Optimisation des coûts : plan, activités

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 10:27

L'optimisation des coûts de l'entreprise est une étape nécessaire et importante dans une situation économiquement instable. Considérez-le en détail.

Questions clés

Pour tout faire correctement et ne pas devenir un "tyran et satrape" aux yeux du personnel, vous devez comprendre:

• types existants et options de réduction des coûts;
• principes et méthodes de planification accompagnant les activités d'optimisation des coûts;
• les moyens les plus efficaces de réduire les coûts d'un point de vue pratique;
• comment réduire les coûts de matériel;
• essence des avantages d'une réduction des coûts de transport;
• comment choisir une stratégie de réduction des coûts;
• principes de base de l'optimisation.

Budget

Souvent, la budgétisation est confiée à un service dont les employés estiment qu'ils ne sont pas pleinement compétents en la matière. Cependant, la budgétisation est une étape importante. La participation à celui-ci vous permet d'obtenir une grande quantité d'informations importantes pour tous les départements.

Le budget est formé en plusieurs étapes:

• formation d'un plan de projet pour le futur budget;
• examen du projet de budget;
• approbation du budget;
• exécution du budget;
• analyse d'exécution.

L'optimisation des dépenses budgétaires est la prochaine étape après la budgétisation.

Coûts

L'optimisation des coûts est impossible sans comprendre le contenu du terme "coûts".

Ce sont ces fonds qui participent à la formation de bénéfices pendant une certaine période. Une partie des coûts s'accumule sous forme de produits finis, de produits semi-finis, d'immobilisations incorporelles ou de construction en cours dans le patrimoine de l'entreprise. Le schéma montre une structure simplifiée conforme aux normes IFRS.

En termes simples, une dépense est une augmentation du passif ou une diminution de l'actif qui entraîne une diminution du capital.

Optimisation

On pense que l'optimisation des coûts commence par la réduction des coûts à l'heure actuelle. Cependant, ce n'est pas tout à fait vrai.

L'optimisation des dépenses budgétaires d'une entreprise ne commence pas au moment où elle commence à contrôler strictement les dépenses de l'argent qui est déjà dans le compte. Malheureusement, en ce moment, la question de savoir d'où vient l'argent sur le compte n'est pas du tout contrôlée. Attirer des prêts actifs, ainsi que gérer uniquement les dépenses, entraîne une pénurie chronique de fonds dans l'entreprise, puis une faillite possible.

L'efficacité de cette procédure dépend de la tenue de registres des revenus et des dépenses. Ces éléments doivent être planifiés et la direction doit constamment surveiller les chiffres par année, trimestre, mois ou autre période financière. Est toujoursil est possible que des projets actuellement coûteux soient très rentables à long terme.

Zones de travail

Optimiser les coûts ne signifie pas agir au détriment des intérêts commerciaux. La tâche de réduire les coûts doit être résolue de manière optimale, en comparant les dépenses et les revenus entre eux.

Vous pouvez résoudre le problème dans plusieurs directions:

1. Réduction des coûts grâce aux ressources internes (réduction directe). Ces actions comprennent l'augmentation de la productivité, la réduction des coûts de matériel, la réduction des coûts de gestion, ainsi que la réduction du personnel de l'entreprise.
2. Diminution des coûts de production (réduction relative). Ceci peut être réalisé en augmentant le volume de production. Dans ce cas, beaucoup moins d'argent sera dépensé pour une partie.
3. Formation d'une offre par la recherche marketing. Dans ce cas, la croissance du volume des achats des clients est stimulée et un afflux de nouveaux clients se forme.
4. Formation d'une stricte discipline financière. Dans cette variante, un cercle limité de personnes peut donner le « feu vert » pour les dépenses.

Le programme d'optimisation des dépenses budgétaires doit couvrir les domaines les plus étroits. Ensuite, il sera aussi efficace que possible.

Chemins d'optimisation

Un plan d'optimisation des coûts peut inclure trois directions dans lesquelles une entreprise peut aller.

Highlights express réduction, réduction des coûts d'entreprise à un rythme rapide, systématiqueabréviations.

Chacune des méthodes est utilisée dans une situation spécifique. Les mesures prises à cet égard doivent être conformes à la situation actuelle et doivent également être fondées sur une planification à long terme.

Réduction express

En choisissant cette méthode pour réduire les coûts, il est urgent d'arrêter de payer des dépenses sur certains articles. Pour déterminer le résultat, vous devez connaître les conséquences probables de chaque méthode d'optimisation.

Tous les coûts sont divisés en:

• Haute priorité. Ces dépenses sont nécessaires à la poursuite des activités de l'entreprise. Ceux-ci incluent le paiement des salaires aux employés, l'achat de matières premières pour la production.
• Priorité. C'est le coût du paiement des communications mobiles, de la publicité. Si vous arrêtez de payer en vertu de cet article, le travail de l'entreprise échouera.
• Permis. Il s'agit notamment des avantages pour les employés, du paiement des traitements en sanatorium pour le personnel. Si l'entreprise ne dispose pas de fonds libres, ces versements peuvent être suspendus, mais il est préférable de les conserver.
• Inutile. Un exemple de tels frais est le paiement d'un vol privé pour le chef d'entreprise. L'annulation de ces dépenses n'aura pas d'incidence négative sur les opérations de l'entreprise.

Lorsque vous choisissez une réduction de coût express, tout d'abord, les paiements pour un article "inutile" sont arrêtés et ceux autorisés sont fortement limités. Il n'est pas conseillé de réduire les deux premières catégories.

Réduction rapide des coûts

L'optimisation des coûts dans l'entreprise à un rythme rapide est possible grâce àun certain nombre d'événements. Pour réduire les coûts aussi efficacement que possible, la direction doit déterminer où elle économise en premier.

1. Économisez sur les matériaux de production et les matières premières. Les façons d'optimiser les coûts peuvent être différentes. La révision des contrats avec les fournisseurs afin d'obtenir des biens à un prix favorable est le moyen le plus efficace de réduire les coûts. De plus, les fournisseurs peuvent proposer des reports de paiement, ce qui donnera à l'entreprise la possibilité de lever le montant nécessaire sans obtenir de prêts supplémentaires.
2. Analyse des coûts de transport et optimisation de ce poste de dépenses. De plus, vous pouvez réduire le coût de l'électricité, des télécommunications. Le service transport peut être externalisé, puis contacter le centre logistique qui établira un programme de réduction des coûts de transport. Pour réduire le coût de l'électricité, contrôler sa consommation, surveiller le niveau d'éclairement dans l'obscurité, installer des équipements économes en énergie. La réduction de la liste des employés qui ont droit aux communications mobiles d'entreprise réduira considérablement les coûts. Vous pouvez négocier avec un opérateur de téléphonie mobile ou un fournisseur de services de télécommunications pour conclure un contrat d'entreprise à des conditions avantageuses.
3. Réduction des effectifs et réduction de la masse salariale. L'externalisation et le travail à la pige réduisent efficacement le coût du paiement des salaires du personnel, et le recrutement d'entreprises ou d'un service de recrutement interne aidera à remplacer les employés inefficaces. Par exemple, il n'est pas nécessaire d'avoir une femme de ménage parmi le personnel. personnel de maintenance externalisépermettra d'économiser jusqu'à 20 % des paiements attribuables à chaque employé.

Une autre option consiste à optimiser les coûts en réduisant les salaires, mais en offrant des avantages sociaux: élargir la liste des conditions d'assurance maladie, fournir aux employés de la nourriture aux frais de l'entreprise ou du café gratuit dans la machine. Des études montrent que l'investissement dans ce cas sera rentable à long terme, car il augmentera la fidélité du personnel.

Abréviations systématiques

Comme le nom de cette méthode d'optimisation l'indique, son essence est de mener des activités périodiques visant à réduire les coûts.

1. Gestion des investissements. Les investissements à long terme doivent toujours être soigneusement justifiés. Pour qu'une entreprise achète de nouveaux équipements plus performants, le service concerné doit argumenter quel sera le bénéfice pour l'entreprise lorsque le projet sera payant, lorsqu'il commencera à rapporter. L'introduction de nouvelles technologies compétitives contribue au développement des entreprises. Cependant, lorsqu'elle prend la décision d'acheter quelque chose, la direction doit garder à l'esprit l'objectif principal: la réduction des coûts.
2. Gestion des achats. Il consiste à rechercher périodiquement de nouveaux fournisseurs proposant des produits de qualité à de meilleurs prix.
3. Gestion des processus métier. La "gestion soudaine", si inhérente à notre pays, affecte grandement les principes de la conduite des affaires. Du point de vue des nouvelles méthodes, lors de l'organisation des processus commerciaux, il est proposé de regarder la production du côté de l'acheteur. Mener une analyse de processus. Le directeur de l'entreprise doit se demander si l'acheteur paiera pour cela ? Le client ne voudra pas payer pour le mouvement des marchandises, les temps d'arrêt, le rééquipement de la production sans modifications qui améliorent le produit. Par conséquent, ces dépenses doivent être soit réduites autant que possible, soit complètement éliminées.

Règles d'optimisation

Lors de l'élaboration d'un plan d'action pour optimiser les coûts, il ne faut pas oublier qu'une solution situationnelle à un problème n'est pas toujours le meilleur choix. Réduire les coûts est une corvée qui devrait devenir une bonne habitude chaque jour.

Suivant les règles d'optimisation, vous pouvez obtenir le maximum d'effet avec le moins de perte.

1. Les coûts n'ont pas toujours besoin d'être réduits, le plus souvent ils doivent être gérés efficacement. Parfois, afin de réduire les coûts globaux, vous devez augmenter le montant des coûts dans une direction particulière.
2. Les coûts sont réduits au minimum pour obtenir le meilleur résultat. La règle d'efficacité dit qu'une unité de coût doit nécessairement fournir le résultat maximum.
3. Il y a toujours des coûts, qu'il s'agisse d'action ou d'inaction.
4. Il n'y a pas de petites choses quand il s'agit de dépenser. Que les employés de l'entreprise soient en colère contre le rapport sur l'utilisation de la troisième douzaine de stylos en un mois. Mais une fois qu'ils se sont habitués à prêter attention aux petites choses, ils peuvent constater une augmentation de salaire ou de meilleures conditions de travail en conséquence.
5. S'efforcer de maintenir les coûts aussi bas que possible n'est pas toujours utile. Il peut être optimal de réduire légèrement les coûts et de les maintenir sur la bonne voie.niveau requis.
6. L'optimisation des dépenses budgétaires est impossible sans investissements financiers.
7. Il existe un type de dépense qui vous permet d'éviter des pertes encore plus importantes. Il s'agit notamment de l'assurance, de l'embauche d'agents de sécurité, de l'installation d'alarmes et de l'amélioration de la qualité des produits.
8. Tous les employés de l'entreprise doivent être inclus dans le processus, mais chacun doit avoir sa propre tâche importante.
9. La prudence n'est jamais de trop. Une pensée ou une intuition qui surgit à la suite de la lecture du rapport oblige à une analyse plus approfondie des indicateurs et conduit presque toujours à une réduction des coûts.
10. L'optimisation des coûts doit être effectuée en permanence. De nouveaux postes de dépenses affectent le bénéfice de l'entreprise. Apparaissant soudainement et disparaissant soudainement inaperçus, ils peuvent causer des dommages importants au budget de l'entreprise. Le suivi des dépenses devrait être une tâche obligatoire qui est signalée à la direction de l'entreprise.

Optimisation des revenus et des dépenses - des procédures qui vont de pair. Des dépenses incontrôlables n'apporteront pas de profit à l'entreprise, et la croissance des bénéfices est directement liée au contrôle des coûts.

Confusion de concepts

Le programme d'optimisation des coûts de Finance contient souvent des éléments non liés aux coûts.

Pour créer le programme le plus efficace, l'équipe de gestion doit comprendre la différence entre les types de coûts.

Par exemple, le contrôle des coûts basé sur le P&L ne serait pas considéré comme un contrôle des coûts.