de séminaires sur le thème des affaires sont apparus en Russie. Il est possible de suivre des cours de secrétariat d'entreprise.

Conclusion

Les entreprises russes, ayant adopté l'expérience des entreprises étrangères, développent l'efficacité de l'institution des secrétaires d'entreprise, pratiquant la création d'activités organisationnelles réussies. Ils essaient de démontrer des changements positifs dans la transformation de la gouvernance d'entreprise, améliorant ainsi l'image des sociétés par actions russes.