L'optimisation des processus métier, c'est Méthodes, étapes et erreurs

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'optimisation des processus métier est un sujet plutôt populaire. Il est rare que quelqu'un puisse l'appliquer correctement la première fois, car les débutants commettent des erreurs qui se reflètent finalement dans la pratique. Pour les éviter, lisez notre article. Commençons le programme éducatif par une définition.

Concept

L'optimisation des processus métier est une activité visant à améliorer l'efficacité de l'entreprise.

Il existe de nombreuses méthodes d'optimisation, chacune avec ses avantages et ses inconvénients.

Nous les examinerons ci-dessous, mais nous déterminerons d'abord si l'optimisation est vraiment nécessaire.

Y a-t-il un besoin ?

Nous avons déjà dit que l'optimisation des processus métier est un ensemble d'activités visant à améliorer l'efficacité de l'entreprise. Et c'est vraiment le cas.

Toute entreprise est basée sur certains processus métier, qui sont exécutés par les employés de l'organisation. Il s'agit notamment des processus de vente, de production et de gestion, des achats, du travail de bureau, etc. Dès que l'entreprise commence à automatiser les processus existants, ellele travail devient beaucoup plus efficace.

Les grandes organisations fonctionnent sur un système de gestion d'une certaine norme (ISO 9001), ce qui indique une culture d'entreprise élevée. Le système est construit de manière à organiser autant de processus que possible, tout en les mettant en évidence et en les programmant.

Étant donné que l'optimisation des processus métier est un complexe de certaines mesures, alors, en théorie, un spécialiste devrait le faire. C'est comme ça dans les grandes entreprises. Mais quelle que soit la manière dont le processus est construit, il doit être périodiquement réorganisé, car les conditions de travail changent, de nouveaux postes et processus apparaissent. Si l'optimisation n'est pas effectuée, des conflits surviennent qui empêchent le fonctionnement normal de certaines parties de l'organisation. Et cela, comme vous le comprenez, se reflète finalement dans les bénéfices.

Pour comprendre si les processus métier de l'entreprise doivent être optimisés, vous devez rechercher les problèmes. Vous trouverez ci-dessous une liste et si au moins un élément se reflète dans les activités de l'organisation, vous devriez penser à l'optimisation.

L'optimisation aidera

Donc, avec le temps, des problèmes peuvent survenir dans n'importe quelle organisation. Ils constituent un test décisif par lequel il est facile de déterminer la nécessité d'optimiser les processus commerciaux de l'entreprise. Quels problèmes peut-il y avoir ?

1. Les responsabilités professionnelles sont répétitives. Si non seulement les employés sont obligés de faire la même chose, mais aussi des départements entiers, cela indique définitivement la nécessité d'une réorganisation. Cela ne peut pas durer éternellement, ce qui signifie que le résultat sera le chaos, des injections financières inutiles etconcurrence injustifiée entre les employés et les services.
2. Les leaders ne peuvent que gérer. Ces patrons sont pour la plupart inutiles, car ils ne connaissent rien au marketing, à l'économie et à la gestion.
3. L'entreprise n'a pas de système d'amélioration des compétences des employés. C'est une grave omission qui fait reculer l'entreprise. Après tout, si un employé ne reçoit pas de nouvelles connaissances, il ne cherche pas à changer quoi que ce soit et marque le pas.
4. Le parfait est l'ennemi du bien. Les gens travaillent dans un mode et décident soudainement d'augmenter le niveau d'activité. Pour ce faire, ils mettent en place un système informatique de gestion des employés, des ventes ou des finances. Cela semble bien, mais souvent les employés le font sans tenir compte des processus actuels de l'organisation ou copient simplement ceux de quelqu'un d'autre. En conséquence, des sommes énormes ont été dépensées sans raison claire et l'effet économique n'a pas été atteint.

Qu'est-ce que l'optimisation des processus métier aide à réaliser dans une organisation ?

1. Améliorer l'expérience client.
2. Réduit le temps et les coûts d'exploitation.
3. Vous permet d'atteindre de nouveaux objectifs.
4. Augmente la gérabilité de l'entreprise.

Tous ces éléments affectent le coût final des produits ou services dans le sens de sa réduction. De plus, une entreprise optimisée attire beaucoup plus de nouveaux clients, ce qui signifie que les bénéfices deviennent plus élevés et que la compétitivité augmente.

Toute utilisation de matériel n'est autorisée que s'il existe un lien hypertexte.

Il est important de comprendre que tous les processus métier sont interconnectés. C'est-à-dire l'optimisation des processus d'affaires dansaffectera le fonctionnement de toute l'entreprise d'une manière ou d'une autre. Pour le rendre moins visible, la direction de l'entreprise commence par optimiser d'abord les petits processus, sans dépenser trop de temps et d'argent. Progressivement, la modélisation et l'optimisation des processus métier sont transférées à d'autres départements.

Les tentatives de tout changer en même temps se terminent généralement très tristement, et à l'avenir, le désir de changer quelque chose dans le travail de l'entreprise sera rencontré négativement.

Par où commencer ?

La modélisation et l'optimisation des processus métier commencent par le fait que les méthodes de l'ancien travail deviennent obsolètes. L'optimisation est nécessaire pour chaque entreprise, à l'exception des sociétés d'État. Plus une entreprise adopte rapidement de nouvelles méthodes de travail et les implémente dans ses processus, plus elle connaîtra de succès.

Ces entreprises en constante évolution ont tout un département qui s'occupe d'optimiser les processus d'affaires des petites entreprises ou des grandes organisations. Après tout, seul un financement généreux des technologies modernes est la clé d'une entreprise prospère.

Critères d'évaluation

Pour optimiser correctement, vous devez établir des priorités. Ces derniers sont sélectionnés selon certains critères. Ils sont listés ci-dessous:

1. L'importance du processus. Avant d'optimiser le travail, il est nécessaire d'identifier les principaux processus dont l'amélioration conduira à des résultats élevés. Pour déterminer un tel processus, il suffit de savoir quel rôle il joue dans toutes les activités de l'organisation. Il y a aussi un inconvénient: si le processus est déjà au premier plan et effectivementfonctionne, alors l'optimisation sera inutile. Bien sûr, vous pouvez déjà essayer d'améliorer le processus, mais ce sera un gaspillage d'argent qui serait utile à quelqu'un d'autre. Il est préférable de consacrer du temps et de l'argent à des processus métier problématiques.
2. Problème du processus. Cela semble familier, mais qu'est-ce que cela signifie? Dans ce contexte, la différence entre ce qui est obtenu comme résultat et les actions souhaitées est implicite. Autrement dit, si un processus ne fonctionne pas du tout comme il se doit, alors c'est une raison claire d'optimiser.
3. Capacité à mettre en œuvre des changements de processus. L'optimisation des processus métier d'une petite ou d'une grande entreprise commence par le fait que l'option la plus simple est choisie pour démarrer le processus. Par exemple, ils choisissent exactement celui qui nécessitera le moins de fonds possible pour l'amélioration, le temps personnel et les ressources en main-d'œuvre. Il est également important de prêter attention aux facteurs négatifs qui apparaîtront inévitablement et d'en tenir compte.

Il s'avère donc que vous devez prendre en compte tous les critères et facteurs d'une réorganisation réussie. En règle générale, les processus les plus importants font l'objet d'une optimisation, car c'est à leurs dépens que l'entreprise travaille.

Principes

Les méthodes d'optimisation des processus métier sont différentes, mais avant d'en choisir une, vous devez connaître les principes d'amélioration. Sans les suivre, vous n'obtiendrez pas l'effet désiré. Tenez compte des principes ci-dessous:

1. Fondation. Avant de commencer à optimiser les processus, vous devez comprendre quel processus est responsable de quoi. Autrement dit, vous devez tout d'abord comprendre la structure de l'entreprise et ensuite seulement vous lancer dans l'optimisation. Si cela n'est pas fait, alorsce qui doit être réorganisé n'est pas clair, ce qui signifie qu'il n'y aura aucun effet.
2. Vous devez d'abord corriger les bogues. Avant de réorganiser l'entreprise, il est nécessaire d'éliminer les petites erreurs qui interfèrent avec l'optimisation.
3. Décisions ambiguës. C'est le nom de la situation où l'optimisation d'un processus affecte négativement un autre. Pour cette raison, avant d'améliorer un processus, il est nécessaire de calculer tous les côtés positifs et négatifs et ensuite seulement de prendre la bonne décision.
4. Rejet du changement. Souvent, les employés de l'organisation ne sont pas enthousiasmés par le changement, ce qui signifie qu'ils résistent de toutes leurs forces. De plus, la résistance peut être inconsciente ou exprimée.

Niveaux d'optimisation

L'optimisation des processus métier dans la logistique ou d'autres domaines est divisée en plusieurs niveaux, chacun affectant le résultat à sa manière. Par exemple, les processus administratifs et de gestion sont chargés de prendre les bonnes décisions et actions de l'équipe de direction. Grâce à eux, des informations sont collectées sur le flux de travail de l'organisation impliquée dans le processus métier principal.

L'efficacité de l'optimisation des processus métier peut être différente, mais dans tous les cas, elle entraînera une réduction des coûts financiers. Le niveau choisi par une entreprise dépend de nombreux facteurs. Par exemple, si la direction veut économiser de l'argent, alors le choix tombera sur un niveau, et lorsque l'objectif est d'atteindre un résultat stratégique, le choix tombera sur un autre.

Envisagez tous les niveaux d'automatisation et d'optimisation de l'entrepriseprocessus:

1. Premier niveau. Cette étape est associée à des coûts financiers. Chaque département de l'entreprise crée des dépenses pour ses propres besoins. Mais ce niveau peut être qualifié de plus rapide si l'objectif est de réduire les coûts. Cela est dû au fait que le niveau n'affecte pas les intérêts des autres départements de l'entreprise, ce qui signifie qu'aucune approbation supplémentaire n'est nécessaire. L'inconvénient du niveau est considéré comme une petite économie. En règle générale, il ne dépasse pas 20 %. Il est important de comprendre que toutes les dépenses ne sont pas attribuées à un seul département, certaines surviennent lors de l'exécution de la tâche. Par exemple, un département commande des informations sur les analyses de l'organisation à un autre, dans cette situation, l'entrepreneur assumera tous les coûts.
2. Second niveau. Des exemples d'optimisation des processus métier de deuxième niveau garantissent que les coûts sont réduits à un processus conjoint entre les clients et les sous-traitants. Le niveau implique l'activité des deux parties, le travail unilatéral est tout simplement inacceptable. La réduction des coûts ne se produit que lorsque tous les participants à l'optimisation ont discuté et sont parvenus à un consensus sur la manière dont les processus et la collaboration se dérouleront. Le deuxième niveau permet des économies de plus de 20%, il peut être utilisé pour optimiser diverses fonctions de l'entreprise. La condition principale est que toutes les fonctions doivent avoir le même résultat et viser à atteindre le résultat.
3. Troisième niveau. Cette approche de l'optimisation des processus métier permet de réaliser jusqu'à 30 % d'économies. Certes, il existe certaines difficultés: pour travailler avec les dépenses, vous devez comprendre l'ensemble du système d'entrepriseprocessus d'organisation. Cela est dû au fait que l'optimisation de ce niveau prévoit un grand nombre d'activités.

Méthodes d'optimisation

Les processus métier de chaque organisation procèdent à leur manière, mais cela n'empêche pas les experts de mettre en avant les principales méthodes d'optimisation. Considérez-les plus en détail:

1. Analyse SWOT. L'essence de la méthode est d'étudier les forces et les faiblesses du processus métier. C'est le nom de la méthode de planification stratégique, qui est utilisée pour évaluer les phénomènes et les facteurs affectant l'entreprise ou le projet d'entreprise. Il existe plusieurs paramètres propres à la méthode: forces, opportunités, faiblesses, menaces. Les objectifs de l'optimisation des processus métier à l'aide de cette méthode sont de rechercher et de corriger les vulnérabilités, ainsi que de réduire les risques et les menaces potentielles.
2. Causes - conséquences. La méthode est caractérisée par le diagramme d'Ishikawa, ou diagramme de cause à effet. C'est l'un des sept outils les plus connus pour évaluer, contrôler, mesurer et améliorer la qualité des processus de production. La méthode vous permet de trouver la relation entre les paramètres, ce qui permet de mener des études précises du processus métier requis. Le diagramme facilite l'identification des principaux facteurs qui affectent le processus de production.
3. Analyse comparative. Une méthode d'évaluation des avantages et d'analyse des avantages des concurrents et des partenaires pour identifier les facteurs les plus productifs. Le benchmarking a quelque chose en commun avec l'espionnage industriel, mais pas complètement. Pour mettre en œuvre la méthode, une observation superficielle est suffisante, et non une introduction àconcurrents.
4. Optimisation et analyse des processus métiers sur la base d'indicateurs. Le principe de la définition d'objectifs de processus métier est utilisé, après avoir atteint l'objectif soit augmenté, soit, s'il n'a pas été possible de l'approcher, des méthodes pour sa mise en œuvre sont analysées. La technologie d'optimisation des processus métier est telle que, tout d'abord, la performance est analysée.
5. Remue-méninges. La méthode est une discussion active des tâches, exprimant différentes options. De toutes les propositions, l'offre la plus réussie est choisie en conséquence.
6. 6Sigma. En réduisant le nombre d'erreurs de production, on obtient une augmentation des indicateurs de productivité.
7. Modifier et calculer la fragmentation des processus. La méthode réside dans le fait que les composants du processus métier sont augmentés ou réduits.
8. Analyse de la logique métier. L'objectif est d'éliminer les procédures inefficaces, de lier les activités parallèles, de partager la responsabilité des processus et de partager les pouvoirs de décision, de capturer l'information à la source et de la traiter dans les activités réelles de l'entreprise.
9. Analyse des coûts fonctionnels. La méthode vise à atteindre la fonctionnalité la plus élevée de l'objet au détriment de coûts minimaux pour l'acheteur et le vendeur.
10. Simulation de processus métier. L'optimisation des processus métier de la logistique vous permet de représenter les actions des personnes et l'utilisation des technologies à l'aide d'un modèle informatique. Lors de la simulation, quatre étapes doivent être respectées: construction du modèle, exécution du modèle, analyse du résultatindicateurs de performance, évaluation d'autres scénarios possibles. La méthode n'est efficace que si des valeurs réelles et précises sont utilisées pour construire le modèle.
11. Analyse et calcul de la complexité et de la durée du processus. La méthode vous permet de calculer le nombre de travailleurs requis et la charge à laquelle ils sont exposés.
12. Analyse de la matrice de répartition des responsabilités. Il s'agit d'un tableau visuel fonctionnel qui distribue l'organisation en liens, unités, etc. c'est-à-dire que la méthode vous permet d'attribuer des tâches à des unités structurelles.

Étapes d'optimisation

Le travail d'optimisation des processus métier est divisé en cinq étapes. Parlons un peu plus de chacun d'eux:

1. Description des processus de l'organisation. L'analyse et l'optimisation des processus métier sont inextricablement liées. Sans définir les fonctions de chaque département et employé, il est impossible de démarrer une optimisation efficace. Il semble que cette étape semble aller de soi, mais en fait, la plupart des entreprises l'oublient, et c'est une grave erreur. Il est préférable de commencer les processus d'apprentissage à travers la chaîne de valeur. Certaines entreprises fournissent des ressources ou des produits à votre organisation ou exécutent des fonctions supplémentaires dont votre client a besoin. Comprendre à quelle étape et comment se forme la valeur ajoutée du produit final. L'utilisation d'une telle stratégie vous permet de calculer rapidement les points de sortie et d'entrée de l'entreprise. Ainsi, vous pourrez étudier l'ensemble du flux de travail de l'entreprise, expliquer au personnel qui fait quoi,pour séparer les processus de travail nécessitant une optimisation prioritaire, pour décider des moyens d'améliorer la qualité d'un service ou d'un produit. Au cours de la recherche, vous comprendrez qu'en plus des processus clés, il existe également des processus de soutien. En règle générale, ils n'ont pas besoin d'être financés, car ils constituent l'infrastructure de l'entreprise et contribuent au fonctionnement continu des principaux processus. Il existe également des processus de développement responsables des bénéfices futurs.
2. Nomination des personnes responsables. Le système d'optimisation des processus métier est construit de telle manière qu'il ne peut pas fonctionner sans contrôle. Par conséquent, une personne responsable de sa mise en œuvre est désignée. De plus, une personne doit assurer la direction générale, tandis que d'autres doivent contrôler chaque étape. Le manager doit non seulement être obligatoire, mais aussi être capable de coordonner le travail des subordonnés. De tels dirigeants peuvent être comparés à une batterie éternelle, car ils doivent constamment travailler et optimiser la production. Pour cette raison, les responsabilités professionnelles doivent être clairement énoncées, pour cela, il suffit de prescrire des devoirs dans le règlement intérieur de l'entreprise.
3. Implémentation de l'optimisation. Nous en arrivons donc à l'optimisation des processus métiers de l'entreprise. Pour elle, seule la troisième étape est réservée, car il faut d'abord se préparer. Ne pensez pas que chaque organisation est en parfait état. Dans toute entreprise, vous pouvez trouver des dizaines de problèmes. Et après la découverte, vous devez agir conformément au plan. Vous devez d'abord évaluer tous les processus de l'entreprise, ainsi qu'éliminer la répétition des responsabilités professionnelles. L'étape suivantesera le calcul du temps pour chacun des processus métiers, une analyse comparative avec des indicateurs moyens, un ajustement à des indicateurs réels. Ensuite, il faut organiser une analyse opérationnelle des moyens de production. Vous devez suivre le mouvement des valeurs et des informations dans l'entreprise et éradiquer les zones où il y a une perte des deux. La dernière étape consistera à analyser l'efficacité de l'utilisation des ressources dans chaque processus.
4. Automatisation des principaux processus de l'entreprise. Pas étonnant que cette étape soit énoncée dans le quatrième paragraphe, car avant de procéder, vous devez clairement comprendre comment l'optimisation se déroulera. S'il y a une confusion totale dans l'entreprise, peu importe la façon dont vous optimisez le processus, cela n'aura aucun sens. La seule chose qui peut être réalisée est de grosses dépenses financières et une perte de temps.
5. Évaluation des résultats. L'optimisation de la gestion des processus métier a été dépassée, tout comme la réorganisation elle-même. Il est temps de faire le point. Si l'opération a été effectuée correctement, le résultat sera l'élimination des postes et tâches répétitifs des employés, la surveillance de l'exécution du travail par les travailleurs, la réduction du nombre d'erreurs et la réduction de l'influence du facteur humain dans la production, l'introduction d'un système de des facteurs d'efficacité qui motivent les employés, une base de connaissances formée sur les processus de l'organisation, la réduction des violations de la production dues au manque de personnel ou au manque de ressources, la recherche de finances qui ne sont pas impliquées dans la circulation et leur liquidation, la minimisation de l'achat de produits inutiles.

Erreurs courantes

Àl'optimisation a donné des résultats, nous devons essayer de ne pas commettre les erreurs que commettent d'autres entrepreneurs. En voici quelques-uns.

La première erreur est une mauvaise formulation du problème. Si le responsable ne sait pas exactement ce qui doit être fait pour améliorer le travail de l'entreprise, il ne réussira pas. La première étape consiste à comprendre quel résultat vous attendez de l'optimisation. Par exemple, il est inutile de dresser les caractéristiques du service comptable si l'organisation n'a pas de revenus directs. Le manque de profit est le travail du service des ventes, pas du comptable. Autrement dit, dans cette situation, il est nécessaire de modifier le travail de ce département particulier, et le bonus sera un changement dans le travail des autres services. En bref, cela vaut la peine de commencer l'optimisation par une description des processus d'entreprise, nous en avons déjà parlé ci-dessus.

La deuxième erreur est la disproportion entre les efforts et les tâches. Souvent, vous pouvez voir la description de processus qui ne sont absolument pas liés à l'objectif principal de l'entreprise. Un exemple exagéré, mais reflétant clairement l'essence, est la communication entre le chef et le secrétaire afin d'appeler l'adjoint. Il est clair que le processus n'a aucun sens et qu'il ne porte aucune valeur. Il s'avère que l'organisation gaspille de l'argent dans ce processus.

La troisième erreur est le mauvais choix des moyens de description. Afin de caractériser les processus, divers moyens sont utilisés, y compris des programmes de différentes capacités. Le coût de tels programmes est assez élevé, il commence à 100 $ et n'a pas de limite supérieure. Il est clair que la capacité du programme doit correspondre à la taille de l'entreprise. Il s'avère que c'est inutileune petite entreprise pour acquérir un programme à grande échelle. L'outil doit être choisi en fonction des tâches et des objectifs de l'entreprise, que la direction tente de résoudre par l'optimisation. Mais il ne faut pas croire que le logiciel est l'outil principal. Ceci est juste un outil auxiliaire. L'optimisation est la plus affectée par sa bonne organisation.

Littérature complémentaire

En plus des informations sur Internet, les chefs d'entreprise devraient également lire des livres qui les aideront dans ce processus complexe. Voici quelques livres:

1. “Processus métier. Modélisation, mise en œuvre, gestion » par Vladimir Repin. Si vous décidez de changer de processus métier et d'essayer une nouvelle approche, ce livre est fait pour vous. Cela ne veut pas dire qu'il est facile à lire, mais néanmoins, de nombreuses informations importantes y sont cachées. Chaque chapitre devra comprendre et travailler. La publication comprend de nombreux dessins, tableaux et diagrammes qui aident à révéler le processus. Il convient également de noter qu'il n'y a pas un mot à ce sujet dans d'autres sources ouvertes.
2. “Une approche systématique d'amélioration continue. Théorie des contraintes de Goldratt par William Detmer. Tous les livres de l'auteur sont balayés des étagères comme des petits pains. Et tout cela parce qu'il aide à résoudre de nombreux problèmes, tels que la contradiction entre le calendrier des services et la qualité, entre les coûts financiers et le prix. Auparavant, il n'était pas possible de trouver des informations complètes sur l'auteur, mais maintenant un livre a été publié qui révèle tous les secrets.
3. “Gestion des processus métier. Guide pratiquesur la mise en œuvre réussie des projets » par Johan Nelis, John Jeston. Le livre parle des principes de base de la gestion des processus métier, de leurs avantages et de leurs caractéristiques positives. La publication est également riche en exemples de gestion. Le livre convient comme référence pour les entreprises mettant en œuvre des projets de gestion de processus. Cela est dû au fait que le matériel décrit décrit les outils qui peuvent être appliqués dans la pratique et aide également à mettre en œuvre efficacement des projets d'entreprise.
4. "Objectif. Un processus d'amélioration continue par Eliyahu Goldratt. La publication explique qu'une personne qui voit une sorte de problème dans un projet d'entreprise est obligée d'établir des relations de cause à effet entre les résultats et les processus. L'individu doit comprendre les principes de base pour atteindre l'efficacité du flux de travail organisationnel.
5. Logiciel Lean: de l'idée au profit par Tom et Mary Poppendyck. La direction fournira une assistance dans les situations où il est nécessaire de former les processus les plus efficaces. Les cadres supérieurs devraient lire ce livre, ainsi que les gestionnaires, les développeurs de l'entreprise. C'est-à-dire que les informations seront utiles précisément aux personnes impliquées dans le logiciel.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, pour optimiser correctement, vous devez en savoir beaucoup et comprendre beaucoup de choses. La réorganisation n'aidera pas si le gestionnaire ne comprend pas avec quoi il travaille. Il y a souvent de nombreux patrons de ce type, ce qui est la raison de l'effondrement de nombreuses entreprises.

Même si le fondateur ne comprend pas lui-même le problème, sa tâche est de trouver des employés compétents quine travailleront pas par intérêt personnel, mais parce qu'ils sont dévoués à leur travail. Il reste très peu de ces travailleurs altruistes, ce qui signifie que si vous avez de la chance et que vous les avez trouvés, essayez de ne pas lâcher prise. C'est la compétence du personnel qui détermine à quel point l'organisation s'épanouira. Même le dirigeant le plus talentueux ne pourra pas sortir seul l'entreprise, et il ne faut donc pas négliger le professionnalisme du personnel. Après tout, il s'agit de votre argent et de votre temps.