Déterminer le besoin en personnel : le concept, les méthodes de planification et les moyens de le couvrir

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'une des ressources les plus précieuses de toute entreprise est son personnel. Cependant, c'est assez cher. Par conséquent, il est extrêmement important de déterminer le nombre d'employés dans lequel vous pouvez obtenir l'effet économique maximal au moindre coût. Pour cela, des méthodes et des approches spéciales sont utilisées. La détermination des besoins en personnel est l'une des tâches prioritaires de la direction. La façon dont ce processus est effectué sera discutée plus tard.

Types de besoins de main-d'œuvre

Le processus de détermination des besoins en personnel est un système de mesures globales intégrées. Sa tâche est d'atteindre des objectifs spécifiques pour le processus de production. Il s'agit d'une procédure assez compliquée, car il est nécessaire de déterminer non seulement le nombre d'employés qui effectueront lestâches, mais aussi pour créer le système de production le plus efficace. Par conséquent, le personnel est également sélectionné en fonction de ses qualifications et de son expérience. La formation est dispensée au besoin.

Dans une organisation, la planification doit couvrir plusieurs domaines de développement différents. Dans ce cas, le processus de planification dans le domaine des ressources en main-d'œuvre sera aussi efficace que possible.

Il existe différentes approches et méthodes pour déterminer les besoins en personnel. Le plus souvent, ils sont divisés en 2 types principaux:

• Prometteur. Cette approche est aussi appelée stratégique. Elle est liée à l'avenir de l'organisation. Le besoin de personnel dans ce cas est déterminé en fonction du cours choisi de l'organisation. Dans le même temps, à long terme, non seulement le nombre de ressources en main-d'œuvre est calculé, mais également le niveau de qualification des employés.
• Situationnelle. Une telle planification permet de fournir à la production la quantité de ressources nécessaires à court terme. Avec cette approche, l'attention est portée sur la rotation du personnel, ainsi que sur les indicateurs du nombre de congés, d'arrêts de travail, de congés de maternité et de longue durée, de réductions, etc.

La procédure de planification est effectuée en continu à différentes périodes. Ainsi, une procédure similaire pourrait être:

• Court terme - jusqu'à 12 mois.
• Moyen terme - de 1 an à 5 ans.
• Long terme - plus de 5 ans.

De plus, des managers expérimentés déterminent les besoins qualitatifs et quantitatifs du personnel. DansDans le second cas, vous pouvez définir le nombre exact d'employés de l'entreprise. Lors d'une évaluation qualitative, le besoin de personnel d'une certaine qualification est déterminé.

Besoin quantitatif

La définition des besoins en personnel qualitatifs et quantitatifs est très différente. La planification va dans les deux sens. Lors de la détermination des indicateurs quantitatifs, une méthode est choisie par laquelle il est possible de calculer le nombre optimal d'employés dans l'État. La détermination de cette valeur est effectuée dans un certain laps de temps.

La détermination du besoin quantitatif de personnel se fait à l'aide de plusieurs indicateurs de base:

• Nombre régulier d'employés. Il s'agit du nombre d'employés sur la liste pour une date précise. Celui-ci prend en compte le nombre d'employés partis et arrivés le jour de l'analyse.
• Numéro de pièce jointe. Le nombre d'employés qui se trouvent dans l'état de l'entreprise et qui doivent venir travailler ce jour-là pour exercer leurs fonctions. Si nous trouvons la différence entre le nombre moyen et le nombre de présences, nous obtenons un indicateur d'indisponibilité toute la journée en raison de vacances, d'un voyage d'affaires, d'une maladie des employés.
• Le nombre moyen d'employés. Cet indicateur est utilisé pour suivre le nombre d'employés pendant une certaine période. Il est utilisé dans le cadre du calcul du salaire moyen, de la productivité du travail, des taux de roulement, du roulement du personnel, etc. Si vous avez besoin de trouver le nombre moyen desalariés pour un mois ou une autre période, l'effectif de chaque jour est additionné, divisé par le nombre de jours. Cela inclut les week-ends et les jours fériés. Si vous devez déterminer la moyenne pour l'année, additionnez le nombre moyen d'employés pour chaque mois. Le résultat est divisé par 12.

Pour déterminer les indicateurs présentés, la production enregistre la masse salariale et la fréquentation. Parallèlement, la source d'information est constituée par les ordonnances d'embauche et de licenciement d'un poste, de mutation, de remplacement, d'absence temporaire d'un salarié pour une bonne raison, etc.

Pour calculer le nombre d'employés à une date précise, différentes méthodes sont utilisées pour déterminer le besoin en personnel:

1. Méthode d'intensité de travail. Suppose l'utilisation d'informations sur le temps du processus de travail.
2. Méthodes de calcul. Utilisez les données sur les taux de service, les emplois, les chiffres et la gérabilité.
3. Méthodes stochastiques. Vous permet de déterminer des caractéristiques numériques à l'aide d'une analyse de corrélation ou de régression.
4. Méthode d'expertise. Implique des calculs simples ou étendus (simples, multiples).

Indicateurs de qualité

Déterminer le besoin qualitatif de personnel se caractérise par des difficultés importantes. L'analyste doit déterminer au cours d'une telle étude non seulement le nombre de personnel, mais aussi le degré de professionnalisme, les qualifications des travailleurs dont l'organisation a besoin.

La difficulté réside dans le fait qu'il n'existe pas à l'heure actuelle de système unique pour déterminer la qualité du travail, le potentiel des salariés. Il n'y a qu'une liste de base de caractéristiques et de qualités qui déterminent le degré de qualification, les compétences d'un employé:

• Économique. Ils déterminent la complexité du travail effectué par l'employé, ses qualifications, ses conditions de travail, son ancienneté et son affiliation à l'industrie.
• Personnel. La présence de certaines compétences, la discipline, l'efficacité, l'exécution consciencieuse de leurs fonctions, la créativité et la créativité.
• Organisationnel et technique. L'équipement technique du travail, son attractivité, le niveau d'organisation de la technologie de production, la rationalisation.
• Socio-culturel. Activité sociale, collectivisme, développement culturel moral et général.

Déterminer les besoins en personnel de l'organisation sur des bases qualitatives est basé sur les données suivantes:

• Structure organisationnelle.
• Répartition des employés par niveau de qualification professionnelle (indiqué dans la documentation de production et technique).
• Exigences pour les emplois.
• Dotation en personnel des divisions structurelles de l'entreprise.
• Réglementation des processus d'organisation et de gestion.

Pour chaque caractéristique de qualité, le besoin en nombre de personnel est déterminé. Le nombre total d'employés nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation est déterminé en additionnant les résultatspour chaque critère. Pour cela, les documents organisationnels suivants sont en cours d'élaboration:

• Objectifs du système sur la base desquels la structure organisationnelle de l'entreprise est construite.
• Organigramme général de l'entreprise et de ses divisions.
• Dotation.
• Descriptions de poste. Ils sont également utilisés dans le calcul de l'intensité de travail des fonctions du personnel principal et de direction.

Facteurs influant sur le besoin de ressources en main-d'œuvre

Certains facteurs influencent les processus de planification des effectifs et les besoins en personnel.

Elles peuvent être directes ou indirectes, internes ou externes. Les facteurs suivants ont la plus grande influence:

• Conditions du marché du travail. Ils sont définis par plusieurs caractéristiques. Les conditions comprennent la situation démographique, le chômage, la qualité de l'éducation, l'offre et la demande de main-d'œuvre dans divers secteurs, l'implication du service de l'emploi dans les processus de formation des spécialistes.
• Innovations technologiques. Le progrès actif dans le monde moderne conduit à la simplification du travail humain, modifie son contenu. Cela nécessite un recyclage rapide des spécialistes qualifiés.
• Modifications dans le domaine de la législation. Ce facteur est difficile à prévoir. Il s'agit de la législation dans le domaine de la protection du travail et de l'emploi.
• Approche de recrutement des concurrents. L'organisation doit constamment surveiller et étudier les méthodes et les approches de travail avec le personnelconcurrents. Sur la base de ces informations, la propre politique du personnel de l'organisation est en cours d'ajustement.
• Objectifs de l'entreprise. Ils peuvent être à court ou à long terme et suivre une stratégie commune.
• Financement. Chaque organisation a certaines capacités financières. Sur cette base, la politique du personnel de l'organisation est également sélectionnée.
• Potentiel personnel. C'est la base de la réussite de la mise en œuvre du plan marketing. Si le service du personnel de l'entreprise peut prendre en compte la zone de développement, les capacités du personnel, cela vous permet de fermer les postes vacants à temps.

Étapes de travail

Il y a plusieurs étapes de base pour déterminer les besoins en personnel. Le plus souvent, trois grands processus se distinguent au cours de l'exécution d'une tâche similaire.

Dans un premier temps, l'entreprise analyse ses propres ressources. Ceci est nécessaire pour déterminer s'il est possible à l'avenir de satisfaire seuls ces besoins. Dans ce cas, les indicateurs importants sont le bénéfice, le chiffre d'affaires de l'entreprise. Elle doit avoir suffisamment de ressources pour payer ses employés.

Ensuite, à la deuxième étape, une analyse des besoins en personnel au cours de la période écoulée est effectuée. La conclusion est faite sur l'opportunité et l'efficacité de l'utilisation des ressources en main-d'œuvre. L'analyste identifie les faiblesses de ce processus. Un plan à long terme est en cours d'élaboration pour vous permettre d'éliminer complètement ou de minimiser l'impact négatif des facteurs dissuasifs.

À la troisième étape, il est acceptédécision sur des actions spécifiques dans le domaine de la politique du personnel pour le moment. Cela tient compte des buts et objectifs généraux de l'organisation. Des décisions sont prises sur le maintien et la réduction de certains employés. Après l'analyse de la détermination du besoin en personnel, plusieurs décisions peuvent être prises:

• réduction de personnel;
• attirer du personnel de l'extérieur;
• formation et recyclage du personnel.

De plus, les actions listées peuvent être effectuées simultanément. Cela dépend de la situation qui s'est développée dans l'organisation.

Méthodes pour déterminer le besoin

La détermination des besoins d'une entreprise en personnel s'effectue selon certaines méthodes.

Il existe plusieurs techniques populaires:

1. Photographier une journée de travail. C'est une méthode efficace mais très chronophage. Un employé a un éventail de responsabilités. Lors de leur exécution, le temps est enregistré. Cette approche vous permet d'identifier les actions redondantes. Dans certains cas, une décision est prise sur la nécessité du travail d'un employé particulier dans le processus de production global ou sur un poste vacant en tant que tel. Il peut être nécessaire pour de petites quantités de travail de combiner deux unités d'état-major en une seule.
2. Calcul selon les normes de service. Pour chaque collaborateur, certains indicateurs de performance sont fixés en fonction de normes et de règles différentes. Disposant d'informations sur le rythme de production journalier, les responsables peuvent calculer les besoins en personnel surune certaine période de temps.
3. Évaluations d'experts. C'est l'une des méthodes les plus populaires. Il est utilisé par diverses entreprises. L'avis des managers est déterminant pour déterminer le besoin en personnel. Mais en même temps, les managers doivent se caractériser par un haut niveau de formation et de professionnalisme. Il est important d'avoir une compréhension claire du développement de cette industrie à l'avenir.
4. Extrapolation. Sur la base des données actuelles, une prévision à long terme est établie. Cela prend en compte les changements possibles. Cela peut être une hausse des prix, des actions prévues de l'État dans cette industrie, son développement dans le futur, etc. Cette approche est utilisée si les conditions internes et externes de l'organisation sont stables. Dans notre pays, il ne peut être utilisé que pour la planification à court terme.
5. Construire un modèle informatique. Les chefs de département transmettent des informations sur la base desquelles une prévision informatique des besoins en main-d'œuvre de l'organisation pour une perspective donnée est construite. Il s'agit d'une méthode relativement nouvelle, elle n'a donc pas eu le temps de gagner une diffusion significative. Cela nécessite des coûts financiers importants, ainsi que l'implication de spécialistes compétents dans les travaux. La technique est plus adaptée aux grandes entreprises.

Formules de calcul

La détermination des besoins en personnel est effectuée à l'aide de calculs spéciaux.

Avant de choisir une formule, vous devez déterminer ce à quoi l'entreprise est plus encline dans le processus de conduite de sa politique du personnel:

• Pour augmentervolume de production, ce qui nécessite l'intervention de personnel supplémentaire.
• Réduire la quantité de production, ce qui entraîne la libération de ressources de travail.
• Le volume de production ne devrait pas changer. Le besoin en personnel est déterminé par le mouvement naturel du personnel en cas de licenciement, décret, âge de la retraite, etc.

Par conséquent, dans les services de planification des entreprises, le calcul et la justification de la croissance de la production ont lieu. Pour augmenter la productivité, tous les facteurs sont pris en compte. Pour déterminer le nombre d'employés prévu, appliquez la formule:

Chpsp=ChbpI + OI, où Nspp est l'effectif prévu moyen au cours de la période de planification, Nbp est l'effectif de la période (de base) passée, I est l'indice de variation du volume de production dans le futur, OI est la variation totale de l'effectif dans la période de base.

Nombre moyen d'employés

La détermination du besoin en personnel peut se faire à l'aide d'une autre formule. Vous pouvez déterminer le nombre moyen d'employés comme suit:

Chss=ChyavKss, où Nss est le nombre de l'effectif moyen, Nyav est le nombre d'employés nécessaires pour accomplir la tâche pendant un quart de travail, Kss est le coefficient de l'effectif moyen.

Méthodes de couverture du besoin

Lorsque le besoin en main-d'œuvre est déterminé, indiquez les moyens de le couvrir:

• Externe. Dans ce cas, une attention est accordée aux diplômés des établissements d'enseignement spécialisés, des centres de recyclage du personnel, ainsi qu'aux propositionsagences de recrutement, marché du travail ouvert.
• Domestique. Le personnel de l'entreprise subit une reconversion, améliore ses compétences. À cette fin, un développement professionnel est effectué pour la possibilité d'une croissance de carrière. Cette approche réduit le roulement du personnel.

Nombre de personnel de soutien

La détermination du besoin de personnel auxiliaire s'effectue également selon une formule simple:

Chsvr=KrmRSKss, où Nvvr est le nombre d'employés de soutien répertoriés, Krm est le nombre d'emplois pour les employés de soutien, RS est le nombre de quarts de travail en une journée.