La fonction principale de contrôle dans la gestion

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Chaque dirigeant remplit les fonctions de base du management: planification, organisation, motivation, contrôle. Les quatre éléments de la fonction de contrôle: définir des indicateurs et des méthodes de mesure des résultats, mesurer les résultats, déterminer si les résultats sont en bonne voie et les actions correctives.

Toutes les fonctions de gestion: planification, organisation, motivation, contrôle sont étroitement liées. Ils sont tout aussi importants pour une gestion efficace. Ils ne peuvent pas être divisés en majeur et mineur. Parallèlement, les fonctions de gestion: organisation, motivation et contrôle reposent sur une planification réfléchie et efficace.

• La planification est la fonction première et fondamentale. Sur la base des objectifs stratégiques, un plan est construit pour les atteindre, prévoyant l'allocation de certaines ressources et liant cette allocation dans le temps. La planification documente l'allocation des ressources et unit les efforts de chaque service et de chaque employé pour atteindre un objectif commun. Pour cela, il est réalisédécomposition des objectifs communs en objectifs personnels. Il est impératif de prévoir une planification et un contrôle de l'organisation. Les fonctions de gestion, en plus de l'établissement d'objectifs, prévoient également la compilation d'une liste de travaux qui doivent être effectués dans un certain ordre pour atteindre l'objectif. En même temps, chaque œuvre est liée à l'heure de son début et de sa fin, aux ressources qui lui sont affectées et aux œuvres ultérieures (ou précédentes) dans le temps.
• L'organisation, en tant que fonction de gestion, consiste à créer une structure qui permet aux éléments individuels du système de travailler ensemble selon des règles données et de dépenser rationnellement les ressources allouées pour atteindre les objectifs. La structure organisationnelle est décrite par un certain nombre de règles formalisées - règlements, règlements, instructions.
• La motivation, en tant que fonction de la direction, consiste à encourager les employés à tous les niveaux à travailler efficacement ensemble pour atteindre leurs objectifs. C'est la fonction de gouvernance la plus humaniste et la moins formalisée.
• Contrôle, en tant que fonction, le processus de gestion consiste en une comptabilité quantitative et qualitative des résultats du travail, c'est un processus qui garantit que l'organisation atteint ses objectifs

Attribution du contrôle

Le contrôle est la fonction principale de la gestion. C'est pour:

• Réduire l'incertitude du processus de production et du processus de gestion.
• Prédiction et prévention des pannes.
• Soutenir une action réussie.

Le contrôle est impensable sans mesure. Pour comprendre celes travaux se déroulent comme prévu, il est nécessaire de comparer les indicateurs quantitatifs obtenus au moment du contrôle avec certains indicateurs planifiés déjà connus.

Le contrôle des processus est un système qui vous permet de planifier, de mesurer, d'identifier les écarts et de corriger toute activité commerciale, telle que la production, l'emballage, la livraison au consommateur, etc.

La fonction de contrôle dans la gestion est une partie essentielle du processus de gestion.

En l'absence de fonction de contrôle, tout contrôle perd son sens. Vous ne saurez pas si ce qui était prévu a été fait, et en général, si quelque chose est en train d'être fait.

Sans la fonction de contrôle, il est également impossible de gérer le personnel.

Le processus de gestion est un processus fonctionnel de contrôle organisationnel, il doit découler des objectifs et des plans stratégiques de l'organisation

Quatre éléments de la fonction de contrôle

La fonction de contrôle de gestion comporte quatre étapes principales:

1. Définir les indicateurs et comment mesurer les résultats.
2. Mesurer les résultats.
3. Déterminer si les résultats sont comme prévu.
4. Appliquer une action corrective.

"Contrôle" désigne une liste tenue en double exemplaire (contrôle français, de contrerôle -, du latin contra - contre et rotulus - faire défiler).

Définir des objectifs et des méthodes pour mesurer les résultats

Il est nécessaire de former un ensemble d'indicateurs importants pour le processus contrôlé et de déterminer les valeurs prévues pour chacun à des moments donnés. Quand à ce moment le réelEn conséquence, les managers reçoivent des signaux sur la façon dont les choses se passent et ils n'ont donc pas besoin de vérifier chaque étape de la mise en œuvre des plans.

Les indicateurs doivent être clairement articulés, mesurables et matériels à surveiller. Dans une usine de fabrication, les mesures peuvent inclure les ventes et la production, l'efficacité de la main-d'œuvre, les performances en matière de sécurité, etc.

Dans la prestation de services, en revanche, les mesures doivent inclure, par exemple, le nombre de clients qui doivent faire la queue à la banque ou le nombre de nouveaux clients amenés à la suite d'une campagne publicitaire mise à jour.

Les points de mesure sur la chronologie ne doivent pas non plus être choisis au hasard, mais doivent être associés à des périodes d'importance critique, du point de vue d'un processus contrôlé, ou au début / à la fin d'étapes importantes du processus. Ça pourrait être

• Début ou fin de la période de planification - quart de travail, jour, semaine ou mois.
• Début ou fin d'une étape importante: fin de la pré-production, début de l'assemblage final du produit, expédition du produit au client.
• La sortie d'un nouveau produit ou la réalisation des volumes de service prévus.

Les fonctions de planification et de contrôle dans la gestion sont très étroitement liées et n'ont pas de sens l'une sans l'autre. Aucun plan contrôlé ne se transforme en une feuille de papier vide. Les fonctions de gestion de la motivation et du contrôle sont également liées.

Mesure des résultats

Mesurer les résultats aux points de contrôle et les comparer avec ceux prévusles indicateurs doivent être menés de manière proactive afin que les écarts puissent être détectés le plus tôt possible ou même prédits avant qu'ils ne se produisent, évitant ou minimisant ainsi les actions correctives.

Si les points de contrôle sont correctement planifiés et que des outils sont disponibles pour déterminer exactement ce que font les subordonnés, l'évaluation des performances actuelles et attendues sera précise et facile.

Cependant, il existe de nombreuses activités pour lesquelles il est difficile de déterminer les points de contrôle exacts, il existe également de nombreuses activités difficiles à mesurer.

Il est assez simple, par exemple, d'établir un temps standard pour la production de produits de masse et il est tout aussi facile de mesurer les valeurs réelles de ces indicateurs

La situation est plus compliquée avec des types de travail éloignés de la technologie. Par exemple, il n'est pas facile de contrôler le travail d'un responsable des relations industrielles, car il n'est pas facile d'élaborer un tableau de bord clair.

Le chef de ce type de gestionnaire s'appuie souvent sur des indicateurs aussi flous que les relations syndicales, l'enthousiasme et la loyauté des subordonnés, le roulement du personnel et/ou les conflits de travail. Dans de tels cas, les résultats de la mesure du subordonné par le manager sont également vagues.

Conformité des résultats avec le plan

Il s'agit d'une étape simple mais très importante dans le processus de contrôle. Il s'agit de comparer les résultats mesurés avec des cibles prédéterminées. À ce stade, une technique de comparaison pré-développée est extrêmement importante. Dans ceLe document doit clairement définir ce qui est spécifiquement mesuré, à quel moment et dans quelles conditions. Suivez strictement cette technique, sinon les résultats de la mesure et de la comparaison avec le plan ne seront pas fiables.

Si la performance est comme prévu, la direction peut croire que tout est sous contrôle. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'interférer avec le fonctionnement quotidien de l'organisation.

Mesure corrective

Cette étape devient la plus importante dans le cas où les indicateurs n'atteignent pas ceux prévus et l'analyse montre la nécessité d'actions correctives. Ces actions correctives peuvent inclure des modifications d'un ou plusieurs aspects du fonctionnement quotidien de l'organisation.

Par exemple, un directeur d'agence bancaire doit décider que plus de caissiers dans le hall doivent être occupés afin de respecter l'attente maximale de cinq minutes préalablement fixée.

Ou le responsable du magasin décide d'envoyer les opérateurs de machines en heures supplémentaires pour respecter les délais de livraison des produits.

La surveillance permet également d'identifier les objectifs mal définis, auquel cas l'action corrective consistera à corriger les objectifs, et non à se battre pour modifier les valeurs mesurées actuelles.

Opportunité des mesures correctives

Vous devez toujours développer une manière constructive d'amener les indicateurs aux valeurs prévues, sinon vous devrez vous rendre compte tardivement que l'échec s'est déjà produit. Plus tôt un bogue ou une défaillance est identifié, plus il est probable qu'il soit corrigé ou rattrapé. Et moins de temps, de ressources matérielles et de main-d'œuvre seront consacrées à sa correction.

Les écarts découverts ultérieurement peuvent être totalement impossibles à corriger. Dans ce cas, l'organisation subit d'importantes pertes financières et de réputation, jusqu'à la fin de son activité.

Une mauvaise nouvelle aujourd'hui vaut mieux que la même nouvelle demain.

D. S. Chadwick

Relation des fonctions de contrôle

Fonctions de gestion: la motivation et le contrôle sont étroitement liés. Pour construire un système de motivation efficace pour un subordonné, un manager doit avoir accès à des résultats de contrôle précis et opportuns.

Le contrôle peut être effectué pour la conformité:

• indicateurs planifiés;
• normes de qualité;
• politiques d'entreprise;
• exigences en matière de sécurité et de protection du travail;
• exigences de contrôle des organisations étatiques ou publiques.

Le contrôle peut aussi être périodique et ponctuel, programmé et d'urgence, privé et dans le cadre d'un audit général de l'organisation.

Conclusion

La fonction principale du contrôle dans la gestion est d'assurer la mise en œuvre du plan et ainsi d'atteindre les objectifs de l'organisation. Fonctionnalités supplémentaires - prise en charge de l'organisation, de la motivation et de l'interaction avec eux. La fonction de contrôle dans la gestion est la plus importante. Le point de contrôle n'est pasafin d'attraper l'unité ou les employés dans le non-respect du plan et de les punir. Le but est de détecter les écarts par rapport au plan en temps opportun. Ensuite, il y a une chance d'avoir le temps de prendre des mesures correctives. Une organisation réfléchie des processus de contrôle est la clé de l'exécution précise et opportune des plans et de la réalisation des objectifs.