Comptabilité des transactions en espèces. Concepts de base

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Chaque organisation, quelle que soit sa taille, dans le cadre de la réalisation d'activités de presque toutes sortes, est confrontée à la nécessité d'utiliser de l'argent. Et si, en règle générale, des paiements autres qu'en espèces sont utilisés pour payer le matériel nécessaire ou les services commandés, le paiement des voyages et de certaines autres dépenses s'effectue à l'aide d'espèces. Pour ce faire, une caisse est créée dans l'entreprise et la comptabilité des transactions en espèces doit être tenue conformément aux actes législatifs et aux documents réglementaires.

L'organisation du contrôle de la trésorerie est assurée par le service comptable, tandis que ses efforts visent à renforcer la discipline de paiement, ainsi qu'à assurer la bonne utilisation et répartition des ressources financières. À son tour, la comptabilisation des transactions en espèces implique la documentation correcte, complète et opportune, ainsi que la légalité des transactions en espèces.

La comptabilité synthétique, ainsi qu'une comptabilité analytique plus approfondie des transactions en espèces et des documents monétaires, comprend la tenue des comptes pertinents. Par exemple, sur un certain numéro de compte 50 (dans le plan comptable, il s'appelle "Caissier"), le solde, la réception et l'émission de tous les documents en espèces et monétaires liés à l'ensemble de la caisse générale de l'entreprise sont reflétés. Si nécessaire, un sous-compte portant le numéro 50-1 est ouvert, appelé le "caissier de l'organisation", et un compte séparé doit être ouvert pour chaque devise.

Le compte 50-2 (nom - "Caisse d'exploitation") est nécessaire si l'organisation effectue le mouvement de fonds aux caisses des sites opérationnels, des bureaux de produits et des points d'arrêt.

Le sous-compte numéro 50-3, appelé "Documents monétaires", reflète les timbres-poste, les billets d'avion entièrement payés, les billets à ordre et les timbres fiscaux de l'État dans la caisse enregistreuse au montant des coûts réels (réels) engagés dans leur acquisition. Dans ce cas, l'analyse implique la comptabilisation des documents monétaires par leurs types.

La comptabilisation des transactions en espèces dans une entreprise est impossible à imaginer sans l'exécution des documents pertinents. Leur liste comprend les commandes entrantes (KO-1) et, par conséquent, sortantes (KO-2), un journal pour refléter (enregistrement) de tous les types de documents de trésorerie entrants et sortants (formulaire KO-3), ainsi qu'un livre de caisse du formulaire approuvé KO-4.

Tous les organismes d'exploitation reçoivent généralement l'argent dont ils ont besoin de leurcomptes de règlement. Cela nécessite un autre document du formulaire établi - un chèque en espèces. La banque de service délivre ces chèques aux organisations sous forme de carnets contenant 25 ou 50 chèques.

Les bons de souscription ont leur propre procédure de remplissage, réglementée par les documents réglementaires pertinents. De plus, ces documents peuvent être rédigés à la fois manuellement et à l'aide d'un ordinateur.

Le livre de caisse est une sorte de registre. Dans ce document, la comptabilité des transactions en espèces est effectuée dans l'ordre chronologique et l'exactitude de la conduite est contrôlée par le comptable en chef. Une organisation ne peut avoir qu'un seul livre de ce type, et il doit être clairement numéroté, soigneusement lacé et scellé sans faute. Les ratures et les corrections dans les documents qui appuient le processus comptable sont inacceptables. Dans des cas exceptionnels, les corrections apportées doivent être certifiées par les signatures du caissier et, bien entendu, du chef comptable.

Les employés suivants de l'entreprise peuvent traiter les documents de trésorerie: chef comptable, employé comptable ou toute autre personne déterminée par le chef en accord avec le chef comptable, ce qui doit être reflété dans le document administratif correspondant. Dans les cas où, pour une raison quelconque (une petite entreprise), il n'y a pas de service comptable ni de chef comptable non plus, les documents de caisse sont traités par le chef lui-même. La base pour la préparation des documents de trésorerie est constituée de divers papiers: décomptes de paiement et de règlement, chèques, demandes, factures.

Pour le fonctionnement normal de l'entreprise, un contrôle clair de tous les domaines d'activité est une condition préalable. C'est pourquoi la comptabilisation des opérations en espèces nécessite une attention et une systématisation particulières. À son tour, la documentation correcte et la sécurité des fonds et des documents monétaires garantissent la satisfaction de tous les besoins urgents de l'entreprise liés à la trésorerie.