Comptabilisation des cartes d'entreprise : procédure de paiement

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

Les cartes d'entreprise bancaires, comme vous le savez, sont polyvalentes. C'est pourquoi les calculs avec eux sont largement utilisés aujourd'hui. Les cartes d'entreprise sont pratiques à utiliser lors des voyages d'affaires des employés à la fois dans le pays et à l'étranger, lors du paiement des services de représentation, de la réception d'espèces aux points d'émission et aux distributeurs automatiques de billets. Dans l'article, nous verrons comment les cartes d'entreprise sont prises en compte dans la comptabilité.

Règles générales

Pour obtenir une carte corporate, une entreprise signe une convention avec une structure bancaire. Cela ouvre un compte bancaire spécial. Les montants qui y sont formés sont pris en compte selon le compte. 55.

Pour refléter les fonds sur la carte d'entreprise de l'entreprise, un sous-compte spécial au compte 55 est utilisé en comptabilité.

Fonctionnalités analytiques

La construction de la comptabilité analytique s'effectue en fonction des conditions d'utilisation des cartes.

Dans certains cas, l'accord avec la banque prévoit la présence d'un dépôt d'assurance sur le compte de l'entreprise. Il représente le montant minimum en permanence sur le compte. On l'appelle aussi le solde irréductible. Ce montant peut être dépensé dans des cas exceptionnels. Le dépôt, en particulier, est utilisé en cas de dépassement de la limite de paiement.

Dans la comptabilité des cartes d'entreprise des personnes morales, il est conseillé d'ouvrir des sous-comptes du 2e ordre au compte. 55. Il peut s'agir de sous-comptes. "Limite de paiement" et "Dépôt d'assurance".

Les sous-comptes spécifiés dans la comptabilité des cartes d'entreprise des personnes morales sont ouverts sans faute si plusieurs cartes sont liées à un seul compte d'entreprise, à l'aide duquel tout titulaire peut effectuer des opérations de paiement dans la limite spécifiée. Lors du crédit des fonds, le client soumet à la banque un relevé avec les données des titulaires et les numéros de carte, les montants qui doivent être transférés à chacun d'eux.

Réflexion de l'inscription

Lors de l'approvisionnement du compte courant d'une carte entreprise, une écriture est effectuée en comptabilité:

db ch. 55 sous-comptes "Compte spécial" Kd sc. 57 "Comptes de règlement" (52 "Comptes en devises")

Pour les devises étrangères sur un compte spécial, une réévaluation doit être effectuée à la date de la transaction et au jour de la déclaration. Les différences de taux de change qui en résultent dans la comptabilisation des cartes d'entreprise se reflètent comme suit:

• db ch. 55 sous-comptes "Compte spécial" sous-compte Kd 91. "Autres revenus" (d'un montant positifdifférence);
• db ch. 91, s. "Autres dépenses" Kd c. 55 sous-comptes "Comptes spéciaux" (par le montant des différences négatives).

Les transferts sont en cours

Lorsque la banque reçoit la documentation principale confirmant l'exécution des transactions avec une carte d'entreprise, une écriture est effectuée sur le compte courant en comptabilité:

db ch. 10 (20, 25, 26, etc.) nombre de CD. 57 "Les transferts sont en cours".

L'utilisation du compte 57 est due au fait que les documents primaires (reçus, bordereaux, etc.) sont reçus et traités par le service comptable avant la formation d'un relevé de compte carte confirmant le débit des fonds.

Un sous-compte spécial doit être ouvert pour ce compte. Il reflétera les paiements sur une carte d'entreprise.

En comptabilité, le contrôle opérationnel du solde des fonds peut être effectué en soustrayant le montant du sous-compte. « Opérations sur les comptes de carte » (au compte 57) du solde du sous-compte « Compte spécial » (au compte 55).

Réflexion des opérations

Il est effectué après réception d'un relevé bancaire, qui confirme la radiation effective. En comptabilité, les opérations sur les cartes d'entreprise se traduisent comme suit:

db ch. 57 sous-comptes "Opérations sur comptes spéciaux" Cd sc. 55 sous-comptes "Compte spécial"

La liste des opérations autorisées pour la mise en œuvre indique que le titulaire a le droit non seulement d'effectuer des paiements avec la carte, mais également de l'utiliser pour recevoir de l'argent.

Le retrait d'espèces d'une carte d'entreprise en comptabilité est exécuté sur la base de pièces justificatives. Ils sont émis au point d'émission ou à un guichet automatique. Le câblage sera comme ceci:

db ch. 71 cd sc. 57 sous-comptes "Opérations sur comptes spéciaux" (pour le montant des fonds reçus)

L'utilisation des espèces est enregistrée selon les règles générales conformément à la documentation principale jointe à la note de frais de l'employé.

Moment important

En plus du modèle ci-dessus de flux de travail et de comptabilisation des cartes d'entreprise, dans la pratique, une situation peut survenir lorsqu'un employé n'a pas fourni de documents principaux ou autres confirmant les transactions au cours de la période de référence. Dans ce cas, le relevé bancaire peut refléter la radiation des fonds.

Dans de telles situations, vous devez procéder comme suit. Chaque carte est attribuée à une personne spécifique - le titulaire. Selon la procédure de génération de rapports sur les mouvements de fonds sur des comptes spéciaux, ils doivent indiquer le numéro de la carte à partir de laquelle le débit a été effectué. Dans une telle situation, l'importance d'une organisation compétente d'analyse sur compte 55.

Le débit des cartes bancaires d'entreprise en comptabilité est effectué sur la base d'un extrait non confirmé par des pièces, et se traduit comme suit:

db ch. 73 cd c. 55 sous-comptes "Compte spécial"

Si le titulaire de la carte ne fournit pas de justificatif principal ou si les frais engagés par lui ne sont pas reconnus comme économiquement justifiés, il doit retournerdépensé les fonds selon les règles établies. La réflexion du retour s'effectue sur un compte créditeur. 73 en correspondance avec les postes comptables des fonds de l'entreprise (par exemple, comptes 50, 51).

Opérations comptables en devise étrangère

Les spécificités de la comptabilisation des cartes bancaires d'entreprise en devise étrangère sont déterminées par les conditions de sa radiation et de sa conversion, fournies par l'institution financière. De plus, l'apparence de la carte elle-même a une signification.

Selon les règles générales, après son retour de l'étranger, le salarié détaché établit un rapport préalable qu'il remet au service comptable. Il y joint la documentation originale. Il comprend, entre autres, les papiers établis lors des paiements par carte.

Toutes les dépenses effectuées en devises étrangères doivent être converties en roubles le jour de l'approbation du rapport. Dans ce cas, les entrées sont faites:

• db ch. 08 (26, 44) Nombre de CD. 71 (pour le montant de l'équivalent en rouble des dépenses au taux de change de la Banque centrale);
• db ch. 71 cd sc. 57 sous-comptes "Opérations sur comptes spéciaux" (pour le montant des dépenses payées par la carte, en roubles au taux de change de la Banque centrale).

Les autres entrées dépendent de la carte d'entreprise (devise ou rouble) utilisée. Dans la comptabilisation des opérations de change, la dette sur le compte. 57 font l'objet d'une réévaluation et de la date de leur commission. Lors de la réception d'un relevé bancaire, une entrée est effectuée:

db ch. 57 sous-comptes "Opérations sur comptes spéciaux" Cd sc. 55 sous-comptes "Compte bancaire spécial" - équivalent rouble au taux de changeBanque centrale le jour du débit des fonds

En même temps, selon le récit. 57 déterminer la différence de taux de change. Il est crédité ou débité. 91 (selon la nature de la correction de cap).

Lorsque vous utilisez une carte d'entreprise en rouble en comptabilité, l'écriture sera effectuée pour le montant en roubles indiqué dans le relevé. Habituellement, sa valeur diffère de celle reflétée dans le compte. 57 sous-comptes "Opérations sur cartes spéciales" le jour de l'approbation du rapport. Cela est dû au fait que les structures financières utilisent un taux interne qui ne coïncide pas avec le taux de la Banque centrale lors de la réévaluation des opérations de change.

La différence résultante est considérée comme une somme. Étant donné que le montant du paiement effectué en roubles dans le montant correspondant au montant en devise étrangère est ajusté des différences, ils sont reflétés dans le même compte que le montant principal des frais de voyage. Cela pourrait être C. 08, 44, 26 etc.

Frais

Ils sont facturés pour le service des cartes d'entreprise. En comptabilité, les commissions sont incluses dans les autres dépenses et sont reflétées dans le sous-compte correspondant du compte. 91.

Le montant et la procédure de radiation de la rémunération sont fixés conformément aux tarifs de l'organisme bancaire. Ils sont précisés dans l'annexe de la convention de service de compte.

Intérêts sur le solde

Si le contrat de service de compte de carte prévoit leur accumulation, ils sont inclus dans les autres revenus. Dans ce cas, le câblage est compilé:

db ch. 55 sous-comptes "Compte spécial"Kd sc. 91 sous-comptes "Autres revenus"

Nuances

La procédure ci-dessus d'enregistrement des transactions s'applique principalement aux entreprises qui possèdent des comptes de carte et effectuent des règlements avec des partenaires commerciaux à partir de celles-ci.

Dans le même temps, l'entreprise peut accepter le paiement par cartes de particuliers et d'organisations. Les émetteurs (émetteurs de cartes) concluent des accords avec des commerçants pour vendre des produits aux titulaires de carte.

L'accord fixe les règles de dotation du point en dispositifs techniques, l'autorisation de l'opération, les modalités de règlement avec les acheteurs, le montant de la commission de la banque de service. Ce dernier, en règle générale, est retenu sur le produit de la vente de marchandises et crédité sur le compte de l'entreprise commerciale.

Collecte des bordereaux

Slip est une vérification terminale. La procédure et la fréquence de leur collecte sont déterminées dans les termes de l'accord signé avec la banque acquéreuse (une société de crédit qui organise des points d'acceptation des cartes et fournit des services pour desservir l'ensemble des opérations qui s'y déroulent). Parallèlement, un registre des bordereaux est obligatoire. Il indique le nombre de chèques et le montant total.

Le registre doit être rempli en deux exemplaires. L'un, avec les bordereaux, est remis au collecteur, le second reste dans l'entreprise commerciale. Dans ce dernier cas, le collecteur remet également un reçu.

Comme base pour refléter les montants sur le compte. 57 est la deuxième copie du document. Avant le transfert des bordereaux au collecteur, l'entreprise nepeut traiter les montants comme des "transferts en transit". En conséquence, le compte 57 n'est pas reflété.

Avant que les bordereaux ne soient transférés à la banque (tant qu'ils sont à la caisse de l'entreprise commerciale), les fonds pour les marchandises vendues ne sont pas débités des comptes et ne sont pas crédités sur le compte. En conséquence, on pense que les acheteurs ont formé des créances.

Lorsque le produit de la vente est crédité sur le compte, une transaction est créée:

db ch. 51 cd sc. 57

Comptabilisation des cartes d'entreprise en C1

La réflexion des opérations ne s'accompagne actuellement d'aucune difficulté. Je dois dire qu'auparavant, la comptabilisation des cartes d'entreprise dans C1 7 7, par exemple, se faisait presque manuellement.

Le produit logiciel 1C "Comptabilité" est constamment amélioré. Les premiers changements significatifs ont été notés par les utilisateurs de la version C1 8 2 du programme. La comptabilisation des cartes d'entreprise dans la nouvelle application est devenue encore plus facile. Considérez certaines des nuances des opérations de réflexion.

L'opération de réapprovisionnement des cartes d'entreprise en comptabilité dans C1 8 3 est reflétée à l'aide du document "Radiation du compte". Pour l'ouvrir, rendez-vous dans la rubrique "Banque et caisse", puis dans "Relevés bancaires" et cliquez sur le bouton "Débiter".

Sous la forme du document, le type d'opération "Transfert vers un autre compte" est indiqué. Pour sélectionner le compte du bénéficiaire, ouvrez le répertoire "Comptes bancaires". Le poste débiteur sera sc. 55.04.

Dans la version 1C 8.2les radiations ont été faites de la même manière. Dans le même temps, un document séparé n'a pas été établi pour la réception des fonds pour le transfert du compte de règlement - il a été pris en compte en tant que chiffre d'affaires du mouvement des montants.

Retirer de l'argent à un guichet automatique

Lorsqu'il encaisse des fonds, l'employé les accepte en vertu du rapport. En conséquence, il est tenu de fournir des documents confirmant les dépenses.

Supposons qu'un employé retire un certain montant de la carte et paie l'achat d'articles en stock.

Le retrait en 1C est reflété à l'aide du document "Radiations de compte". Il faut noter le type d'opération: "transfert à un salarié responsable", compte 55.04. Le compte bancaire est celui auquel la carte est liée. Le document indique également des informations sur son titulaire, c'est-à-dire sur la personne responsable.

Lorsque l'opération est prise en compte, un enregistrement sera effectué:

db ch. 71.01 Compteur de CD. 55.04

Retenue de commission bancaire lors du retrait de fonds

Cette opération est reflétée à l'aide du document "Radiation du compte". Son type est "autre radiation", compte comptable - 55.04. Le compte bancaire est le compte auquel la carte est rattachée.

Les détails indiquent le compte. 91.02. Il s'agit du compte débiteur sur lequel la commission est transférée. Dans le répertoire "Autres dépenses/revenus", vous devez sélectionner un élément qui comprend les frais de paiement des services bancaires. Après cela, un enregistrement sera généré:

db ch. 91,02 nombre de CD. 55.04.

Opération de confirmation des dépenses

En 1C, les dépenses sont reflétées à l'aide du document "Avancerapport".

Lorsque vous le remplissez dans l'onglet "Avances", sélectionnez "Débiter du compte".

Dans l'onglet "Marchandises", remplissez les données sur les articles achetés en stock, leur facture et la TVA.